Sind Sie es leid, in Ihrer digitalen Kommunikation passiv-aggressiv zu klingen? Hier sind einige Phrasen, die Sie vermeiden sollten, um Ihr professionelles Image zu verbessern.
Der Mangel an nonverbalen Hinweisen in der Online-Kommunikation macht es schwierig, Nachrichten zu übermitteln. Sie müssen Ihre Worte sorgfältig wählen. Das Herumwerfen von Fachjargon und Slang ohne Rücksicht auf die andere Partei könnte einen falschen Eindruck erwecken.
Sie können nicht vorhersagen, wie die Leute Sie am digitalen Arbeitsplatz sehen. Durch die Vermeidung dieser passiv-aggressiven Formulierungen wird jedoch das Risiko vermieden, dass Kollegen Ihre Nachrichten falsch interpretieren.
1. „Bemerkt“
„Notiert“ ist eine schnelle und praktische Antwort, die in Online-Arbeitsgesprächen häufig verwendet wird. Es nimmt angeblich Botschaften zur Kenntnis, aber ironischerweise impliziert seine Kürze einen Mangel an Engagement. Generische Ein-Wort-Antworten sind gedankenlos und abweisend.
Anstatt gedankenlos knappe Antworten zu senden, treten Sie mit dem Absender in Kontakt, indem Sie Fragen stellen, Klarstellungen vornehmen oder seine Nachricht zusammenfassen. Zeigen Sie, dass Sie sie vollständig verstehen. Ihre Kollegen werden den zusätzlichen Aufwand, den Sie in Ihre Nachrichten stecken, zu schätzen wissen.
2. „Ich habe nichts von dir gehört“
Folge-E-Mails mit „Ich habe noch nichts von Ihnen gehört“ zu beginnen ist einfach und praktisch, klingt aber unhöflich. Die Empfänger reagieren selten gut auf Eröffnungen, die Schuldgefühle hervorrufen. Sie könnten denken, dass Sie ihnen ein schlechtes Gewissen machen, weil Sie Ihre vorherigen Nachrichten übersehen.
Erkunden Proaktive und dennoch höfliche Möglichkeiten, um Folgemaßnahmen zu bitten anstatt sofortige Antworten zu verlangen. Beachten Sie, dass in Ihrem Privat- und Berufsleben viel los ist – Sie müssen ihre Grenzen respektieren.
Geben Sie an, ob Sie die Reaktion der anderen Partei benötigen, um ein zeitkritisches Projekt voranzutreiben. Seien Sie höflich, aber reden Sie nicht um den heißen Brei herum.
3. "Ich dachte du wusstest"
Der Satz „Ich dachte, Sie wüssten das [Thema]“ klingt herablassend und schiebt die Schuld auf den Empfänger. Je nach Gespräch könnten sie sogar beleidigt sein. Dies bedeutet, dass Sie Ihren Pflichten nachgekommen sind, die andere Partei jedoch ihre Pflichten übersehen hat. Werfen Sie diese Vorwürfe niemals am digitalen Arbeitsplatz.
Ein besserer Ansatz besteht darin, Missverständnisse direkt zu klären – es spielt keine Rolle, wer Unrecht oder Recht hat. Arbeiten Sie gemeinsam mit Ihren Kollegen an der Lösung von Problemen. Wenn Sie eine Beschwerde darüber haben, nutzen Sie die richtigen Kanäle, anstatt sich per E-Mail zu streiten.
4. "Vielen Dank im Voraus"
„Vielen Dank im Voraus“ zu sagen, klingt nicht immer lustig, sondern wirkt auch manipulativ und fordernd. Die Empfänger könnten sich gezwungen fühlen, Ihre Anfrage anzunehmen. Dieser Satz erzeugt ein künstliches Druckgefühl, das ihnen Unbehagen bereiten könnte.
Vermeiden Sie Annahmen, wenn Sie Dankbarkeit zeigen. Bedanken Sie sich beim Empfänger dafür, dass er Ihre Nachricht gelesen und Ihre Anfrage berücksichtigt hat, aber reden Sie nicht so, als ob er Ihnen bereits zugestimmt hätte.
Oder noch besser: Suchen Sie nach proaktiven Maßnahmen Möglichkeiten, E-Mails zu beenden. Sie könnten die Höhepunkte Ihrer Nachricht zusammenfassen, einen subtilen Call-to-Action (CTA) einfügen oder angeben, wie die Leser Sie am besten erreichen können. Entfernen Sie vage, generische Schlusszeilen aus Ihren E-Mails.
5. „CC’ing [meinem Chef] als Referenz/Sichtbarkeit“
Wenn Sie in komplexen Diskussionen plötzlich sagen: „Bitte [Chef] auf CC setzen, um Referenz oder Sichtbarkeit zu erhalten“, bedeutet dies, dass Sie Ihren Kollegen misstrauen. Sie werden denken, dass Sie sich distanzieren, indem Sie Ihrem Chef die Verantwortung übertragen. Es zeigt mangelnde Professionalität Ihrerseits.
Beziehen Sie Ihren Chef nur ein, wenn es nötig ist. Wenn Sie sie in jedem hitzigen Nachrichtenthread voreilig erwähnen, ruiniert das Ihre Arbeitsbeziehung mit Vorgesetzten und Kollegen. Sie müssen lernen, mit anderen zusammenzuarbeiten und Verantwortung für Ihre Entscheidungen zu übernehmen.
6. „Wie Sie zweifellos wissen“
Es klingt arrogant und herablassend, während eines Gesprächs Sticheleien zu werfen wie „Wie Sie zweifellos wissen [Betreff]“. Sie stellen die Glaubwürdigkeit der anderen Partei in Frage und machen sich über deren Fachwissen lustig. Das Aussprechen dieser Sätze trägt lediglich zu Unmut am Arbeitsplatz bei und minimiert die Wahrscheinlichkeit zukünftiger Projekte.
Ihre Kollegen werden nicht mehr mit Ihnen zusammenarbeiten wollen. Verwenden Sie am digitalen Arbeitsplatz stets eine rücksichtsvolle Sprache. Erwähnen Sie notwendige Notizen und Erinnerungen, ohne dem Empfänger ein schlechtes Gewissen zu machen, wenn er sie übersieht.
7. „Zu Ihrer Bequemlichkeit [Datei] erneut anhängen“
Die Aussage „[Datei] zu Ihrer Bequemlichkeit erneut anhängen“ ist eine passiv-aggressive Art, zuvor gesendete Dokumente aufzurufen. Obwohl es höflich erscheint, hat es einen Unterton von Bestürzung und Unannehmlichkeiten. Der Satz weckt bei den Empfängern ein schlechtes Gewissen, weil Sie sich angeblich die Mühe gemacht haben, alte Dateien hochzuladen.
Vermeiden Sie im Nachhinein schuldfördernde Formulierungen wie diese. Laden Sie einfach alle fehlenden oder übersehenen Anhänge hoch – beschuldigen Sie die andere Partei nicht auf subtile Weise, Ihre Nachrichten zu ignorieren.
8. „Ich bin mir nicht sicher, ob Sie meine letzte E-Mail gesehen haben“
Die Zeile „Ich bin mir nicht sicher, ob Sie meine letzte E-Mail gesehen haben“ deutet darauf hin, dass der Empfänger häufig wichtige geschäftliche E-Mails übersieht. Sie wirft ihnen Fahrlässigkeit vor und fordert dringende Antworten. Je nach Kontext könnten sie es sogar als persönlichen Angriff auf ihre Arbeitsmoral auffassen.
Das Erstellen von Threads ist eine höflichere Möglichkeit, auf frühere Nachrichten zu verweisen. Antworten Sie auf die E-Mail oder Chat-Nachricht, auf die Sie verweisen, fassen Sie die wichtigsten Punkte noch einmal zusammen und schlagen Sie dann einen Aktionsplan vor. Leiten Sie die Empfänger an, anstatt ihnen nur Vorwürfe zu machen und sie zu bevormunden.
Bleiben Sie produktiv, indem Sie Erstellen einer systematischen Posteingangsverwaltungsroutine. Das sofortige Überprüfen jeder eingehenden E-Mail beeinträchtigt die Produktivität, verzögerte Antworten führen jedoch zu Engpässen im Arbeitsablauf.
9. „Um sicherzugehen, dass wir auf derselben Seite sind“
Wenn Sie in hitzigen Diskussionen den Satz „Um sicherzustellen, dass wir auf derselben Seite sind“ werfen, könnten Sie herablassend klingen. Es wertet Argumente nicht auf und provoziert lediglich die andere Partei. Sie denken möglicherweise sogar schlecht über Sie, weil Sie fahrlässig mit generischen Einzeilern herumwerfen, anstatt Ihre Meinung richtig zum Ausdruck zu bringen.
Versuchen Sie, gesunde und konstruktive Diskussionen mit Ihren Kollegen zu fördern. Behandeln Sie sie auf Augenhöhe, berücksichtigen Sie ihre Meinung und korrigieren Sie sie bei Bedarf, anstatt ihre Ideen abzulehnen. Andernfalls könnten die Auseinandersetzungen zu Verbitterung und Unmut am Arbeitsplatz eskalieren.
10. „Wenn es das ist, was Sie tun möchten“
Zu sagen: „Wenn es das ist, was Sie tun wollen, dann [handeln]“ untergräbt den Wert der Zusammenarbeit am digitalen Arbeitsplatz. Stolz hat Vorrang vor Teamwachstum. Dieser Satz impliziert, dass Sie mit der anderen Partei nicht einverstanden sind, sie aber lieber Fehler begehen lassen, als Zeit mit Brainstorming zu verschwenden. Ihre Kollegen könnten es Ihnen übel nehmen, dass Sie sie nicht respektieren.
Der Schlüssel zu einer höflichen und dennoch offenen Kommunikation ist ein moderierter Dialog. Veranstalten Sie Meetings, bei denen Sie und Ihre Teamkollegen Ideen präsentieren, konstruktive Kritik austauschen und unterschiedliche Standpunkte diskutieren. Stellen Sie sicher, dass ein unvoreingenommener Vorgesetzter diese Anrufe vermittelt.
Hören Sie auf, unhöfliche, passiv-aggressive Phrasen zu verwenden
Aufmerksamkeit und Vorsicht werden Ihnen helfen, schlechte Kommunikationsgewohnheiten zu korrigieren. Lesen Sie Ihre Entwürfe mehrmals und suchen Sie immer wieder nach Möglichkeiten, komplexe Aussagen besser zu formulieren. Überlegen Sie immer, wie Nachrichten ankommen, bevor Sie sie versenden.
Und abgesehen von passiv-aggressiven Formulierungen sollten Sie Ihre alten Arbeitsnachrichten auf andere Fehler überprüfen, die Sie unprofessionell erscheinen lassen. Sehen Sie nach, ob Sie unbewusst Spam-Betreffzeilen, vage Formulierungen und generische Schlussaussagen verwenden.