10 Fehler, die Ihre Abwesenheits-E-Mail unprofessionell machen

Sie werden feststellen, dass Sie gegen die Uhr arbeiten müssen, bevor Sie in den Urlaub gehen. Wie die meisten Mitarbeiter müssen Sie Aufgaben delegieren, ausstehende Aufgaben erledigen und Besprechungen organisieren. All diese Verpflichtungen könnten eine ganze Woche in Anspruch nehmen.

Angesichts Ihres hektischen Zeitplans übersehen Sie möglicherweise scheinbar kleine, aber wichtige Aufgaben wie das Einrichten von Abwesenheits-E-Mails (Out-of-Office-E-Mails). Ja, Sie haben es eilig, aber bitte kopieren Sie keine Vorlagen und fügen Sie sie nicht ein. Bewahren Sie auch in Ihrer Pause ein professionelles und seriöses Image, indem Sie diese 10 Fehler in Ihrer Abwesenheits-E-Mail vermeiden.

1. Abkürzung für Out-of-Office als OOO

Verwenden Sie die Abkürzung OOO sparsam. Während die meisten Leute wissen, was es bedeutet, sieht das Tippen „außerhalb des Büros“ professioneller aus. Es behält einen formellen Ton bei. Konservative Personen könnten die übermäßige Verwendung von Abkürzungen in der Geschäftskommunikation sogar als unangemessen empfinden.

Die gleiche Regel gilt für andere Akronyme. Geben Sie die erste Erwähnung immer buchstabiert an – verwenden Sie Fachjargon erst, nachdem Sie sie explizit definiert haben. Machen Sie es so einfach wie möglich, Ihre E-Mails zu verstehen.

Sie können OOO in Ihrem verwenden E-Mail-Betreffzeile wenn die vollständige Phrase zu lang ist. Bleiben Sie idealerweise unter 60 Zeichen.

2. Übermäßiger Gebrauch von Witzen und Wortspielen

Viele Mitarbeiter scherzen in ihren Abwesenheits-E-Mails. Witzige Bemerkungen darüber, dass sie nicht antworten, weil sie Margaritas schlürfen oder mit Delfinen schwimmen, sind häufig. Vielleicht haben Sie sogar schon welche erhalten.

Während Humor die Moral stärkt und die Kameradschaft fördert, müssen Sie ihn sorgfältig vortragen. Es gibt eine Zeit und einen Ort für Witze am Arbeitsplatz. Und das Massenversenden von Wortspielen über Abwesenheitsnachrichten kann zu Missverständnissen führen, insbesondere bei denen, die Sie kaum kennen.

Vermeiden Sie Witze in Abwesenheits-E-Mails. Sie können sie an enge Kollegen weiterleiten, aber vermeiden Sie beleidigende Witze über Ihren Arbeitgeber und Ihre Kollegen. Verwenden Sie arbeitssichere Witze oder gar keine.

3. Keine Angabe, wann Sie ins Büro zurückkehren

Obwohl es ungewöhnlich ist, vergessen manche Leute, in Abwesenheits-E-Mails ihr Rückkehrdatum anzugeben. Sie verwenden entweder generische Vorlagen oder konzentrieren sich auf unnötige Informationen. Es ist ein unprofessioneller und kostspieliger Fehler. Ihre Kollegen denken möglicherweise sogar, dass Sie unzuverlässig sind, weil Sie so wichtige Details übersehen.

Um Klarheit zu gewährleisten, schlüsseln Sie Ihre Verfügbarkeit auf. Geben Sie Ihr Urlaubs- und Rückkehrdatum an und legen Sie dann die Zeiträume fest, in denen Sie online gehen, um geschäftliche Nachrichten zu beantworten. Detaillierte Zeitpläne minimieren das Risiko unerwünschter oder fehlgeleiteter E-Mails.

4. Es wird nicht angegeben, was eine Notfallsituation darstellt

Definieren Sie explizit, was ein Notfall ist, wenn Sie Ihrer Abwesenheits-E-Mail alternative Kontaktnummern beifügen. Sagen Sie: „Im Notfall eine SMS schicken!“ ist vage. Manche Empfänger überschreiten möglicherweise Grenzen und bombardieren Sie mit arbeitsbezogenen Anfragen, wodurch Ihre Pause unterbrochen wird.

Geben Sie zur Verdeutlichung Beispiele für Vorfälle an, die wahrscheinlich passieren werden. Geben Sie die entsprechenden Kanäle für nicht dringende Anliegen und Protokolle an, wenn Sie direkt Nachrichten an Sie senden. Und zögern Sie nicht, Kollegen zu ignorieren, die diese Anweisungen ignorieren.

5. Erzählen Sie allen von Ihrer Notrufnummer

Hören Sie auf, Ihre Kontaktnummern an alle Ihre Abwesenheits-E-Mails anzuhängen. Manche Menschen überschreiten dennoch Grenzen, selbst wenn Sie klare Protokolle und Anweisungen festlegen. Leider respektiert nicht jeder die Pausen seiner Kollegen.

Anstatt mit diesen Personen zu streiten, beschränken Sie Ihre Interaktion mit ihnen ganz. Geben Sie ihnen nicht Ihre Kontaktdaten weiter. Vertrauen Sie Ihre Nummer einigen handverlesenen Personen an, mit denen Sie innerhalb und außerhalb des Büros gut zurechtkommen.

Weisen Sie einen temporären Ansprechpartner zu, anstatt Ihre persönlichen Kontaktdaten massenhaft zu versenden. Bitten Sie sie, Ihre Nachrichten während Ihres Urlaubs zu bearbeiten. Sie sollten anstehende Aufgaben so organisieren, dass Sie nach Ihrer Rückkehr ins Büro schnell mit der Arbeit beginnen können.

In Fällen wie diesen Einstellung eines persönlichen Assistenten ist bequem. Wenn Sie keine bekommen, fragen Sie Ihre Kollegen, ob sie Ihre Arbeitsnachrichten vorübergehend beantworten könnten. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie den richtigen Prozess befolgen. Es ist missbräuchlich und ungerecht, die Arbeitsbelastung auf zufällige Untergebene abzuwälzen.

7. Teilen Sie zu viele Details darüber mit, warum Sie beurlaubt sind

Die Transparenz am Arbeitsplatz ist bewundernswert, aber wenn Sie in Abwesenheits-E-Mails zu viel teilen, wirken Sie unprofessionell. Halten Sie Ihr Privatleben privat. Der Großteil Ihrer Nachricht sollte Ihr Rückkehrdatum und Ihren vorübergehenden Ansprechpartner enthalten, nicht den Grund für Ihren Urlaub.

Darüber hinaus sind Sie Ihren Kollegen keine Erklärung schuldig. Halten Sie den Grund für Ihre Pause geheim, es sei denn, dies beeinträchtigt den Geschäftsbetrieb. Nehmen wir an, Ihr Partner wird operiert. Sagen Sie einfach, dass Sie sich um einige persönliche Angelegenheiten kümmern müssen, anstatt allen von dem medizinischen Notfall zu erzählen.

8. Sagen Sie, dass Sie Ihren Posteingang von Zeit zu Zeit überprüfen werden

Vermeiden Sie es, zu sagen, dass Sie Ihre Nachrichten überprüfen werden. Das Anbieten einer ständigen Erreichbarkeit aus Rücksicht macht den Zweck des Versendens von Abwesenheits-E-Mails zunichte. Die Empfänger respektieren Ihren Urlaub möglicherweise nicht einmal. Sie werden denken, dass es in Ordnung ist, Sie anzurufen und Ihnen eine Nachricht zu senden, wie sie es regelmäßig tun.

Halten Sie sich an Ihr angegebenes Rückgabedatum. Natürlich können Sie Ihren Posteingang überprüfen, kritische Nachrichten beantworten und Aufgaben verwalten, garantieren jedoch niemals Ihre Erreichbarkeit. Ihre Kollegen haben keine Kontrolle über Ihre persönlichen Angelegenheiten.

9. Wiederverwendung derselben generischen Abwesenheitsvorlagen

Vielbeschäftigte Mitarbeiter neigen dazu, ihre Abwesenheits-E-Mails zu recyceln. Sie kopieren und bearbeiten lediglich ihre alten Nachrichten und ersparen sich so die Mühe, sie von Grund auf neu zu schreiben. Obwohl es praktisch ist, wirkt es faul. Manche Empfänger könnten sogar das Gefühl haben, dass Sie ihnen erst im Nachhinein eine Nachricht geschickt haben.

Zeigen Sie stattdessen Professionalität, indem Sie bei jedem Urlaub neue OOO-E-Mails verfassen. Das Schreiben ist nicht so zeitaufwändig, wie Sie vielleicht befürchten. Sie können sich sogar von Online-Vorlagen inspirieren lassen oder ChatGPT beim Schreiben schwieriger E-Mails– Kopieren Sie sie einfach nicht und fügen Sie sie nicht ein.

10. Nur Versenden von Abwesenheits-E-Mails über eine Kommunikationsplattform

Richten Sie Abwesenheitsnachrichten auf Ihren Arbeitsplattformen ein. Da moderne Unternehmen digitale Tools voll ausschöpfen, ist es heutzutage üblich, dass Büroangestellte mehrere Kommunikationskanäle nutzen. Sie nutzen unterschiedliche Apps für E-Mails, Instant Messages und Videoanrufe. Decken Sie alle diese Plattformen ab, um Ihren Urlaub effizient zu kommunizieren. Andernfalls erhalten einige möglicherweise Ihr Memo nicht.

Variieren Sie außerdem Ihre Abwesenheitsnachrichten. E-Mails erfordern eine formelle Formulierung, bei Instant-Messaging-Apps können Sie jedoch einen lockeren Ansatz verfolgen. Nehmen wir an, Ihr Büro verwendet Slack. Anstatt die gleiche Abwesenheits-E-Mail einzufügen, verfassen Sie eine kurze, entspannte Nachricht und aktualisieren Sie Ihren Profilstatus auf „Abwesend“.

Die Verwaltung mehrerer Arbeits-Apps ist ineffizient. Am meisten Arbeiter verschwenden Stunden damit, zwischen Plattformen zu wechseln– Optimieren Sie Ihr Aufgabenverwaltungssystem.

Senden Sie nie wieder eine unprofessionelle Abwesenheits-E-Mail

Streben Sie nach einer personalisierten Abwesenheits-E-Mail. Es sollte die Fragen beantworten, die Ihre Vorgesetzten, Partner und Kollegen stellen könnten. Auf diese Weise hat Ihre Abwesenheit keine Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb.

Und versuchen Sie es mit neuen Schlusszeilen, um Ihre Abwesenheits-E-Mails noch professioneller zu gestalten. Sagen Sie: „Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören!“ klingt weit entfernt. Ihre E-Mail-Empfänger werden einen personalisierten und dennoch arbeitsgerechten Ausgang zu schätzen wissen.