So verwenden Sie ChatGPT zum Schreiben schwieriger E-Mails bei der Arbeit

Schwierige E-Mails sind irgendwann in Ihrer Karriere unvermeidlich. Ob es darum geht, Nein zu sagen, zusätzliche Projekte anzunehmen oder um eine Auszeit zu bitten, es kann Angst auslösen, die E-Mail zu schreiben und dann den Mut zu finden, auf „Senden“ zu klicken.

ChatGPT ist dafür bekannt, Menschen beim Schreiben von Anschreiben und Lebensläufen zu helfen, also fragen Sie sich vielleicht, ob es Ihnen auch beim Schreiben schwieriger E-Mails helfen kann. Wenn Sie die KI mit angemessenen Informationen versorgen, können Sie Inhalte erhalten, die Sie als Grundlage für Ihre E-Mail verwenden können. ChatGPT kann Ihnen helfen, sich ohne die Emotionen, die Sie erleben, auf die Nachricht zu konzentrieren.

Schritt 1: Öffnen Sie ChatGPT

Sie können loslegen, wenn Sie bereits ein Konto bei ChatGPT haben. Wenn Sie neu bei ChatGPT sind, können Sie mit Ihrem E-Mail- oder Google-Konto ein Konto erstellen. Wenn Sie sich für ein neues Konto anmelden, sollten Sie Ihr Mobiltelefon in der Nähe haben, da die Plattform Ihnen einen Bestätigungscode per SMS sendet, um loszulegen.

Schritt 2: Stellen Sie sich und Ihre Rolle in der Organisation vor

Bevor Sie ChatGPT bitten, berufsbezogene E-Mails zu schreiben, sollten Sie sich, Ihren Job und Ihre Aufgaben auf der Plattform vorstellen. ChatGPT verwendet die von Ihnen bereitgestellten Informationen, um die angebotenen E-Mails zu erstellen.

Wenn Sie Ihre Einführung einreichen, antwortet die Plattform und teilt Ihnen die wichtigen Informationen mit, die sie aus Ihrer Einführung gewonnen hat. Wenn Sie zum ersten Mal mit der Plattform arbeiten, werden Sie das positive Feedback zu schätzen wissen, das Sie erhalten, wenn Sie sich vorstellen.

Hier ist eine beispielhafte Einführung:

Hier ist die Antwort von ChatGPT:

Schritt 3: Fordern Sie ChatGPT auf, die gewünschte E-Mail zu schreiben

Sobald Sie ChatGPT Ihren Job und für wen Sie arbeiten mitgeteilt haben, ist es bereit, die herausfordernden E-Mails zu erstellen, für die Sie Hilfe beim Schreiben benötigen. Sie werden angenehm überrascht sein, wie schnell die KI E-Mails erstellt, mit denen Sie arbeiten können.

Kündigungs-E-Mail

Egal, ob Sie sich auf die nächste Stufe in Ihrer Karriere freuen oder kündigen, weil Sie die aktuellen Umstände satt haben, das Schreiben einer Kündigungs-E-Mail kann schwierig sein. Sie wollen keine Brücken abbrechen, also wollen Sie positiv abreisen.

Vergessen Sie nicht, dass Sie in Zukunft möglicherweise Referenzen benötigen, und Sie möchten sicher sein, wenn Sie die Namen der Personen angeben, mit denen Sie zusammengearbeitet haben. Ihr Kündigungsschreiben ist nicht der richtige Zeitpunkt, um sich über das Management oder die Urlaubsregelungen zu äußern oder sich über Ihre Kollegen zu beschweren. Es geht darum, Ihrem Arbeitgeber zu kündigen.

Oben sehen Sie ein von ChatGPT generiertes Kündigungsschreiben, das sich verabschiedet und dem Management mitteilt, dass Sie mit ihm zusammenarbeiten werden, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten. Sie möchten Ihren Job kündigen? Hier sind Einige finanzielle Überlegungen, auf die Sie sich vorbereiten müssen.

E-Mail, um Ihren Vorgesetzten wissen zu lassen, dass Sie die Frist nicht einhalten werden

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, eine Frist einzuhalten, informieren Sie am besten so schnell wie möglich Ihren Vorgesetzten oder Manager. Wenn das Management weiß, dass Sie die Frist nicht einhalten können, kann es möglicherweise Anpassungen vornehmen, damit Sie die Frist einhalten können.

Wenn andere Personen oder der nächste Schritt davon abhängen, dass Sie die Frist einhalten, kann alles anhalten, bis Ihre Aufgabe abgeschlossen ist. Wenn Sie die Menschen, die sich auf Sie verlassen, wissen lassen, dass Sie die Frist nicht früher als später einhalten werden, können Sie die Beziehungen zum Management und Ihrem Team aufrechterhalten.

E-Mail zur Beantragung von Noturlaub

Sie fühlen sich bereits gestresst wegen der Situation, die den Urlaubsantrag verursacht hat, und sich auf das Schreiben einer E-Mail zu konzentrieren, ist das Letzte, woran Sie denken. Um Ihren Notfall zu bewältigen, müssen Sie eine E-Mail an Ihren Vorgesetzten oder Vorgesetzten schreiben und um Urlaub bitten.

Auch wenn Sie den Urlaub bereits mit Ihrem Vorgesetzten besprochen haben, müssen Sie ihm möglicherweise etwas Schriftliches vorlegen. Schätzen Sie realistisch ein, wie viel Zeit Sie benötigen, und setzen Sie Ihrem Arbeitgeber angemessene Erwartungen darüber, wann Sie voraussichtlich wieder arbeiten werden.

Da es sich wahrscheinlich um eine Last-Minute-Anfrage handelt, möchten Sie vielleicht angeben, wie Sie erreicht werden können, wenn Sie außerhalb der Stadt sind. Sie können Ihrem Manager oder Vorgesetzten auch versichern, dass Sie Ihre E-Mails und Voicemails regelmäßig abrufen, um Ihren Aufgaben nachzukommen.

E-Mail, um "Nein" zu einem Projekt zu sagen

Während Sie vielleicht auf eine Anfrage antworten möchten, um ein anderes Projekt mit einem zu übernehmen “Willst du mich verarschen?”, es kann besser sein, wenn Sie taktvoll reagieren. Sie sollten die E-Mail schnell versenden, besonders wenn Sie dazu neigen, zu allem ja zu sagen.

Wenn Sie mit dem Versenden der E-Mail zu lange warten, finden Sie möglicherweise Gründe, die Sie davon überzeugen, ja zu sagen, auch wenn Ihre Intuition Ihnen sagt, dass dies keine gute Idee ist und Sie bereits viel auf dem Teller haben. Sie müssen sicherstellen, dass die E-Mail nicht so wirkt, als wollten Sie die Arbeit einfach nicht erledigen.

Ändern Sie die E-Mail, die ChatGPT generiert, um sie an die Richtlinien der Organisation anzupassen und der Person zu entsprechen, die die Anfrage gestellt hat. Eine E-Mail an Ihren Vorgesetzten ist formeller als eine E-Mail an einen Kollegen. Wenn Sie daran arbeiten müssen, könnten Sie daran interessiert sein, zu lernen Wie man bei der Arbeit höflich „nein“ sagt.

E-Mail, um Klarheit über organisatorische Prioritäten zu gewinnen

Manchmal sind wir mit unseren Aufgaben überfordert und wissen nicht, wo wir anfangen sollen. Anstatt zu versuchen, es selbst herauszufinden, ist es am produktivsten, Ihren Manager oder Vorgesetzten zu fragen, worauf Sie sich konzentrieren sollen.

Um Hilfe zu bitten kann beängstigend sein, da wir nicht so tun wollen, als wüssten wir nicht, was wir tun. Es ist besser, die Führung zu fragen, als sie anzunehmen. Sie denken vielleicht, dass etwas Priorität haben sollte, aber das ist vielleicht nicht das, was für die Organisation entscheidend ist.

Anstatt Ihre Zeit mit einem Projekt zu verschwenden, das für die Organisation keine Priorität hat, ist es am besten, eine Bestätigung einzuholen. Wenn Sie Hilfe beim Priorisieren benötigen, könnten Sie daran interessiert sein die besten Apps, mit denen Sie Aufgaben bei der Arbeit priorisieren können.

Schritt 4: Überprüfen und bearbeiten Sie die von ChatGPT erstellten E-Mails

Sobald ChatGPT eine E-Mail mit Ihrer Eingabeaufforderung erstellt hat, sollten Sie sie überprüfen und die erforderlichen Änderungen vornehmen. Einige der im Entwurf erwähnten Dinge treffen möglicherweise nicht auf Sie zu, und der KI fehlen möglicherweise wichtige Informationen, die Sie aufnehmen möchten.

Schritt 5: Senden Sie die E-Mail

Dies ist wahrscheinlich der schwierigste Teil beim Schreiben einer schwierigen E-Mail. Machen Sie sich keine Gedanken mehr über die Reaktion und senden Sie es ab! Bevor Sie auf Senden klicken, möchten Sie vielleicht die lernen Fehler, die eine geschäftliche E-Mail unprofessionell aussehen lassen.

Schwierige E-Mails müssen versendet werden

Das Versenden von E-Mails mit negativer Natur kann eine Herausforderung sein, aber sie müssen getan werden. Komplexe Themen zu vermeiden, kann mehr Probleme verursachen, als sie anzusprechen. Auch wenn das Verfassen einer schwierigen E-Mail Angst hervorrufen kann, werden Sie sich besser fühlen, sobald Sie auf „Senden“ klicken.

Ihr Vorgesetzter oder Vorgesetzter ist vielleicht nicht zufrieden mit der Nachricht, aber er wird es begrüßen, wenn Sie ihm rechtzeitig mitteilen, was passiert. Der Umgang mit Konflikten ist vielleicht nicht Ihre Lieblingsbeschäftigung, aber es ist wichtig, sie effektiv zu bewältigen. Konfliktmanagement ist eine wesentliche Fähigkeit, um beruflich und persönlich zu lernen.