Ein Anfängerleitfaden für ClickUp-Automatisierungen

ClickUp ist ein robustes Aufgaben- und Projektmanagement-Tool, das Sie durch Workflow-Automatisierungen noch leistungsfähiger machen können. Mit dieser Funktion müssen Sie sich nicht mit langweiligen und sich wiederholenden Aufgaben herumschlagen – ClickUp übernimmt die schwere Arbeit für Sie.

Sie müssen lediglich automatisierte Anweisungen einrichten, um das auszuführen, was Sie tun müssen. Dadurch werden Fehler vermieden, Ihr Arbeitsablauf beschleunigt und Sie sparen Zeit, um sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren. Und wissen Sie, was das Beste daran ist? Es sind keine Programmierkenntnisse erforderlich!

Lassen Sie uns tiefer in ClickUp-Automatisierungen eintauchen und sehen, wie sie Ihre Produktivität steigern können.

Was sind ClickUp-Automatisierungen?

Der ClickUp Das Automatisierungstool umfasst leistungsstarke Funktionen, mit denen Sie wiederkehrende Aufgaben automatisieren und Ihren Arbeitsablauf optimieren können. Jede in ClickUp erstellte Automatisierung besteht aus drei Komponenten: einem Auslöser, einer Bedingung und einer Aktion.

1. Abzug

Das Ereignis, das die Automatisierung aktiviert. Ein Auslöser kann alles sein, von der Erstellung einer neuen Aufgabe bis hin zum Erreichen eines Fälligkeitsdatums.

2. Bedingung (optional)

Dem Auslöser können zusätzliche Steuerelemente hinzugefügt werden – und diese müssen erfüllt sein –, um die Automatisierung zu aktivieren. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise eine Aufgabe nur dann automatisieren, wenn sie einem bestimmten Teammitglied zugewiesen ist oder ein bestimmtes Fälligkeitsdatum hat.

3. Aktion

Dies geschieht, wenn der Auslöser und die Bedingungen erfüllt sind. Dies kann alles sein, vom Senden einer E-Mail-Benachrichtigung bis zur Aktualisierung des Status einer Aufgabe. Sie können so viele Aktionen einrichten, wie Sie möchten.

So aktivieren Sie ClickUp-Automatisierungen

Bevor Sie eine Automatisierung in Ihrem ClickUp-Arbeitsbereich einrichten können, müssen Sie sie aktivieren Automatisierungen In Klicken Sie auf Apps. Sie können über die Hauptnavigation der Seitenleiste oder die obere Navigation Ihres Arbeitsbereichs auf ClickApps zugreifen.

1. Klicken Sie auf Ihr Profilsymbol im seitlichen Navigationsbereich.

2. Wählen Klicken Sie auf Apps aus dem Popup-Menü.

Greifen Sie von Ihrem Arbeitsbereich aus auf ClickApps zu

1. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil des Anpassen Klicken Sie auf die Schaltfläche in der oberen rechten Ecke Ihres Arbeitsbereichs.

2. Wählen Klicken Sie auf Apps aus der Dropdown-Liste.

Stellen Sie sicher, dass die ClickApps-Seite geöffnet wird Automatisierung aktiviert. Klicken Sie dann auf ZURÜCK Klicken Sie auf die Schaltfläche, um zur vorherigen Seite zurückzukehren.

So richten Sie eine grundlegende ClickUp-Automatisierung ein

Bevor Sie eine ClickUp-Automatisierung einrichten, stellen Sie sicher, dass Sie sich in dem spezifischen Bereich, Ordner oder der Liste befinden, in dem die Automatisierung angewendet werden soll.

Wenn Sie neu bei ClickUp sind und den Unterschied zwischen Arbeitsbereichen, Bereichen, Ordnern und Listen verstehen möchten, lesen Sie hier Einsteigerleitfaden zur ClickUp-Terminologie wird Ihnen helfen, alle Zweifel und Verwirrungen auszuräumen.

Nachdem Sie nun die Automatisierung aktiviert haben, wird die Anpassen Die Schaltfläche in Ihrem Arbeitsbereich ändert sich in Automatisieren, auf die Sie klicken können, um die Automatisierungsseite zu öffnen.

Klicken Sie in den Dropdown-Optionen auf Automatisierung hinzufügen.

Verwenden Sie Automatisierungsvorlagen, um eine Automatisierung zu erstellen

Genauso wie du es kannst Fügen Sie die Projektvorlagen von ClickUp zu Ihrem Arbeitsbereich hinzu Um Ihre Projektpläne schnell in Gang zu bringen, können Sie auch aus einer Bibliothek von Automatisierungsvorlagen auswählen, um Ihre erste Automatisierung einzurichten. Diese Vorlagen wurden unter gruppiert Kategorien Und Integrationen im linken Bereich der Seite „Automatisierungen“.

Während die unter „Kategorien“ aufgeführten Automatisierungen grundlegend sind und sich nur auf interne Änderungen auswirken, ermöglichen Ihnen die unter „Integrationen“ aufgeführten Automatisierungen, direkte Änderungen in Bezug auf externe Apps vorzunehmen. Derzeit unterstützt ClickUp nur direkte Automatisierungen mit den folgenden Apps:

• Bugsnag
• Kalenderlich
• Email
• GitHub
• Hubspot
• Twilio

Sie können also im linken Bereich eine der Automatisierungsgruppen auswählen und dann rechts eine bestimmte Automatisierung auswählen, die mit der Gruppe zusammenhängt, sie an Ihre Bedürfnisse anpassen und speichern.

Erstellen Sie Automatisierungen von Grund auf

Sie können auch benutzerdefinierte Automatisierungen von Grund auf erstellen. Um zu beginnen, klicken Sie auf + Benutzerdefinierte Animation Schaltfläche in der oberen rechten Ecke der Automatisierungsseite.

Unter dem Wenn Im Abschnitt müssen Sie ein Triggerereignis einrichten (im Bild unten als „1“ markiert). Zu den verfügbaren Triggeroptionen gehören:

• Aufgabe erstellt,
• Änderungen des Beauftragten,
• Statusänderungen,
• Prioritätsänderungen,
• Änderungen des Fälligkeitsdatums,
• Änderungen des Startdatums usw.

Sie können beliebige Bedingungen angeben (im Bild oben als „2“ markiert), die erfüllt sein müssen – in diesem Fall keine –, um die Aktion(en) auszulösen.

Und unter dem Dann Fügen Sie im Abschnitt die Aktionen hinzu (markiert als „3“), die ausgeführt werden sollen, sobald das Auslöseereignis und die Bedingungen erfüllt sind. Zu den Aktionen, aus denen Sie wählen können, gehören:

• Erstellen Sie eine Aufgabe,
• Erstellen Sie eine Unteraufgabe,
• Priorität ändern,
• Beauftragte ändern,
• Einen Kommentar hinzufügen,
• Aufgabe löschen usw.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Erstellen Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Automatisierung zu speichern und zu aktivieren.

Bitte beachten Sie, dass Sie mit den kostenlosen und unbegrenzten Plänen von ClickUp keine Bedingungen und mehr als eine Aktion zu Ihrem Automatisierungssetup hinzufügen können. Um diese Einschränkung aufzuheben, müssen Sie den Business-, Business Plus- oder Enterprise-Plan erwerben.

So verwalten Sie Ihre ClickUp-Automatisierungen

Beim Einrichten neuer Automatisierungen erfolgt unter der Durchsuche Die Verwaltung Ihrer Automatisierungen erfolgt auf der Registerkarte Verwalten Tab.

Wenn Sie hier sind, können Sie Ihrer Automatisierung eine Beschreibung hinzufügen (markiert als „1“), um ihre Funktion zu erklären oder allen anderen Personen, die Ihren Arbeitsbereich anzeigen, Kontext bereitzustellen. Sie können die Automatisierung auch deaktivieren (markiert als „2“), um sie ohne Löschung anzuhalten.

Wenn Sie mit der Maus über die Automatisierung fahren, können Sie sie duplizieren, bearbeiten oder löschen.

Wenn Sie mit langen Listen von Automatisierungen arbeiten, erleichtert ClickUp das Auffinden jeder einzelnen Automatisierung, indem es mehrere Filteroptionen bereitstellt.

Zunächst können Sie nach filtern Aktiv Und Inaktiv Automatisierungen. Wenn Sie eine aktive Automatisierung deaktivieren, wird diese im Abschnitt „Inaktiv“ angezeigt.

Sie können die Automatisierungen auch nach den Bereichen, Ordnern oder Listen filtern, in denen sie erstellt wurden.

Schließlich können Sie nach Auslöser, Bedingung oder Aktion der Automatisierungen sowie nach der Person filtern, die sie zuletzt aktualisiert oder Änderungen daran vorgenommen hat.

So verfolgen Sie Ihre Automatisierungsnutzung

Während Sie in ClickUp unbegrenzt Automatisierungen erstellen können, ist die Anzahl der Ausführungen begrenzt. Jedes Mal, wenn eine automatisierte Aktion im Hintergrund ausgeführt wird, wird sie auf Ihre Nutzung angerechnet, die unter verfolgt werden kann Verwendung Tab.

Der kostenlose Plan ist auf die Ausführung von 100 automatisierten Aktionen pro Monat beschränkt. Während Sie den kostenlosen Plan nutzen, können Sie keine zusätzlichen Automatisierungen erwerben, daher müssen Sie zunächst einen kostenpflichtigen Plan erwerben. Hier ist die maximale Anzahl automatisierter Aktionen aufgeführt, die für jeden kostenpflichtigen Plan zulässig sind.

• Unbegrenzt: 1.000/Monat
• Geschäft: 10.000/Monat
• Business Plus: 25.000/Monat
• Unternehmen: 250.000/Monat

Damit Sie den Überblick über Ihre Nutzung behalten, sendet ClickUp Nutzungsbenachrichtigungen per E-Mail an Workspace-Inhaber und -Administratoren, wenn die Workspace-Nutzung 90 % und 100 % erreicht. Wenn Sie Ihr Nutzungslimit erreichen und zusätzliche Automatisierungen erwerben möchten, kostet es 19,99 $ für zusätzliche 1.000 Aktionen pro Monat, 99,99 $ für zusätzliche 10.000 Aktionen und 299,99 $ für zusätzliche 100.000 Aktionen.

Arbeiten Sie intelligenter und nicht härter mit ClickUp-Automatisierungen

ClickUp Automations ist eine einfache, aber leistungsstarke Funktion, die dabei hilft, sich wiederholende Aufgaben zu eliminieren und die Gesamtproduktivität zu steigern. Wenn Sie die in diesem Leitfaden für Einsteiger beschriebenen Schritte befolgen, sind Sie auf dem besten Weg, ClickUp-Automatisierungen zu meistern und Ihre Arbeit zu transformieren. Und wenn Sie dies auf die nächste Stufe bringen möchten, sind ClickUp-Vorlagen eine großartige Möglichkeit, dies zu tun.