Das Erstellen einer To-Do-Liste ist ein effektiver Produktivitäts-Hack, der Ihnen hilft, Ihre Aufmerksamkeit auf die wichtigen Dinge zu lenken. Sie können jedoch erwägen, dies mit einer Not-to-do-Liste zu ergänzen, um Ihre Produktivität zu verbessern.
Ihre Not-to-Do-Liste sollte aus geringwertigen Aufgaben und Gewohnheiten bestehen, an die Sie selten bewusst denken und die Ihre Zeit und Energie verschwenden. Wenn Sie diese Liste erstellen und diese Gewohnheiten vermeiden, wird Platz für erfüllendere Aufgaben geschaffen. Obwohl Ihre Liste der zu erledigenden Aufgaben letztendlich bei Ihnen liegt, behandelt dieser Artikel einige gängige Beispiele, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.
1. Den ganzen Tag Ihre E-Mails checken
Wenn Sie es nicht mögen, ungelesene oder beantwortete Nachrichten zu hinterlassen, haben Sie wahrscheinlich die Angewohnheit, Ihre E-Mails während Ihres Arbeitstages ständig zu überprüfen. So viel Zeit in Ihrem Posteingang zu verbringen, mag wie eine produktive Angewohnheit erscheinen, ist es aber nicht, es sei denn, Ihr Job erfordert dies.
Ein Hauptproblem bei dieser Gewohnheit ist, dass sie Sie in einen reaktiven Modus versetzt, da Sie Ihren Posteingang Ihre Aufgaben für den Tag bestimmen lassen, anstatt Ihre eigenen Aufgaben zu priorisieren. Dies nimmt Ihnen Zeit und Konzentration, die Sie in sinnvollere Beschäftigungen investieren sollten.
Allerdings sollten Sie erwägen, proaktiver mit Ihrer Zeit und Ihrem Posteingang umzugehen, indem Sie Ihre E-Mail-Aktivitäten bündeln. Task-Batching bedeutet, ähnliche Aufgaben zu gruppieren und in einem Rutsch zu bearbeiten, z. B. zu bestimmten Tageszeiten Ihre E-Mails zu lesen und zu beantworten und den Rest der Zeit für produktive Aufgaben zu nutzen.
2. Multitasking
Eine weitere Angewohnheit, die sich als Produktivitätshack tarnt, ist Multitasking. Auch wenn es kontraintuitiv erscheinen mag, Multitasking, oder genauer gesagt, Kontextwechsel, kann zeitaufwändig und ineffektiv sein. Das liegt daran, dass das gleichzeitige Ausprobieren mehrerer Dinge Ihr Gehirn dazu zwingt, ständig zwischen Aufgaben zu wechseln, was anstrengend sein und zu einer verminderten Effizienz und Genauigkeit führen kann.
Singletasking hingegen ermöglicht es Ihnen, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren und Ihre ganze Energie darauf zu verwenden, sie zu erledigen. Dies minimiert Ablenkungen, verbessert die Konzentration und hilft Ihnen, einzelne Aufgaben schneller und mit einem besseren Ergebnis zu erledigen.
3. Ja sagen zu unnötigen Meetings
Die nächste Angewohnheit, die Sie Ihrer „Not-to-do“-Liste hinzufügen sollten, ist, Ja zu unnötigen Meetings zu sagen. Wenn Sie jedes Meeting akzeptieren, das Ihnen in den Weg kommt, wird Ihr Terminkalender schnell voll sein, sodass Sie wenig Zeit haben, Dinge zu erledigen.
Versuchen Sie zunächst, den Zweck jedes Meetings zu hinterfragen und herauszufinden, ob es unverzichtbar ist. Einige Besprechungen können durch Kurzanrufe, E-Mails oder Chatnachrichten ersetzt werden. Wenn das Meeting notwendig ist, stellen Sie sicher, dass es eine klare Tagesordnung und einen Zeitplan hat, und versuchen Sie, es so kurz wie möglich zu halten. Wenn Sie wählerisch mit den Meetings umgehen, die Sie annehmen, können Sie Zeit in Ihrem Tag gewinnen und sich auf sinnvollere Aufgaben konzentrieren.
Soziale Medien sind ein großartiges Werkzeug, um mit Gleichgesinnten in Kontakt zu treten und auf dem Laufenden zu bleiben, können es aber auch beeinträchtigen Ihre Produktivität, wenn Sie sich ständig in endlosen Kaninchenlöchern wiederfinden Newsfeeds. Dies ist eine schwierige Angewohnheit, wenn man bedenkt, dass Sie möglicherweise nicht immer merken, dass Sie es tun, bis ein paar Stunden vergangen sind.
Zu überwinden Sie Ihre gedankenlose Scroll-Gewohnheit, müssen Sie erkennen und entfernen, was es auslöst. Einige der häufigsten Schuldigen sind Benachrichtigungen und das Gefühl, etwas zu verpassen. Sobald Sie die Auslöser identifiziert und entfernt haben, können Sie Tools nutzen, mit denen Sie Ihre Zeit für Social-Media-Apps minimieren können, z Bildschirmzeit, um Ihre iPhone-Nutzung zu reduzieren oder Fokusmodus auf Android.
5. Zeitverschwendung mit alltäglichen/sich wiederholenden Aufgaben
Alltägliche Aufgaben nehmen wertvolle Zeit und Ressourcen in Anspruch, die Sie für andere, wichtigere Aufgaben verwenden könnten, und sie sind der nächste Eintrag auf unserer Nicht-zu-erledigen-Liste. Diese Aufgaben können leicht unter dem Radar verschwinden, aber sie summieren sich schnell und können eine große Zeitverschwendung sein. Einige Beispiele für alltägliche Aufgaben sind die Dateneingabe, Videokonferenzen transkribieren, und die manuelle Planung von Social-Media-Beiträgen, um nur einige zu nennen.
Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Zeit, die Sie für alltägliche Aufgaben aufwenden, zu reduzieren, darunter das Delegieren von Aufgaben an jemand anderen, das Auslagern an einen Drittanbieterdienst oder die Verwendung von Automatisierungstools zur Bewältigung sich wiederholender Aufgaben. Eine oder mehrere dieser Strategien können Ihnen helfen, Zeit zu sparen und Ihre Energie für wirkungsvollere Aufgaben freizusetzen.
6. Verwenden Sie Ihr Telefon im Bett
Auch wenn es nicht allzu schlecht klingt, ist die Verwendung Ihres Telefons im Bett eine Smartphone-Gewohnheit, die Ihre Produktivität beeinträchtigen kann. Wenn Sie Ihr Smartphone morgens als erstes oder abends als letztes verwenden, kann dies mehrere nachteilige Auswirkungen haben.
Beispielsweise kann das von Ihrem Telefon ausgestrahlte blaue Licht die Produktion von Melatonin stören, einem Hormon, das hilft, den Schlafzyklus zu regulieren. Darüber hinaus kann es für den Rest des Tages negativ sein, morgens als erstes die Nachrichten oder die sozialen Medien zu lesen.
Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, in Ihrem Schlafzimmer eine telefonfreie Zone zu schaffen. Dadurch verbessern Sie Ihre Schlafqualität und können produktiver in den Tag starten. Sie können auf andere Aktivitäten zurückgreifen, wie das Lesen eines physischen Buches, das Schreiben in ein Tagebuch vor dem Schlafengehen und die Verwendung eines altmodischen Weckers, um Sie aufzuwecken.
7. Sie können Ihre Aufgaben nicht priorisieren
Es ist schön und gut, einen Plan für deinen Tag zu haben, indem du deine Aufgaben auf deiner To-Do-Liste auflistest, aber wenn du sie nicht priorisierst, wirst du wahrscheinlich nicht rechtzeitig zu den wichtigsten kommen. Idealerweise sollten Sie darauf abzielen, Ihre produktivsten Stunden mit Ihren herausforderndsten und wichtigsten Aufgaben zu verbringen. Dieser Ansatz stellt sicher, dass Sie das Beste aus Ihrem Tag herausholen und keine wichtigen Fristen verpassen.
Einer der besten Wege dazu Erstellen Sie Ihre To-Do-Listen mithilfe der Eisenhower-Matrix. Dieses einfache Framework hilft Ihnen zu bestimmen, welche Aufgaben basierend auf ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisiert werden sollten. Sobald Sie Ihre obersten Prioritäten identifiziert haben, können Sie sich darauf konzentrieren, sie zuerst anzugehen, und der Rest Ihrer Aufgaben kann folgen.
Automatisieren Sie Aufgaben mit geringem Wert und beseitigen Sie unproduktive Gewohnheiten, um die Produktivität zu steigern
Die Entwicklung einer personalisierten Not-to-Do-Liste ist eine effektive Strategie, die Ihnen helfen kann, sich auf Ihre wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren und Ihre Produktivität zu steigern.
Indem Sie geringwertige Aufgaben delegieren, auslagern oder automatisieren und unproduktive Gewohnheiten aufgeben, können Sie mehr Raum für die Dinge schaffen, die Ihnen am wichtigsten sind, und das Beste aus Ihrem Tag machen. Sie können diese Liste als Inspiration verwenden, um Ihre Not-to-Do-Liste zu erstellen und Zeitfresser aus Ihrer täglichen Routine zu entfernen.
