So erstellen und verwenden Sie Gantt-Diagramme in Notion

Unabhängig davon, ob Sie alleine oder als Teil eines größeren Teams arbeiten, sind Gantt-Diagramme eine hervorragende Möglichkeit, komplexe Projekte zu verwalten. Viele Projektmanagement-Tools bieten die Möglichkeit, Gantt-Diagramme zu verwenden, und Notion ist eines davon.

Zu wissen, wie man Gantt-Diagramme in Notion verwendet, kann entmutigend sein, wenn Sie es noch nie zuvor getan haben. Aber wenn Sie nach einem Tutorial suchen, sind Sie hier genau richtig, denn das zeigen wir Ihnen heute.

Was ist ein Gantt-Diagramm?

Bevor wir uns mit der Verwendung eines Gantt-Diagramms befassen, lohnt es sich, diese zu verstehen. Gantt-Diagramme sind Frameworks, mit denen Sie den Fortschritt großer Projekte messen können. Obwohl Sie sie häufig in größeren Organisationen verwenden, können Sie Gantt-Diagramme auch als Freiberufler oder Student verwenden. Sie eignen sich auch hervorragend für Teams, die remote arbeiten.

Gantt-Diagramme enthalten normalerweise einen Überblick über jede Aufgabe innerhalb des Projekts, beispielsweise die Neugestaltung einer Website oder den Start einer Marketingkampagne. Anschließend können Sie den Zeitrahmen für die erwarteten Fertigstellungstermine sowie die Fortschrittsprozentsätze sehen. Wie bei vielen anderen auch Methoden des Projektmanagementskönnen Sie Aufgaben auch an andere delegieren.

Wenn Sie Teil eines Remote-Teams sind, können Sie sich diese ansehen Top-Projektmanagement-Tools für die Remote-Zusammenarbeit.

So erstellen und verwenden Sie ein Gantt-Diagramm in Notion

Während Sie in Notion ein Gantt-Diagramm von Grund auf erstellen können, ist es viel einfacher, eine vorgefertigte Vorlage zu verwenden – insbesondere wenn Sie ein Anfänger sind. Notion verfügt über eine kostenlose Gantt-Diagrammvorlage, die Sie herunterladen und in Ihrem bevorzugten Arbeitsbereich verwenden können. Diese werden wir für dieses Tutorial verwenden.

So erhalten Sie die Vorlage:

1. Gehe zum Gnatt-Vorlagenseite in Notion und auswählen Beginnen Sie mit dieser Vorlage.
2. Wählen Sie den Arbeitsbereich aus, in dem Sie Ihre Vorlage duplizieren möchten.
3. Warten Sie, bis Notion die Vorlage dupliziert hat, und beginnen Sie mit der Anpassung nach Ihren Wünschen.

Nachdem Sie nun die Vorlage haben, können wir mit der Anpassung und Verwendung Ihres Gantt-Diagramms in Notion fortfahren.

1. Eingabe der Projektnamen

Bevor Sie mit den komplexeren Anpassungsaspekten beginnen, sollten Sie zunächst Ihre Projektnamen eingeben. Das geht ganz einfach:

1. Gehe zum Projekt Tab.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Projekt, das Sie ändern möchten, und wählen Sie es aus Offen.
3. Geben Sie im oberen Textfeld den neuen Namen Ihres Projekts ein.

Alternativ können Sie in der Tabelle auf den Namen klicken, den Sie ändern möchten, und ihn auf diese Weise nach Bedarf anpassen. Wiederholen Sie einen der beiden Schritte, bis Sie alle Projektnamen entsprechend Ihren eigenen Anforderungen geändert haben.

2. Anpassen der Besonderheiten jedes Projekts

Sobald Sie den Namen jedes Projekts in Ihrem Notion-Gantt-Diagramm geändert haben, können Sie mit der Anpassung weiterer Einzelheiten beginnen. Sie können Folgendes ändern:

• Hinzufügen von Unteraufgaben in jedem Fenster.
• Aktualisieren Sie Ihren Status und Fortschritt.
• Zeitleiste

Um Ihnen das Nachvollziehen des Prozesses zu erleichtern, unterteilen wir diese im Folgenden in verschiedene Abschnitte.

Unteraufgaben in jedem Fenster hinzufügen

Das Hinzufügen von Unteraufgaben ist vielleicht der beste Ausgangspunkt, nachdem Sie Ihre Projektnamen geändert haben. So geht's:

1. Öffnen Sie die Aufgabe, die Sie anpassen möchten. Sie können dies tun, indem Sie entweder zu gehen Projekt Abschnitt oder klicken Sie auf die Registerkarte in der Zeitskalenansicht.
2. Möglicherweise stellen Sie fest, dass in Notion bereits eine voreingestellte Anzahl von Aufgaben aufgeführt ist. Klicken Sie auf jedes dieser Elemente, um den Namen, den Task-Manager und den Status anzupassen. Bei Bedarf können Sie auch Kommentare hinzufügen.
3. Um neue Aufgaben von Grund auf hinzuzufügen, klicken Sie auf + Taste. Wählen Sie dann entweder eine Seite aus, die Sie verlinken möchten, oder erstellen Sie durch Eingabe eine neue "erstellen" in der Suchleiste und tippen Sie auf „Neu in Aufgaben erstellen“.
4. Um Aufgaben zu entfernen, wählen Sie die aus - Symbol, nachdem Sie den Mauszeiger über diese bestimmte Aufgabe bewegt haben.

Nachdem Sie neue Aufgaben hinzugefügt haben, können Sie alles auf die gleiche Weise anpassen wie bei den voreingestellten Versionen.

Aktualisieren des Status Ihrer Aufgabe

Wenn Sie Aufgaben in Ihrer Notion-Gantt-Vorlage aktualisieren möchten, öffnen Sie die Karte, die sich auf Ihr Projekt oder Ihre Unteraufgabe bezieht. Hier finden Sie einen Abschnitt namens Status; Erweitern Sie das Dropdown-Menü und wählen Sie Ihren aktuellen Projektstatus.

Sie werden wahrscheinlich den Prozentsatzabschnitt im sehen Fortschritt Tab. Sie können dies aktualisieren, indem Sie Teilaufgaben innerhalb Ihres Projekts abschließen.

Wenn Sie neu bei Notion sind, sollten Sie sich diesen Leitfaden auf ansehen nützliche Dinge, die Sie in Notion tun können.

Zeitleiste

Wenn Sie den Zeitrahmen für jede Aufgabe ändern müssen, können Sie dies verwenden Zeitstrahl Abschnitt. Wählen Sie Ihr neues Start- und Enddatum aus, wenn der Kalender angezeigt wird.

Sie können Ihr Projekt auch auf der Zeitleiste des Gantt-Diagramms verschieben, indem Sie die gewünschte(n) Aufgabe(n) per Drag-and-Drop verschieben.

3. Ändern der Ansicht

Wenn Sie die Ansicht in Ihrem Gantt-Diagramm ändern möchten, haben Sie mehrere Möglichkeiten. Auf der rechten Seite sehen Sie ein Dropdown-Menü mit einer angegebenen Zeitskala; es könnte sein Monat, Jahr, Quartal, oder so ähnlich.

Wählen Sie im Menü Ihren bevorzugten Zeitraum aus. Sie können auch die verwenden Heute Klicken Sie auf die Registerkarte, um zu Ihrem aktuellen Tag zu springen.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die Aufgabenansicht nach Priorität zu ändern. Wählen Sie dazu aus Nach Priorität auf der linken Seite Ihres Bildschirms. Alternativ wählen Sie Alle Projekte für einen kompletten Überblick über alles.

Beachten Sie, dass Sie alle diese Namen bei Bedarf anpassen können. Vielleicht möchten Sie sich das auch ansehen Kurzanleitung zu den Projekt- und Aufgabenvorlagen von Notion wenn Sie gerade erst anfangen.

4. Aufgaben einsehen und delegieren

Wenn Sie ein Gantt-Diagramm für Einzelprojekte verwenden, benötigen Sie diesen Abschnitt nicht. Wenn Sie Ihr Notion-Gantt-Diagramm jedoch so gestaltet haben, dass es als Teil eines größeren Teams funktioniert, ist es wichtig, dass Sie wissen, wie Sie Aufgaben delegieren.

1. Scrollen Sie nach unten zu Aufgaben.
2. Klick auf das Zugewiesen Tab.
3. Geben Sie den Namen der Person ein, an die Sie die Aufgabe delegieren möchten.

Alternativ können Sie diesen Anweisungen folgen:

1. Öffnen Sie eine Aufgabe.
2. Gehen Sie zur Unteraufgabe.
3. Wählen Sie im die Person aus, an die Sie Ihre Aufgabe delegieren möchten Zugewiesen Abschnitt.

Wenn Sie später feststellen, dass Gantt-Diagramme nicht die optimale Möglichkeit zur Verwaltung Ihrer Projekte sind, machen Sie sich keine Sorgen. Mehrere Projektmanagement-Alternativen zu Gantt-Diagrammen existieren.

Erstellen Sie effektive Gantt-Diagramme in Notion

Obwohl Gantt-Diagramme auf den ersten Blick verwirrend aussehen können, sind sie auch eine effektive Möglichkeit, Ihre Projekte zu verwalten. Zu wissen, wie man Gantt-Diagramme in Notion verwendet, ist ein nützlicher Ausgangspunkt, und Sie werden möglicherweise feststellen, dass Ihr Team dadurch produktiver ist.

Auch wenn Sie diese Diagramme nur für einzelne Projekte verwenden, fällt es Ihnen möglicherweise leichter, den Überblick über Ihre großen Aufgaben zu behalten. Sie können Gantt-Diagramme für verschiedene Projekttypen verwenden und sie sind besonders praktisch für langfristige Projekte.