Wenn Sie die heutige virtuelle Arbeitsumgebung und digitalisierte Prozesse annehmen, ist es wichtig zu überlegen, wie Sie die Dokumentation Ihres Arbeitsplatzes am besten verwalten. Eine effektive digitale Dokumentationsstrategie ist entscheidend für die Aufrechterhaltung einer kohärenten Belegschaft. Dies wird relevanter, wenn Sie geografisch verteilte Teams haben, wie es oft bei Remote-Belegschaften der Fall ist.
Ihre Mitarbeiter können sich nicht mehr auf Aktenschränke und papierbasierte Dokumentationen verlassen, um auf Informationen am Arbeitsplatz zuzugreifen und diese zu verfolgen. Dieser Artikel behandelt Best Practices und Tools für eine effektive digitale Dokumentation an Ihrem Remote-Arbeitsplatz.
1. Schreiben Sie prägnant
Leser schätzen prägnantes Schreiben, umso mehr an einem abgelegenen Arbeitsplatz, wo die Leute nicht einfach vorbeikommen können, um um Klärung zu bitten. Das bedeutet, dass es wichtig ist, Ihre Gedanken richtig zu organisieren und in Ihrer Dokumentation so klar wie möglich zu sein. Vermeiden Sie beim Schreiben von Arbeitsplatzdokumenten überflüssige Phrasen, lange Sätze und unnötigen Jargon.
Verwenden Sie Listen mit Aufzählungszeichen, um wichtige Informationen hervorzuheben und große Textabschnitte in Absätze zu unterteilen. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie große Mengen an Informationen übermitteln möchten, da es den Text in verdauliche Häppchen aufteilt und das Scannen erleichtert. Darüber hinaus möchten Sie auch Wörter verwenden, die jeder an Ihrem Arbeitsplatz versteht, unabhängig vom technischen Fachwissen. Endlich immer Bearbeiten Sie Ihre Arbeit selbst, um Ihr Schreiben zu verbessern bevor Sie es versenden; Ein zusätzliches Paar Augen kann auch helfen, Fehler zu erkennen.
2. Speichern Sie digitale Dokumente an einem zentralen Ort
Der einfache Zugriff auf Arbeitsplatzdokumente ist für eine Remote-Belegschaft von entscheidender Bedeutung. Niemand möchte Zeit damit verschwenden, Slack-Nachrichten oder alte E-Mails zu durchsuchen, um wichtige Informationen zu finden. Du kannst ein internes Wiki einrichten oder verwenden Sie eine Wissensdatenbank-Software, um diese Herausforderung zu meistern. Ein internes Wiki bietet ein zentralisiertes, durchsuchbares Repository für Ihre gesamte Arbeitsplatzdokumentation, einschließlich Unternehmensrichtlinien, Besprechungsnotizen, Anleitungen und Onboarding-Dokumenten, um nur einige zu nennen.
Interne Wiki-Tools wie Tetra lassen Sie Dokumente an einem Ort erstellen, bearbeiten und speichern und sie mit nur wenigen Klicks mit Ihrem Team teilen. Alternativ, wenn Ihre Organisation ständig mit Kunden interagiert – und Sie interne und externe Dokumentation am selben Ort aufbewahren möchten – a Wissensdatenbank-Tool wie Dokument360 könnte eine bessere Lösung sein. Eine Wissensdatenbank ist im Wesentlichen eine Online-Bibliothek mit internen Dokumenten und Kundensupport-Ressourcen wie FAQs, Benutzerhandbüchern und Produktinformationen.
3. Erzwingen Sie Zugriffskontrollrichtlinien
Während ein zentrales Repository für Arbeitsplatzdokumente unerlässlich ist, möchten Sie auch verwalten, wer auf Dokumente zugreifen und Änderungen vornehmen kann. Möglicherweise haben Sie bestimmte Dokumente, die nur für bestimmte Abteilungen relevant sind, oder vertrauliche Dateien, auf die nur Administratoren zugreifen sollten. Dies hilft Ihnen, die Dokumentensicherheit aufrechtzuerhalten und versehentliche oder unbefugte Änderungen zu verhindern. Wählen Sie also bei der Auswahl Ihres Arbeitsplatzdokumentationstools eines aus, das diese Funktion unterstützt, und passen Sie die Einstellungen für die Zugriffskontrolle an Ihre organisatorischen Anforderungen an.
Document360 bietet beispielsweise mehrere Konten, mit denen Sie entscheiden können, welche Zugriffsebene jeder Benutzer auf Ihre Dokumentation hat. Tettra enthält auch ein Berechtigungssystem, mit dem Sie steuern können, wer bestimmte Dokumente bearbeiten, anzeigen oder veröffentlichen darf.
4. Befolgen Sie die Best Practices für die Online-Sicherheit
Das Erzwingen von Zugriffssteuerungsrichtlinien ist hilfreich, reicht jedoch nicht aus, um Ihre Arbeitsplatzdokumente vor Sicherheitsbedrohungen zu schützen. Da immer mehr Unternehmen online gehen, nimmt die Cyberkriminalität zu, sodass Sie zusätzliche Vorkehrungen treffen müssen, um sicherzustellen, dass Ihre digitale Dokumentation vor Hackern geschützt ist.
Um eine effektive digitale Dokumentationsstrategie mit Blick auf die Sicherheit zu erstellen, sollten Sie Gemeinsamkeiten vermeiden Sicherheitsfehler bei der Fernarbeit wie die Verwendung privater Geräte für Arbeitsaufgaben, das Teilen von Kennwörtern und das Vernachlässigen der Installation von Sicherheitsupdates. Darüber hinaus sollten Sie neben der Erstellung starker Passwörter sicherstellen, dass Sie diese regelmäßig ändern, um das Risiko eines Hackerangriffs zu verringern. Darüber hinaus können Sie Ihre Arbeitsplatzdokumente verschlüsseln, um eine zusätzliche Schutzebene hinzuzufügen. Und vergessen Sie nicht, ein VPN zu verwenden, um Ihre Daten sicher und geschützt zu halten, insbesondere wenn Sie mit öffentlichem WLAN arbeiten.
5. Backups aufbewahren
Trotz aller Bemühungen besteht immer die Möglichkeit, dass Ihre Arbeitsplatzdokumente verloren gehen oder beschädigt werden. Während die Verwendung von Wissensdatenbank-Tools als primäre Speicherlösung dazu beiträgt, das Risiko von Datenverlusten zu verringern, möchten Sie dennoch Backups aufbewahren, falls etwas schief geht. Das liegt daran, dass bei diesen Lösungen auch technische Probleme auftreten können, auf die Sie keinen Einfluss haben, was zumindest bedeutet, dass Sie während dieser Zeit keinen Zugriff auf Ihre Dokumente haben.
Um auf der sicheren Seite zu sein, können Sie zusätzliche Sicherungslösungen wie Google Drive und lokale Speichergeräte in Betracht ziehen. Natürlich möchten Sie nicht mehrere Kopien desselben Dokuments verfolgen müssen, also legen Sie eine klare Backup-Strategie fest, bevor Sie Dokumentationstools am Arbeitsplatz verwenden. Auf diese Weise können Sie sicher sein, dass Ihre Dokumente immer verfügbar sind, wenn Sie sie benötigen.
6. Digitalisieren Sie Ihre Papierdokumente
Wenn Sie noch auf papierbasierte Dokumentation angewiesen sind, ist es jetzt an der Zeit, auf digitale Kopien umzusteigen oder zumindest digitale Kopien zu erstellen. Dies erleichtert nicht nur die Verwaltung großer Dateimengen, sondern verbessert auch die Zugänglichkeit, Zusammenarbeit und Sicherheit.
Sie können einen Scanner verwenden, um Ihre Papierdokumente zu digitalisieren. Sobald Sie über digitale Kopien Ihrer Dokumente verfügen, können Sie diese für einfachen Zugriff und Zusammenarbeit in das Dokumentationstool Ihrer Wahl am Arbeitsplatz hochladen.
7. Verwenden Sie eine eindeutige Indizierung für eine schnelle Identifizierung
Wenn Sie viele Dokumente haben, kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten. Aus diesem Grund ist die Verwendung eines übersichtlichen Indexierungssystems für Ihre Arbeitsplatzdokumente unerlässlich. Auf diese Weise können Sie die benötigten Dateien ganz einfach finden – wenn Sie sie brauchen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Ihre Dokumente zu indizieren; Sie können beispielsweise damit beginnen, sie nach Typ, Datum oder Projekt zu kategorisieren. Dies erleichtert das Auffinden bestimmter Dokumente, wenn Sie sie benötigen.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Schlüsselwörter zu verwenden, um Ihre Arbeitsplatzdokumente zu indizieren. Dies kann besonders hilfreich sein, wenn Sie viele Dateien haben und schnell danach suchen müssen. Unabhängig davon, welches Indexierungssystem Sie verwenden, stellen Sie sicher, dass es konsistent und leicht verständlich ist.
Ihre Remote-Teams brauchen eine intelligente Dokumentationsstrategie
Die Dokumentation von Remote-Arbeitsplätzen ist für den reibungslosen Ablauf Ihres Unternehmens unerlässlich. Durch die Entwicklung einer effektiven digitalen Dokumentationsstrategie können Sie sicherstellen, dass Ihre Teams schnell auf die benötigten Informationen zugreifen und produktiv bleiben können.
