Sie öffnen wahrscheinlich täglich Outlook und verwenden einige seiner raffinierten Funktionen wie Markierungen, Kategorisierung und Archivierung. Während diese Funktionen die Verwaltung Ihrer E-Mails bereits erleichtern, sind andere Outlook-Tools verfügbar, die Ihre E-Mail-Organisation auf die nächste Ebene bringen können.
In diesem Beitrag verraten wir Ihnen sieben fortgeschrittene Outlook-Tipps und -Tricks, die Sie sich beim nächsten Öffnen Ihres Posteingangs ansehen sollten.
1. Beantworten Sie sich wiederholende E-Mails mit Quick Parts
Geben Sie immer wieder denselben E-Mail-Inhalt ein? Wahrscheinlich stellen Ihre Arbeitskollegen oft die gleiche Frage oder Sie machen jeden Monat immer die gleiche Ankündigung. In diesem Fall ist Quick Parts Ihr bester Freund.
Eine Sammlung wiederverwendbarer Inhalte, Quick Parts, ist eine der besten Möglichkeiten, Ihren Workflow in Outlook zu verbessern. Sie können auf diese Funktion über zugreifen Einfügung Registerkarte jedes Mal, wenn Sie auf eine E-Mail antworten (oder eine neue erstellen).
Um Quick Parts ein neues Snippet hinzuzufügen, öffnen Sie einfach eine neue E-Mail, geben Sie Ihre Nachricht oder Ihren Satz ein und markieren Sie den Text. Dann geh zu Einfügen > Quick Parts > Auswahl in Quick Part Gallery speichern. Sie können dieses Snippet jederzeit verwenden.
2. Verwenden Sie häufige Nachrichten mit der E-Mail-Vorlage erneut
Ähnlich wie Quick Parts helfen Ihnen E-Mail-Vorlagen in Outlook, Zeit zu sparen, indem Sie zuvor verfasste Nachrichten wiederverwenden. Sie müssen dieselbe E-Mail nicht mehr erneut eingeben, da Sie nur Ihre vorgefertigte E-Mail-Vorlage aufrufen müssen. Sein Vorteil gegenüber Quick Parts besteht darin, dass Sie auch den Betreff und die Empfänger ausfüllen können, nicht nur den Textkörper.
Um eine E-Mail-Vorlage zu erstellen, erstellen Sie einfach eine neue E-Mail und geben Sie Ihre Nachricht ein. Sie können die Empfänger und Betreffzeilen leer lassen. Dann geh zu Datei > Speichern unter. Speichern Sie die E-Mail als Outlook-Vorlage im Standardordner.
Um die Vorlage zu verwenden, klicken Sie auf Neue Dinge von deiner Heim Tab. Wählen Weitere Elemente > Formular auswählen, und ändern Sie die Blick in Feld zu User Vorlagen im Dateisystem. Dort können Sie eine zuvor erstellte E-Mail-Vorlage auswählen.
3. Vereinfachen Sie häufige Aktionen mit Quick Steps
Quick Steps sind ein Geschenk des Himmels für Menschen, die ständig die gleiche Reihe von Aktionen für empfangene E-Mails ausführen. Wenn Sie beispielsweise nach Feierabend eine dringende E-Mail von einem Kollegen erhalten, markieren Sie ihn, ändern den Status in „Hohe Wichtigkeit“ und senden dann eine Antwort mit der Aufschrift „Ich melde mich morgen bei Ihnen“.
Dies kann zu mühsam sein, wenn Sie nicht länger als 30 Sekunden mit der Bearbeitung solcher E-Mails verbringen möchten. Anstatt die obigen Schritte manuell auszuführen, können Sie Ihre Aktion einfach mit Quick Steps automatisieren.
Sie können diese Funktion leicht auf der finden Heim Registerkarte Ihrer Outlook-App. Hier sind bereits Standard-Schnellschritte verfügbar, wie z. B. "Erledigt“ markiert die E-Mail als abgeschlossen, verschiebt sie in einen Ordner und markiert sie als gelesen. "Zum Manager" das die E-Mail an Ihren Vorgesetzten weiterleitet; Und "Antworten & löschen", das eine Antwort sendet und die ursprüngliche Nachricht löscht. Sie können jedoch auch Ihre eigene Aktionsreihe anpassen.
4. Erstellen Sie Regeln für ein besseres E-Mail-Management
Regeln ähneln in gewisser Weise den Quick Steps, da sie Ihnen auch ermöglichen, eingehende (und ausgehende) E-Mails auf eine bestimmte Weise zu behandeln. Beispielsweise kann Rules E-Mails von John Doe in den Archivordner verschieben und sie als gelesen markieren. Sie können auch Regeln verwenden, um automatisch CC oder BCC selbst in Outlook.
Im Gegensatz zu Quick Steps, bei denen Sie einen bestimmten Quick Step auswählen müssen, bevor er auf eine Nachricht angewendet werden kann, sind Regeln jedoch automatisch. Sobald Sie eine E-Mail erhalten, die den von Ihnen in der Regel festgelegten Bedingungen entspricht, werden die von Ihnen ausgewählten Aktionen automatisch angewendet. Das macht die Organisation Ihres Posteingangs viel stressfreier. Sie können Ihre eigene Regel erstellen, indem Sie zu navigieren Startseite > Regel > Regel erstellen.
5. Senden Sie automatische Abwesenheitsantworten, während Sie weg sind
Wenn Sie kein Super-Workaholic sind und Angst haben, etwas zu verpassen, checken Sie wahrscheinlich nicht gerne Ihre E-Mails, während Sie im Urlaub sind. Allerdings lassen Sie Ihre Arbeitskollegen und Kunden auch nicht gerne hängen. Aus diesem Grund ist es wichtig, die automatischen Antworten einzustellen, bis Sie wieder im Arbeitsmodus sind.
Automatische Antworten sind genau das, was der Name schon sagt. Wenn es für eine bestimmte Dauer aktiviert ist, erhalten Personen, die Ihnen in diesem Zeitraum eine E-Mail senden, automatisch eine Antwort mit der Nachricht, die Sie in Ihrer Einstellung für automatische Antworten verfasst haben. Navigieren Sie zum Erstellen zu Datei > Info > Automatische Antworten.
6. Sortieren Sie einfach Ihren Posteingang mit Clean Up
Das Letzte, was Sie nach der Rückkehr aus dem Urlaub sehen möchten, ist ein Posteingang voller hunderter überflüssiger E-Mails. Sie können dies zwar nicht verhindern, aber es gibt eine Möglichkeit, dies zu tun Machen Sie Outlook weniger ablenkend: die Aufräumfunktion.
Dadurch werden redundante Nachrichten aus E-Mail-Threads gelöscht, sodass Sie weniger Nachrichten lesen können, aber dennoch die gesamte Konversation verstehen. Zum Beispiel haben Sie und Claire eine E-Mail von Louie erhalten. Claire antwortete und fügte Louies ursprüngliche Nachricht in ihre Antwort ein. Clean Up löscht dann Louies E-Mail, da deren Inhalt bereits in Claires Antwort zu finden ist.
Wenn Sie befürchten, dass diese Funktion wichtige E-Mails löschen könnte, können Sie jederzeit zum Ordner „Gelöschte Elemente“ gehen, in den die duplizierten Nachrichten verschoben werden. Um Clean Up zu verwenden, gehen Sie zu Heim Tab und klicken Sie Aufräumen im Löschen Abschnitt.
7. Verwenden Sie die bedingte Formatierung, um wichtige Nachrichten hervorzuheben
Wenn Sie an einem Tag Hunderte von E-Mails erhalten, verlieren Sie leicht den Überblick über die wichtigsten, z. B. die von Ihrem Chef oder Ihrem Kunden. Hier kommt die bedingte Formatierung ins Spiel.
Mit dieser Outlook-Funktion können Sie bestimmte E-Mails anpassen, damit sie aus Ihrem Posteingang herausspringen. Sie können beispielsweise ein bedingtes Format erstellen, um die Schriftart der E-Mails Ihres Chefs in Comic Sans zu ändern. Sie können es auch so gestalten, dass alle Nachrichten mit "Meeting" in der Betreffzeile einen leuchtenden Rosaton annehmen. Sie finden die Einstellungen für die bedingte Formatierung in Ansicht > Ansichtseinstellungen.
Seien Sie ein Microsoft Outlook Pro mit diesen Tipps und Tricks
Diese sieben Tipps und Tricks für Fortgeschrittene kratzen kaum an der Oberfläche der Funktionen von Outlook. Je öfter Sie die App verwenden, desto mehr werden Sie sicherlich neue und nützliche Funktionen entdecken, die Ihnen helfen können, Ihr E-Mail-Management zu verbessern.
