10 intelligente Tipps und Funktionen für effektive Zoom-Anrufe

Die zentralen Thesen

• Planen Sie wiederkehrende Besprechungen mit einem einzigen Link, um Zeit zu sparen und den Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, im Voraus zu planen.
• Starten Sie Besprechungen mit stummgeschalteten Teilnehmern, um Ablenkungen zu vermeiden und eine effektive Kommunikation zu ermöglichen.
• Deaktivieren Sie automatische Software-Updates, um Verzögerungen bei Anrufen zu vermeiden und ein aktuelles App-Erlebnis zu gewährleisten.

Da der virtuelle Arbeitsplatz zunehmend zur Norm geworden ist, verlassen sich immer mehr Menschen bei Online-Anrufen auf Zoom. Zoom-Anrufe sind zum De-facto-Standard für Remote-Meetings und -Zusammenarbeit geworden.

Seit seiner Einführung hat Zoom ständig neue Funktionen eingeführt, die Benutzer wie wir nutzen können, um unsere Meetings effizienter zu gestalten. Doch trotz der steigenden Beliebtheit wissen nicht viele von uns, wie sie die App optimal nutzen können.

Schauen wir uns in diesem Artikel einige Tipps und Tricks an, um Ihre Zoom-Anrufe effektiver zu gestalten.

Wenn Sie Besprechungen haben, die in regelmäßigen Abständen (täglich, wöchentlich, monatlich usw.) stattfinden, ist die Einrichtung wiederkehrender Besprechungen die ideale Lösung. Bei den wiederkehrenden Meetings von Zoom können Sie für jedes Ereignis dieselbe Meeting-ID und dieselben Einstellungen verwenden.

Durch die Planung wiederkehrender Besprechungen können Sie mehrere Besprechungen im Voraus buchen und so den Zeitaufwand für die Einrichtung neuer Besprechungen reduzieren. Es ermöglicht den Teilnehmern auch, ihre Veranstaltungen weit im Voraus zu planen, da sie alle bevorstehenden Besprechungen sehen können, wenn sie stattfinden ihren Kalender mit Zoom verbinden.

Sie können wiederkehrende Besprechungen planen, indem Sie auf klicken Planen Sie eine Veranstaltung auf dem Zoom-Client.

2. Kickstart-Meetings mit stummgeschalteten Teilnehmern

Ablenkende Gespräche und Hintergrundgeräusche können Ihren ansonsten produktiven Anruf leicht beeinträchtigen. Als Gastgeber eines Meetings können Sie festlegen, dass alle Teilnehmer des Anrufs zu Beginn stumm geschaltet werden. Dies gewährleistet einen ruhigen Raum, in dem die Teilnehmer die Stummschaltung nur dann aufheben können, wenn sie sprechen möchten.

Sie können entweder alle Teilnehmer bitten, bei Bedarf die Stummschaltung aufzuheben, oder einen Vorabgenehmigungsprozess einrichten, um die Stummschaltung einzelner Teilnehmer aufzuheben.

Sie können dies aktivieren, indem Sie auf gehen Einstellungen > Weitere Einstellungen anzeigen > Ein Meeting planen, dann aktivieren Schalten Sie alle Teilnehmer stumm, wenn sie einem Meeting beitreten.

3. Deaktivieren Sie automatische Software-Updates

Zoom aktualisiert seine Software häufig, um Fehler zu beheben und neue Funktionen hinzuzufügen, was großartig ist! Aber das Warten auf die Aktualisierungen, wenn Sie einen Anruf tätigen müssen, kann äußerst nervig sein. Um diesen Ärger zu vermeiden, können Sie die automatischen Updates einfach deaktivieren.

Sobald Ihr Meeting beendet ist, können Sie nach verfügbaren Updates suchen und diese installieren. Dies reduziert Anrufverzögerungen und stellt gleichzeitig sicher, dass Sie die aktuellste App-Erfahrung erhalten.

Um automatische Software-Updates zu deaktivieren, gehen Sie zu Einstellungen > Allgemein und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen für Halten Sie den Zoom-Desktop-Client automatisch auf dem neuesten Stand.

4. Kontrollieren Sie Ihren Raum mit Wartezimmern

Mit der Wartezimmerfunktion von Zoom kann der Gastgeber bestimmen, wann ein Gast dem Anruf beitritt. Sie haben die Möglichkeit, die Teilnehmer einzeln oder alle gleichzeitig vom Warteraum aus einzulassen.

Wenn Sie für Ihr Meeting einen Warteraum eingerichtet haben, sehen die Teilnehmer beim Beitritt zum Anruf einen Standardbildschirm. Mit Zoom können Sie diesen Bildschirm auch anpassen. Sie können Ihr Firmenlogo, etwas Text und ein Einführungsvideo hinzufügen, das sich die Teilnehmer vor dem Beitritt ansehen können.

Um Warteräume zu aktivieren, gehen Sie zu Einstellungen > Weitere Einstellungen anzeigen > Sicherheit, und aktivieren Sie die Umschalttaste für Wartezimmer.

5. Nutzen Sie das Potenzial von Breakout-Räumen

Die Breakout-Rooms-Funktion von Zoom wird dringend für Besprechungen empfohlen, bei denen möglicherweise die Teilnahme und Zusammenarbeit mehrerer kleinerer Gruppen erforderlich ist.

Dies kann ideal für Brainstorming-Sitzungen oder Gruppenprojekte sein. Ein Zoom-Meeting kann in bis zu 50 Breakout-Räume aufgeteilt werden. Der Gastgeber kann wählen, ob er die Teilnehmer automatisch oder manuell den Breakout-Räumen zuweisen möchte.

Um Breakout-Räume zu aktivieren, gehen Sie zu Einstellungen > Weitere Einstellungen anzeigen > Im Meeting (Fortgeschritten), und aktivieren Sie die Umschalttaste für Breakout-Raum – Räume.

6. Verbannen Sie Hintergrundgeräusche

Online-Meetings sind sehr anfällig für Störungen durch Hintergrundgeräusche. Verkehrslärm draußen, weinende Kinder in einem anderen Raum oder Alarme von Haushaltsgeräten können die Wirksamkeit Ihres Anrufs leicht beeinträchtigen.

Die Verwendung der Rauschunterdrückungsfunktion in Zoom kann dabei helfen Verbessern Sie die Audioqualität Ihres Zooms durch Reduzierung der Hintergrundgeräusche. Die Geräuschunterdrückungsfunktion von Zoom bietet verschiedene Stufen der Geräuschunterdrückung, die Sie je nach Nutzung auswählen können.

Um die integrierte Geräuschunterdrückung von Zoom zu nutzen, gehen Sie zu Einstellungen > Audio > Unterdrückung von Hintergrundgeräuschenund wählen Sie das optimale Optionsfeld für Ihr Setup aus (Auto, Niedrig, Mittel, Hoch).

7. Erhalten Sie Untertitel immer zur Hand

Die Transkription von Besprechungen wird an Arbeitsplätzen, die auf Barrierefreiheit und Integration ausgerichtet sind, immer wichtiger. Transkripte eignen sich auch hervorragend zum Erstellen von Notizen, Berichten und anderen schriftlichen Materialien im Anschluss an eine Besprechung.

Transkriptionstools wie Otter oder die integrierte Transkriptionsfunktion in Krisp, nutzen Sie KI für die Transkription in Echtzeit und machen Sie so Meetings für alle Teilnehmer leicht verständlich. Der Meeting-Assistent von Otter kann außerdem Inhalte auf Basis der Meeting-Daten generieren und Fragen im Chat beantworten.

Um Breakout-Räume zu aktivieren, gehen Sie zu Einstellungen > Weitere Einstellungen anzeigen > Im Meeting (Fortgeschritten), und aktivieren Sie die Umschalttaste für Automatisierte Untertitel.

8. Verbessern Sie die Barrierefreiheit mit der Maushervorhebung

Wenn Sie eine Präsentation oder Demo durchführen und Ihren Bildschirm teilen möchten, stellen Sie sicher, dass die Option „Maus-Spotlight“ aktiviert ist. Das Publikum kann sich dabei besser auf den Inhalt auf dem Bildschirm konzentrieren und Ihren Anweisungen folgen Verwenden des Fokusmodus im Zoom.

Wenn die Maus-Spotlight-Funktion aktiviert ist, hebt ein farbiger Kreis oder Spotlight die Position und Bewegungen Ihres Cursors optisch hervor. Sie können auch die Funktion „Vanishing Pen“ verwenden, um Markierungen zu machen und Notizen auf dem Whiteboard oder dem freigegebenen Bildschirm zu machen, ohne sich Gedanken über das Löschen oder Rückgängigmachen Ihrer Gekritzel machen zu müssen.

Wenn Sie Ihren Bildschirm während einer Besprechung freigeben, ist die Spotlight-Funktion erst in der Symbolleiste „Anmerken“ verfügbar, nachdem Sie mit der Bildschirmfreigabe begonnen haben.

9. Verbessern Sie das Meeting-Erlebnis mit immersiver Ansicht

Eine immersive Ansicht kann helfen Machen Sie Ihr Zoom-Erlebnis noch unterhaltsamer. Diese Funktion bietet mehrere virtuelle Hintergründe, beispielsweise ein Auditorium, ein Klassenzimmer und ein Café, in denen alle Teilnehmer gezeigt werden können.

Wenn ein Teilnehmer einen Desktop-Client, eine mobile App oder Zoom Room verwendet, der die immersive Ansicht nicht unterstützt, sieht er die anderen Teilnehmer in der Standard-Galerieansicht oder Sprecheransicht.

Die Immersive View-Funktion ist verfügbar, wenn Sie auf klicken Sicht in der oberen rechten Ecke des Besprechungsbildschirms.

10. Master-Meetings mit Tastaturkürzeln

Sie können Zoom noch viel besser nutzen, wenn Sie sich die Zeit nehmen, die verschiedenen verfügbaren Tastaturkürzel zu erlernen und zu verwenden. Damit können Sie beispielsweise schnell den Ton stummschalten oder die Stummschaltung aufheben, in den Vollbildmodus wechseln, Ihren Bildschirm teilen und vieles mehr.

Hier sind einige praktische Verknüpfungen zum Ausprobieren:

• Alt + V um Ihr Video zu starten/stoppen
• Alt + A sich selbst stummschalten/die Stummschaltung aufheben
• Alt + F um in den Vollbildmodus zu wechseln bzw. ihn zu verlassen
• Alt + Umschalt + I um den Link zur Besprechungseinladung zu kopieren

Um alle anzuzeigen Auf Zoom verfügbare Tastaturkürzel, gehe zu Einstellungen > Tastatürkürzel.

Zoomen Sie durch Online-Anrufe

Mit solch erstaunlichen Funktionen ist Zoom das ideale Werkzeug, um Verbindungen in einer entfernten Arbeits- oder Lernumgebung aufrechtzuerhalten. Es ist eine großartige Möglichkeit, in Zeiten von Fernarbeit und sozialer Isolation mit Menschen in Kontakt zu bleiben. Egal, ob Sie sich mit Kollegen treffen, mit Verwandten sprechen oder einen virtuellen Geburtstag veranstalten Party.

Entdecken Sie die oben genannten Tipps und Funktionen für effektivere Zoom-Anrufe, die Ihre Kollegen und Freunde gleichermaßen beeindrucken werden.