Wenn sich Ihre Aufgaben häufen, während sich die Frist nähert, und Sie sich überfordert fühlen, können Sie Ihre Zeit möglicherweise nicht effektiv einteilen.
Die meisten von uns machen grausame Zeitmanagementfehler, die uns nicht nur unsere kostbaren Stunden kosten, sondern auch zu erhöhter Angst, Stress und einer entgleisenden Work-Life-Balance führen.
Schauen wir uns einige der häufigsten Zeitmanagementfehler an und wie man sie vermeidet, um unsere Produktivität zu steigern:
1. Keine Ziele setzen
Zielloses Arbeiten ohne Ziel vor Augen kann zu einem Mangel an Motivation und Produktivität führen. Sie geben leicht Ablenkungen nach und verwalten Ihre Zeit nicht gut.
Wie kann man es vermeiden?
Das Setzen von Zielen und das Festhalten an ihnen gibt Ihnen die Richtung vor und motiviert Sie, Ihre Aufgaben zu erledigen. Sie werden fokussierter und verwalten Ihre Zeit und Ressourcen besser, um Ihre Ziele zu erreichen.
Aber denken Sie daran, dass nicht alle Ziele gleich sind. SMARTe (spezifische, messbare, erreichbare, relevante und zeitgebundene) Ziele erzielen eine bessere Leistung als unspezifische Ziele. Mehrere Studien stützen die Behauptung. Ein solcher Studie, die im Bankensektor der Metropole Cape Coast durchgeführt wurde fanden heraus, dass das Setzen spezifischer und herausfordernder (aber erreichbarer) Ziele dazu beitrug, die Leistung der Mitarbeiter zu steigern.
Anstatt also „meinen ersten Roman fertigstellen“ als Ziel zu haben, verwenden Sie die SMART-Variante, d. h. „jeden Monat mindestens ein Kapitel meines ersten Romans fertigstellen“. Letzteres ist spezifischer, fordert Sie heraus und setzt ein Zeitlimit für Ihr Ziel.
2. Nicht priorisieren
Wenn Sie keine To-Do-Liste haben, die Ihnen dabei hilft, den Überblick über Aufgaben zu behalten, werden Sie sie wahllos anspringen. Am Ende des Tages werden Sie immer noch viele unerledigte Aufgaben und Frustration haben. Es liegt nicht daran, dass Sie nicht genug Zeit haben, sondern daran, dass Sie Ihre Zeit nicht gut einteilen.
Wie kann man es vermeiden?
Eine To-Do-Liste hilft Ihnen, Ihre Aufgaben zu priorisieren und Ihre Zeit gut zu verwalten, indem Sie die Zeit auf der Grundlage der Wichtigkeit und Dringlichkeit Ihrer Aufgaben zuweisen. So gehen Sie vor:
- Finden Sie eine App, um Ihre Aufgaben aufzulisten und zu priorisieren das Ihren Bedürfnissen entspricht.
- Schreiben Sie alle Aufgaben, die Sie an einem Tag oder in einer Woche erledigen müssen, in Ihre To-Do-Liste.
- Ordnen Sie sie anhand ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit mithilfe eines Rangsystems ein.
- Ordnen Sie die wichtigsten und dringendsten Aufgaben ganz oben ein, während die am wenigsten wichtigen und dringenden Aufgaben ganz unten bleiben.
- Beginnen Sie mit den wichtigsten und dringendsten Aufgaben und bewegen Sie sich in der Liste nach unten.
3. Keine Zeiterfassung
Wenn Sie ein Projekt starten, ohne abzuschätzen, wie viel Zeit es in Anspruch nehmen wird, kann es sein, dass es mehr Zeit in Anspruch nimmt als erforderlich. Oder Sie werden übermütig und nehmen mehr auf, als Sie bewältigen können, ohne genügend Zeit zu haben, es zu erledigen. Mit weniger Zeit können Sie nicht nur keine Fristen einhalten, sondern die produzierte Arbeit ist wahrscheinlich auch unterdurchschnittlich.
Wie kann man es vermeiden?
Bewerten Sie immer, wie viel Zeit ein bestimmtes Projekt in Anspruch nehmen sollte, und bemühen Sie sich, das Projekt innerhalb dieses Zeitrahmens abzuschließen (stellen Sie sicher, dass Sie sich zusätzliche Zeit für kurze Pausen gönnen). Du solltest Verwenden Sie eine Zeiterfassungs-App, um zu verfolgen, wie viel Zeit Sie für ein Projekt aufwenden oder Aufgabe.
Sobald Sie wissen, wie viel Zeit (durchschnittlich) eine bestimmte Aufgabe in Anspruch nimmt, können Sie Ihre Aufgaben effektiver planen. Wenn Sie dies oft genug tun, erhalten Sie ein detailliertes Protokollblatt über die Zeit, die Sie an einem bestimmten Tag / in einer bestimmten Woche / in einem bestimmten Monat für verschiedene Aufgaben aufgewendet haben.
Sobald Sie das haben, können Sie herausfinden, welche wiederkehrenden Aufgaben die meiste Zeit in Anspruch nehmen, und sich Lösungen überlegen, um sie effektiver zu erledigen oder sie zu automatisieren, um mehr Zeit zu sparen. Das Internet wimmelt von kostenlose Zeiterfassungs-Apps Sie können Ihre Projekte für ein besseres Zeitmanagement verfolgen.
4. Zögern
Aufschieben ist ein großes Arbeitshindernis, besonders wenn Sie eine schwierige oder langweilige Aufgabe erledigen müssen. Fügen Sie dazu eine Mischung aus überzeugenden Ablenkungen hinzu, z. B. Ihr Smartphone, und Sie haben das perfekte Rezept für Prokrastination.
Sie werden nachlassen, Ablenkungen nachgeben und Ihre Zeit verschwenden, bis die Frist näher rückt. Aufschieber haben immer wenig Zeit, sind hinter ihren Abgabeterminen zurück und haben wenig bis gar keine Work-Life-Balance.
Wie kann man es vermeiden?
Eine gute Möglichkeit, Verzögerungen zu vermeiden, besteht darin, ein riesiges Projekt in kleinere, überschaubarere Aufgaben zu unterteilen. Wenn Sie beispielsweise einen Artikel mit 2000 Wörtern schreiben müssen, anstatt sich davor zu fürchten, den vollständigen Artikel zu schreiben, Teilen Sie es in Unteraufgaben auf: Gliederung, Einführung, Unterüberschrift 1, Unterüberschrift 2, Unterüberschrift 3 und Abschluss.
Weisen Sie sich jetzt Zeitfenster für jede dieser kleineren Aufgaben zu und verpflichten Sie sich dazu. Sie werden sich motivierter fühlen, diese kleineren Aufgaben zu erledigen, und weniger zögern. Eine weitere großartige Methode, um das Aufschieben zu überwinden, ist die Pomodoro-Technik. Die Pomodoro-Technik folgt einem ähnlichen Konzept.
Hier ist, wie Sie können Verwenden Sie die Pomodoro-Technik:
- Teilen Sie ein Projekt in kleinere Aufgaben auf
- Holen Sie sich einen Timer und stellen Sie ihn auf 25 Minuten ein
- Nehmen Sie sich 25 Minuten Zeit und arbeiten Sie an einer einzelnen Teilaufgabe
- Machen Sie eine 5-minütige Pause, sobald der Timer klingelt (nach 25 Minuten)
- Führen Sie vier 25-Minuten-Zyklen durch und machen Sie dann eine halbe Stunde Pause
5. Planung ineffektiv
Haben Sie bemerkt, dass manche Tage nicht so produktiv sind wie andere? Das liegt daran, dass unser Energieniveau im Laufe der Woche variiert. Nicht nur das, verschiedene Menschen haben den ganzen Tag über unterschiedliche Energieniveaus.
Wenn Sie bei der Planung Ihre produktivsten Spitzenzeiten nicht berücksichtigen, besteht die Möglichkeit, dass Sie die wichtigsten Aufgaben anstehen und nur noch wenig Zeit und Energie übrig haben.
Wie kann man es vermeiden?
Sind Sie eine Nachteule oder ein Frühaufsteher? Bewerten Sie, wie Sie arbeiten, und finden Sie Ihre produktivsten Spitzenzeiten heraus. Sobald Sie wissen, wann Sie am produktivsten sind, planen Sie Ihre Projekte entsprechend.
Weisen Sie Ihre produktivsten Stunden den wichtigsten (und intensivsten) Aufgaben zu und behalten Sie weniger wichtige (oder weniger intensive) Aufgaben, z. B. das Beantworten von E-Mails oder das Einrichten von Besprechungen, für den Rest Arbeitsstunden. Es gibt mehrere Kalender-Apps, die Ihnen helfen können, effektiv zu planen; finden Sie diejenige, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.
6. Ablenkungen nachgeben
A Umfrage vom Juni 2020 von Statista ergab, dass 53,7 Prozent der Menschen, die von zu Hause aus arbeiten, der Meinung sind, dass ihr Smartphone die größte Ursache für Ablenkung ist. Wie oft haben Sie sich bei der Arbeit wiedergefunden und plötzlich fängt Ihr Telefon an zu summen? Sie werden abgelenkt und sind nun gezwungen, Ihr Telefon zu überprüfen.
Ob es sich um eine E-Mail von einem Kunden, eine Nachricht von Ihrem Kollegen oder eine zufällige Benachrichtigung von Facebook, Twitter oder Instagram handelt; Ablenkungen können Sie einen guten Teil Ihrer Arbeitszeit kosten.
Wie kann man es vermeiden?
Auf eine effektive Terminplanung kommt es an. Legen Sie Zeitfenster für Arbeit, E-Mails checken, Freizeit usw. fest. Wenn es Zeit zur Arbeit ist, legen Sie Ihr Telefon beiseite (im Flugmodus), vorzugsweise in einem anderen Raum, und machen Sie sich an die Arbeit.
Da die größte Ablenkungsquelle jetzt aus dem Weg ist, wird es viel wahrscheinlicher und einfacher, sich auf Ihre Arbeit zu konzentrieren. Da Sie Ihren ganzen Fokus und Ihre ganze Aufmerksamkeit auf eine einzige Aufgabe richten, ist es weniger wahrscheinlich, dass Sie Fehler machen und die Aufgabe mit größerer Wahrscheinlichkeit effektiv erledigen.
Was ist, wenn es für Sie nicht funktioniert hat, Ihr Telefon in den Flugzeugmodus zu versetzen? Was ist, wenn Ihre Gedanken in Richtung soziale Medien wandern und Sie gezwungen sind, Ihr Telefon in die Hand zu nehmen, um E-Mails zu lesen oder direkt auf Ihrem Laptop durch Ihren Facebook-Feed zu scrollen? Wenn Sie das sind, versuchen Sie es Verwenden Sie die Freedom-App, um Ablenkungen loszuwerden, Aufschub überwinden und mehr erreichen.
Entfesseln Sie Ihr volles Potenzial
Während Sie sich darauf konzentrieren, wie Sie Ihre Zeit besser verwalten, verlieren Sie leicht den Überblick darüber, warum Sie Ihre Zeit überhaupt verwalten, d. H. Um mehr Arbeit zu erledigen.
Jeden Tag durch eine Vielzahl von Produktivitäts-Apps zu navigieren, ohne mehr Arbeit zu erledigen, ist sinnlos. Finden Sie heraus, was für Sie funktioniert und bleiben Sie dabei, ohne das große Ganze aus den Augen zu verlieren. Aber um herauszufinden, was für Sie funktioniert, ist es wichtig, Ihre Zeitmanagementbedürfnisse zu verstehen.
