So schreiben Sie eine professionelle Urlaubsantrags-E-Mail (mit Vorlagen)

Es ist schwierig, Urlaubszeit genehmigen zu lassen. Aber eine solide Urlaubsantrags-E-Mail kann Ihnen dabei helfen, sich die dringend benötigte Auszeit zu sichern. Für eine professionelle Urlaubsanfrage per E-Mail müssen Sie sich vorher über die Urlaubsrichtlinien des Unternehmens informieren.

Sie müssen außerdem alle notwendigen Informationen aufschreiben, einschließlich der Urlaubsdaten, Ihrer Strategie und etwaiger sekundärer Kontaktmöglichkeiten. Hier finden Sie eine detaillierte Anleitung zum Verfassen einer professionellen Urlaubsantrags-E-Mail sowie Vorlagen, die Ihnen den Einstieg erleichtern.

Dinge, die Sie tun sollten, bevor Sie eine E-Mail mit einem Urlaubsantrag schreiben

Hier sind einige Dinge, die Sie tun müssen, bevor Sie eine E-Mail mit einem Urlaubsantrag schreiben:

Informieren Sie sich über die Urlaubsrichtlinien des Unternehmens

Verschiedene Unternehmen haben unterschiedliche Verfahren und Richtlinien im Zusammenhang mit Urlaubsanträgen. Die Einhaltung dieser Standards ist unerlässlich, wenn Ihr Urlaubsantrag genehmigt werden soll. Informieren Sie sich daher vorher über die Urlaubsregelung Ihres Unternehmens.

Hier erfahren Sie, wie früh Sie Urlaubstage beantragen müssen. Es hilft Ihnen auch dabei, die Anzahl der Urlaubstage zu ermitteln, auf die Sie aufgrund Ihrer Umstände Anspruch haben.

Konsultieren Sie Ihre Kollegen

Es ist sehr wichtig, mit Ihren Kollegen zu sprechen, bevor Sie einen Urlaub beantragen. Sprechen Sie über deren Verfügbarkeit an den Tagen, an denen Sie abwesend sind, um mögliche Engpässe im Arbeitsablauf zu vermeiden.

Es ist auch eine gute Idee, über die Unternehmenspolitik und die Einstellung der Geschäftsleitung zu Urlaubsanträgen zu sprechen. Wer weiß, vielleicht kann Ihnen ein Kollege mit Erfahrung im Verfassen von Urlaubsanträgen dabei helfen, einen erfolgreichen Einspruch zu verfassen.

Erwähnen Sie es vorher beiläufig

Es ist keine gute Idee, Ihren Chef mit einer E-Mail mit der Bitte um Freistellung zu überrumpeln. Denken Sie also darüber nach, Ihre Pläne vorher beiläufig zu erwähnen.

Dies kann unkompliziert oder subtiler sein, je nachdem, welchen Kommunikationsstil Ihr Chef bevorzugt. Wenn Sie danach streben, ist es wichtig, solche kleinen Dinge über Ihren Vorgesetzten zu wissen Verbessern Sie Ihre Beziehung zu Ihrem Chef.

Indem Sie beiläufig Ihre Urlaubspläne erwähnen, hat Ihr Chef Zeit, den Arbeitsablauf anzupassen. Sie können bei Bedarf auch zusätzliche Schichten einplanen, um Ihre Abwesenheit auszugleichen.

So schreiben Sie eine professionelle Urlaubsantrags-E-Mail

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Verfassen einer professionellen E-Mail mit Urlaubsanfragen:

1. Beginnen Sie mit der richtigen Betreffzeile

Wählen Sie eine klare und prägnante Betreffzeile für Ihre E-Mail. Der Zweck einer Betreffzeile besteht darin, die Absicht Ihrer E-Mail zu vermitteln, die in diesem Fall darin besteht, Urlaub zu beantragen. Sie können also etwas wie „Antrag auf Urlaubstage“ oder „Urlaubsantrag“ eingeben. Auf diese Weise weiß Ihr Chef auf einen Blick, worum es in Ihrer E-Mail geht.

2. Komm auf den Punkt

Wenn Sie die ersten paar Zeilen Ihrer Urlaubsantrags-E-Mail schreiben, müssen Sie direkt zur Sache kommen. Schreiben Sie höflich und sagen Sie Ihrem Chef, dass Sie Urlaub brauchen.

Sie sind zwar nicht dazu verpflichtet, die Gründe für Ihren Urlaubsantrag offenzulegen, Sie können diese jedoch niederschreiben, wenn Sie ein enges Verhältnis zu Ihrem Chef haben. Wenn Sie Ihrem Chef jedoch nur kurzfristig Bescheid geben, ist es eine gute Idee, Ihre Umstände offenzulegen, unabhängig davon, wie nahe Sie Ihrem Vorgesetzten stehen.

3. Vergessen Sie nicht die Daten

Als nächstes sollten Sie die genauen Daten angeben, an denen Sie arbeitsunfähig sein werden. Wenn Sie Ihre Urlaubsdaten in der Betreffzeile angegeben haben, überprüfen Sie noch einmal, ob sie mit den Daten im E-Mail-Text übereinstimmen. Wenn Ihr Unternehmen eine bezahlte Freistellungsregelung hat, geben Sie unbedingt an, wie viele Stunden Sie frei nehmen werden.

4. Detaillieren Sie Ihre Strategie

Im Strategieabschnitt Ihrer E-Mail teilen Sie Ihrem Chef mit, wie Ihre Arbeit während Ihrer Abwesenheit gehandhabt wird. Sie sollten erzählen, an welchen Projekten Sie gerade arbeiten und welche Verantwortlichkeiten diese Projekte mit sich bringen.

Es ist eine gute Idee, alle Aufgaben aufzulisten, an denen Sie zum Zeitpunkt des Verfassens der E-Mail arbeiten. Erwähnen Sie dann, welche Aufgaben Sie vor der gewünschten Auszeit erledigen können und welche nicht.

Teilen Sie ihnen außerdem mit, welche Aufgaben Sie delegieren und welche Fristen während Ihrer Abwesenheit gelten. Diese Informationen sollten den Namen und die Kontaktdaten des Kollegen oder Teams enthalten, der/die Ihre Aufgaben wahrnimmt.

Vor einem Urlaub von der Arbeit abschalten ist eine gute Idee. Wenn Sie jedoch möchten, dass Ihre Organisation Sie während Ihres Urlaubs kontaktieren kann, sollten Sie einen Abschnitt über Ihre bevorzugte Kontaktart hinzufügen.

Geben Sie die Zeit an, in der Sie für diese Kontaktart verfügbar sind. Wenn Sie möchten, können Sie auch eine Notrufnummer angeben, falls das Unternehmen Sie zu Zeiten erreichen muss, in denen Sie über Ihre bevorzugte Kontaktart nicht erreichbar sind.

6. Übermitteln Sie Ihren Dank und Ihre Offenheit für alle Fragen

Es gehört zur Höflichkeit, eine E-Mail damit zu beenden, dass Sie Ihrem Chef mitteilen, dass Sie für alle Fragen offen sind. Um dies zu erleichtern, können Sie Ihren bevorzugten Arbeitskontakt hinzufügen, beispielsweise Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse. Bei Bedarf können Sie Ihrem Chef sogar mitteilen, dass Sie zu einem persönlichen Gespräch bereit sind.

Vergessen Sie am Ende der Urlaubsantrags-E-Mail nicht, Ihrem Chef dafür zu danken, dass er sich die Zeit genommen hat, die er Ihnen gegeben hat. Ein einfaches „Danke.“ wird genügen.

E-Mail-Vorlagen für Urlaubsanträge

Hier sind einige E-Mail-Vorlagen für Urlaubsanträge, die Ihnen den Einstieg in Ihren eigenen Einspruch erleichtern sollen:

Vorlage 1:

Betreff: [Ihr Name] Urlaubsantrag

Lieber [Name des Chefs],

Ich hoffe diese email kommt bei dir an.

Ich möchte Urlaub von [Datum einfügen] bis [Datum einfügen] beantragen. Ich werde alle meine Projekte vor Beginn der gewünschten Urlaubszeit abgeschlossen haben. Darüber hinaus hat sich [Name des Kollegen einfügen] bereit erklärt, meine Arbeit während meiner Abwesenheit zu übernehmen.

Für den Notfallkontakt während meines Urlaubs können Sie mich unter meiner Handynummer [Telefonnummer einfügen] anrufen. Wenn Sie Fragen haben, können Sie mich gerne über meine geschäftliche E-Mail-Adresse kontaktieren: [E-Mail-Adresse einfügen].

Vielen Dank für Ihre Zeit.

[Ihren Namen]

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Vorlage 2:

Betreff: [Ihr Name] E-Mail mit der Bitte um Urlaubszeit

Lieber [Name des Chefs],

Grüße des Tages!

Ich sende eine E-Mail, um Urlaub vom [Datum einfügen] bis [Datum einfügen] zu beantragen. Ich brauche diese Auszeit, weil [Grund einfügen]. Ich habe meine ausstehenden Projekte und Aufgaben [Name des Kollegen einfügen] zugewiesen, der sich bereit erklärt hat, meine Projekte während meiner Abwesenheit zu übernehmen.

Mein Team hat sich außerdem bereit erklärt, meine Arbeit während meiner Urlaubstage zu übernehmen. Während dieser Zeit bin ich für Sie nicht erreichbar. Wenn Sie mich jedoch dringend benötigen, können Sie mich unter [Telefonnummer einfügen] anrufen.

Wenn Sie weitere Fragen haben, können Sie mich unter [E-Mail-Adresse einfügen] kontaktieren.

Vielen Dank für Ihre Zeit.

[Ihren Namen]

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Vorlage 3:

Betreff: [Ihr Name] beantragt Urlaubsfreistellung vom [Datum] bis [Datum]

Lieber [Name des Chefs],

Ich hoffe es geht dir gut.

Wie bereits besprochen, möchte ich vom [Datum einfügen] bis zum [Datum einfügen] Urlaub nehmen. Ich werde meine fälligen Projekte abschließen, wenn ich aus dem Urlaub zurückkomme. Mittlerweile hat sich mein Team bereit erklärt, meine Arbeit während meiner Abwesenheit zu übernehmen.

Wenn Sie Fragen zu meiner Anfrage haben, senden Sie mir bitte eine E-Mail an [E-Mail-Adresse einfügen]. Wenn Sie mich während meiner Abwesenheit erreichen möchten, können Sie mich unter meiner Handynummer [Telefonnummer einfügen] anrufen.

Ich freue mich auf Ihre Antwort in den nächsten Tagen.

Vielen Dank für Ihre Zeit.

[Ihren Namen]

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Die Beantragung von Urlaub sollte keine Herausforderung sein

Um sicherzustellen, dass Ihr Urlaubsantrag angenommen wird, informieren Sie sich unbedingt über die Urlaubsregelung Ihres Unternehmens. Bleiben Sie beim Verfassen der E-Mail beim Thema und geben Sie detailliert an, wie Ihre Arbeit in Ihrer Abwesenheit erledigt wird.

Teilen Sie Ihrem Chef außerdem mit, wie er Sie im Notfall erreichen kann. Es ist auch sinnvoll, Ihre Vorgesetzten zu informieren, bevor Sie die Urlaubsantrags-E-Mail versenden. Dadurch wird verhindert, dass sie blind werden oder die E-Mail versehentlich ignorieren.