8 Tipps, um Ihre Notizen-App optimal zu nutzen

Notizen zu machen ist eine wichtige Fähigkeit, die Ihnen hilft, Ihre Gedanken und Aufgaben zu ordnen und Ihre Arbeit effizient voranzutreiben. Und da Ihr Smartphone oder Laptop Ihr ​​täglicher Begleiter ist, ist es einfacher denn je, unterwegs Notizen zu machen.

Zwar gibt es mehrere Notiz-Apps, von denen jede einzigartige Funktionen bietet, die meisten dieser Tools verfügen jedoch auch über ähnliche Funktionen. Unabhängig davon, welche Notiz-App Sie verwenden, finden Sie hier ein paar Tipps, die Ihnen helfen, das Beste daraus zu machen.

Es wird immer Zeiten geben, in denen Sie schnell eine Idee oder wichtige Informationen aufschreiben müssen. Allerdings kann Ihre Notizen-App schnell unübersichtlich werden, wenn Sie keine Möglichkeit haben, Ihre Notizen zu organisieren. Und was wäre es, wenn Sie die Informationen nicht immer dann finden könnten, wenn Sie sie brauchen? Die meisten Notizen-Apps bieten mehrere Möglichkeiten zum Organisieren Ihrer Notizen, einschließlich Ordnern und Tags.

Ordner eignen sich hervorragend, um zusammengehörige Notizen oder Themen zu gruppieren und von anderen Notizen getrennt aufzubewahren. Sie können beispielsweise Ordner für Arbeit, Schule, Lesen oder Filme erstellen und alle zugehörigen Notizen in jedem Ordner speichern. Wenn Sie bestimmte Ordner häufiger verwenden als andere, können Sie ihnen einen Platz in der ersten Reihe verschaffen, indem Sie sie als Favoriten markieren oder zur Seitenleiste der App hinzufügen.

Tags sind eine weitere nützliche Möglichkeit, Ihre Notizen zu organisieren, da Sie damit jeder Notiz Schlüsselwörter hinzufügen können, die Sie später zum Durchsuchen und Sortieren Ihrer Notizen verwenden können. Wenn Sie beispielsweise mehrere Notizen mit einem bestimmten Datum markieren, können Sie schnell alle Notizen zu diesem Datum abrufen, unabhängig von ihren Ordnern.

2. Verwenden Sie eine einheitliche Namenskonvention

Es ist schön und gut, Ihre Notizen mithilfe von Ordnern und Tags zu sortieren. Wenn Sie jedoch keine einheitliche Benennungskonvention für Ihre Notizen haben, ist es schwierig, sie voneinander zu unterscheiden.

Wie oft haben Sie nach einer Notiz gesucht, deren Name Sie vermutet hatten, und dann mehrere Dokumente mit ähnlichen Titeln oder gar nichts gefunden? Der beste Weg, dies zu vermeiden, ist die Verwendung eines einfachen und konsistenten Benennungssystems.

Zu den Best Practices für die Benennung Ihrer Notizen gehören:

1. Verwenden Sie ein einfaches und konsistentes Format (z. B. JJJJMMTT_Titel).
2. Fügen Sie kurze und aussagekräftige Schlüsselwörter in den Titel ein, damit Sie später leichter danach suchen können.
3. Vermeiden Sie Sonderzeichen wie !, ?, oder * da es schwierig sein kann, sie zu finden.
4. Verwenden Sie eine gebräuchliche, abgekürzte Version des Betreffs/Themas, wenn dieser lang ist (z. B. „Fin_Strat“ für „Finanzstrategien“).

Indem Sie diese Best Practices befolgen oder Ihre eigenen erstellen, können Sie ein vorhersehbares Benennungssystem entwickeln, das es viel einfacher macht, die benötigten Notizen zu finden, wenn Sie danach suchen. Das Wichtigste ist, konsequent zu sein und ein System zu verwenden, das für Sie funktioniert.

3. Nutzen Sie die Sprachaufzeichnung

Einige Die besten Notizen-Apps bieten Sprachaufzeichnungsfunktionen, mit denen Sie Audionotizen aufzeichnen können, sodass Sie Ideen auch dann festhalten können, wenn Sie keine Zeit haben, sie aufzuschreiben. Diese Funktion kann bei Besprechungen oder Vorträgen nützlich sein, bei denen Sie alle Details erfassen möchten, aber nicht so schnell schreiben können, wie der Redner spricht.

Wenn Sie aus irgendeinem Grund Ihre Notizen nicht eingeben können, beispielsweise weil Ihre Hände mit etwas anderem beschäftigt sind, Dann können Sie die Speech-to-Text-Funktion Ihres Telefons nutzen, um schnell Ideen in Ihre Notizen zu diktieren App. Beide Funktionen können Ihnen Zeit sparen und es einfacher machen, Ihre Gedanken unterwegs festzuhalten.

4. Schützen Sie Ihre Notizen mit einem Passcode

Ihre Notizen-App enthält wahrscheinlich vertrauliche persönliche und berufliche Informationen wie Passwörter, Kontaktdaten oder Finanzunterlagen. Um sicherzustellen, dass diese Daten sicher bleiben und Sie Ihre Notizen-App optimal nutzen können, ist es wichtig, Ihre Notizen mit einem sicheren Passcode zu schützen.

Auf diese Weise kann eine andere Person, selbst wenn sie auf Ihr Smartphone zugreifen kann, nicht auf diese Informationen zugreifen. Sie sollten diese Funktion in den Einstellungen der meisten Notizen-Apps finden.

5. Synchronisieren Sie Ihre Notizen geräteübergreifend

Eine der wichtigsten Funktionen Ihrer Notizen-App ist die Möglichkeit, Ihre Notizen auf mehreren Geräten und Plattformen zu synchronisieren. Wenn Sie beispielsweise eine Idee haben, können Sie diese schnell in Ihrer Notizen-App auf Ihrem Smartphone notieren und dann von Ihrem Laptop oder Tablet aus auf die Notiz zugreifen oder Änderungen daran vornehmen.

Auf diese Weise behalten Sie den Überblick über alle Ihre Ideen und Aufgaben, ohne etwas zu verpassen. Während die meisten Notizen-Apps Daten automatisch speichern und synchronisieren, möchten Sie dies möglicherweise manchmal manuell tun, wenn Sie beim Erstellen einer Notiz nicht mit dem Internet verbunden waren.

Als zusätzliche Vorsichtsmaßnahme möchten Sie möglicherweise Ihre Notizen exportieren und eine Kopie auf Ihrem Computer oder in einer Cloud-Speicherlösung aufbewahren. Auf diese Weise können Sie bei einem Problem mit Ihrem Gerät oder der App jederzeit Ihre Notizen wiederherstellen und sicherstellen, dass Ihre wichtigsten Notizen sicher bleiben.

Die Verbindung Ihrer Notizen-App mit anderen Tools in Ihrem Toolkit ist eine großartige Möglichkeit, Zeit zu sparen und die Effizienz zu maximieren. Zum Beispiel eines der Besten Tricks, um Evernote optimal zu nutzen besteht darin, es mit Ihrem Google Kalender-Konto zu verbinden. Dadurch erhalten Sie einen Überblick über Ihre Notizen und Kalenderereignisse aus der Vogelperspektive und können so Ihren Tag effektiver planen.

Dies ist nur die Spitze des Eisbergs, da Sie Ihre Notizen-App möglicherweise mit Slack, Microsoft Teams, Microsoft Outlook und Gmail verbinden können, um nur einige zu nennen. Dies ist einer der Wichtige Dinge, die Sie bedenken sollten, bevor Sie sich für Ihre nächste Notiz-App entscheiden.

7. Verwenden Sie Vorlagen

Vorlagen sind eine praktische Funktion, die viele Notiz-Apps bieten, da sie Ihnen helfen, Zeit zu sparen. Sie sind besonders nützlich für wiederkehrende Aufgaben, die die gleiche Art von Input erfordern, wie z. B. die Planung einer Besprechungsagenda, das Führen von Journalen oder das Anfertigen von Notizen während einer Brainstorming-Sitzung. Diese Vorlagen sind in der Regel anpassbar, sodass Sie sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

8. Fügen Sie Erinnerungen zu Ihren Notizen hinzu

Eine der besten Möglichkeiten, Ihre Notizen-App optimal zu nutzen, besteht darin, Erinnerungen zu Ihren Notizen hinzuzufügen, da Sie sich dann nicht jeden Punkt auf Ihrer To-Do-Liste merken müssen. Dies ist besonders nützlich, wenn Ihre Notizen-App gleichzeitig als Aufgabenmanager oder Aufgabenlisten-App fungiert. Wenn Sie also sicherstellen möchten, dass Sie den Überblick über Ihre Aufgaben behalten oder daran denken möchten, eine von Ihnen notierte Idee zu überprüfen, ist das Hinzufügen von Erinnerungen eine gute Möglichkeit, dies zu tun.

Steigern Sie Ihre Produktivität mit diesen Notizen-Tipps

Ihre Notizen-App ist ein wichtiger Teil Ihres Produktivitätspuzzles, quasi ein „zweites Gehirn“. Wenn Sie die oben genannten Tipps umsetzen, können Sie Ihre Notizen-Apps und die darin gespeicherten Inhalte optimal nutzen. Die richtige Kombination von Tools und Strategien ist der Schlüssel zum Aufbau Ihres zweiten Gehirns und zur Organisation Ihrer digitalen Arbeit.