Im Laufe Ihrer freiberuflichen Karriere werden Sie mit mehreren Aufgaben jonglieren. Ja, du verdienst mehr, wenn du mehr arbeitest. Und obwohl es sich großartig anfühlen würde, Ihre Einkommensziele zu erreichen, wird die Übernahme von zu vielen Verantwortlichkeiten zu vernachlässigbaren Ergebnissen führen. Du wirst am Ende nur erschöpft sein.
Lassen Sie uns untersuchen, welche Aufgaben Sie auf Automatisierungstools auslagern können, um Ihren vollen Terminkalender zu entlasten. Auf diese Weise haben Sie mehr Zeit und Energie, sich auf die kritischen Bereiche Ihres freiberuflichen Geschäfts zu konzentrieren.
1. E-Mail-Verwaltung
Wie die meisten berufstätigen Erwachsenen erhalten Sie wahrscheinlich regelmäßig Hunderte von E-Mails. Das Lesen und Beantworten von Nachrichten erfordert keine intensive Konzentration, nimmt aber einen Großteil Ihres Arbeitstages in Anspruch. Ein
Adobe-Bericht gibt sogar an, dass Menschen täglich über fünf Stunden damit verbringen, E-Mails zu checken.Außerdem können Sie nicht einfach aufhören, auf E-Mails zu antworten. Verschiedene Parteien, von internationalen freiberuflichen Kunden bis hin zu Bundesbehörden, werden Sie per E-Mail kontaktieren. In einigen Fällen müssen Sie möglicherweise sogar schnell reagieren.
Anstatt Ihre E-Mails wahllos zu ignorieren, sollten Sie in Erwägung ziehen, in zu investieren robuste E-Mail-Management-Tools. Finden Sie eine Plattform, die Ihren Anforderungen entspricht. Sie sind entweder darauf spezialisiert, Ihren Posteingang zu organisieren oder die Massen-E-Mail-Zustellung zu optimieren. Beispielsweise leistet Help Scout hervorragende Arbeit beim Versenden von unternehmensweiten Ankündigungen, während SaneBox eingehende Nachrichten genau sortiert.
2. Social-Media-Post-Planung
Das Posten in sozialen Medien ist für den Erfolg des digitalen Marketings von größter Bedeutung. Der regelmäßige Austausch mit Kunden und Kollegen aus der Ferne hilft Ihnen, als Freiberufler eine solide Online-Präsenz aufzubauen.
Wie das E-Mail-Management ist auch das Posten in sozialen Medien kognitiv nicht anspruchsvoll. Sie können ohne großen Aufwand geplante Inhalte hochladen, auf Kommentare antworten und Direktnachrichten lesen.
Die meisten Menschen stufen das Posten in sozialen Medien als oberflächliche Arbeit ein. Es dauert jedoch immer noch viel Zeit, insbesondere wenn Ihre Fangemeinde wächst. Sie werden feststellen, dass Sie Stunden damit verbringen, nur Ihren Posteingang zu überprüfen.
Wenn Sie die Zeit verkürzen möchten, die Sie mit der Verwaltung Ihrer Social-Media-Konten verbringen, sollten Sie die Automatisierung verschiedener Funktionen in Betracht ziehen. Probieren Sie verschiedene Tools aus, die Ihren Anforderungen entsprechen könnten. Zum Beispiel, Inhaltskalender-Apps können Sie Posts im Voraus planen, während Analysetools Ihre Gesamtleistung in sozialen Medien quantifizieren.
3. Kunden-Onboarding
Das Kunden-Onboarding gibt den Ton für jedes freiberufliche Projekt an. Sie und Ihr Kunde werden in dieser Phase Fristen festlegen, Erwartungen neu bewerten, Aufgaben zuweisen und Ziele betonen. Den Prozess zu beschleunigen schafft vage, undurchführbare Ziele. Alternativ behindert die übermäßige Analyse trivialer Details und die wiederholte Beantwortung derselben Fragen die Produktivität.
Der effektivste und zeitsparendste Ansatz besteht darin, mehrere Bereiche Ihres Kunden-Onboarding-Prozesses zu automatisieren. Angenommen, Sie stellen Ihren neuen Kunden ähnliche Fragen. Anstatt sie in jeder Sitzung durchzugehen, können Sie einen Fragebogen erstellen oder ein kurzes Erklärvideo aufnehmen. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie die Bedürfnisse Ihres Kunden danach vollständig verstehen.
4. Potenzielle Kunden
Viele Freiberufler suchen ungern nach neuen Kunden. Zwischen der Kontaktaufnahme mit Interessenten und der Teilnahme an Erstberatungen verbringen Sie problemlos Dutzende von Stunden pro Woche mit der Suche nach Kunden. Das Schlimmste ist, dass Sie nicht einmal alle Ihre Leads konvertieren. Die meiste Zeit, die Sie mit Jagen und Telefonieren verbringen, wird als unbezahlte Arbeit eingestuft, die Ihre Zeit und Ihr Geld verschwendet.
Verwenden Sie für einen effizienteren Ansatz Automatisierungstools. Wir empfehlen, verschiedene Programme auszuprobieren, je nachdem, welche Prospektionsaufgaben Sie automatisieren möchten. Nehmen wir an, Sie sind Schriftsteller. E-Mail-Suchwerkzeuge können die Redakteure und Administratoren verschiedener Websites verfolgen, die mit Inhaltsautoren und Gastbloggern zusammenarbeiten.
5. Terminbuchung
Viele Freiberufler verbringen genauso viel Zeit mit der Planung von Meetings wie mit der Teilnahme daran. Abhängig von der Lücke zwischen Ihnen und den Zeitzonen Ihres Kunden können Sie mehrere Tage lang hin und her senden.
Damit sind E-Mails mit nur wenigen Klicks versendet. Es ist unvernünftig und unproduktiv, mehr als ein oder zwei Stunden für die Terminvereinbarung einzuplanen.
Um den Prozess zu optimieren, verwenden Sie eine Terminbuchungs-App. Plattformen wie Google Kalender und Calendly ermöglichen es Benutzern, Besprechungen schnell zu planen und ihre bevorzugten Daten in benutzerdefinierten Kalendern auszuwählen, die Gastgeber anpassen können. Senden Sie den Teilnehmern einfach Ihren Einladungslink und warten Sie auf deren Antwort.
6. Workflow-Management
Freiberufler unterschätzen oft die Zeit, die für die Fertigstellung eines Projekts benötigt wird. Nehmen wir an, Sie sind ein Content-Autor. Selbst wenn Sie 500 bis 600 Wörter pro Stunde schreiben können, ist es unwahrscheinlich, dass Sie in einer 10-Stunden-Schicht 5.000 Wörter schreiben. Schließlich müssen Sie auch Themenrecherchen und Redaktionsentwürfe durchführen.
Arbeitsprojekte sind immer mit winzigen Managementaufgaben verbunden. Obwohl die meisten nur ein paar Minuten dauern, sollten Sie sie dennoch umgehen und Ihren Zeitplan entsprechend anpassen.
Detailliertes Workflow-Management kostet Zeit. Automatisieren Sie es stattdessen mit einem Projektmanagement-Tool. Beliebte Apps wie Asana oder Trello können bei fast allen Aspekten des Prozesses helfen, von der Festlegung realisierbarer Fristen bis zur Finalisierung von Projektdetails. Auf diese Weise haben Sie mehr Zeit und Energie, um sich auf Ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.
7. Vertragsgestaltung
Als Freiberufler erwarten Kunden von Ihnen, dass Sie Projektverträge abschließen. Sie müssen wahrscheinlich Ihre Tarife, Garantien, Verantwortlichkeiten und Ziele sowie alle Bestimmungen in Bezug auf die Bestellung des Kunden skizzieren.
Das Schreiben eines Vertrags von Grund auf dauert in der Regel einige Stunden. Sie können Vorlagen online abrufen, aber Sie sollten trotzdem ein oder zwei Stunden für die Bearbeitung einplanen. Schließlich werden allgemeine Vereinbarungen Ihr freiberufliches Geschäft nur gefährden.
Anstatt zufällige Vertragsentwürfe zu kopieren und einzufügen, sparen Sie mehr Zeit, indem Sie den Prozess auf ein Automatisierungstool auslagern. Es gibt einige Apps, die individuelle Vertragsentwürfe erstellen. Sie können visuell ansprechende Verträge erstellen, die den Umfang, die Einschränkungen und rechtlichen Anforderungen Ihrer freiberuflichen Projekte innerhalb von Minuten erläutern.
8. Grundlegendes Finanz-Tracking
Den Überblick über Ihre Finanzen zu behalten, wird immer schwieriger, wenn Ihr freiberufliches Unternehmen wächst. Sie müssen alle Zahlungen von jedem Kunden aufzeichnen. Selbst eine einfache Finanzverwaltung kann je nach Auftragsvolumen mehrere Stunden in Anspruch nehmen.
Viele Fachleute stellen Buchhalter ein, um ihre Finanzen zu verwalten. Obwohl Sie auch mit einem Finanzexperten zusammenarbeiten könnten, sollten Sie zuerst die Verwendung von Automatisierungstools in Betracht ziehen. Sie müssen nicht einmal etwas bezahlen. Eine schnelle Google-Suche wird mehrere zeigen einfache, kostenlose Excel-Tabellenvorlagen für persönliche Finanzen Sie können anpassen.
Werden Sie ein produktiverer Freelancer, indem Sie Aufgaben automatisieren
Die Aufgabenautomatisierung bringt Ihre freiberufliche Karriere auf die nächste Stufe. Fühlen Sie sich jedoch nicht gezwungen, von Anfang an ein voll funktionsfähiges, effizientes automatisiertes System zu implementieren. Workflow-Automatisierung braucht Zeit. Beseitigen Sie zunächst kleine, mühsame Aufgaben und arbeiten Sie sich dann schrittweise an die Automatisierung kritischerer Verwaltungsaufgaben heran.
Kaufen Sie auch keine Premium-Automatisierungstools aufs Geratewohl. Es gibt mehrere kostenlose Softwareprogramme und mobile Apps auf dem Markt. Mit der richtigen Strategie können Sie sie bereits nutzen, um mehrere tägliche Funktionen Ihres freiberuflichen Unternehmens zu automatisieren.
