Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Aufgabe zu vergessen. Bei der ersten Methode schreiben Sie es nicht auf, erinnern sich aber letztendlich genau im falschen Moment daran. Die andere, die Aufgabe überlässt Sie vollständig, bis Sie jemand zur Rechenschaft zieht. Beide Situationen machen keinen Spaß.

Aus diesem Grund ist es ideal, Ihre To-Do-Liste mit einem Backlog zu kombinieren. Es ist auch hilfreich, wenn Sie es an einem zugänglichen Ort aufbewahren, z. B. in Google Sheets. Wie erstellen Sie also ein Backlog und verwenden es zusammen mit einer To-Do-Liste in Google Sheets? Lesen Sie weiter, um es herauszufinden.

Was ist ein Rückstand und warum sollten Sie einen verwenden?

Wenn Sie einfach alles, was Sie tun müssen, auf einer laufenden Liste führen, werden Sie nie das Gefühl haben, etwas erledigt zu bekommen. Mit einem Backlog können Sie all Ihre To-Dos, die aktuell keine Priorität haben, woanders parken und sich voll und ganz auf Ihre tägliche Liste konzentrieren. Obwohl Aufgaben im Rückstand immer noch wichtig sind, werden sie vorerst nur auf Eis gelegt, bis Sie bereit sind, sie anzugehen.

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Sie haben beispielsweise bereits eine Liste mit Dingen, die Sie durcharbeiten, und ein Kollege bittet Sie, seine Präsentation Korrektur zu lesen. Sie würden es in Ihren Rückstand aufnehmen, damit Sie die Anfrage Ihres Kollegen nicht vergessen, und es soll Sie daran erinnern, wenn Sie Ihre nächste Liste schreiben.

Das Führen eines Rückstands ist ideal, da es verhindert, dass Aufgaben zwischen die Risse fallen. Es hilft Ihnen auch, sich auf Ihre aktuelle Liste zu konzentrieren, anstatt sich in neue Projekte oder Anfragen zu stürzen, wenn sie auftauchen. Während Sie es aufschreiben, erkennen Sie an, dass Sie später darauf zurückkommen werden, sodass Sie sich jetzt keine Sorgen darüber machen müssen.

Erstellen einer To-Do-Liste mit Backlog-Tracking in Google Sheets

Du kannst Erstellen Sie eine einfache Aufgabenliste in Google Sheets nach diesen Schritten:

  1. Fügen Sie Zelle B: 1 Ihres Blattes einen Titel hinzu und geben Sie der obersten Zeile etwas Farbe.
  2. Heben Sie 1–10 Zellen in der ersten Spalte Ihres Blatts hervor, indem Sie auf die Überschrift klicken – egal, an wie vielen Aufgaben Sie normalerweise täglich arbeiten.
  3. Gehe zu Einfügung im oberen Menü.
  4. Wählen Kontrollkästchen.

Jetzt haben Sie eine einfache Checkliste.

Klicken Sie anschließend auf das Pluszeichen (+) in der unteren linken Ecke, um eine neue Registerkarte zu erstellen und ihr einen Namen zu geben Rückstand– und die mit Ihrer aktuellen Liste Machen falls noch nicht geschehen. Fügen Sie auf der Registerkarte Backlog einen Titel und etwas Farbe zur obersten Zeile hinzu.

Wenn Sie nicht alle Ihre Aufgaben an einem allgemeinen Ort aufbewahren möchten, können Sie projektspezifische Elemente aufbewahren oder sogar trennen, indem Sie mehreren Spalten Titel hinzufügen. Einige Beispiele wären ein Hausrückstand, ein Arbeitsrückstand, ein Renovierungsrückstand, ein Kreativrückstand usw.

Eine weitere Option besteht darin, separate Registerkarten oder Dokumente für Arbeit, Schule oder Zuhause zu führen. Wirklich, es ist das, was für Sie am besten funktioniert, aber Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Listen zugänglich sind und dass Sie sie täglich verwenden. Für einige könnte es der ideale Ansatz sein, einen zu behalten.

Sobald Sie Ihre oberste Reihe eingerichtet haben, ist es an der Zeit, eine Bestandsaufnahme von allem zu machen, was Sie tun müssen. Vermeiden Sie es, darüber nachzudenken. Fügen Sie es der Liste hinzu, wenn es sinnvoll ist und nicht etwas Selbstverständliches, wie eine tägliche Gewohnheit. Nehmen Sie sich danach einen Moment Zeit, um die Punkte auf Ihrer Liste zu überprüfen.

Suchen Sie nach Aufgaben, die Sie möglicherweise loslassen können. Sie möchten zum Beispiel malen lernen, aber der Prozess fühlt sich jetzt wie eine lästige Pflicht an. Löschen Sie diese Lektion aus Ihrem Backlog oder erstellen Sie eine dritte, wenn Sie sie wirklich einmal machen möchten Wiedersehen Tab und verschieben Sie sie vorerst dorthin. Dort kann es nicht an Ihnen nörgeln, während Sie an anderen Dingen arbeiten.

So verschieben Sie Aufgaben aus Ihrem Backlog in Google Sheets

Wenn Sie Ihre tägliche To-Do-Liste schreiben, beginnen Sie damit, alle unerledigten Aufgaben zu übernehmen. Überprüfen Sie dann Ihren Rückstand auf Elemente, die Sie an diesem Tag priorisieren möchten.

Um sie von einem Blatt auf das andere zu verschieben, schneiden Sie die Zelle aus und fügen Sie sie in Ihre Tagesliste ein. Wenn Sie es ausschneiden, anstatt es zu kopieren, wird es aus Ihrem Backlog gelöscht. Sie werden sehen, dass die Zelle jetzt leer ist, sodass Sie sie entweder mit der rechten Maustaste löschen oder mit etwas Neuem ausfüllen können.

Um die Elemente in Ihrem Backlog zu priorisieren, könnten Sie ein Rangsystem erstellen, um die Schwierigkeit, Länge oder Wichtigkeit Ihrer Aufgabe zu bewerten. Beispielsweise könnten Sie die Zahlen 1-3 in einer anderen Spalte neben einer Aufgabe verwenden, um sich selbst eine Einschätzung zu geben, wie belastend ein Element in Ihrem Rückstand ist. So vermeidest du es, dir zu viele herausfordernde Aufgaben auf einmal zuzuweisen.

Sie könnten Ihrem Ranking-System eine Farbcodierung hinzufügen verwenden Bedingte Formatierung, zu finden unter der Format Speisekarte. Wählen Sie bei ausgewählter Rangfolgespalte aus Text enthält unter Zellen formatieren, wenn..., fügen Sie die Zahl in das Feld ein und wählen Sie eine entsprechende Hintergrundfarbe aus.

Tipps zum Aufrechterhalten eines Rückstands in Google Sheets

  • Vermeiden Sie es, tägliche Gewohnheiten zu Ihrer To-Do-Liste und Ihrem Rückstand hinzuzufügen. Es wird sie nur unübersichtlich machen und dem Prozess zusätzliche Schritte hinzufügen.
  • Fügen Sie Aufgaben hinzu, sobald Sie daran denken oder etwas darüber erfahren.
  • Brechen Sie größere Aufgaben oder Projekte in kleinere Aktionen auf, um sie weniger überwältigend zu machen.
  • Suchen Sie häufig nach irrelevanten oder veralteten Elementen, um zu verhindern, dass Ihr Rückstand unübersichtlich wird.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Arbeitsbelastung ausgleichen, wenn Sie Elemente verschieben. Vermeiden Sie es, Ihren Tag mit herausfordernden und langwierigen Aufgaben zu füllen. Machen Sie auch ein paar schnelle, um Ihren Schwung aufrechtzuerhalten.
  • Wenn Sie Ihre tägliche Liste neu priorisieren müssen, fügen Sie unvollständige Aufgaben in Ihr Backlog zurück.
  • Wenn ein Element bleibt oder immer wieder in Ihren Rückstand zurückkehrt, könnte dies ein Zeichen dafür sein, dass es keine Priorität hat, oder Sie müssen es an die Spitze Ihrer Liste setzen und es einfach aus dem Weg räumen.
  • Um abgeschlossene Aufgaben zu archivieren, erstellen Sie eine neue Archiv fügen Sie oben in Ihrer Spalte den Datumsbereich der Woche hinzu und schneiden Sie Ihre abgehakten Aufgaben aus und fügen Sie sie hier ein, bevor Sie Ihre neue Liste erstellen. Andernfalls löschen Sie sie.
  • Teilen Sie die Arbeitslast mit jemand anderem, indem Sie ein Team-Backlog erstellen. Auf diese Weise können Sie Aufgaben gemeinsam angehen und Überschneidungen vermeiden. Sie müssen ihnen auch nicht sagen, was zu tun ist und umgekehrt.

Verhindern Sie, dass Aufgaben mit einem Rückstand in Google Sheets zwischen die Risse fallen

Wenn Sie häufig Erinnerungen an Aufgaben benötigen oder diese ganz vergessen, hilft Ihnen ein Backlog dabei, den Überblick zu behalten. Es hilft Ihnen auch dabei, Ihre tägliche To-Do-Liste zu priorisieren und zu entscheiden, wann Sie weniger sinnvolle Aufgaben auslagern. Dank Google Sheets ist der Einstieg ein Kinderspiel und Sie können von mehreren Geräten aus darauf zugreifen.