So wählen Sie das richtige Projektmanagement-Tool aus

Wenn Sie mit einem kleinen Team oder an einem persönlichen Projekt an etwas Wichtigem arbeiten, ist es wichtig, den Überblick zu behalten und Ihren Arbeitsablauf zu organisieren. Der beste Weg, dies zu erreichen, ist die Investition in ein Projektmanagement-Tool. Der Einsatz spezieller Software kann Ihnen helfen, Ihren Arbeitsablauf zu optimieren und alle beweglichen Teile organisiert zu halten.

Doch wie wählt man bei so vielen Optionen die richtige aus? Der erste Schritt besteht darin, zu wissen, nach welchen Funktionen und Aspekten Sie suchen müssen. Konzentrieren Sie sich auf das, was Ihnen und Ihrem Team wirklich wichtig ist. Denken Sie an Funktionalität, Flexibilität, Schnittstelle, Sicherheit und Support.

1. Merkmale und Funktionalität

Bevor Sie sich für ein Projektmanagement-Tool entscheiden, sollten Sie sich über die Funktionen informieren, mit denen Sie Ihre Aufgaben effizient erledigen können. Stellen Sie sich ein paar Fragen, bevor Sie fortfahren. Werden Sie beispielsweise alleine oder im Team arbeiten? Wenn letzteres der Fall ist, wie groß und umfangreich ist Ihr Team? Welche Werkzeuge benötigen Sie und worauf können Sie verzichten?

Im Allgemeinen benötigen Sie Optionen zum Erstellen von Aufgaben, Meilensteinen, Zeitplänen und Zeitplänen, um alle auf dem Laufenden zu halten. Je anpassbarer und flexibler diese Tools sind, desto besser. Mit einigen Tools können Sie wiederkehrende Aufgaben, Abhängigkeiten und Benachrichtigungen einrichten, um Projekte effizient voranzutreiben.

Bestimmte Werkzeuge sind vielseitiger als andere. Das können Sie zum Beispiel Nutzen Sie ClickUp als Werkzeug für die persönliche Produktivität sowie für kleine Teams. Der erste Schritt besteht also darin, die Anforderungen Ihres Arbeitsablaufs zu beurteilen und dann das Tool auszuwählen, das am besten dazu passt.

2. Eine Schnittstelle, die Sie tatsächlich nutzen werden

Viele Projektmanagement-Tools sind äußerst vielseitig und können an unterschiedliche Situationen angepasst werden. Zum Beispiel, Mit Notion können Sie viel tunB. Notizen machen, Aufgabenlisten erstellen oder sogar ein benutzerdefiniertes CRM erstellen. Obwohl es vielleicht eines der besten Tools für die Produktivität ist, bevorzugen manche vielleicht etwas Einfacheres, mit dem sie sich schnell vertraut machen können.

Suchen Sie in diesem Fall nach einem einfachen und intuitiven Design, das mit wenigen Klicks leicht zu navigieren ist. Die Funktionen sollten leicht zugänglich sein und nicht unter mehreren Menüebenen verborgen bleiben. Aufzählungspunkte, nummerierte Listen und viel Leerraum erleichtern das Scannen von Anweisungen und Informationen.

Die App sollte außerdem über ein Dashboard verfügen, das auf einen Blick einen Überblick über Aufgaben, Zeitpläne und Benachrichtigungen bietet, damit Sie effizient den Überblick behalten. Denken Sie daran, dass Sie dieses Tool fast jeden Tag verwenden werden. Suchen Sie sich also etwas aus, das Ihnen Spaß machen könnte.

3. Personalisierungsoptionen

Das ideale Tool sollte Ihnen die vollständige Kontrolle darüber geben, welche Funktionen und Ansichten für Sie oder Ihr Team sichtbar sind. Einige von Ihnen benötigen möglicherweise ein einfaches Kanban-Board und eine Aufgabenliste, während andere Diagramme, Grafiken und Zeiterfassungstools bevorzugen, um all diese Daten zu visualisieren. In jedem Fall sollten Abschnitte anpassbar und einfach zu aktivieren oder zu deaktivieren sein.

Sie sollten auch in der Lage sein, benutzerdefinierte Felder, Ansichten und Filter hinzuzufügen, um den wirklich wichtigen Fortschritt zu verfolgen. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise bestimmte Aufgaben mit dem Namen oder der Prioritätsstufe eines Kunden kennzeichnen. Ebenso möchten Sie möglicherweise eine benutzerdefinierte Ansicht, die nur Ihrem Team zugewiesene Aufgaben mit hoher Priorität anzeigt.

4. Zusammenarbeit und Kommunikation

Zusammenarbeit ist der Schlüssel zu jedem guten Projektmanagement-Tool. Sie möchten etwas, das Ihnen die einfache Zusammenarbeit mit Teammitgliedern und Kunden ermöglicht, damit jeder den Fortschritt verfolgen und auf dem Laufenden bleiben kann. Stellen Sie sicher, dass Sie Benutzer hinzufügen und deren Zugriffsebene angeben können.

Sie sollten in der Lage sein, Administratoren, Teammitglieder mit unterschiedlichen Berechtigungen und Kunden mit eingeschränktem Zugriff hinzuzufügen. Auch die Zuweisung von Aufgaben und Terminen sollte einfach sein. Wenn eine Aufgabe zugewiesen wird, sollte der Beauftragte sofort über eine Benachrichtigung benachrichtigt werden. Darüber hinaus sollten Teammitglieder in der Lage sein, Aufgaben zu kommentieren, Aktualisierungen auszutauschen, Fragen zu stellen und problemlos Dateien zu teilen.

5. Flexibilität

Ein gutes Projektmanagement-Tool ist eines, das sich an Ihre Bedürfnisse anpasst, wenn Ihr Projekt an Umfang, Komplexität und Daten wächst. Das Tool sollte in der Lage sein, diesen Anstieg an Daten und Komplexität zu bewältigen, ohne die Leistung oder Zusammenarbeit zu beeinträchtigen.

Wenn Sie das Projekt weiter ausbauen, benötigen Sie irgendwann mehr Tools, um alle Prozesse abzuwickeln. Daher ist es wichtig, dass sich das Tool gut mit anderer Software wie Filesharing-Apps, E-Mail-Diensten und Geschäftstools integrieren lässt.

6. Mobile Zugänglichkeit

Wenn bestimmte Mitglieder Ihres Teams remote arbeiten und nicht immer Zugriff auf einen dedizierten Arbeitsbereich haben, kann ihnen eine mobile App dabei helfen, von fast überall aus in Verbindung zu bleiben. Überprüfen Sie, ob das Tool über eine dedizierte iOS- oder Android-App verfügt und ob die Funktionen vom vollständigen Desktop-Erlebnis übernommen werden.

Zumindest sollten Benutzer in der Lage sein, auf Kommentare zu antworten, zugewiesene Aufgaben zu überprüfen und über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu bleiben, während sie die mobile App verwenden. Dies ist heutzutage weniger ein Problem als manche Die besten Projektmanagement-Tools verfügen bereits über dedizierte mobile Apps, die ein produktives Erlebnis bieten.

7. Sicherheit und Datenschutz

Während viele Menschen den Sicherheitsaspekt möglicherweise übersehen, ist er unerlässlich, wenn Sie dem Tool vertrauliche projektbezogene Daten, Dokumente und Informationen anvertrauen. Verschlüsselungstools wie z SSL-Zertifizierungen sind äußerst wichtig. Das bedeutet, dass Ihre Daten und Dokumente verschlüsselt werden, um einen unbefugten Zugriff zu verhindern.

Wichtig ist auch die Zwei-Faktor-Authentifizierung, die nicht nur ein Passwort, sondern auch einen an Ihr Telefon oder eine Authentifizierungs-App gesendeten Code erfordert. Dadurch wird es für Hacker deutlich schwieriger, auf Ihr Konto zuzugreifen.

Halten Sie schließlich Ausschau nach Tools zur Datensicherung und -wiederherstellung. Es ist möglich, dass die Softwareserver ausfallen oder Opfer von Cyberangriffen werden. In solchen Situationen sind regelmäßige automatisierte Backups und ein Plan zur Wiederherstellung und Wiederherstellung Ihrer Daten von entscheidender Bedeutung.

8. Preise und Pläne

Die Nutzung vieler Projektmanagement-Tools ist kostenlos, bei den meisten sind die Funktionen jedoch durch ein Abonnement gebunden. Möglicherweise können Sie ein bestimmtes Tool völlig kostenlos nutzen, erhalten jedoch nur begrenzten Zugriff auf die Anzahl der Personen, die Sie an Bord hinzufügen können.

Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen verwendete Tool einen angemessenen Preis hat, sodass es perfekt zu Ihrem Projektbudget passt. Überprüfen Sie bei der Berücksichtigung des Preises auch die Online-Bewertungen, um zu sehen, ob der Kundensupport gut ist. Sie möchten einfachen Zugriff auf Chats, Anrufe oder E-Mails mit dem Unternehmen haben, falls etwas schief geht.

Ein Projektmanagement-Tool ist äußerst wichtig für Unternehmen oder Personen, die etwas mit Wachstumspotenzial für die Zukunft aufbauen möchten. Für unabhängige Freiberufler ist das vielleicht nicht so wichtig, aber es trägt dennoch sehr dazu bei, den Arbeitsablauf zu rationalisieren und sicherzustellen, dass Sie keine Fristen verpassen.

Das Beste daran ist, dass viele dieser Tools mehr als nur Projektmanagement-Software sind. Sie können sie zum Notieren, Erstellen von Straßenkarten oder sogar als Arbeitskalender verwenden. Diese All-in-One-Funktionalität macht sie zu einem großen Wert, wenn Sie für jede Funktion die richtigen Anwendungsfälle finden können.