Die Grundlagen der Verwendung von Feldern in Airtable

Unter den vielen verfügbaren Produktivitätstools erfreut sich Airtable aus gutem Grund immer größerer Beliebtheit.

Airtables einzigartige Kombination aus der Funktionalität einer Tabellenkalkulation, der Informationsdichte einer Datenbank und dem Die Vielfalt seiner vielfältigen Ansichten hat es für viele als integralen Bestandteil ihrer Produktivität attraktiv gemacht Arsenal.

Wo fangen Sie also an, wenn Sie gerade Ihre erste Basis eingerichtet haben? Nehmen Sie sich etwas Zeit, die verschiedenen Optionen zu erkunden und herauszufinden, wie sie Ihren Anforderungen am besten gerecht werden.

Was sind Felder in Airtable?

Ob Sie wollen Verwenden Sie Airtable, um Projekte zu verwaltenOb Sie Daten organisieren oder Aufgaben verfolgen möchten, Sie müssen sich mit den Airtable-Feldern vertraut machen, um Airtable optimal nutzen zu können.

Felder sind der Eckpfeiler der Datenverwaltung in Airtable und dienen als Container für Informationen, Formeln und Formatierungen. Jedes Feld belegt eine eigene Spalte in der Standard-Rasteransicht Ihrer neuen Basis. Felder gelten auf die gleiche Weise für jeden Datensatz in Ihrer Tabelle. Sie können keine unterschiedlichen Formatierungsstile pro Zelle angeben, was für reine Tabellenkalkulationsbenutzer einschränkend wirken könnte.

Sie können jedoch in jeder Basis mehrere Rasteransichten und Tabellen haben, bei Bedarf Felder ausblenden und sogar Informationen tabellenübergreifend verknüpfen. Die Kompromisse mögen zunächst restriktiv erscheinen, aber das könnte sich ändern, sobald Sie mit Airtable vertraut sind.

Die Rolle des Primärfelds in Airtable

Wenn Sie mit Ihrer neuen Basis beginnen, werden Sie feststellen, dass sich einige Felder bereits in Ihrer ersten Tabelle befinden. Das Feld ganz links wird besonders hervorgehoben und auf der linken Seite gesperrt. Dies ist das primäre Feld und es spielt eine wichtige Rolle als eindeutige Kennung für Ihren Datensatz – fast wie eine Überschrift, unter der alle Ihre anderen Informationen stehen.

Das Primärfeld wird als Datensatztitel verwendet Airtable-Ansichten und an vielen anderen Stellen, wie zum Beispiel dem Namen jeder Karte in der Kanban-Ansicht oder dem Referenznamen in verknüpften Datensätzen. Das primäre Feld ist standardmäßig ein einzeiliges Textfeld. Dennoch, laut der Airtable-Supportdokumentationkönnen Sie das Primärfeld bei Bedarf in mehrere andere Feldtypen ändern.

So fügen Sie ein neues Feld in Airtable hinzu

Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Feld in Airtable hinzuzufügen; Die erste Methode ist die Rasteransicht von Airtable. Neben den Überschriften Ihrer vorhandenen Felder sehen Sie eine Überschrift mit einem Pluszeichen darauf. Durch Klicken auf das Pluszeichen wird ein Menü geöffnet, in dem alle verfügbaren Felder angezeigt werden. Wählen Sie einen Feldtyp aus, befolgen Sie alle zusätzlichen Anweisungen zum Einrichten Ihres Felds und klicken Sie auf Feld erstellen.

Die zweite Möglichkeit, ein Feld hinzuzufügen, besteht in einem beliebigen einzelnen Datensatz in Ihrer Datenbank und ist in den meisten Ansichten durch Klicken auf den Datensatz zugänglich. Klicken Sie unten im Datensatz auf Fügen Sie dieser Tabelle ein neues Feld hinzu.

Es erscheint ein Popup, in dem Sie dem Datensatz ein neues einzeiliges Textfeld hinzufügen können. Geben Sie einen Namen für das Feld ein und verwenden Sie dann das Auswahl-Dropdown-Menü, um bei Bedarf den Feldtyp zu ändern. Befolgen Sie alle angezeigten zusätzlichen Anweisungen, um Ihr Feld einzurichten, und klicken Sie auf Speichern.

Denken Sie daran, dass durch das Hinzufügen eines neuen Felds dieses zu jedem Datensatz in Ihrer Tabelle hinzugefügt wird. Daher werden Sie wahrscheinlich eine Spalte voller Leerzeichen vorfinden, wenn Sie das nächste Mal die Rasteransicht dieser Tabelle aufrufen.

1. Texteingabefelder

In Airtable gibt es mehrere Textformate mit entsprechenden Feldtypen. Das standardmäßige einzeilige Textfeld ist das einfachste Feld und eignet sich für prägnante Deskriptoren. Wenn Sie mehr eingeben müssen, ziehen Sie das Feld „Langer Text“ in Betracht, das die Eingabe von bis zu 100.000 Textzeichen, Zeilenumbrüchen und Rich-Text-Formatierung ermöglicht, wenn es umgeschaltet wird.

Das Feld „Datum“ ermöglicht die manuelle oder kalenderbasierte Datums- und Uhrzeiteingabe. Darüber hinaus gibt es viele weitere Spezialfelder wie Telefonnummer, E-Mail, URL, Nummer, Währung, Dauer und Prozentsatz. Jedes Feld dient zum Speichern und Formatieren seiner jeweiligen Datentypen.

2. Auswahlbasierte Felder

Airtable bietet mehrere Felder basierend auf der Auswahl verschiedener Optionen. Dies sind nützliche Möglichkeiten, Ihre Aufzeichnungen zu kategorisieren, Aufgaben zu verfolgen oder einen Prozess zu verfolgen.

Das Feld „Kontrollkästchen“ fügt Ihren Datensätzen einfach ein anklickbares Kontrollkästchen hinzu. Das Bewertungsfeld fügt ein visuelles Bewertungssystem von einem bis zehn Punkten hinzu, das standardmäßig auf fünf Sterne eingestellt ist. Einzelauswahl- und Mehrfachauswahlfelder ermöglichen Dropdown-Menüs zur Kategorisierung, wobei letzteres eine Mehrfachauswahl für einen einzelnen Datensatz ermöglicht.

3. Such- und Zählfelder

Die Felder „Suchen“ und „Zählen“ zeigen die herausragendste Funktionalität von Airtable: seine leistungsstarke Fähigkeit, über das relationale Datenbankmodell verschiedene Datensätze zu verbinden und mit ihnen zu interagieren.

Das Feld „Mit Datensatz verknüpfen“ verbindet Datensätze tabellenübergreifend und erstellt umfangreiche Ebenen zugehöriger Informationen. Darauf aufbauend können Sie mit dem Rollup-Feld Berechnungen und Zusammenfassungen basierend auf Feldern in verknüpften Datensätzen erstellen.

Mit dem Feld „Anzahl“ können Sie die Anzahl der Datensätze zählen, die mit einem Feld „Mit Datensatz verknüpfen“ verbunden sind. Das Suchfeld ruft Daten aus verknüpften Datensätzen ab und erleichtert so den Informationsaustausch zwischen Tabellen ohne Redundanz.

Airtable enthält eine Reihe von Feldern, die Metadaten zu Ihren Datensätzen speichern. Diese Felder sind von unschätzbarem Wert, wenn Sie mit häufig wechselnden Big Data arbeiten.

Die Felder „Erstellte Zeit“ und „Letzte Änderungszeit“ verfolgen, wann Datensätze erstellt oder zuletzt bearbeitet wurden. Erstellt von und Zuletzt geändert von identifizieren die jeweiligen Benutzer, die für diese Aktionen verantwortlich sind. Sie können bei Bedarf bestimmte Bedingungen auswählen, unter denen dieses Feld aktualisiert wird.

Das Feld „Automatische Nummerierung“ weist Datensätzen eine fortlaufende Nummer zu und sorgt so für ein einheitliches Nummerierungssystem in Ihrer gesamten Tabelle. Während Airtable selbst Ihre Datensätze am äußersten linken Rand der Rasteransicht nummeriert, zählt diese Nummerierung nur die Anzahl der sichtbaren Datensätze

5. Andere Airtable-Felder

Zusätzlich zu den oben genannten Bereichen bietet Airtable auch einige besondere Bereiche an, die in einer eigenen Liga funktionieren. Das Formelfeld bringt eine der nützlichsten Tabellenkalkulationsfunktionen in Ihre Datenbank. In diesem Feld können Sie Berechnungen durchführen, zusammengesetzte Daten erstellen und logikbasierte Funktionen erstellen.

Wenn Sie mit Tools wie Microsoft Excel vertraut sind, wissen Sie bereits, wie das Formelfeld funktioniert, möchten es aber vielleicht lesen wie man Formeln in Airtable verwendet um sicherzustellen, dass Sie die Möglichkeiten dieses Bereichs optimal nutzen.

Mit dem Feld „Benutzer“ können Sie eine andere Person, die Airtable verwendet, zu einem Datensatz hinzufügen, indem Sie deren Namen aus einer Dropdown-Liste auswählen oder sie per E-Mail zur Basis einladen. Für einige Funktionen in diesem Bereich ist möglicherweise eines der kostenpflichtigen Pläne von Airtable erforderlich.

Im Barcode-Feld werden Barcodes und QR-Codes gespeichert, die über die mobilen Apps von Airtable gescannt wurden. Schließlich können Sie über das Feld „Schaltfläche“ Ihren Datensätzen anpassbare Schaltflächen hinzufügen, mit denen Sie eine Vorschau von Webseiten anzeigen, Skripts ausführen, benutzerdefinierte Airtable-Erweiterungen laden und vieles mehr können.

Organisieren, kommentieren und produktiver sein mit Feldern in Airtable

Felder helfen Ihnen dabei, die Daten in Ihrer Airtable-Datenbank optimal zu nutzen, und sie sind das Tor, um das volle Potenzial von Airtable für Ihren Workflow freizusetzen. Ob Sie Informationen speichern, neue Erkenntnisse gewinnen oder maßgeschneiderte Arbeitsabläufe erstellen – Airtable ist ein vielseitiges Tool, das Ihnen hilft, intelligenter zu arbeiten.

Wenn Sie auf einen Feldtyp stoßen, den Sie bisher noch nicht verwendet haben, zögern Sie nicht, zu experimentieren und herauszufinden, ob er Ihre Prozesse verbessern kann.