So beseitigen Sie Papierkram und organisieren Ihr Leben digital

Es kann lästig sein, Papierkram loszuwerden, besonders wenn überall Stapel liegen. Unabhängig davon, wie vorsichtig Sie sind, stapelt sich Papier, und das Organisieren großer Papiermengen kann überwältigend sein.

Wenn Sie jedoch einen umweltfreundlichen Ansatz bei der Papierorganisation verfolgen und ein digitales System verwenden, bleibt Ihr Raum aufgeräumt und komfortabel. Hier sind einige Schritte, die Ihnen helfen, Papierkram zu beseitigen und Ihr Leben digital zu organisieren.

1. Bewerten Sie Ihre aktuelle Situation

Das Aufräumen und Organisieren Ihres Raums kann ein überwältigender und stressiger Prozess sein. Zunächst sind Sie möglicherweise unsicher, wie und wo Sie mit dem Aufräumen beginnen sollen. Es ist jedoch sehr hilfreich, sich ein paar Minuten Zeit zu nehmen, um die aktuelle Situation des Papierkrams zu beurteilen, bevor man sich an eine komplette digitale Umgestaltung wagt.

Sie können damit beginnen, Ihre Arbeiten nach ihrer Wichtigkeit zu kategorisieren. Bestimmen Sie dann, wo Sie die meisten Papiere haben, z. B. in Ihren Büroschubladen, Ihrem Schreibtisch oder Ihren Bücherregalen. Bestimmen Sie außerdem, welche Speichergeräte und Ressourcen Sie für die digitale Organisation benötigen, z kostenlose Cloud-Speicherlösung, ein Bildscanner und mobile Anwendungen.

Die Beurteilung Ihrer Räumlichkeiten erleichtert das Aufräumen und ermöglicht Ihnen die Planung einer effektiven Strategie für die Digitalisierung. Sie können sogar Ihr digitales System und Ihren neuen Arbeitsplatz visualisieren, um sich für die bevorstehenden Aufgaben zu motivieren.

2. Digitalisieren Sie vorhandene Unterlagen

Möglicherweise suchen Sie nach einem bestimmten Dokument, können es aber nicht finden, weil Ihr Arbeitstisch mit Papierstapeln, alten Rechnungen, Quittungen und gedruckten E-Mails bedeckt ist. Durch die Digitalisierung Ihrer Unterlagen müssen Sie keine Stapel von Dokumenten und Rechnungen mehr aufbewahren oder aufbewahren. Sie müssen keine Aktenschränke und Schubladen durchsuchen, um bestimmte Dateien zu finden.

Digitalisieren Sie Ihre Unterlagen, indem Sie sie scannen und speichern, sodass Sie bei Bedarf jederzeit auf Informationen zugreifen können. Sie können einen Bildscanner verwenden oder Scanner-Apps auf Ihrem iPhone und Android-Smartphone um Ihre Dokumente zu erfassen. Anschließend können Sie Ihre Scans als JPG oder PDF speichern. Auf diese Weise können Sie Ihre Dateien ganz einfach mit anderen teilen, ohne dass Sie Unterlagen zusammenstellen und per Kurier versenden müssen.

3. Aktivieren Sie Online-Abrechnungen und Kontoauszüge

Stellen Sie sich vor, Sie erhalten alle Ihre Rechnungen, Quittungen und Finanzberichte per E-Mail. Sie müssen nicht mehr in Stapeln von Quittungen und Rechnungen nach einem bestimmten Beleg suchen, und Ihr Platz ist papierfrei.

Mit Online-Abrechnungen und Kontoauszügen reduzieren Sie den Papierkram um Sie herum erheblich. Dadurch können Sie Umweltschutz betreiben, indem Sie die Umweltauswirkungen der Papierproduktion reduzieren.

Sie können alle Ihre Rechnungen und Quittungen online empfangen und so bequem über Ihr Mobilgerät oder Ihren Laptop abrufen. Mit der Online-Rechnung können Sie außerdem Ihren Zahlungsverlauf verfolgen und Transaktionen und Ausgaben erfassen.

Außerdem zahlreich Quittungsmanager-Apps Und kostenlose Rechnungs-Apps bieten Funktionen wie Spesenverfolgung und Zahlungserinnerungen, mit denen Sie auf dem Laufenden bleiben und verpasste Zahlungen vermeiden können.

4. Automatisieren Sie das Signieren digitaler Dokumente

Die Welt ist so digital geworden, dass Sie das mühsame Unterschreiben von Dokumenten mit einem Stift auf Papier problemlos bewältigen können. Mit Online-Apps zum Signieren von Dokumentenkönnen Sie Zeit sparen und den Papierkram beseitigen, der durch das Drucken und Unterschreiben physischer Kopien von Dokumenten entsteht.

Einige Plattformen zum Signieren digitaler Dokumente bieten dies ebenfalls an Datenverschlüsselung als Sicherheitsmaßnahme, wodurch das Risiko einer Dokumentmanipulation verringert wird.

Die Einführung einer Praxis für die digitale Unterzeichnung von Dokumenten hilft Ihnen dabei, eine papierlose Denkweise zu entwickeln sind empfänglicher für andere Praktiken des Papierentrümpelns und die digitale Organisation Ihres Lebensstils.

5. Speichern Sie Dokumente in der Cloud

Cloud-Speicher ist zu einer der weltweit innovativsten Methoden zur Speicherung und Aufbewahrung sensibler Daten geworden. Dies ist eine großartige Möglichkeit, Ihr Weltraumpapier übersichtlich und organisiert zu halten. Sie müssen nicht mehr viele physische Kopien von Dokumenten aufbewahren oder aufbewahren, wodurch die Notwendigkeit entfällt, Dokumente in Schränken, Ordnern und Regalen aufzubewahren.

Durch die Speicherung Ihrer Dateien in der Cloud können Sie Ihre Dokumente außerdem besser verwalten und organisieren. Zahlreiche Cloud-Speicherplattformen bieten Tools zur einfachen Organisation und sorgen für ein einfaches Abrufen von Dateien. Die Cloud-Speichertechnologie bietet außerdem hochwertige Sicherheitsdienste, die Ihr Dokument schützen und es Ihnen ermöglichen, Dateien sicher mit anderen zu teilen.

Bei unsachgemäßer Aufbewahrung sind physische Dokumente anfälliger für Beschädigung, Verlust und Diebstahl. Die Speicherung Ihrer Dateien in der Cloud gewährleistet jedoch eine langfristige Aufbewahrung und schützt Ihre Dokumente vor Beschädigung und Verlust.

Darüber hinaus bietet der Cloud-Speicher ausreichend Platz, um beliebig viele Dokumente zu speichern und über Ihr Mobilgerät oder Ihren Laptop an andere zu übertragen.

6. Stellen Sie die Druckerstandards auf „Doppelseitig“ ein

Beim doppelseitigen Druck müssen Sie Ihren Drucker so anpassen, dass er automatisch auf beiden Seiten des Papiers druckt. Dies trägt dazu bei, die Menge an Papierkram in Ihrem Raum zu reduzieren.

Wenn Sie weniger Papier drucken, reduzieren Sie die Anzahl der Dokumente, die Sie physisch in Ihren Schränken und Regalen aufbewahren. Es ermutigt Sie außerdem, den Papierverbrauch zu minimieren und eine aufgeräumte, organisierte Umgebung und einen aufgeräumten Lebensstil anzustreben.

Durch den Duplexdruck können Sie nicht nur die Menge an Papierkram halbieren; Außerdem können Sie damit Papierkosten sparen und den Umweltschutz fördern, indem die Anzahl der Bäume, die zur Papierherstellung verwendet werden, reduziert wird.

7. Eliminieren Sie Schreibtischpapier/Briefkörbe

Papierablagen auf dem Schreibtisch eignen sich oft gut zum Stapeln eingehender Papiere, was zu Papierunordnung führt. Sie können beginnen, Ihr Leben digital zu organisieren, indem Sie Ihre Papierfächer eliminieren. Ja, es kann verlockend sein, Papierfächer aufzubewahren, insbesondere wenn Sie einfachen Zugriff auf Ihre Dateien wünschen.

Wenn Sie sich jedoch einen aufgeräumten und organisierten Arbeitsplatz wünschen, sollten Sie sich für einen digitalen Ansatz zur Papierorganisation entscheiden. Da die Papierfächer nicht im Weg sind, können Sie eingehende Dokumente schneller verarbeiten und verwalten und für einen aufgeräumten Schreibtisch sorgen.

Darüber hinaus verbringen Sie weniger Zeit damit, die Papierfächer auf dem Schreibtisch zu organisieren und zu reinigen, wenn Sie Ihre Dokumente digital speichern und verwalten. Der Verzicht auf Papierkörbe trägt auch dazu bei, eine aufgeräumte Denkweise zu entwickeln und einen besser organisierten Lebensstil zu führen.

Übergang in einen papierfreien Raum

Es ist normal, dass sich beim Arbeiten mit der Zeit Papier ansammelt. Allerdings ist ein digitaler Ansatz für die Organisation Ihrer Dokumente und die Aufrechterhaltung eines papierfreien Raums eine effizientere und nachhaltigere Möglichkeit, Ihr Geschäft und Ihr Leben zu verwalten.

Sie werden feststellen, dass die Digitalisierung Ihrer Papiere Ihnen dabei hilft, Ihr Privat- und Arbeitsleben effizienter zu organisieren. Darüber hinaus werden wichtige Dokumente priorisiert, sodass sie leichter zugänglich und besser gespeichert sind.