Steigern Sie mit diesen Tipps die Kommunikation in Ihrem Team

Der wichtigste Weg, um mit Ihrem Unternehmen erfolgreich zu sein, ist effektive Kommunikation. Ihr Team sollte sich frei fühlen, Fragen zu stellen, ein tiefes Verständnis für die Unternehmensziele haben und wissen, dass seine Gedanken geschätzt werden. Starke Kommunikationsgewohnheiten innerhalb Ihres Teams entstehen nicht über Nacht. Es erfordert Engagement, Strategien umzusetzen, die funktionieren und letztendlich ein offenes Arbeitsumfeld schaffen.

Wenn Sie sich verpflichtet haben, die effektive Kommunikation mit Ihrem Team zu verbessern, lesen Sie weiter für Tipps, die Sie mit der Umsetzung beginnen müssen, um erfolgreich zu sein und alle zufrieden zu stellen.

Kommunizieren Sie durch Zusammenfassung

Beim aktiven Zuhören in der Kommunikation geht es darum, zu verstehen. Es ist zwingend erforderlich sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite sind. Missverständnisse kommen in Unternehmen allzu oft vor und können durch Zusammenfassung der Praxis leicht gemildert werden.

"Zusammenfassen oder Paraphrasieren ist eine aktive Zuhörfähigkeit, bei der wiederholt wird, was eine Person mitgeteilt hat", erklärt Max Ade, CEO von Pickleheads. „Obwohl sich diese Art der Kommunikation wiederholend anfühlen kann, ist sie der effektivste Weg, um Missverständnisse zu vermeiden. Der Prozess beinhaltet das aktive Zuhören einer Person beim Sprechen, das Zusammenfassen und Wiederholen des Gesagten und das Bestätigen des Verständnisses zwischen der Gruppe."

Wie sieht das in der Praxis aus? Ian Heyman, Gründer von Tropfschutz für Männer teilt mit: „Es kann für jeden anders aussehen, aber eine Möglichkeit, es anzugehen, besteht darin, eine Kontaktbasis mit Ihrem Team zu haben, wo Sie alle das Paraphrasieren üben. Indem Sie wiederholen, wie jeder von Ihnen ein Konzept oder eine Konversation versteht, können Sie viele Missverständnisse vermeiden. Dies kann dazu führen, dass Ihr Team produktiver ist, da allen klar ist, worauf Sie hinarbeiten.“

Zusammenfassen als Kommunikationsfähigkeit braucht Übung. Für Führungskräfte ist es am besten, mit gutem Beispiel voranzugehen und diese Strategie zu starten. Es wird einige Zeit dauern, alle an Bord zu bringen und sich an diese Kommunikationsmethode zu gewöhnen, aber insgesamt wird es unglaublich vorteilhaft sein.

Legen Sie klare Tagesordnungen für alle Meetings fest

Eine der größten Beschwerden vieler Mitarbeiter in Bezug auf Besprechungen ist, dass sie zu viel Zeit in Anspruch nehmen und ineffektiv sind. Dies passiert in der Regel, wenn Meetings nicht richtig geplant und durchgeführt werden. Die beste Methode, um sicherzustellen, dass Besprechungen für das Team von Vorteil sind, besteht darin, rechtzeitig klare Tagesordnungen zu haben.

„Man kann nie genug vorbereitet sein“, sagt Max Schwartzapfel, CMO von Für dich kämpfen. „Wenn Sie ein Meeting veranstalten, sollten Sie mindestens drei Tage im Voraus eine zusammenhängende, klare Tagesordnung erstellen. Auf diese Weise kann Ihr Team Zeit haben, alle Ergebnisse, Fragen oder Gedanken im Voraus vorzubereiten. Der Versuch, vor Ort zu kommunizieren, kann Raum für verpasste Informationen lassen, und das will niemand."

Es ist oft sehr einfach, dass Meetings aus dem Ruder laufen. „Geplante Besprechungen mit strengen Tagesordnungen sind eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie die Dinge tatsächlich erledigen“, sagt Karim Hachem, VP of eCommerce bei Maxine aus Hollywood. „Stellen Sie für jedes Thema einen Zeitplan auf und lassen Sie jemanden die Zeit erfassen, damit Sie den Zeitplan einhalten. Sie können am Ende der Sitzungen auch Platz für Fragen lassen; Diese Zeit ist auch eine gute Möglichkeit, um festzustellen, ob ein Thema mehr Aufmerksamkeit benötigt. Das Timing von Besprechungen hilft sicherzustellen, dass Sie alles erreichen, was Sie besprechen möchten, während Sie herausfinden, was weiterer Kommunikation bedarf."

Stellen Sie während der Besprechungen sicher, dass sich Ihr Team frei fühlt, was im Unternehmen passiert. Schaffen Sie Platz für Fragen, laden Sie zu lebhaften Diskussionen ein und beziehen Sie alle in das Gespräch ein. Wenn Sie eine Open-Door-Policy haben, sollte dies die Norm sein und Ihr Team wird gerne seine Gedanken teilen.

Hosten Sie periodische Touch-Basen

Wenn Ihr Team mit der Arbeit beschäftigt ist, kann die Kommunikation oft auf der Strecke bleiben. Aber ohne diese Kommunikation wird die Arbeit leiden. Es ist wichtig, dass Sie in der Arbeitsbelastung Ihres Teams Zeit lassen, um die Basis zu erreichen. Dies kann in Form von Eins-zu-Eins-Teams, projektspezifischen Teams, vollständigen Teams oder auf andere Weise geschehen. Die Häufigkeit davon können Sie bestimmen, um Ihren spezifischen Bedürfnissen gerecht zu werden, solange Sie sicherstellen, dass alle Touch-Base-Meetings effektiv sind und nicht nur Zeit verschlingen.

Christy Pyrz, Chief Marketing Officer von Paradigma Peptide sagt: „Ziehen Sie in Erwägung, dass Führungskräfte sich jeden Monat einzeln mit ihrem Team treffen. Für diese Besprechungen benötigen Sie keine Tagesordnungen. Stattdessen können Sie es als offene Kommunikationsphase nutzen, um die Arbeit des Mitarbeiters, die psychische Gesundheit, das Wachstum und allgemeine Ideen für das Unternehmen zu besprechen."

Wenn Sie feststellen, dass die Teammoral nachlässt, sollten Sie in Betracht ziehen, Kontaktbasen hinzuzufügen, um das Team auf dieselbe Seite zu bringen. "Siehst du einen Rückgang der Teammoral? Versuchen Sie, ein Touch-Base-Meeting zu veranstalten“, sagt Melissa Rhodes, CEO von Hellseher1on1. „Wenn die Touch-Base-Gruppe klein gehalten wird – etwa 5–6 Personen –, wird der Prozess noch reibungsloser. Jeder sollte frei über seine Ideen und Gedanken sprechen können.“

Erstellen Sie eine Zone ohne Urteil

Ein Hauptgrund, warum sich viele Mitarbeiter nicht frei fühlen, sich bei der Arbeit zu äußern, ist Angst. Sie befürchten, dass ihre Worte nicht ernst genommen werden oder sie Konsequenzen erfahren. Wenn Sie es ernst meinen, die Kommunikation mit Ihrem Team zu verbessern, müssen Sie dafür eine urteilsfreie Umgebung schaffen.

„Man möchte nie, dass Mitarbeiter dafür gerügt werden, dass sie ihre Stimme verwenden“, erklärt Mary Kay Bitton, Head of Product Innovation bei Flo Vitamine. „Es ist wichtig, die Meinung aller zu schätzen und sicherzustellen, dass sich jede Person sicher fühlt, ihre Meinung zu sagen.“

Wenn Sie mit Ihrem Team eine urteilsfreie Zone schaffen und fördern möchten, implementieren Sie eine Richtlinie der offenen Tür, um Ihr Team einzuladen, seine Gedanken zu äußern. Bieten Sie ihnen dafür einen sicheren Raum, z. B. in einem Meeting oder Einzelgespräch. Halten Sie alle mit der Richtlinie auf dem gleichen Stand und stellen Sie sicher, dass sich alle an den Präzedenzfall halten. Sie möchten sicherstellen, dass nichts hinter den Kulissen vor sich geht, das Ihr Team dazu bringt, sich zu fragen, ob diese Richtlinie sinnvoll ist oder nicht.

Während Ihr Unternehmen möglicherweise eine Politik der offenen Tür hat, fühlen sich einige Leute möglicherweise nicht in der Lage, ihre Gedanken offen mit einem großen Team zu teilen. Daher ist es ratsam, eine alternative Lösung anzubieten. „Ein Schlüsselfaktor dafür, dass Menschen sich wohlfühlen, wenn sie sich zu Wort melden, besteht darin, ihnen die Möglichkeit zu geben, auf eine Weise zu sprechen, die sich für sie sicher anfühlt. Sie können dies tun, indem Sie die Leute ermutigen, Treffen mit jemandem zu buchen, mit dem sie private Themen besprechen möchten. Sie können auch eine Online-Box für Vorschläge einrichten, damit Mitarbeiter ihre Anliegen anonym einreichen können.“

Bei jeder neuen Richtlinie braucht die Umsetzung Zeit, und der Aufbau einer Kultur erfordert Beständigkeit und Zeit. Bleiben Sie dran, und irgendwann wird es zur Norm. „Es ist wichtig, dass Sie Ihre Bemühungen fortsetzen, auch wenn Sie keine sofortige Verbesserung sehen“, sagt Ryan Delk, CEO von Grundierung. „Wie die meisten von uns wissen, brauchen gute Dinge Zeit, also drängen Sie weiter, besonders wenn es sich herausfordernd anfühlt.“

Halten Sie alle über Neuigkeiten des Unternehmens auf dem Laufenden

Damit sich alle zugehörig zum Unternehmen fühlen, möchten Sie, dass sie über alle Geschehnisse auf dem Laufenden bleiben – auch wenn dies nicht direkt ihre Position oder Rolle betrifft. Dies ist eine Schlüsselstrategie beim Teambuilding und stellt auch sicher, dass alle über aktuelle Unternehmensnachrichten auf dem Laufenden bleiben, einschließlich Ziele, Erfolge und sogar die schwierigen Dinge.

„Eine wunderbare Möglichkeit, um sicherzustellen, dass alle informiert sind, ohne die Dinge zu ernst zu nehmen, ist ein Unternehmens-Newsletter“, sagt Justin Soleimani, Mitbegründer von Sturz. „Es mag aus einer Notwendigkeit heraus beginnen, aber es kann sich schnell in eine Möglichkeit verwandeln, die Moral zu stärken. Natürlich möchten Sie immer noch Neuigkeiten über das Unternehmen teilen, aber Sie können auch aufbauende Geschichten über das Team hinzufügen, Meilensteine ​​und Geburtstage feiern und vieles mehr.“

Ein weiterer Vorteil von internen Newslettern oder wöchentliche E-Mail-Zusammenfassungen ist, dass sie Meetings reduzieren und letztendlich die Produktivität steigern. „Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie und Ihr Team zu viel Zeit in Besprechungen verbringen, sollten Sie eine wöchentliche E-Mail-Zusammenfassung ausprobieren“, sagt Brittany Dolin, Mitbegründerin von Taschenbuchagentur. „Vieles von dem, was Sie in Meetings behandeln, kann sehr gut per E-Mail kommuniziert werden. Sie können versuchen, wöchentliche Updates mit Zusammenfassungen der Ereignisse zu versenden. Es ist eine großartige Möglichkeit, Neuigkeiten zu teilen und gleichzeitig etwas Konkretes zu bieten, auf das man sich bei Bedarf in der Zukunft beziehen kann.“

Vor allem, wenn Sie große Teams haben und sicherstellen möchten, dass jeder über die Informationen verfügt, die er benötigt Unternehmen, erwägen Sie, eine Lösung zu finden, um die Informationen mit allen Einzelheiten zu verteilen referenziert. Dies reduziert den Klatsch und vermeidet Missverständnisse.

Abschluss

Bei der Teamkommunikation wollen Sie auf keinen Fall Abstriche machen. Wenn schlechte Kommunikation zur Norm wird, bedarf es zusätzlicher Anstrengungen, um die schlechte Angewohnheit abzulegen und eine dauerhafte Lösung zu implementieren.

Der beste Weg, um anzufangen, ist, eine kleine Task Force mit Mitgliedern Ihres Teams aus allen Ebenen aufzubauen. Brainstormen Sie einen Plan, wie das Endziel der Kommunikation aussehen soll, und planen Sie dann die Schritte, die erforderlich sind, um dorthin zu gelangen. Kommunizieren Sie diese neue Kultur mit dem Team und holen Sie alle an Bord. Es ist eine Win-Win-Situation für alle.