So verwandeln Sie E-Mails mit ClickUp in Aufgaben und Kommentare

Sind Sie es leid, mit Ihrer To-Do-Liste Schritt zu halten, indem Sie ständig zwischen Ihrem Gmail-Posteingang und dem ClickUp-Arbeitsbereich wechseln? Nun, ClickUp hat eine Lösung, um diesen Ärger zu beseitigen.

Sie können Ihre E-Mails in ClickUp in Aufgaben und Kommentare umwandeln, ohne Gmail verlassen zu müssen. Wir begleiten Sie durch diesen Prozess, um Ihre Arbeitsweise zu verändern und Ihre Gesamtproduktivität zu steigern.

Wenn Sie eine E-Mail an den Kommentarbereich einer Aufgabe weiterleiten möchten ClickUp, müssen Sie die eindeutige E-Mail-Adresse der Aufgabe erhalten. Ja, das hast du richtig gehört! Jede Aufgabe, die Sie in ClickUp erstellen, hat eine eindeutige Adresse. Um diese Adresse zu erhalten, bewegen Sie den Mauszeiger über die Aufgabe, an die Sie E-Mails weiterleiten möchten, und klicken Sie auf Ellipsen-Symbol.

Wählen Sie aus der Dropdown-Liste aus E-Mail an Aufgabe senden.

Klicken Sie im Popup-Fenster auf Kopieren um die Aufgaben-E-Mail in Ihre Zwischenablage zu kopieren.

Öffnen Sie nun Gmail und klicken Sie auf Strg + V in der Adressleiste, um die Aufgaben-E-Mail einzufügen. Sie werden feststellen, dass sich der Text sofort in den Namen der ClickUp-Aufgabe ändert. Dies ist sehr hilfreich, wenn Sie eine weitere E-Mail an dieselbe Adresse senden möchten – geben Sie einfach den Aufgabennamen ein und wählen Sie ihn aus den Dropdown-Optionen aus.

Fügen Sie der E-Mail eine Betreffzeile und einen Text hinzu und klicken Sie auf Schicken Taste.

Nach dem Senden der E-Mail erscheint sie im Kommentarbereich der Aufgabe (wie im Bild unten gezeigt). Beachten Sie, wie ClickUp den Absender identifiziert und den Betreff und den Text der E-Mail anzeigt. Es enthält auch eine HTML-Datei mit dem Inhalt der E-Mail, die Sie auf Ihren Computer herunterladen können.

Wie bei jedem zu ClickUp hinzugefügten Kommentar können Sie auch an der weitergeleiteten E-Mail eine Reihe von Änderungen vornehmen. Wenn Sie mit der Maus über den Kommentar fahren, können Sie ihn bearbeiten, im Vollbildmodus anzeigen oder einem Teammitglied zuweisen. Ihre Teammitglieder können auch mit dem Kommentar interagieren, indem sie mit einem Emoji darauf reagieren oder eine direkte Antwort hinterlassen.

Durch Klicken auf das Auslassungssymbol des Kommentars erhalten Sie zusätzliche Optionen, mit denen Sie:

• Kopieren Sie die URL des Kommentars.
• Fügen Sie den Kommentar zum Beschreibungsbereich Ihrer Aufgabe hinzu.
• Legen Sie eine Erinnerung fest, um aufgrund des Kommentars Maßnahmen zu ergreifen.
• Kommentar löschen.

Erstellen Sie neue Aufgaben in ClickUp per E-Mail

Ähnlich wie bei Aufgaben in ClickUp verfügt auch jede Liste über eine eindeutige Adresse. Das bedeutet, dass Sie E-Mails als Aufgabe an diese Liste weiterleiten können. Um die Adresse einer Liste zu erhalten, bewegen Sie den Mauszeiger über den Listennamen in der Hauptnavigation der Seitenleiste und klicken Sie auf Ellipsen-Symbol, um die Listeneinstellungen zu öffnen.

Wählen Sie aus den Dropdown-Optionen aus E-Mail an die Liste.

Klicken Sie im Popup-Fenster auf Kopieren um die Listen-E-Mail in Ihre Zwischenablage zu kopieren.

Fügen Sie die E-Mail in die Adressleiste von Gmail ein, fügen Sie eine Betreffzeile und einen Text hinzu und klicken Sie Schicken. Dieses Mal ist Ihr Betreff der Name Ihrer Aufgabe in ClickUp und der Text wird zum Beschreibungsbereich der Aufgabe hinzugefügt. Alle Dateien, die Sie der E-Mail hinzufügen, werden im Abschnitt „Anhänge“ der Aufgabe abgelegt (zusätzlich zu der HTML-Datei, die ClickUp automatisch anhängt).

Sie können zusätzliche Eigenschaften für die neue Aufgabe festlegen, indem Sie diese zur Betreffzeile hinzufügen:

• Bevollmächtigter: Weisen Sie sich selbst oder einem Teammitglied die neue Aufgabe zu (z. B. John Doe) verwendet oder.
• Geburtstermin: Legen Sie Fälligkeitstermine fest, indem Sie genaue Daten angeben, z oder die Verwendung natürlicher Sprache wie z, , oder.
• Stichworte: Fügen Sie Ihrer Aufgabe Tags hinzu mit. Wenn der von Ihnen angegebene Tag-Name nicht existiert, wird er automatisch erstellt.

Nachdem Sie die E-Mail gesendet haben, wird sie in Ihrer angegebenen ClickUp-Liste angezeigt, wie im Bild unten gezeigt.

Wenn Sie häufig mit bestimmten Listen in Ihrem Arbeitsbereich arbeiten, nehmen Sie sich etwas Zeit, um deren Adressen in Gmail zu speichern, damit Sie schneller darauf zugreifen können.

So leiten Sie E-Mails automatisch an ClickUp weiter

Wenn Sie ständig E-Mails von einem bestimmten Absender als Aufgabe oder Kommentar an ClickUp weiterleiten, können Sie durch die Einrichtung der Automatisierung wertvolle Zeit sparen. Lassen Sie sich vom Begriff „Automatisierung“ nicht einschüchtern – Sie müssen lediglich einen Weiterleitungsfilter in Gmail einrichten.

Fügen Sie Gmail eine Weiterleitungs-E-Mail-Adresse hinzu

Bevor Sie mit der Weiterleitung von E-Mails beginnen können, müssen Sie eine Weiterleitungs-E-Mail-Adresse (der Aufgabe oder Liste) hinzufügen, an die die E-Mails gesendet werden. Klicken Sie dazu auf Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke von Gmail und wählen Sie Alle Einstellungen anzeigen.

Klicken Sie auf der Registerkarte Weiterleitung und POP/IMAP auf Fügen Sie eine Weiterleitungsadresse hinzu Taste.

Fügen Sie Ihre ClickUp-Aufgabe oder Listenadresse in das Textfeld ein. Stellen Sie sicher, dass Sie den zusätzlichen Text und die spitzen Klammern entfernen, die am Anfang und Ende der Adresse hinzugefügt wurden, und klicken Sie dann Nächste. Klicken Sie in den nächsten beiden Pop-ups, die angezeigt werden, auf Fortfahren Dann OK.

Wenn Sie Ihren ClickUp-Arbeitsbereich öffnen, erscheint der Bestätigungslink als neue Aufgabe in der Liste, an die Sie die E-Mails weiterleiten.

Wenn Sie die Aufgabe öffnen, klicken Sie auf den Bestätigungslink, der sich im Beschreibungsbereich befindet. Klicken Sie im angezeigten Popup-Fenster auf Bestätigen um die E-Mail-Adresse endlich zu Gmail hinzuzufügen.

Legen Sie Filter fest, um E-Mails an ClickUp weiterzuleiten

Nachdem Sie die Weiterleitungs-E-Mail-Adresse hinzugefügt haben, können Sie dies jetzt tun Richten Sie einen Filter zum Versenden von E-Mails ein an diese Adresse. Im Bild unten prüft der Filter nur, ob der Absender einer E-Mail eine bestimmte Adresse hat.

Wenn eine E-Mail die festgelegten Kriterien erfüllt, wird sie archiviert und an die ausgewählte ClickUp-Adresse weitergeleitet.

Sie haben die Automatisierungseinrichtung zur Weiterleitung bestimmter E-Mails an ClickUp erfolgreich abgeschlossen. Wenn Sie dies auf die nächste Stufe bringen möchten, können Sie dies tun Richten Sie Filter für die Weiterleitung von E-Mails an Slack ein, und ein anderer Filter zum Weiterleiten von E-Mails an Outlook. Dies ist eine sehr nützliche Funktion, um Ihren Posteingang aufzuräumen und ihn zu organisieren, während Sie gleichzeitig den Überblick über Ihre To-Do-Liste behalten.

Räumen Sie Ihre E-Mails auf und bleiben Sie mit ClickUp organisiert

Die Umwandlung Ihrer E-Mails in Aufgaben und Kommentare in ClickUp ist eine entscheidende Neuerung bei der Verwaltung Ihres Arbeitsablaufs. Mit nur wenigen Klicks können Sie das Chaos in Ihren E-Mails in eine optimierte und organisierte „Aufgabe“ verwandeln, die leicht zu verfolgen und zu verwalten ist. Und das ist erst der Anfang – es gibt noch mehr kreative Möglichkeiten, ClickUp zu nutzen, die Ihnen vielleicht noch nicht bewusst sind.