7 wesentliche Excel-Funktionen für Kleinunternehmer

Excel ist ein leistungsstarkes Tool zur Verwaltung Ihrer Finanzen als Kleinunternehmer. Das Arsenal an Datenbearbeitungstools kann Ihnen Zeit und Mühe sparen, wenn Sie Ihre Ausgaben, Einnahmen und andere Finanzdaten im Auge behalten.

Funktionen sind das Rückgrat von Excel und die Quelle seiner Superkräfte. Wenn Sie neu bei Excel sind, finden Sie hier einige wichtige Funktionen, die Sie erlernen sollten, um Ihre Finanzen effektiv zu verwalten.

1. SUMME

SUMME ist vielleicht die am häufigsten verwendete Funktion in Excel und ist im Finanzwesen noch nützlicher. Es ermöglicht Ihnen, eine Reihe von Zellen zu addieren und die Gesamtsumme zu erhalten.

=SUM(values)

Sie können die Werte direkt in die SUM-Funktion einspeisen oder sie als Zellen und Bereiche bezeichnen.

Sie können beispielsweise die SUMME-Funktion verwenden, um die Gesamtverkäufe jedes Artikels in einem bestimmten Zeitraum zu addieren.

=SUM(D2:D8)

In diesem Beispiel, D2:D8 ist der Zellbereich, der den Verkaufswert enthält, den Sie hinzufügen möchten. Die SUM-Funktion nimmt alle Werte in diesem Bereich und berechnet den Gesamtumsatz aller Artikel.

2. DURCHSCHNITT

Die AVERAGE-Funktion ist eine weitere nützliche Funktion beim Umgang mit Zahlen. AVERAGE berechnet den Durchschnittswert eines Zellbereichs.

=AVERAGE(range)

Mit der Funktion AVERAGE können Sie beispielsweise den Durchschnittspreis für verschiedene Artikel berechnen.

=AVERAGE(B2:B8)

In dieser Formel gilt B2:B8 ist der Zellbereich mit den Artikelpreisen, für die Sie den Durchschnitt berechnen möchten. Die AVERAGE-Funktion berechnet den Durchschnittswert aller Zahlen in diesem Bereich und gibt den durchschnittlichen Artikelpreis aus.

3. ZÄHLEN

Die Funktion COUNT zählt die Anzahl der Zellen, die einen Zahlenwert enthalten.

=COUNT(range)

Mit dieser Funktion können Sie die Anzahl der Artikel ermitteln, die verkauft wurden. Wenn die Verkaufszahl des Artikels leer oder nicht numerisch ist, wird sie von COUNT nicht gezählt.

=COUNT(C2:C8)

In diesem Beispiel durchsucht COUNT die Verkäufe in C2:C8 und gibt die Anzahl der Artikel mit Verkäufen zurück. Produkt A und Produkt D haben keine Verkäufe, daher lässt COUNT sie weg.

Null ist ebenfalls eine Zahl und COUNT wird sie in seine Ausgabe einbeziehen. Daher funktioniert diese Einrichtung nur, wenn Sie für Artikel ohne Verkäufe keine Null eingeben und diese stattdessen leer lassen. Du kannst Verwenden Sie COUNTIF und COUNTIFS, um benutzerdefinierte Bedingungen anzugeben für die Zellen, die Sie zählen möchten.

4. ZÄHLENWENN

COUNTIF ist eine erweiterte Version von COUNT. Während COUNT nur Zellen mit numerischen Werten zählt, zählt COUNTIF Zellen, die eine bestimmte Bedingung erfüllen.

=COUNTIF(range, criteria)

In dieser Syntax gilt Bereich ist der Bereich, in dem COUNTIF nach Werten suchen soll, die den Anforderungen entsprechen Kriterien.

Sie können COUNTIF verwenden, um die Anzahl der Artikel zu zählen, die mehr als eine bestimmte Menge verkauft wurden.

=COUNTIF(D2:D8, ">=600")

In diesem Beispiel durchsucht COUNTIF die Verkäufe in D2:D8 und gibt die Anzahl der Artikel zurück, die mindestens 600 $ verkauft wurden.

5. WENN

Die IF-Funktion testet eine Bedingung und gibt einen Wert basierend auf dem Testergebnis zurück. Sie können für beide Testergebnisse benutzerdefinierte Ausgaben festlegen.

=IF(logical_expression, output_if_true, output_if_false)

In der Syntax gilt logischer_Ausdruck ist die Bedingung, die Sie testen möchten. IF wird zurückkommen Output_if_true oder Output_if_false, abhängig von den Testergebnissen. Du kannst Verschachteln Sie mehrere IF-Funktionen ineinander um verschiedene Bedingungen festzulegen.

Mit der IF-Funktion können Sie beispielsweise prüfen, ob ein bestimmter Artikel sein Verkaufsziel erreicht hat, und auf der Grundlage des Ergebnisses eine Nachricht zurückgeben.

=IF(D2>=E2, "Target Met", "Target Failed")

In dieser Formel gilt D2 ist die Zelle mit den Gesamtverkäufen eines Artikels und E2 ist die Zelle mit dem Verkaufsziel dieses Artikels. Wenn der Wert in D2 größer oder gleich E2 ist, wird die IF-Funktion zurückgegeben Ziel erreicht. Wenn der Wert in D2 kleiner als E2 ist, wird die IF-Funktion zurückgegeben Ziel fehlgeschlagen.

Sie können den Autofill-Ziehpunkt über die restlichen Zellen ziehen, um diese zu füllen. Zur weiteren Betonung können Sie verwenden Bedingte Formatierung in Excel um die IF-Ergebnisse in unterschiedlichen Stilen anzuzeigen.

6. SVERWEIS

Der SVERWEIS-Funktion kann einen Wert in einer Tabelle finden und den entsprechenden Wert in derselben Zeile zurückgeben.

=VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

In der Syntax gilt Lookup-Wert ist das, was Sie nachschlagen möchten, table_array ist, wo Sie suchen möchten, und col_index_num ist die Spaltennummer des table_array, das den Rückgabewert enthält. range_lookup ist ein optionales Argument, mit dem Sie entscheiden können, ob Sie nach ungefähren Ergebnissen suchen möchten. Eingabe WAHR ermöglicht ungefähre Übereinstimmungen und Eingaben FALSCH erlaubt nur exakte Übereinstimmungen.

Wenn Sie beispielsweise eine Tabelle mit Produktnamen und Preisen haben und den Preis eines bestimmten Produkts an anderer Stelle anzeigen möchten, können Sie die SVERWEIS-Funktion verwenden.

=VLOOKUP(A2, L2:N8, 2, FALSE)

In diesem Beispiel Produkt A in Zelle A2 ist der Wert, den Sie in der Referenztabelle finden möchten, L2:N8 ist der Zellbereich, der die Tabelle enthält, 2 ist die Spaltennummer, die die Produktpreise enthält, und FALSCH weist VLOOKUP an, eine genaue Übereinstimmung zurückzugeben.

7. VERKETTEN

Die CONCATENATE-Funktion verbindet mehrere Werte oder Zellen miteinander und zeigt sie in einer einzigen Zelle an.

=CONCATENATE(value1, [value2], ...)

Die Syntax für CONCATENATE ist unkompliziert. Sie rufen die Funktion auf und geben die Werte, die Sie verbinden möchten, durch ein Komma getrennt ein.

Mit dieser Funktion können Sie Daten aus mehreren Zellen kombinieren und zusammenfassen. Angenommen, Sie haben eine Tabelle mit Finanzdaten für Ihr Unternehmen. Sie können für jeden Artikel eine Zusammenfassung erstellen, einschließlich Tag, Zielverkauf und tatsächlichem Verkauf.

=CONCATENATE(A2," from ",F2," category has sold ",C2," units for a total of $",D2,". ")

Lassen Sie sich von der Länge dieser Formel nicht beunruhigen. Alle Argumente sind vom gleichen Typ und stellen Teile eines vollständigen Satzes dar. In dieser Formel greift CONCATENATE auf den Elementnamen zurück A2, die Kategorie von F2, die Anzahl der verkauften Einheiten von C2, und der Gesamtumsatz von D2. Die Textzeichenfolgen verbinden die Werte zu einem Satz.

Wenn Sie mit solchen langen Formeln arbeiten, ist es wichtig, auf die Kommas und Anführungszeichen zu achten. Platzieren Sie die Textzeichenfolgen in Anführungszeichen und stellen Sie sicher, dass Sie jedes Anführungszeichen schließen und ein Komma zwischen den Argumenten setzen. Sie können der Textzeichenfolge vor oder nach dem Wert Leerzeichen oder Symbole wie das Dollarzeichen hinzufügen.

Erweitern Sie Ihr Geschäft mit Excel

Die Verwaltung und Bearbeitung von Finanzdaten ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Ihres ist keine Ausnahme. Excel ist für diesen Zweck ein Kraftpaket. Wenn Sie die Funktionen und Fähigkeiten von Excel genau kennen, können Sie Excel von einem einschüchternden Gegner in einen freundlichen Geschäftsbegleiter verwandeln.

Wenn Sie die hier beschriebenen wesentlichen Excel-Funktionen beherrschen, sind Sie auf dem besten Weg, die Finanzen Ihres Kleinunternehmens effizient zu verwalten. Die konsequente Anwendung von Excel kann Ihnen helfen, ein Experte im Umgang mit diesem Programm zu werden und Ihr Unternehmen über seine derzeitigen Grenzen hinaus wachsen zu lassen.