10 grundlegende Fähigkeiten, die Sie zum Verwalten jeder PDF-Datei benötigen

Das PDF zählt zu den am weitesten verbreiteten Dateiformaten für Dokumente, vom Lebenslauf über offizielle Formulare bis hin zu E-Books. Allerdings ist es wichtig, dass Sie über grundlegende Kenntnisse im Umgang mit PDFs verfügen. Im Folgenden gehen wir mit Ihnen einige der wichtigsten Punkte durch.

1. Ändern Sie den Text in einem PDF

Eines der frustrierendsten Dinge bei der Verwendung einer PDF-Datei ist, wenn Sie sie bearbeiten oder aktualisieren müssen. Dies kann passieren, wenn jemand eine Excel-, Word- oder PowerPoint-Datei in eine PDF-Datei konvertiert, bevor er sie an Sie sendet.

Standardmäßig können Sie PDFs nicht ändern, es sei denn, Sie haben die Originaldatei in einem änderbaren Format und bearbeiten sie dort, bevor Sie sie erneut in PDF konvertieren. Schwierig wird es, wenn Sie nicht über die Originaldatei verfügen.

Glücklicherweise gibt es einige Problemumgehungen, um diese frustrierende Einschränkung zu überwinden. Da Adobe PDF erstellt hat, ist es einfach sinnvoll, dass sie über das Tool zum Bearbeiten verfügen. Um ein PDF zu bearbeiten, benötigen Sie jedoch die Vollversion von Adobe Acrobat. Wenn Sie es haben, können Sie ein PDF wie folgt bearbeiten:

1. Start Akrobat und öffnen Sie eine Datei.
2. Drücke den PDF bearbeiten Werkzeug im rechten Bereich.
3. Verwenden Sie die Bearbeitungswerkzeuge von Acrobat, um Text hinzuzufügen und zu bearbeiten, einschließlich der Änderung der Schriftarten des Textes.
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie keinen Zugriff auf Adobe Acrobat haben, können Sie es verwenden Der kostenlose Online-PDF-Editor von Adobe. Wenn Sie der Meinung sind, dass der Funktionsumfang eingeschränkt ist, können Sie auch andere Software ausprobieren PDFelement. Eine weitere Alternative besteht darin, das PDF in ein bearbeitbares Format umzuwandeln, beispielsweise in ein Word-Dokument. Nachdem Sie die erforderlichen Änderungen vorgenommen haben, konvertieren Sie es erneut in ein PDF.

2. Speichern Sie eine bestimmte Seite

Die meisten PDF-Dateien enthalten viele Seiten. Wenn Sie nur wenige Seiten der Datei benötigen, können Sie diese extrahieren und als neues PDF speichern. Wenn Sie einen Mac verwenden, können Sie dies tun Mit der Vorschau können Sie einer PDF-Datei Seiten hinzufügen, entfernen oder extrahieren. Um dies zu tun:

1. Öffnen Sie das PDF mit der Vorschau. Stellen Sie sicher, dass die Seitenleiste vorhanden ist. Tun Sie dies, indem Sie zu gehen Sicht > ankreuzen Seitenleiste immer anzeigen.
2. Wählen Sie die Seiten aus, die Sie extrahieren möchten. Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste und wählen Sie aus Exportieren als im Kontextmenü.
3. Geben Sie einen Dateinamen und den Speicherort ein. Klicken Speichern.

Wenn Sie ein Windows-Benutzer sind:

1. Öffne die Datei. Wählen Datei > Drucken.
2. Wählen Sie die Seiten aus, die Sie speichern möchten, indem Sie die Seiten eingeben. Wenn die Seiten nicht aufeinanderfolgend sind, trennen Sie sie durch Kommas (z. B. 2, 5, 7 ).
3. Klicken PDF > auswählen Als PDF speichern aus dem Dropdown-Menü.
4. Wählen Speichern.

3. Konvertieren Sie PDF-Dateien

Sie können PDF-Dateien in Formate wie TXT, HTML, DOCX und Bilddateitypen wie PNG und JPG konvertieren. Es gibt viele Möglichkeiten, dies auf Ihrem Desktop zu tun. Sie können beispielsweise die Vorschau auf Ihrem Mac verwenden, um Ihre PDF-Datei in verschiedene Bilddateitypen zu konvertieren:

1. Öffnen Sie die PDF-Datei in der Vorschau.
2. Wählen Datei > Export. Wählen Sie im Dropdown-Menü daneben Ihr bevorzugtes Format aus Format. Sie können drücken Möglichkeit um weitere Dateiformatoptionen anzuzeigen.

Da Windows über kein Vorschau-Pendant verfügt, ist ein Workaround zu verwenden Der kostenlose PDF-Konverter von Adobe oder Apps von Drittanbietern. Du kannst auch Verwenden Sie Google Drive, um Ihr PDF in Word zu konvertieren.

4. Speichern Sie Webseiten als PDF-Dateien

Das Speichern von Webseiten als PDF-Dateien ist praktisch, wenn Sie voraussichtlich keine Internetverbindung haben, aber dennoch Zugriff auf bestimmte Webseiten benötigen. Zum Glück können Sie Webseiten in den meisten Browsern als PDF-Dateien speichern.

Wenn Sie Google Chrome verwenden, drücken Sie Strg + P unter Windows bzw Befehl + P auf dem Mac. Stellen Sie sicher, dass Sie auswählen Als PDF speichern als die Ziel und drücke Speichern.

Mittlerweile gibt es solche mehrere Möglichkeiten, Webseiten als PDF-Dateien in Safari zu speichern, je nach Vorliebe. Der einfachste Weg, eine Webseite als PDF in Safari zu speichern, ist die folgende Methode:

1. Öffnen Sie die Webseite, die Sie in Safari speichern möchten.
2. Drücke den Datei Speisekarte.
3. Wählen Als PDF exportieren...
4. Geben Sie im Dialogfeld einen Namen für die PDF-Datei ein und wählen Sie einen Speicherort aus.
5. Drücke den Speichern Taste.

Sie können es auch speichern Leseransicht um unnötigen Web-Wirrwarr zu beseitigen oder es genau so zu speichern, wie es im Browser aussieht.

5. Erstellen Sie ein PDF-Portfolio

Da die PDF-Datei eine Vielzahl von Dateitypen unterstützt, können Sie ein PDF-Portfolio erstellen, um verschiedene Dateitypen in einer einzigen, integrierten PDF-Einheit zusammenzuführen. Mit einem PDF-Portfolio behalten Dateien ihre individuelle Identität, werden aber in einer einzigen PDF-Datei gesammelt.

In einem PDF-Portfolio können Sie jede Komponentendatei unabhängig von den anderen Dateien im Portfolio öffnen, formatieren und bearbeiten. Wenn Sie eine Nicht-PDF-Datei bearbeiten, wird die Datei, beispielsweise eine Tabellenkalkulation, in ihrer nativen Anwendung aus Ihrem PDF-Portfolio geöffnet. Anschließend werden alle Änderungen, die Sie daran vornehmen, in Ihrem Portfolio gespeichert.

Der Vorbehalt besteht darin, dass Sie dies nur in Adobe Acrobat tun können. Andere ähnliche Tools umfassen Nitro PDF-Editor Und PDFelement. Wenn Sie Adobe Acrobat auf Ihrem Desktop haben, können Sie wie folgt ein PDF-Portfolio erstellen:

1. Offen Akrobat > Datei > Erstellen.
2. Wählen PDF-Portfolio.
3. Ziehen Sie Dateien in das Dialogfeld oder klicken Sie Dateien hinzufügen und wählen Sie aus den verfügbaren Optionen aus.
4. Klicken Erstellen.
5. Ordnen Sie Dateien neu an und entfernen Sie sie, indem Sie die Miniaturansichten der Dateien im linken Bereich verschieben.

6. PDFs zusammenführen

Wenn Sie keine Probleme beim Konvertieren aller Dateien in PDF haben, können Sie Adobe Acrobat verwenden Dateien kombinieren Werkzeug. Dadurch werden alle anderen Dateitypen in PDF konvertiert und zusammengeführt. Es gibt Problemumgehungen, wenn Sie nicht über Adobe Acrobat verfügen. Sie können Bilder und PDF-Dateien auf Ihrem Mac zu einem einzigen PDF kombinieren.

Wählen Sie dazu die Elemente aus, doppelklicken Sie, um das Kontextmenü anzuzeigen, und wählen Sie aus Schnelle Aktionen > PDF erstellen. Dies funktioniert jedoch nicht, wenn Sie Word-Dokumente und Tabellenkalkulationen hinzufügen. Wenn Sie diese Dateitypen hinzufügen möchten, müssen Sie sie zunächst in PDF konvertieren, bevor Sie sie zusammenführen.

Sie können auch verwenden Das kostenlose PDF-Zusammenführungstool von Adobe.

7. PDF-Seiten drehen und zuschneiden

Manchmal passt eine bestimmte Ansicht (Hoch- oder Querformat) besser zum Text im PDF-Dokument. Eine einfache Möglichkeit, die Textansicht zu ändern, besteht darin, die Seite oder das gesamte Dokument zu drehen. Zum Glück verfügen die meisten PDF-Reader über diese Funktion. Öffnen Sie einfach das Dokument mit Ihrem Reader und suchen Sie nach Drehen Möglichkeit.

Wenn Sie Adobe Acrobat verwenden, können Sie drücken Umschalt + Strg + Plus (+) im Uhrzeigersinn drehen und Umschalt + Strg + Minus (-) gegen den Uhrzeigersinn drehen. Alternativ können Sie es versuchen Das kostenlose PDF-Rotationstool von Adobe.

Auf dem Mac können Sie die Vorschau verwenden, um Seiten aus Ihrer PDF-Datei zu drehen. Öffnen Sie die PDF-Datei in der Vorschau, wählen Sie bestimmte oder alle Seiten in der Seitenleiste aus und klicken Sie dann auf Werkzeug drehen in der Symbolleiste.

8. Schwärzen Sie vertrauliche Informationen

Ein Fehler, den viele Menschen machen, wenn sie versuchen, vertrauliche Informationen in Teilen von Dokumenten (z. B. Lizenzen) zu schützen Nummern und Kontaktdaten) erfolgt durch die Verwendung eines Markup-Tools und das Zeichnen eines schwarzen Rechtecks ​​mit durchgehender Füllung ihnen.

Der beste Weg, diese Informationen abzudecken, ist ein Schwärzungstool, das in den meisten PDF-Programmen vorhanden ist. Anstatt Text oder Bilder zu verdecken, ersetzen sie die ausgewählten Bereiche Pixel für Pixel durch Schwärzungsfüllung.

9. PDFs mit Passwort schützen

PDFs machen das Teilen viel einfacher, aber Sie laufen Gefahr, dass sie in die falschen Hände geraten. Durch den Passwortschutz Ihrer PDFs wird der Inhalt Ihres Dokuments verschlüsselt und der Empfänger muss ein Passwort eingeben, bevor er darauf zugreifen kann.

Wie bei den meisten oben genannten Funktionen können Sie bei den meisten PDF-Readern Ihrem Dokument ein Passwort hinzufügen. Wenn Sie keinen PDF-Reader haben, können Sie ihn verwenden Das kostenlose PDF-Passwortschutz-Tool von Adobe oder Erstellen Sie ein passwortgeschütztes PDF in Word.

10. Wasserzeichen hinzufügen

Das Hinzufügen von Wasserzeichen zu Ihren PDFs ist die einfachste Möglichkeit, Ihr geistiges Eigentum zu schützen. Es informiert auch darüber, ob es sich bei dem Dokument um ein Original oder eine Kopie handelt. Das Hinzufügen kann auch als „Stempel“ dienen und die Markenbekanntheit steigern.

Bei den meisten PDF-Readern müssen Sie für diese Funktion etwas Geld ausgeben. Zum Glück gibt es welche Kostenlose Möglichkeiten, Ihren PDFs online ein Wasserzeichen hinzuzufügen.

Meistern Sie Ihre PDFs

Mit den richtigen Werkzeugen und Techniken, von der Bearbeitung bis zur Sicherung, können Sie mühelos in Ihren PDF-Dokumenten navigieren und diese optimieren. Die Nutzung dieser Fähigkeiten kann dazu beitragen, Ihre Effizienz und Produktivität beim digitalen Dokumentenmanagement zu steigern.