Die Datenanalyse kann Ihnen helfen, Ihre Prozesse mit effizienten Berichtsmethoden zu verbessern. Aber manchmal brauchen Sie mehr als nur Zahlen in einer Tabelle, um Ihren Standpunkt zu verdeutlichen. Warum also nicht Datenvisualisierungstools wie interaktive Dashboards verwenden?

Sie können dabei helfen, Kampagnen zu melden, Konversionen zu steigern, Analysen durchzuführen und vieles mehr. In diesem Artikel erklären wir anhand eines Beispiels, wie Sie ein interaktives Dashboard erstellen, und geben außerdem Tipps zum Entwerfen ansprechender Dashboards in Excel.

1. Organisieren Sie Ihre Quelldaten und erstellen Sie ein Layout

Ein gut gestaltetes Dashboard ist ein leistungsstarkes Reporting-Tool, mit dem Sie Ihre Daten visualisieren und kommunizieren können. Der erste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass Ihre Daten fehlerfrei und ordnungsgemäß in Zeilen und Spalten mit geeigneten Überschriften organisiert sind.

Sie können Dashboards in jeder Branche verwenden, aber sie sind besonders hilfreich in den Bereichen Finanzen, Vertrieb und Marketing.

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Beim Entwerfen eines Dashboards sollten Sie daran denken, dass es für Endbenutzer einfach zu navigieren sein sollte. Der nächste Schritt besteht darin, die Art des Layouts basierend auf den anzuzeigenden Informationen zu bestimmen.

Lassen Sie uns für unser Beispiel ein Dashboard erstellen, das die folgenden Informationen auf einem Blatt anzeigt:

  • Zellen A3 - T5: Projektstatus
  • Zellen A7-T16: Übersicht und Projektfinanzen.
  • Zellen A15-U25: Projektfortschritt und Heatmap.

Erstellen Sie ein neues Excel-Arbeitsblatt mit der Bezeichnung „Dashboard“. Hier bauen Sie Ihr Dashboard auf, indem Sie Elemente hinzufügen. Es ist auch eine gute Idee, Textstile und Schriftarten zu verwenden, die mit der Stimme, dem Ton und der Persönlichkeit Ihrer Marke oder Ihrer Marke übereinstimmen.

2. Erstellen Sie PivotTables, um Ihre Daten zu organisieren

A Mit der Pivot-Tabelle können Sie Ihre Daten einfach organisieren in Excel in Gruppen. Sie können das Tool verwenden, um Werte zu zählen, zu summieren, zu multiplizieren und mehrere Aktionen in diesen Gruppen auszuführen.

Um zu demonstrieren, wie diese interaktiven Dashboards tatsächlich funktionieren, erstellen wir als Beispiel ein interaktives Dashboard „Freelance Projects“.

Sie müssen Ihre Daten in einem tabellarischen Format anordnen. Verwenden Sie dazu die Tastenkombination STRG + T und wählen Sie die Daten aus. Zu diesem Zweck sehen unsere Quelldaten in etwa so aus:

  1. Wenn Sie fertig sind, öffnen Sie ein neues Arbeitsblatt und beschriften Sie es als PivotTable.
  2. Innerhalb des Arbeitsblatts erstellen wir eine Pivot-Tabelle, indem wir zu gehen Einfügung Option auf dem Band. Wählen Sie den Datenbereich für Ihre Tabelle aus.
  3. Jetzt ist es an der Zeit, die Felder für Ihre Pivot-Tabelle auszuwählen.
  4. Wählen Sie gemäß unserem obigen Beispiel die Felder aus:Aufgabe, Name des Managers, Start- und Enddatum des Projekts, Dauer, Tage bis zur Fertigstellung, Fortschritt, usw. für Ihre Zeilenbeschriftungen.
  5. Weisen Sie den Spaltenbeschriftungen budgetierte und tatsächliche Werte zu
  6. Sobald die Daten in Ihrem Arbeitsblatt angezeigt werden, ordnen Sie sie in einem tabellarischen Format an. Gehen Sie dazu in den Layoutbereich in Design > Berichtslayout, und auswählen In tabellarischer Form anzeigen aus den Dropdown-Optionen.
  7. Heben Sie die Gruppierung der Daten auf, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Datenfelder klicken. Sie müssen auch die Zwischensummen deaktivieren. Gehen Sie dazu auf die Seite Registerkarte „Design“ > Zwischensummen > Zwischensummen nicht anzeigen. Nun würde Ihre PivotTable wie folgt aussehen:
  8. Um eine PivotTable-Farbe auszuwählen, gehen Sie zu Registerkarte „Entwurf“ > PivotTable-Stile.
  9. Deaktivieren Sie reduzierbare Kopfzeilen, indem Sie zu gehen PivotTable-Analyse > Anzeigen (ganz rechts). Ausschalten +/- Tasten.
  10. Um Ihre Daten weiter zu organisieren, gehen Sie zu Design > Berichtslayout > Alle Elementbeschriftungen wiederholen.

3. Wenden Sie geeignete Formeln an

Es ist wichtig sicherzustellen, dass Sie die richtigen Formeln verwenden, sonst sind Ihre Daten ungenau und irreführend.

Beginnen wir für unser Beispiel damit, die Anzahl der Projekte in verschiedenen Kategorien zu zählen – begonnen, in Arbeit oder abgeschlossen. Dazu müssen wir die verwenden ZÄHLENWENN Und ZÄHLENWENNS Funktionen.

  1. Erstelle eine neue "Berechnungen"Arbeitsblatt zum Arbeiten mit Formeln und Diagrammen beim Erstellen Ihres Dashboards.
  2. Geben Sie den Status der Projekte („In Bearbeitung“, „Verbleibende aktive Projekte“, „Vor Fälligkeitsdatum abgeschlossen“ und „Abgeschlossen“) in aufeinanderfolgenden Zeilen ein, wie unten gezeigt.
  3. Als nächstes wählen Sie die Fortschritt (%) Spalte in Ihrer Pivot-Tabelle. Die Gesamtzahl der Aufgaben beträgt 32.
  4. Mit der/den ZÄHLENWENN(S)-Funktion(en) können Sie die Anzahl der unter den Unterüberschriften kategorisierten Projekte wie folgt berechnen.
  5. Stellen Sie je nach Art der Projekte, für die Sie Filter verwenden, sicher, dass Sie die entsprechenden Datenspalten in Ihr Pivot-Tabellen-Arbeitsblatt aufnehmen – für aktive Projekte ist es sinnvoll, die zu verwenden Fortschritt Spalte, während Sie für abgebrochene Projekte die Spalte Abgebrochen verwenden.

4. Verwenden Sie visuelle Elemente, Diagramme und Grafiken

Mithilfe der passenden Formeln und visuellen Formatierungen können Sie aussagekräftige Diagramme oder Grafiken erstellen, die Ihnen helfen, Ihre Daten besser zu verstehen. Versuchen wir in diesem Beispiel, ein Diagramm für abgeschlossene Projekte hinzuzufügen; befolgen Sie die unten aufgeführten Schritte:

  1. Sehen Sie sich in Ihrem Berechnungsblatt Zelle B7 an, wie oben gezeigt.
  2. Um Ihr Diagramm zu zeichnen, wählen Sie zunächst die Zellen D7 und E7 aus.
  3. Als nächstes gehen Sie zu Einfügen > Alle Diagramme > Sunburst- oder Donut-Diagramm.
  4. Sobald das Diagramm angezeigt wird, klicken Sie auf plus (+) Symbol auf der rechten Seite, um auf die Formatierungsoptionen zuzugreifen. Wählen Diagrammelemente wie Sie möchten.
  5. Klicken Sie auf verschiedene Teile des Diagramms, um Formatierungsoptionen wie z Formatieren Sie Datenreihen, Plotbereich usw. Verwenden Sie diese; Sie können die Farben, Titel, Rahmen und andere Attribute für Ihr Diagramm ganz einfach anpassen.
  6. Sobald dies erledigt ist, können Sie das Diagramm kopieren und oben in Ihrem Dashboard einfügen und entsprechend ausrichten.

Wählen Sie für die anderen Zeilen die gewünschten Daten in der aus Berechnungen Blatt und wiederholen Sie den obigen Vorgang für alle anderen Diagramme oder Grafiken, die Sie einbeziehen möchten.

5. Fügen Sie interaktive Einstellungen und Registerkarten hinzu

Sie können Ihrem Dashboard ganz einfach Elemente wie Heatmaps, Symbole, Slicer und Bildlaufleisten hinzufügen, um es für Ihr Publikum interessanter, informativer und ansprechender zu gestalten. Schauen wir uns einige von ihnen genauer an.

Slicer für Interaktivität einfügen

Datenschnitte sind kurze Registerkarten, mit denen Sie die Daten in Ihrem Dashboard in Echtzeit filtern können. So fügen Sie sie zu Ihrem Dashboard hinzu:

  1. Wählen Sie die Zellen aus, die Ihre Daten enthalten.
  2. Navigieren Sie zu Registerkarte „Einfügen“ > „Filter“ > „Slicer“.
  3. Wählen Sie den gewünschten Slicer-Typ aus dem Dropdown-Menü und klicken Sie dann auf OK.
  4. Um sie horizontal auszurichten, klicken Sie auf Schaltflächenbereich in einer separaten Slicer-Registerkarte. Sie können sie auch unverändert lassen, je nachdem, wie Ihr Dashboard aussehen soll.

Für unser Dashboard fügen wir Datenschnitte für die Überschriften hinzu—Manager Und Projekte. So geht's:

  1. Wählen Sie die Daten in Ihrer aus Berechnungen Blatt und wählen Sie diese Optionen aus dem Dropdown-Menü aus.
  2. Als Nächstes müssen Sie Datenschnitte mit Ihren Pivot-Tabellen verknüpfen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf den Slicer und klicken Sie Verbindungen melden.
  3. Wählen Sie im angezeigten Dialogfeld alle PivotTables und Pivot-Diagramme aus und klicken Sie auf OK.

Mit Bildlaufleisten können Sie aktualisierte Daten anzeigen, was hilfreich ist, wenn Sie sich etwas ansehen, das sich im Laufe der Zeit ändert.

  1. Um eine Bildlaufleiste hinzuzufügen, gehen Sie zu Entwickler Tab. Beachten Sie, dass diese Option standardmäßig nicht aktiviert ist.
  2. Um die Registerkarte „Entwickler“ zu aktivieren, gehen Sie zu Datei > Optionen > Menüband anpassen.
  3. Unter dem Hauptsächlich Registerkarte, überprüfen Sie die Entwickler Kasten.
  4. Um die Bildlaufleiste einzufügen, gehen Sie zu Registerkarte „Entwickler“ > „Einfügen“ > „Formularsteuerelemente“.. Bewegen Sie die Maus über die Optionen und wählen Sie die aus Scrollleiste.
  5. Ziehen Sie es und platzieren Sie es in der Zeile oder Spalte Ihrer Wahl in Ihrem Dashboard

Fügen Sie eine Registerkarte „Schnellübersicht (Projekt)“ hinzu

Um einen schnellen Überblick über Projektdetails zu erhalten, können Sie die Daten aus der Pivot-Tabelle in Ihr Dashboard importieren. Wir verwenden die INDEX-Funktion, wie unten gezeigt. Unser Datenarray besteht aus den Zellen B8 bis K40 auf der Registerkarte Pivot-Tabelle.

Um die Daten aus unserer Pivot-Tabelle aufzurufen, geben wir die Funktion ein:

=INDEX('Pivot-Tabellen'!$B$8:$K$40,'Pivot-Tabellen'!$B$6 + ROWS(Dashboard!$A$13:F17)-1,COLUMNS(Dashboard!$A$13:F17))

Jetzt sieht unser Dashboard in etwa so aus:

Bedingte Formatierung anwenden

Nachdem wir nun eine Registerkarte für eine schnelle Projektübersicht erstellt haben, möchten Sie möglicherweise die Prozentsätze für Projektaktualisierungen hervorheben. Sie können leicht Verwenden Sie die bedingte Formatierung, um Farbskalen anzuwenden oder Datenleisten, um dies zu tun. So sehen Sie auf einen Blick, welche Projekte abgeschlossen sind und welche noch zu bearbeiten sind.

Hier haben wir eine dreifarbige Skala verwendet, um den Fortschritt einzelner Projekte hervorzuheben, wie unten gezeigt:

Fügen Sie Heatmaps hinzu, um Werte zwischen Datumsangaben anzuzeigen

Heatmaps sind Visualisierungstools, die nützlich sein können, um Muster in Ihren Daten hervorzuheben. Beispielsweise könnten Sie eine Heatmap verwenden, um anzuzeigen, wie oft Besucher auf verschiedene Teile Ihrer Webseite geklickt haben.

Zuerst müssen Sie eine Tabelle mit den Daten erstellen, die Sie abgebildet sehen möchten. In unserem Beispiel haben wir die Projektanzahl zwischen zwei Datumsangaben mithilfe der COUNTIFS-Funktion berechnet, wie unten gezeigt.

Sie können bedingte Formatierung verwenden, um Regeln auf verschiedene Teile Ihrer Tabelle anzuwenden. Das fertige Dashboard würde so aussehen:

Interaktive Excel-Dashboards: Analysieren und kommunizieren Sie wichtige Kennzahlen

Excel-Dashboards sind eine großartige Möglichkeit, Daten zu visualisieren, und wir hoffen, dass dieser Leitfaden Ihnen dabei helfen kann, ein speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Dashboard zu erstellen. Interaktiv und dynamisch können diese nützlichen Tools Entscheidungsträgern bei einer schnellen und einfachen Analyse relevanter Daten helfen.

Mit nur ein oder zwei Spritzern Kreativität können Excel-Tabellen weit über die Norm hinausgehen, und Sie können etwas wirklich ansprechendes und vorzeigbares erstellen.