9 unprofessionelle Fehler beim Hosten von Videoanrufen am Arbeitsplatz

Viele Berufstätige unterschätzen immer noch virtuelle Meetings. Sie bereiten sich kaum oder gar nicht vor, da diese Anrufe über Videokonferenzplattformen stattfinden und sie außerdem ihre Kamera und ihr Mikrofon ausschalten könnten.

Obwohl virtuelle Meetings bequemer sind als persönliche Treffen, sind sie nicht weniger wichtig. Eine schlechte Vorbereitung könnte zu Verzögerungen führen, die Zusammenarbeit behindern oder Nachrichten durcheinander bringen. Um professionelle und effiziente virtuelle Meetings zu gewährleisten, befolgen Sie diese Tipps, wenn Sie beruflich Videoanrufe veranstalten und daran teilnehmen.

1. Sicherheitsmaßnahmen außer Acht gelassen

Es ist unprofessionell und unsicher, Datenschutzmaßnahmen zu vernachlässigen, bevor man sich auf berufsbezogene Videoanrufe einlässt. Sie setzen Ihre Meetings dem Risiko von Einbruchsangriffen aus, bei denen Dritte zufällige Videokonferenzanrufe kapern, z. B. durch Zoom-Bombenangriffe. Beachten Sie, dass Eindringlinge unterschiedliche Motive haben. Bei einigen handelt es sich lediglich um Internet-Trolle, die die Leute ärgern wollen, bei anderen handelt es sich um geschickte Cyberkriminelle, die Datendiebstahl begehen.

Der beste Ansatz besteht darin, Besprechungen durch Folgendes zu schützen:

• Passwörter festlegen: Legen Sie für jedes Meeting ein eindeutiges Passwort fest – stellen Sie sicher, dass Sie es privat an die Teilnehmer senden.
• Wartezimmer freischalten: Sie ermöglichen Ihnen, die Teilnehmer vor dem Beitritt zu überprüfen und zu bestätigen.
• Begrenzte Teilnehmerzahl: Es ist einfacher, virtuelle Meetings mit begrenzter Teilnehmerzahl zu verwalten.

Es lohnt sich, sich über Möglichkeiten zu informieren Achten Sie bei der Nutzung von Videokonferenzplattformen darauf, dass Ihre Privatsphäre gewahrt bleibt.

2. Lassen Sie Ihr Mikrofon während Besprechungen eingeschaltet

Hören Sie auf, Ihr Mikrofon während Videokonferenzen eingeschaltet zu lassen. Es erfasst zufällige Geräusche von Personen in der Nähe, Ihren Haustieren und laufenden Geräten, die die Teilnehmer möglicherweise als störend empfinden. Im schlimmsten Fall könnte der Ton von Ihrer Seite die Stimmen anderer übertönen.

Um Klang- und Sprachklarheit zu gewährleisten, nutzen Sie die Stummschaltfunktion mit Bedacht. Schalten Sie Ihr Mikrofon ein, wenn Sie sprechen, schalten Sie sich stumm, wenn Sie zuhören, und klicken Sie auf die Emojis auf dem Bildschirm, wenn Sie die Redner unterbrechen müssen.

Zugegebenermaßen kann das Ein- und Ausschalten des Mikrofons bei langen Besprechungen nervig sein. Aber es ist eine einfache, aber effektive Möglichkeit, in Gesprächen Respekt für die Beiträge anderer und Aufmerksamkeit zu zeigen.

3. Schlechte Hintergründe für Videoanrufe festlegen

Mitarbeiter sollten einen guten, professionellen Hintergrund für virtuelle Meetings vorfinden – das wird den Eindruck, den Sie bei anderen hinterlassen, verbessern. Sie werden Sie als eine organisierte Person sehen, die immer den Überblick behält. Alternativ dazu wirken Sie in einer unordentlichen, schmutzigen Umgebung wie jemand, der kaum an Online-Meetings oder Kooperationen teilnimmt.

Das heißt natürlich nicht, dass Sie in Ihrem Heimbüro Bibliotheksregale bauen sollten. Eine schlichte, saubere Wand mit minimalen Hindernissen sieht einfach und minimalistisch aus und enthält keine störenden Elemente.

Wenn Sie jedoch mit begrenztem Platz arbeiten, bearbeiten Sie Ihren Hintergrund. Nehmen wir an, Sie verwenden häufig Zoom. Sie können durch die virtuellen Hintergründe von Zoom scrollen oder Ihre Umgebung verschwimmen lassen, kurz bevor Ihr Zoom-Anruf beginnt. Vielleicht möchten Sie auch lernen So gestalten Sie Ihren eigenen Zoom-Hintergrund.

4. Nutzung privater Chat-Funktionen für persönliche Gespräche

Vermeiden Sie die Nutzung der privaten Chat-Funktion in Videokonferenz-Apps für persönliche Gespräche, insbesondere wenn Sie nicht arbeitsbezogene Themen austauschen. Es besteht die Möglichkeit, dass Ihre Vorgesetzten diese Nachrichten sehen. Während Gastgeber private Chats nicht in Echtzeit sehen können, zeigen einige Apps sie in den Besprechungsaufzeichnungen nach dem Anruf an. Man kann mit Sicherheit davon ausgehen, dass Arbeitgeber die vollständige Kontrolle über die vom Unternehmen bereitgestellten Konten haben.

Aber selbst wenn Ihre Vorgesetzten private Gespräche nicht manuell überprüfen, ist es unangemessen, bei geschäftlichen Anrufen abfällige Kommentare abzugeben. Sie könnten bestraft werden, wenn jemand Ihre Nachrichten sieht. Konzentrieren Sie sich darauf, eine respektvolle, produktive Atmosphäre aufrechtzuerhalten – bewahren Sie Ihre Scherze für die entsprechenden Kanäle auf.

5. Teilnahme an Online-Meetings in ungeeigneten Umgebungen

Während Remote- und Hybrid-Arbeitsmodelle bieten Flexibilität, sollten Sie weiterhin an virtuellen Meetings in geeigneten Umgebungen teilnehmen. Hören Sie auf, an geschäftlichen Anrufen teilzunehmen, während Sie Auto fahren, reisen oder essen. Sie lenken andere lediglich ab, wenn Sie bei geteilter Aufmerksamkeit willkürliche, sinnlose Antworten von sich geben.

Der beste Ansatz besteht darin, Ihre Situation zu kommunizieren. Verlegen Sie Besprechungen entweder auf Ihren nächsten Termin oder lehnen Sie die Teilnahme ganz ab – beides ist sinnvoller, als sich den Besprechungen anzuschließen, um die Teilnahme vorzutäuschen. Wenn Sie zu Hause keine geeigneten Räumlichkeiten zum Telefonieren haben, sollten Sie auch über den Beitritt zu einem Coworking Space nachdenken. Wenn Sie dies tun, stellen Sie sicher, dass Sie Berücksichtigen Sie verschiedene Faktoren, bevor Sie Ihren Coworking Space auswählen.

Schreiben Sie vor Ihrem Urlaub eine professionelle, individuelle OOO-E-Mail. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kollegen wissen, an wen sie sich bei dringenden Anfragen und Nachrichten wenden können, sonst unterbrechen sie Ihre Pause.

6. Verspätete Teilnahme an Online-Meetings

Pünktlichkeit ist sowohl bei persönlichen als auch bei virtuellen Meetings wichtig. Es ist rücksichtslos, zu spät zu telefonieren und Verzögerungen zu verursachen. Sie verschwenden die Zeit aller, die auf Sie warten.

Außerdem zeigen die meisten Videokonferenz-Apps Warnmeldungen an, wenn Benutzer den Raum betreten oder verlassen, was andere möglicherweise als störend empfinden. Nehmen Sie Zoom als Beispiel. Es erzeugt laute Sprechblasentöne, wenn jemand dem Anruf beitritt – Sie können sich nicht einfach unbemerkt in Besprechungen schleichen. Möglicherweise unterbrechen Sie sogar den Gedankengang des Hauptredners.

Um diese Verzögerungen zu vermeiden, planen Sie Erinnerungen in Kalender-Apps. Stellen Sie Ihre Wecker so ein, dass sie fünf Minuten vor Terminen klingeln, und synchronisieren Sie sie dann auf allen Ihren geschäftlichen und privaten Geräten.

7. Ihr Gerät konnte nicht für die Bildschirmfreigabe vorbereitet werden

Bereiten Sie Ihr/e Gerät/e im Voraus vor, wenn Sie die Bildschirmfreigabefunktion für einen geschäftlichen Anruf nutzen möchten. Idealerweise sollten Sie alle Ordner leeren, in denen Sie navigieren. Verstecken Sie vertrauliche Dateien, persönliche Dateien und unangemessene Inhalte sowie andere nicht arbeitsbezogene Elemente für nahtlose Präsentationen. Nichts ist peinlicher, als wenn Ihre Kollegen etwas Privates sehen.

Berufstätige, die häufig Vorträge halten, sollten nach entsprechenden Arbeitsgeräten fragen; Andernfalls verschwenden Sie Zeit mit dem Löschen und Wiederherstellen von Dateien.

8. Machen Sie sich keine Gedanken über Ihr Aussehen

Gehen Sie nicht länger davon aus, dass bei virtuellen Meetings keine Kamera erforderlich ist. Ihre Geschäftspartner oder Vorgesetzten bitten Sie möglicherweise gelegentlich, Ihre Kamera einzuschalten – Sie sollten auf Ihr Aussehen achten. Waschen Sie Ihr Gesicht, kämmen Sie Ihre Haare und ziehen Sie ein arbeitsgerechtes Oberteil an. Positionieren Sie Ihre Kamera außerdem in der Nähe einer Lichtquelle, sodass Ihr Gesicht klar und sichtbar ist.

9. Sich achtlos auf lockere Gespräche einlassen

Es ist üblich, dass Mitarbeiter Smalltalk betreiben, während sie darauf warten, dass andere Teilnehmer an geschäftlichen Anrufen teilnehmen. Höflichkeiten durchbrechen die peinliche Stille, bevor Meetings beginnen. Sie können zwar ein wenig auf Themen eingehen, die nichts mit der Arbeit zu tun haben, aber beschränken Sie sich bitte auf berufsbezogene Kommentare. Seien Sie nicht zu aufgeregt, nur weil Ihre Freunde auch am Telefon sind. Stellen Sie sich vor, wie peinlich es wäre, wenn Ihre Geschäftspartner, Kunden, Kollegen und Vorgesetzten plötzlich mitmachen würden.

Wenn Sie den Anruf moderieren, aktivieren Sie den Warteraum, damit Sie die Teilnehmer überprüfen und andere Benutzer vorab informieren können. Stellen Sie sicher, dass sich alle beruhigen, bevor Sie Autoritätspersonen hereinlassen. In der Zwischenzeit sollten Teilnehmer auf die akustischen Benachrichtigungen für neue Teilnehmer achten.

Veranstalten Sie geschäftliche Anrufe wie ein Geschäftsprofi

Da immer mehr Unternehmen Hybrid- und Remote-Arbeit einführen, werden virtuelle Meetings nach und nach zur Norm. Sie sollten aufhören, sie schlechter zu behandeln als persönliche Zusammenkünfte. Scheinbar geringfügige Fehler wie das Ausschalten der Kamera, ein ungepflegtes Aussehen und die Verwendung eines unordentlichen Hintergrunds sind unprofessionell. Ihre mangelnde Vorbereitung könnte Ihre Kollegen möglicherweise verärgern.

Erstellen Sie eine einfache Routine, bevor Sie Videoanrufe tätigen. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Arbeitskleidung anzuziehen, Ihre Geräte zu testen und einen anständigen Hintergrund einzurichten.