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Stellen Sie sich vor, Sie müssen eine wichtige E-Mail an einen Vorgesetzten, einen Kunden oder sogar einen Freund senden. Sie tippen den perfekten Brief ein und klicken auf „Senden“ in dem Glauben, dass Sie vor Ablauf der Frist eine Antwort erhalten. Was würden Sie tun, wenn die E-Mail einige Minuten vor Ablauf der Frist nicht zugestellt wird?
Die obige Situation beschreibt das Chaos von unzustellbaren E-Mails. Dieser Artikel befasst sich mit dem, was ein E-Mail-Bounce ist, den Arten von E-Mail-Bounces, den Ursachen und dem Umgang damit.
Was ist eine unzustellbare E-Mail?
Wenn du eine E-Mail senden das nicht zustellt, wird als E-Mail-Bounce bezeichnet. Normalerweise gibt es eine E-Mail-Rücksendenachricht, um Sie zu benachrichtigen. In den meisten Fällen informieren sie Sie auch über die Ursache des E-Mail-Bounces.
Es gibt zwei Arten von E-Mail-Bounces – Soft Bounce und Hard Bounce. Lassen Sie uns untersuchen, was sie bedeuten.
Weicher Sprung
Soft Bounces sind aus vorübergehenden Gründen nicht zugestellte E-Mails. Ursachen für Soft Bounces sind gefüllte Postfächer, inaktive Postfächer, Serverausfälle und zu große E-Mail-Nachrichten.
Diese Arten von Bounces sind im Vergleich zu Hard Bounces weniger schwerwiegend. Oft erfordern sie keine Aktion von Ihnen, um gelöst zu werden. Sie sortieren sich automatisch aus, sobald das verursachende Problem behoben wurde.
Harter Aufprall
Wenn eine E-Mail dauerhaft nicht zugestellt werden kann, wird sie als Hard Bounce klassifiziert. Zu den Ursachen für Hard Bounces gehören eine falsch geschriebene E-Mail-Adresse, eine nicht vorhandene E-Mail-ID und ein abgestürzter Server. Betrachten Sie es als eine Situation vom Typ „flaches Nein“ oder „direkte Ablehnung“; Ihre E-Mail ist nicht durchgekommen und wird es auch nie.
Mögliche Gründe, warum E-Mails abprallen könnten
Der erste Schritt zur Bekämpfung einer zurückgewiesenen E-Mail besteht darin, die Ursache zu kennen. Hier sind einige mögliche Gründe, warum eine E-Mail unzustellbar sein kann:
1. Falsch geschriebene oder nicht vorhandene E-Mail-Adressen
Einige zurückgesendete E-Mails sind als „nicht vorhandene E-Mail-Adresse“ gekennzeichnet; Dies deutet darauf hin, dass die E-Mail-Adresse nicht existiert. Dies könnte häufig mit einem Rechtschreibfehler in der E-Mail-ID zusammenhängen, oder die E-Mail wurde möglicherweise gelöscht, wenn sie einem Mitarbeiter gehört, der aus einer Organisation ausgeschieden ist.
Auch das ist möglich Die E-Mail-Adresse ist eine Fälschung, oder eine zufällig generierte E-Mail, die von Personen erstellt wurde, um ihre ursprüngliche E-Mail zu entrümpeln. In diesen Fällen können Sie keine E-Mail an die Adresse senden.
2. Serverprobleme
Einige unzustellbare E-Mails können als „unzustellbar“ markiert sein; dies kann bis zum E-Mail-Server der empfangenden E-Mail-Adresse zurückverfolgt werden. Normalerweise ist der Server aufgrund von Wartungsarbeiten überlastet oder nicht verfügbar. Wenn Sie diese Benachrichtigung wiederholt erhalten, wurde der E-Mail-Server möglicherweise heruntergefahren.
3. Volles Postfach
E-Mails funktionieren mit Speicherung; So wie Sie keine neuen Anwendungen aus Ihrem App Store herunterladen können, wenn der Speicherplatz knapp wird, so wird Ihr Empfänger Ihre E-Mails mit einem gefüllten Postfach nicht erhalten.
Dies ist kein großes Problem, wenn der Empfänger seine E-Mails aktiv nutzt, da er schließlich sein Postfach aufräumt, um Platz für neue zu schaffen.
4. E-Mail-Größe
Ein weiterer Grund, warum Ihre E-Mail abprallen könnte, ist, dass sie zu groß ist. Dies ist üblich, wenn eine E-Mail Anhänge enthält. Gmail versendet beispielsweise keine E-Mails mit Anhängen, die größer als 25 MB sind. Die meisten gängigen E-Mail-Anbieter haben ebenfalls ähnliche Limits.
5. Konto gesperrt
Wenn der Empfänger Sie daran gehindert hat, ihn zu kontaktieren, werden alle Ihre E-Mails an diese E-Mail-Adresse zurückgesendet und Sie erhalten eine Benachrichtigung darüber. Das haben sie vielleicht auch Hochleistungs-Spamfilter die verdächtig erscheinende E-Mails blockieren.
6. Urlaub/Automatische Antwort
Wenn Menschen in den Urlaub fahren, möchten sie von allem und jedem wegkommen und nur einem kleinen Prozentsatz der Menschen Zugang gewähren. Normalerweise haben sie eine separate Leitung oder E-Mail, mit der sie kontaktiert werden können, während die regulären Kontaktkanäle im Urlaubsmodus sind.
Wenn sie in diesem Modus bleiben, werden Ihre Nachrichten an diese E-Mail-Adresse wiederholt zurückgeschickt.
So lösen Sie eine E-Mail, die zurückgesendet wurde
Es kann frustrierend sein, zu erfahren, dass Ihre E-Mail zurückgesendet wurde, insbesondere wenn der Inhalt zeitkritisch oder wichtig ist. Glücklicherweise müssen Sie nicht die Arme verschränken und zusehen, wenn dies geschieht. Hier sind vier Möglichkeiten, um unzustellbare E-Mails zu beheben und möglicherweise zu verhindern:
1. E-Mail-IDs verdoppeln/überprüfen
Einer der häufigsten Gründe für E-Mail-Bounces ist eine falsch geschriebene oder nicht vorhandene E-Mail-ID. Es empfiehlt sich, die E-Mail-ID Ihres Empfängers zu überprüfen, bevor Sie auf „Senden“ klicken. Wenn Sie sicher sind, dass Sie die richtige Adresse haben, wird diese automatisch als Ursache für einen E-Mail-Bounce ausgeschlossen.
Es schadet auch nicht, sich vom Eigentümer bestätigen zu lassen, dass Sie die richtige Adresse haben, wenn Sie sie erhalten.
2. Informationen aktualisieren
Gewöhnen Sie sich an, Ihre Kontaktinformationen zu aktualisieren. Die Situation von Personen ändert sich häufig, und Ihre Kontakte verlieren möglicherweise den Zugriff auf ihre E-Mail-Adressen oder wechseln sie. Wenden Sie sich regelmäßig an Ihre Kontakte, um sicherzustellen, dass die Informationen, die Sie bei sich haben, auf dem neuesten Stand sind. Dadurch wird die Anzahl der E-Mail-Bounces reduziert, auf die Sie stoßen.
3. Befolgen Sie die Versandregeln
Wir haben bereits erwähnt, dass einige E-Mails nicht zugestellt werden können, weil sie unglaublich groß sind. Google Mail begrenzt die Größe Ihrer Anhänge auf 25 MB, und andere E-Mail-Anbieter haben ähnliche Beschränkungen. Bitte machen Sie sich mit den verschiedenen Regeln vertraut, die Ihren E-Mail-Server leiten.
Beachten Sie auch, dass Ihnen mehrere Methoden zur Verfügung stehen E-Mail große Anhänge nahtlos.
4. Formatieren Sie Ihre E-Mails
Dieser überspringt den Verstand von praktisch allen von uns, aber Es ist wichtig, dass Ihre E-Mail nicht wie Spam-Mail geschrieben ist. Alle E-Mail-Server verfügen über Spamfilter, die verhindern, dass ihre Benutzer mit Inhalten bombardiert werden, die sie nichts angehen.
Sie können Online-Ressourcen wie tester.com und isnotspam.com verwenden, um Ihre E-Mails auf Spam-Inhalte zu überprüfen.
5. Senden Sie die E-Mail später
Im Falle einer Ausfallzeit des Empfängerservers sollten Sie einige Zeit warten, um die E-Mail erneut zu senden, und wenn der Server wieder verfügbar ist, wird Ihre E-Mail zugestellt. Wenn dies länger dauert, müssen Sie sich möglicherweise an den Kontaktsupport des E-Mail-Anbieters Ihres Empfängers wenden, um ihn über Ihre Situation zu informieren.
Ihr E-Mail-Bounce ist nicht das Ende der Welt
Auch wenn E-Mail-Bounces nicht immer ein Grund zur Beunruhigung sind, können sie dennoch ziemlich ärgerlich sein, wenn Sie eine wichtige E-Mail versenden und diese nicht zugestellt wird. Es könnte sogar dazu führen, dass Sie sich Sorgen darüber machen, ob der Empfänger Ihre Nachricht überhaupt erhalten hat oder nicht – aber keine Sorge.
Sie können die Situation mit den in diesem Artikel aufgeführten Korrekturen lösen, ohne zu viel Angst zu verursachen. Es gibt auch andere Dinge, die Sie tun können, um E-Mails aufzuspüren.