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Eine Bestandsdatenbank ist für das Gedeihen jedes produktbasierten Geschäfts unerlässlich. Es bietet einfachen Zugriff auf wertvolle Daten und hilft bei wichtigen Geschäftsentscheidungen, wie z. B. der Bestellung neuer Bestände.

Während Sie im Internet mehrere komplizierte und detaillierte Bestandsverwaltungssoftware finden, ist es auch möglich, ein einfaches Bestandssystem in Excel zu erstellen. Es ist nicht nur möglich, sondern auch ganz einfach.

Erstellen einer einfachen Inventardatenbank in Excel

Um den Prozess der Erstellung eines Inventarsystems in Excel zu verstehen, erstellen wir eine Inventardatenbank für einen Handyshop, indem wir die folgenden Schritte ausführen:

  1. Erstellen Sie die folgenden Kopfzeilen in der obersten Zeile eines neuen Excel-Arbeitsblatts: Artikelnummer, Modellname, Unternehmen, Einzelpreis, und das
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    Anzahl verfügbarer Einheiten (Sie können entsprechend Ihren Anforderungen weitere Kopfzeilen erstellen).
  2. Verwenden Sie fette Schriftarten für die Überschriften.
  3. Um die Kopfzeilen hervorzuheben, fügen Sie den Kopfzellen eine Hintergrundfarbe hinzu.
  4. Wählen Sie alle Header aus und gehen Sie zu Schriftart Abschnitt in der Heim Tab.
  5. Klicken Sie auf den Pfeil neben Füllfarbe Option und wählen Sie Ihre gewünschte Farbe aus.

Sobald die Kopfzeilen fertig sind, ist es an der Zeit, die Informationen einzugeben. Inzwischen sollten Sie so etwas haben:

Du kannst Fügen Sie Rahmen hinzu, um Ihre Excel-Datenbank optisch ansprechend zu gestalten, und einfacher zu lesen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

  1. Wählen Sie alle Zellen in Ihrer Inventardatenbank aus.
  2. Gehen Sie zum Schriftart Abschnitt in der Heim Tab.
  3. Klicken Sie auf den Pfeil neben Grenzen Symbol.
  4. Wählen Sie die gewünschte Rahmenart für Ihre Inventardatenbankzellen aus.

Um die hinzuzufügen Filter Option zu Ihrer Datenbank:

  1. Wählen Sie eine beliebige Zelle in Ihrer Datenbank aus.
  2. Gehen Sie zum Bearbeitung Abschnitt ganz rechts in der Heim Tab.
  3. Klicken Sie auf den Pfeil neben Sortieren & Filtern Symbol.
  4. Klicke auf Filter.

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben gerade eine Bestandsdatenbank für einen mobilen Shop erstellt.

Sie können die Datenbank einfach aktualisieren, indem Sie neue Daten hinzufügen oder vorhandene Daten ändern. Außerdem können Sie gewünschte Informationen aus der neu erstellten Inventardatenbank herausfiltern.

Wenn Sie beispielsweise Ihre Inventardatenbankeinträge nach einem bestimmten Unternehmen filtern möchten:

  1. Klicken Sie auf den Pfeil neben Unternehmen Header.
  2. Wählen Sie die gewünschte(n) Firma(n) aus.
  3. Die Datenbank zeigt nur Einträge (Mobiltelefone) für nur diese Unternehmen an.

Verwenden der VLOOKUP-Funktion im Excel-Inventarsystem

Angenommen, Sie möchten in Ihrer Datenbank nach dem Preis eines bestimmten Artikels suchen. Anstatt in der Datenbank danach zu suchen, können Sie das tun Verwenden Sie die VLOOKUP-Funktion in Excel. Die Formel für SVERWEIS lautet wie folgt:

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num,[range_lookup])

Wo:

  • LOOKUP-WERT ist der Wert, nach dem Sie in der ersten Spalte des zugewiesenen Tabellenarrays suchen möchten.
  • TABLE_ARRAY ist der zugewiesene Zellbereich, in dem Sie die SVERWEIS-Funktion anwenden möchten.
  • COL_INDEX_NUMBER ist die Spaltennummer, die den Rückgabewert enthält.
  • BEREICH_LOOKUP (optional) ist entweder WAHR oder FALSCH. Angeben FALSCH wenn Sie möchten, dass Excel eine genaue Übereinstimmung zurückgibt oder WAHR wenn Sie möchten, dass es eine ungefähre Übereinstimmung zurückgibt. Wenn Sie keinen Wert angeben, setzt Excel (standardmäßig) a WAHR Wert und gibt ungefähre Übereinstimmungen zurück.

Wenn Sie die SVERWEIS-Funktion anwenden, sucht Excel den LOOKUP_VALUE in der ersten Spalte des zugewiesenen Zellbereichs. Damit die SVERWEIS-Funktion funktioniert, ist es daher wichtig, dass sich Ihr LOOKUP_VALUE in der ersten Spalte des TABLE_ARRAY (zugewiesener Zellbereich) befindet.

Nachdem der LOOKUP_VALUE gefunden wurde, zählt Excel die Anzahl der Zellen basierend auf der angegebenen COL_INDEX_NUMBER und gibt ein Ergebnis zurück. Der Rückgabewert ist entweder genau oder ungefähr, je nachdem, ob Sie für RANGE_LOOKUP einen FALSE- oder TRUE-Wert angegeben haben.

Nachdem Sie nun die SVERWEIS-Funktion einigermaßen verstanden haben, verwenden wir sie, um Daten aus unserer Handy-Bestandsdatenbank zu extrahieren. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um in Ihrer Datenbank nach einem Preis für ein bestimmtes Mobiltelefon zu suchen:

  1. Erstellen Sie die folgenden beiden Überschriften in neuen Zellen: Artikelnummer Und Preis.
  2. Geben Sie die folgende Formel unter der Überschrift Preis ein: 
    =SVERWEIS(
  3. Zur Bereitstellung eines LOOKUP-WERT, wählen Sie die Zelle unter aus Artikelnummer Header (I5 in unserem Fall), dann fügen Sie ein Komma hinzu.
  4. Für die TABLE_ARRAY Wählen Sie alle Zellen in der Datenbank unter den Überschriften (A2:E10 in unserem Fall), gefolgt von einem Komma.
  5. Wir möchten den Preis unserer gewünschten SKU finden, also legen wir den fest COL_INDEX_NUMBER bis 4 (weil die Überschrift Unit Price die 4. Spalte in unserer Datenbank ist), gefolgt von einem Komma.
  6. Geben Sie abschließend die an BEREICH_LOOKUP als FALSCH, da Excel exakte Werte zurückgeben soll.
  7. Drücken Sie Enter.

Excel gibt einen #NV-Fehler zurück, aber keine Sorge. Das liegt nur daran, dass wir unsere gewünschte SKU (LOOKUP_VALUE) nicht unter der SKU-Kopfzeile hinzugefügt haben.

Um den Preis einer bestimmten SKU (aus unserem zugewiesenen Sortiment, d. h. unserer Datenbank) herauszufinden, geben Sie ihn unter der SKU-Kopfzeile ein und Excel gibt den genauen Preis des Artikels zurück. Sie können dies für jedes Element in der Datenbank tun.

Um weitere Informationen zum Artikel zu erfahren, wiederholen Sie den gleichen Vorgang. Angenommen, Sie möchten auch die Anzahl der verfügbaren Einheiten eines Artikels ermitteln. Erstellen Sie dazu eine weitere Kopfzeile neben der Preis Überschrift und benennen Sie sie Anzahl der Einheiten. Geben Sie unter dieser neuen Überschrift die folgende Formel ein:

=SVERWEIS(I5,A2:E10,5,FALSCH)

Beachten Sie, dass sich unsere COL_INDEX_NUMBER von 4 (in der vorherigen Formel) auf 5 geändert hat, während der Rest der Formel gleich ist. Das liegt daran, dass die Anzahl der Einheiten Header befindet sich in der 5. Spalte unserer Datenbank.

So erstellen Sie ein Inventarsystem mit Excel-Vorlagen

Wenn Sie sich nicht die Mühe machen möchten, ein Inventarsystem manuell in Excel zu erstellen, können Sie den einfacheren Weg wählen, indem Sie eine Excel-Inventarvorlage verwenden.

  1. Rufen Sie die Office-Website auf, um gebrauchsfertig zu finden Excel-Bestandsvorlagen.
  2. Wählen Sie die Vorlage, die Sie verwenden möchten, und laden Sie sie herunter.
  3. Doppelklicken Sie nach Abschluss des Downloads darauf, um die Vorlagendatei zu öffnen.
  4. Klicken Aktiviere Bearbeitung oben, um Anpassungen gemäß Ihren Anforderungen vorzunehmen.

Jetzt können Sie je nach Bedarf Kopfzeilen hinzufügen oder entfernen und die Vorlage verwenden, um Ihr Inventar zu verwalten, indem Sie Artikel hinzufügen und relevante Informationen aktualisieren.

Bringen Sie Ihr Excel-Inventarsystem auf die nächste Stufe

Jetzt, da Sie die Grundlagen beherrschen, ist es an der Zeit, Ihr Excel-Inventarsystem auf die nächste Stufe zu bringen. Sie können dies ganz einfach tun, indem Sie sich mit verschiedenen Excel-Formeln vertraut machen und diese auf Ihre Excel-Bestandsdatenbank anwenden. Dies wird Ihnen helfen, mit Ihrer Excel-Inventardatenbank kreativ zu werden, und Sie werden in der Lage sein, sie effektiver zu nutzen.