So nutzen Sie Airtable für effizientes Projektmanagement

Verfügen Sie über das richtige Tool für das Projektmanagement? Die Verwaltung großer Projekte erfordert viel Aufwand, um sicherzustellen, dass die Informationen immer aktuell sind und alle auf dem gleichen Stand sind. Wenn Sie Ihr Projekt effizient verwalten und überwachen möchten, ist Airtable eine hervorragende Plattform, die Sie in Betracht ziehen sollten.

Airtable ist eine äußerst funktionsreiche und benutzerfreundliche Plattform, die die Komplexität von Projektmanagement-Tools mit der Einfachheit von Tabellenkalkulationen kombiniert. So können Sie Airtable für ein effektives Projektmanagement nutzen.

Schritt 1: Einrichten Ihrer Basis

In Airtable können Sie haben separate Arbeitsbereiche für verschiedene Projekte und mehrere Datenbanken in jedem Arbeitsbereich. Datenbanken in Airtable werden als Basen bezeichnet. Basen innerhalb eines Arbeitsbereichs können auch miteinander in Beziehung gesetzt werden, um Ihre Daten innerhalb jeder Datenbank zu vereinfachen.

So richten Sie Ihre Airtable-Basis ein:

1. Wenn du Melden Sie sich bei Ihrem Airtable-Konto ankönnen Sie entweder in Ihrem Standardarbeitsbereich beginnen oder einen neuen Arbeitsbereich erstellen, den Sie mit Ihren Kollegen teilen können. Um einen neuen Arbeitsbereich zu erstellen, klicken Sie einfach auf Erstellen Sie einen Arbeitsbereich und benennen Sie Ihren Arbeitsbereich.
2. Gehen Sie zu Ihrem gewünschten Arbeitsbereich und klicken Sie Erstellen Sie eine Basis um Ihre neue Datenbank einzurichten.
3. Klicken Sie auf den Titel der Basis (standardmäßig „Basis ohne Titel“), um sie umzubenennen. Sie können hier auch das Erscheinungsbild der Seite anpassen.
4. Sie können jetzt entweder vorhandene Daten in Ihre Tabelle importieren, eine Airtable-Vorlage verwenden oder Ihre Tabelle von Grund auf neu erstellen.
5. Standardmäßig fügt Airtable bereits einige Felder hinzu, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Um diese Felder zu bearbeiten, doppelklicken Sie einfach auf den Feldnamen. Dadurch können Sie den Feldnamen und den Feldtyp ändern.
6. Um weitere Felder hinzuzufügen, klicken Sie auf + im Tabellenkopf. Wählen Sie den gewünschten Feldtyp aus, geben Sie den Feldnamen ein, richten Sie die Konfiguration ein und klicken Sie auf Feld erstellen.
7. Sobald Sie alle erforderlichen Felder hinzugefügt haben, ist Ihre Datenbank fertig! Sie können die Spalten auch per Drag-and-Drop verschieben, je nachdem, wie Sie sie anordnen möchten.

Wenn Sie Airtable zum ersten Mal verwenden, bietet Ihnen das Tool eine hervorragende Anleitung, die Ihnen beim Einrichten Ihrer ersten Basis hilft.

Schritt 2: Ansichten erstellen und anpassen

Airtable hat die einfache Anzeige von Daten wirklich revolutioniert. Ansichtskonfigurationen wie Raster, Kalender, Galerie, Formular, Kanban usw. bieten einzigartige Möglichkeiten für die Interaktion mit Daten. Mit Airtable können Sie bis zu 1000 Ansichten pro Tabelle erstellen.

So richten Sie Ihre Airtable-Ansicht ein:

1. Standardmäßig erstellt Airtable eine Rasteransicht für Ihre Tabelle. Sie können auch zusätzliche Rasteransichten oder andere Ansichten mit unterschiedlichen Konfigurationen erstellen.
2. Unter dem Erstellen... Klicken Sie im Menü auf den gewünschten Ansichtstyp, um eine neue Ansicht zu erstellen.
3. In der neu erstellten Ansicht können Sie die anzuzeigenden Felder anpassen, die Datensätze nach bestimmten Kriterien filtern und die Datensätze auch nach Ihren Bedürfnissen sortieren.

Schritt 3: Mitarbeiter hinzufügen und verwalten

Auf Airtable können Sie Teammitglieder/Mitarbeiter zu Ihrem gesamten Arbeitsbereich sowie zu einzelnen Basen hinzufügen. Dies trägt dazu bei, dass alle, die an einem Projekt arbeiten, auf dem gleichen Stand sind und einen klaren Überblick über die geteilten Informationen, Aufgaben, Zeitpläne usw. haben.

So fügen Sie Mitarbeiter zu Ihrem Airtable-Arbeitsbereich hinzu:

1. Gehen Sie zu Ihrer Airtable-Homepage und wählen Sie den Arbeitsbereich aus.
2. Klicke auf Aktie und fügen Sie Ihre Mitarbeiter per E-Mail hinzu.
3. Ihre Mitarbeiter erhalten eine E-Mail-Einladung, sich Ihrem Arbeitsbereich anzuschließen. Sobald sie die Einladung annehmen, können sie auf alle Datenbanken im gemeinsamen Arbeitsbereich zugreifen.

So fügen Sie Ihrer Airtable-Basis Mitarbeiter hinzu:

1. Gehen Sie zu Ihrer Airtable-Basis.
2. Klicke auf Aktie und fügen Sie Ihre Mitarbeiter per E-Mail hinzu.
3. Ihre Mitarbeiter erhalten eine E-Mail-Einladung, sich Ihrer Basis anzuschließen. Sobald sie die Einladung annehmen, können sie nur noch auf die Daten in der gemeinsamen Datenbank zugreifen.

Sobald Ihre Mitarbeiter beigetreten sind, können Sie auf klicken Aktie erneut, um die Liste der Mitarbeiter anzuzeigen und die Zugriffsberechtigungen zu bearbeiten.

Innerhalb einer Datenbank können Sie über den Feldtyp „Benutzer“ Ihre Mitarbeiter zu einzelnen Datensätzen hinzufügen. Es verfügt außerdem über eine Benachrichtigungsfunktion, die den Mitarbeiter per E-Mail benachrichtigt, wenn ihm ein Datensatz zugewiesen wird.

Weitere nützliche Funktionen von Airtable

Die oben genannten Schritte sollten ausreichen, um Ihnen den Einstieg in das Projektmanagement und die Zusammenarbeit mit Airtable zu erleichtern. Wenn Sie Ihr Airtable-Erlebnis verbessern möchten, können Sie sich auch die folgenden Funktionen ansehen, die Ihr Projektmanagement-Erlebnis mit Sicherheit verbessern werden:

1. Schnittstellen

Mit dem Interface Designer von Airtable können Sie ein maßgeschneidertes Erlebnis für Sie und Ihre Teammitglieder erstellen. Das Tool ermöglicht die flexible Visualisierung und Bearbeitung von Datensätzen auf individuelle Weise, ohne die Integrität der Basisansichten zu beeinträchtigen.

Sie können es zum Erstellen verwenden einzigartige Projekt-Dashboards die Ihnen genau das zeigen, was Sie sehen möchten, und zwar so, wie Sie es sehen möchten.

2. Automatisierungen

Airtable-Automatisierungen helfen bei der Automatisierung wiederkehrender Aufgaben wie dem Versenden von E-Mails, dem Aktualisieren von Datensätzen usw. Mit dieser Funktionalität können Sie Ihre Basis auch in externe Apps wie Outlook und Google Sheets integrieren, um bestimmte Aufgaben automatisch auszuführen.

Airtable verfügt außerdem über die Funktion, verknüpfte Basen zu erstellen, d. h. Basen, die zusammenarbeiten, indem sie ähnliche Felder tabellenübergreifend verknüpfen. Dies trägt dazu bei, dass Ihre Daten immer tabellenübergreifend aktualisiert werden und erhöht so die Klarheit und Transparenz.

4. Schreibgeschütztes Teilen

Mit der schreibgeschützten Freigabefunktion von Airtable können Sie Daten aus ausgewählten Ansichten mit externen Benutzern teilen. Diese Benutzer müssen nicht als Mitarbeiter zu Ihrer Datenbank hinzugefügt werden und können die Datensätze nur basierend auf der Art und Weise sehen, wie Sie die gemeinsame Ansicht konfiguriert haben.

5. Formelfunktion

Ähnlich wie Tabellenkalkulationsprogramme wie Microsoft Excel und Google Sheets bietet Airtable auch die Möglichkeit, berechnete Daten zu generieren. Sie können ein Feld mit dem Typ „Formel“ erstellen und Richten Sie die gewünschte Formel ein und Formatierungsregeln, um alles von einfacher Arithmetik bis hin zu komplexer Datenanalyse durchzuführen.

Verbessern Sie Ihr Projektmanagement mit Airtable

In schnelllebigen Umgebungen ist es wichtig, jederzeit Klarheit über Ihr Projekt zu haben. Aus diesem Grund benötigen Sie das richtige Tool, um die Dinge für alle Beteiligten zu vereinfachen, und Airtable ist genau das Richtige.

Die benutzerfreundliche, farbenfrohe Benutzeroberfläche von Airtable erleichtert die Einrichtung einer Projektdatenbank in wenigen Minuten. Plattformen wie Airtable sind ein Muss für einen produktiven, kollaborativen und effizienten Arbeitsplatz.