So verwenden Sie die SORTBY-Funktion in Microsoft Excel

Microsoft Excel bietet leistungsstarke Tools zum Kompilieren, Organisieren und Visualisieren Ihrer Daten auf nahezu jede erdenkliche Weise. Manchmal stoßen Sie auf ein Szenario, in dem Sie mehrere spezifische Ansichten Ihrer Informationen erstellen müssen.

Die SORTBY-Funktion in Excel bietet eine bequeme Möglichkeit, komplexe Aufschlüsselungen zu erstellen und Spezialarbeiten durchzuführen Datenanordnungen, die Ihren Informationen Klarheit verleihen, ohne Verwirrung in Ihrem Original zu stiften Datensatz.

Wird für die SORTBY-Funktion von Excel in Excel verwendet

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihre Daten in Excel zu sortieren. Die Methoden, die einem am ehesten in den Sinn kommen, können jedoch bei komplexeren Anforderungen Nachteile haben.

Verwendung der SORT-Funktion erstellt einen separaten, organisierten Datensatz, Sie können jedoch nur nach einem Kriteriensatz sortieren.

Sortieren mit dem Sortier- und Filtertool von Excel bietet eine viel feinere Granularität, sortiert jedoch den Originaldatensatz direkt, was das Erstellen und Anzeigen mehrerer Ansichten schwieriger macht, insbesondere wenn Sie diese gleichzeitig anzeigen möchten.

Die SORTBY-Funktion kombiniert im Wesentlichen die besten Teile dieser beiden Funktionen; Es erstellt eine separate Ansicht Ihres Datensatzes (oder ein „Array“), die nach mehr als einem Kriterium sortiert werden kann. So könnten Sie beispielsweise eine Anzeigetafel der Spieler in einem Spiel nach Teamnamen, dann nach Punktestand und dann nach bestimmten Erfolgen im Spiel sortieren.

In dem Beispiel, das wir für diesen Artikel verwenden, haben wir eine Liste mit Verkaufsdaten für eine Region. Die Spalten enthalten die Nachnamen unserer Vertriebsmitarbeiter, das Bundesland, in dem sie arbeiten, die Anzahl der Verkäufe, die sie getätigt haben, und die Gesamtsumme, die sie mit diesen Verkäufen verdient haben.

So verwenden Sie die SORTBY-Funktion in Excel

Um unsere erste Sortierung mit der SORTBY-Funktion zu erstellen, organisieren wir unsere Verkäufer nach Bundesland.

1. Zelle auswählen F2.
2. Geben Sie in der Zelle oder in der Bearbeitungsleiste Folgendes ein:

   =SORTIEREN NACH(A2:D16,B2:B16)

3. Drücken Sie Eingeben.

Diese Funktion weist Excel an, unseren gesamten Bereich (Zellen) zu sortieren A2 durch D16) durch die „State“-Werte in den Zellen B2 durch B16. Standardmäßig wird automatisch die aufsteigende Reihenfolge (A-Z) verwendet. Das resultierende Array listet unsere Daten nach Bundesstaat geordnet auf (zuerst Arizona, dann Kalifornien, dann New Mexico ...).

Beachten Sie, dass die Namensliste nicht alphabetisch sortiert ist, da wir dies nicht gewünscht haben. Es ist jedoch einfach, diese Formel zu ändern, um mehrere Kriterien anzugeben.

Gleichzeitiges Sortieren nach mehreren Kriterien mit SORTBY in Excel

Lassen Sie uns unseren neuen Datensatz so ändern, dass er zunächst nach Bundesstaat und dann nach der Anzahl der getätigten Verkäufe sortiert wird, um ein Miniaturranking darüber zu erstellen, wie erfolgreich jeder unserer Verkäufer in jedem Bundesstaat war.

1. Zelle auswählen F2 nochmal. Wenn Sie alternativ auch die erste Formel beibehalten möchten, um die Unterschiede zu vergleichen, wählen Sie Zelle aus K2 stattdessen.
2. Geben Sie in der Zelle oder in der Bearbeitungsleiste Folgendes ein:

   =SORTIEREN NACH(A2:D16,B2:B16,1,C2:C16,-1)

3. Drücken Sie Eingeben.

Das resultierende neue Array verfügt nun über eine etwas kompliziertere Formel, da wir Excel auffordern, nach mehreren Feldern zu sortieren.

Die Formel beginnt genauso wie die vorherige Formel, in der wir Excel bitten, unsere zu sortieren Array in den Spalten A bis D durch die „Status“-Informationen in Spalte B, aber vorausgesetzt, wir haben jetzt mehrere Um die Bereiche anzuzeigen, nach denen wir sortieren möchten, müssen wir beide Arrays, nach denen wir sortieren möchten, in Excel angeben (Die by_array Syntax) und auch die Sortierreihenfolgeoder die Richtung, in der Excel die Daten anordnen soll.

Jedes von den by_array Argumente können nur eine Spalte breit sein, wobei die Werte vertikal aufgelistet werden, wie wir sie hier haben (z B. Zellen B2:B16) oder eine Zeile lang, wobei die Werte horizontal aufgelistet sind (z. B. Zellen). A4:D4).

Auch wenn die beiden Spalten, die diese Formel gerade sortieren soll, nämlich die Spalten B und C, nebeneinander liegen Außerdem können wir die beiden Spalten nicht in einer einzigen Bereichsanforderung innerhalb der Formel kombinieren (als „B2:C16“). Dies führt zu einem „#REF!“ Fehler, da Excel nicht sicher ist, nach welchem ​​dieser beiden Felder oder in welcher Reihenfolge sortiert werden soll.

Ganz zu schweigen davon, dass es durchaus möglich ist, dass die Bereiche, die Sie sortieren möchten, voneinander getrennt sind (wie hier beispielsweise die Spalten B und D) oder dass Sie dies möchten Sortieren Sie Ihre Zellen nach Bereichen, die in Ihren Daten nicht in der richtigen Reihenfolge sind (z. B. wenn Sie wie vorgeschlagen nach „Bundesstaat“ in Spalte B und dann nach „Name“ in Spalte A sortieren möchten). früher).

Daher müssen die beiden Spalten innerhalb der Formel als separate Bereiche aufgeführt werden, um Excel dies explizit mitzuteilen Reihenfolge, in der wir das Array sortieren wollen – im Fall des obigen Beispiels zuerst nach Bundesstaat, dann nach Anzahl von Verkauf.

Der Sortierreihenfolge Die Syntax kann in zwei Richtungen definiert werden: „1“ für aufsteigende Reihenfolge (A-Z-Reihenfolge oder niedrigste Zahlen zuerst sortiert) oder „-1“ für absteigende Reihenfolge (Z-A-Reihenfolge oder höchste Zahlen zuerst sortiert). Der Sortierreihenfolge Felder dürfen keine anderen Zahlen als 1 oder -1 oder ein „#VALUE!“ sein. Es wird ein Fehler zurückgegeben, da es keine andere Möglichkeit gibt, die Daten zu ordnen.

Spezifizieren Sortierreihenfolge war in der ersten Version unserer Formel nur optional, da sofort klar war, wonach wir sortierten, und wir bereits in aufsteigender Reihenfolge sortierten.

Wenn wir diese Werte jedoch in absteigender Reihenfolge sortieren möchten oder wenn wir nach mehreren Kriterien sortieren, ist dies erforderlich Syntax zum Ausfüllen, da die Sortierreihenfolge für verschiedene Bereiche in verschiedene Richtungen angeordnet werden kann, wie wir es hier getan haben Formel.

Außerdem können wir diese Formel nicht dazu auffordern, unser Array teilweise zu sortieren, beispielsweise A1:D16 nach Bereich B1:B10 zu sortieren. Jedes Bereichsargument innerhalb der Formel muss die gleiche Anzahl von Zellen umfassen – also unser Original Array Wert hat 15 Zellen, dann alle by_array Die Argumente, nach denen die Formel sortieren soll, müssen ebenfalls 15 Zellen enthalten. Andernfalls erhalten wir ein „#VALUE!“ Fehler.

Nachdem wir nun die Bausteine ​​dieser Formel verstanden haben, ist es leicht zu verstehen, wie wir mit SORTBY unsere Daten nach beliebig vielen Kriterien organisieren können, wie wir möchten oder benötigen. Geben Sie die ein Array Geben Sie zuerst Folgendes ein by_array Sortieren, dann die Sortierreihenfolge, dann unser nächstes by_array, unser nächstes Sortierreihenfolgeusw., wie in der Formelsyntax:

=SORTIEREN NACH(Array, by_array1, [sort_order1], [by_array2, sort_order2],...)

SORTBY ist eine weitere leistungsstarke, vielseitige Funktion in Excel

Die SORTBY-Funktion in Microsoft Excel erleichtert das Erstellen spezifischer Aufschlüsselungen von Informationen und ist vielseitig einsetzbar Tool, mit dem Sie unübersichtliche Datensätze mühelos auf komplexe Weise organisieren können, um Ihre Informationen klarer und einfacher darzustellen umsetzbar.

Es gibt noch mehr Möglichkeiten, die zahlreichen Funktionen, Tools und Features von Excel zu nutzen, um Ihre Tabellen zu organisieren und Ihre Zeit effizienter und produktiver zu nutzen.