Die Verwendung von Kanban-Boards für Ihre Projekte ist eine großartige Möglichkeit, den Prozess zu rationalisieren und die Produktivität zu steigern. Unabhängig davon, ob Sie mit einem Team arbeiten oder alleine unterwegs sind, Kanban-Boards stellen Ihren Fortschritt visuell dar und erleichtern die Verwaltung.
Dieser Artikel enthält eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen und Verwenden eines Kanban-Boards in Excel.
Erstellen eines Backlogs für Ihr Kanban-Board
Beginnen wir mit dem Öffnen einer neuen Excel-Arbeitsmappe. Nach dem Öffnen finden Sie eine Registerkarte mit dem Namen Blatt1 am Ende des Arbeitsheftes. Doppelklicken Sie auf die Registerkarte, und Sie erhalten eine Blatt umbenennen Pop-up. Benennen Sie das Blatt um in Rückstand.
Wir verwenden dieses Blatt, um eine Rückstandstabelle aller Workflow-Aufgaben zu erstellen, die die Grundlage unseres Kanban-Boards bilden.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein Backlog zu erstellen:
- Wählen Sie die ersten Zellen der oberen beiden Zeilen aus und führen Sie sie zusammen, indem Sie auf klicken Verschmelzen Symbol in der Symbolleiste.
- Schreibe jetzt Rückstand innerhalb der verbundenen Zellen, um Ihrer Tabelle einen Titel zu geben.
- Passen Sie die Schriftgröße, die Zellenfarbe und die Ausrichtung des Titeltexts nach Ihren Wünschen an.
- Da wir ein einfaches Kanban-Board erstellen, fügen wir unserem Backlog (unter dem Titel) zwei Spalten hinzu: Aufgabentitel Und Aufgabenbeschreibung. (Für einen detaillierteren Rückstand fügen Sie einfach die erforderlichen Spalten hinzu).
- Um der Tabelle Rahmen hinzuzufügen, wählen Sie 12 Zeilen (oder so viele wie nötig) unter aus Aufgabentitel Spalte. Gehen Sie zum Grenzen Symbol (neben der Deutlich Symbol) und klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil. Wähle aus Außerhalb der Grenzen Möglichkeit.
- Machen Sie dasselbe für die Zeilen unter Aufgabenbeschreibung Spalte.
Ihre Rückstandstabelle ist fertig. Alles, was Sie jetzt tun müssen, ist, es zu füllen, und Sie sollten so etwas haben:
Erstellen des Kanban-Boards
Jetzt, da wir unseren Rückstand haben, ist es an der Zeit, das Kanban-Board zu erstellen, das wir in unserem Kanban-Board verwenden werden. Klicken Sie dazu auf die Plus unter dem Blatt unterschreiben, um ein neues Blatt zu erstellen und zu öffnen.
Lassen Sie uns im neuen Blatt ein Kanban-Board erstellen, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
- Erstellen Sie den Titel des Boards, indem Sie die oberen Zellen zusammenführen und den Titel eingeben. Sie können die Schriftgröße und die Zellenfarbe nach Ihren Wünschen anpassen.
- Da wir hier auf Einfachheit abzielen, fügen wir nur drei Brettabschnitte hinzu, d.h. Machen, Im Gange, Und Erledigt. (Sie können weitere Abschnitte hinzufügen, wenn Ihr Workflow mehr Phasen hat).
- Fügen Sie den Kanban-Board-Abschnitten dicke Ränder hinzu, indem Sie verwenden Grenzen Symbol.
Das Kanban-Board ist so gut wie fertig, also fahren wir mit der Erstellung der Karten fort.
Erstellen von Kanban-Karten
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Kanban-Karten zu erstellen:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeilenüberschrift und wählen Sie aus Zeilenhöhe.
- Es öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem Sie die gewünschte Höhe eingeben müssen; 25 in unserem Fall.
- Passen Sie in ähnlicher Weise die Zeilenhöhe der Zeile darunter auf 50 und die Zeile darunter auf 25 an.
- Sie erhalten eine Karte bestehend aus 3 Zellen mit den Zeilenhöhen wie folgt: 25:50:25
- Wählen Sie jede der drei Zellen der Kanban-Karte aus und fügen Sie Grenzen hinzu, indem Sie zu gehen Grenzen Symbol und Auswählen Dicke Außengrenzen.
- Kopieren Sie die neu erstellte Karte, um beliebig viele Karten zu erstellen.
- Sie werden feststellen, dass die Zellengrößen auf die Standardwerte eingestellt werden. Sie müssen also die Zellengrößen einzeln anpassen.
- Um es schneller zu machen, drücken Sie Strg und wählen Sie alle Zellen aus, die eine Zeilenhöhe von 25 haben müssen. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf eine der Überschriften der ausgewählten Zeilen und passen Sie die Zeilenhöhe an (wie zuvor erwähnt). Alle ausgewählten Zeilen haben jetzt eine Zeilenhöhe von 25.
- Wiederholen Sie den gleichen Vorgang für alle Zellen, die eine Zeilenhöhe von 50 benötigen.
- Legen Sie einen dicken Rahmen um den Bereich, der die Karten umgibt, und füllen Sie ihn mit einer Hintergrundfarbe, um ihn ästhetisch ansprechend zu gestalten.
Um die Daten in unserem Backlog mit den Kanban-Karten zu verknüpfen, gehen Sie wie folgt vor:
Hinzufügen von Aufgabentiteln zu den Kanban-Karten
Um den Aufgabentitel unserer ersten Aufgabe aus der Rückstand Blatt:
- Wählen Sie die oberste Zelle (B5) der ersten Karte und schreiben =.
- Gehen Sie zum Rückstand Blatt und wählen Sie die erste Zelle (C4) unter dem Aufgabentitel Spalte.
- Gehen Sie zurück zum Kanban Board-Blatt und Sie sehen die folgende Formel:
= Rückstand! C4
- Drücken Sie und geben Sie ein, und es werden die Daten in der Zelle zurückgegeben (C4) des Rückstandsblatts (d. h. Forschung in unserem Fall).
- Kopieren Sie die Formel = Rückstand! C4 in die obersten Zellen der verbleibenden Kanban-Karten und ändern Sie die Zellennummern für jede Karte. Die Formel wäre also = Rückstand! C5 (entsprechend dem zweiten Aufgabentitel) für die zweite Karte und = Rückstand! C6 für den dritten Aufgabentitel und so weiter. Die Kanban-Karten sollten wie folgt aussehen:
Verwenden der bedingten Formatierung, um die Karten optisch ansprechend zu gestalten
Sie werden sehen, dass die obersten Zellen aller Karten jetzt die Werte von zurückgeben Aufgabentitel Spalte aus der Rückstand Blatt. Einige Karten (in unserem Fall die letzten beiden) geben jedoch 0 in ihren obersten Zellen zurück, da in den entsprechenden Zellen in der kein Wert vorhanden ist Rückstand. Um die Karten optisch ansprechend zu gestalten, werden wir Verwenden Sie die bedingte Formatierung in Excel, um Daten zu formatieren und entfernen Sie die 0S:
- Wählen Sie alle oberen Zellen der Kanban-Karten aus und gehen Sie zu Bedingte Formatierung > Neue Regel festlegen.
- Im Bedingte Formatierung Wählen Sie auf der Registerkarte den Zellenwert aus gleich 0, ändere das Schriftfarbe zu weiß, und klicken Sie Erledigt.
Hinzufügen von Aufgabenbeschreibungen zu den Kanban-Karten
Wir verfolgen einen ähnlichen Ansatz, um die Aufgabenbeschreibungen aus der zurückzugeben Rückstand in die mittleren Zellen der Kanban-Karten. Nur dieses Mal werden die Formeln sein = Rückstand! D4, = Rückstand! D5, usw. Genau wie bei den Aufgabentiteln sind die schwarzen Zellen der Rückstand wird zurückkehren 0, die Sie, wie bereits erwähnt, durch bedingte Formatierung beheben können.
Ein weiteres Problem, das Sie beim Hinzufügen von Aufgabenbeschreibungen zu den Kanban-Karten bemerken werden, ist, dass der Text aus den Zellen herausläuft. Um dies zu verhindern, werden wir Text in Excel umbrechen Zellen:
- Wählen Sie alle mittleren Zellen der Karten aus.
- Drücke den Wickeln Symbol (neben der Ausrichten Symbol) in der Symbolleiste.
Letzten Schliff hinzufügen
Auch wenn die Kanban-Karten fertig sind (und mit dem Rückstand verknüpft sind), hier sind ein paar zusätzliche Schritte, um sie noch besser zu machen:
- Verwenden Sie die unterste Zelle der Karten, um den Aufgabenverantwortlichen (manuell) hinzuzufügen.
- Richten Sie die Zellendaten mithilfe von in der Mitte der Zelle aus Ausrichten Symbol.
- Entfernen Sie die Gitternetzlinien: Gehen Sie zur Symbolleiste, klicken Sie auf Sicht Abschnitt und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Gitterlinien um sie zu entfernen.
Verschiebbare Kanban-Karten erstellen
Wenn Sie die Schritte bis jetzt befolgt haben, sollten Sie Ihren Aufgabenbestand, das Kanban-Board und die Kanban-Karten bereit haben. Aber Sie werden nicht in der Lage sein, diese Karten einfach über das Spielfeld zu verschieben. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Kanban-Karten verschiebbar zu machen:
- Kopieren Sie die Kanban-Karte, die Sie auf dem Board platzieren möchten.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Brett, auf dem Sie die Karte platzieren möchten.
- Gehe zu Spezielles einfügen und wählen Sie die aus Verlinktes Bild Option (die letzte Option unter Andere Einfügeoptionen).
- Gehen Sie für andere Kanban-Karten genauso vor.
Maximieren Sie Ihre Effizienz mit Kanban-Boards
Nachdem Sie nun eine grundlegende Struktur Ihres Kanban-Boards haben, liegt es an Ihnen, es an Ihre Projektanforderungen anzupassen. Eine großartige Möglichkeit, das Potenzial der Kanban-Technik zu maximieren, besteht darin, sie mit einer anderen Produktivitätsstrategie wie der GTD-Methode zu kombinieren.
