Warum Sie einen Produktivitätsplan brauchen und wie Sie einen erstellen

Die Hustle-Kultur lässt uns alle denken, dass wir jede Sekunde in die Arbeit stecken müssen, wenn wir unsere finanziellen (oder Selbstverbesserungs-) Ziele erreichen wollen. Es schadet nicht nur unserer geistigen und körperlichen Gesundheit, sondern ist auch kontraproduktiv.

Wenn Sie nur daran denken, „mehr zu erledigen“, vermissen Sie oft Effizienz und Genauigkeit. Auch wenn Sie mehr Stunden investieren, bekommen Sie nicht so viel Arbeit erledigt. Das liegt daran, dass Sie nicht planen.

Wir alle sind uns der Bedeutung der Planung für den Erfolg eines jeden Projekts bewusst, aber wenn es um Produktivität geht, stürzen wir uns ohne viel Nachdenken direkt in die Sache. Genau deshalb scheitern wir oft an unseren Produktivitätszielen.

Was ist ein Produktivitätsplan und warum ist es wichtig, einen zu haben?

Während der Begriff „Produktivitätsplan“ selbsterklärend ist, ist es wichtig, ihn klar und prägnant zu definieren, um genau zu wissen, was der Begriff beinhaltet:

Ein Produktivitätsplan umreißt Ihre Ziele (sowohl kurz- als auch langfristig) und plant sie strategisch im Laufe Ihrer Tage, Wochen oder Monate, um Ihre Produktivität zu steigern und gleichzeitig die wichtigsten Hindernisse zu beseitigen Produktivität.

Haben Sie sich jemals gefragt, warum das Ansehen von YouTube-Videos über Produktivitäts-Hacks spät in der Nacht oder das Lesen von Artikeln über die Verbesserung Ihrer Produktivität nicht erfolgreich war? Das liegt nicht daran, dass all diese Artikel und Videos die falschen Tipps und Strategien liefern.

Wir alle haben unterschiedliche Denkweisen, Ziele und Probleme; Jeder von uns hat einen anderen Arbeitsstil und hat einen anderen Hintergrund. Diese Internetartikel und Videos sind verallgemeinert und gehen nicht auf unsere einzigartigen Probleme und Produktivitätshindernisse ein.

Mit einem geeigneten Produktivitätsplan müssen Sie nicht blindlings von einer Aufgabe zur nächsten springen. Sie haben eine richtige Roadmap für den Tag (Woche oder Monat), wodurch Sie sich besser auf Ihre Ziele konzentrieren und weniger wahrscheinlich abgelenkt werden. Die Planung der Produktivität gibt Ihnen ein Gefühl der Kontrolle, wodurch Sie sich weniger wahrscheinlich überfordert oder gestresst fühlen.

So erstellen Sie einen Produktivitätsplan

Produktivitätsplanung ist keine Raketenwissenschaft. Alles, was Sie brauchen, ist, die richtige Einstellung zu finden, sich an Ihre Ziele zu erinnern und unvoreingenommen an den Start zu gehen. Sie müssen alle Produktivitätsdogmen wie „um 4 Uhr morgens aufwachen“ oder „kalt duschen“ aus dem Fenster werfen und sehen, was für Sie funktioniert.

Da ein Produktivitätsplan einzigartig für Ihre Ziele, Ihr Temperament und Ihre Denkweise ist, gibt es keine strengen Richtlinien für die Erstellung. Die folgenden Schritte bieten jedoch einen flexiblen Fahrplan für den Prozess, den Sie verwenden können:

1. Setzen Sie sich SMARTe Ziele

Zielloses Gehen bringt dich nirgendwo hin. Eine Aufzeichnung Ihrer Ziele und Aufgaben erleichtert den Übergang von einer Aufgabe zur nächsten. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich SMARTe Ziele zu setzen, da sie Ihnen helfen, Fortschritte zu verfolgen, die Motivation zu verbessern und die Produktivität zu steigern.

Sobald Sie Ihre Ziele auf dem Papier haben, denken Sie an alles, was Sie tun müssen, um sie zu erreichen. Dies kann Aufgaben zu Ihrer Arbeit oder Ihren Geschäftszielen, Gewohnheiten zur Selbstverbesserung, persönliche Projekte oder tägliche Aufgaben umfassen. Beginnen Sie mit allem, was Ihnen in den Sinn kommt, egal wie trivial es scheint, und gruppieren Sie es unter relevanten Zielen.

2. Behalten Sie die Zeit im Auge

Verfolgen Sie, wie Sie Ihre Zeit den ganzen Tag über verbringen, um eine Vorstellung von Ihrem durchschnittlichen Tag zu bekommen. Wie viele produktive Stunden schaffen Sie pro Tag? Welche Aktivitäten nehmen die meiste Zeit in Anspruch? Machen Sie das ein paar Tage lang und Sie werden erstaunt sein, wie viel Zeit für Ablenkungen oder triviale Aktivitäten wie das Abrufen Ihrer E-Mails oder Social-Media-Feeds aufgewendet wird.

Sie können TimeCamp verwenden, um Ihre Computerzeit automatisch zu verfolgen. Alles, was Sie brauchen, ist, sich auf ihrer Website zu registrieren und die Computer-App herunterzuladen, und sie beginnt, Ihre Zeit zu verfolgen.

3. Analysieren Sie Ihre Arbeitszeittabelle und notieren Sie die Herausforderungen, denen Sie derzeit gegenüberstehen

Nachdem Sie Ihre Zeit einige Tage lang erfasst haben, verfügen Sie über genügend Daten, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen. Wenn Sie TimeCamp verwendet haben, greifen Sie auf das Zeitprotokoll zu und Sie erhalten einen detaillierten Bericht über Ihre Tage.

Stellen Sie sich bei der Analyse Ihres Zeitprotokolls die folgenden Fragen:

• Wie viele Stunden pro Tag arbeiten Sie?
• Wie viel Zeit geht in die sozialen Medien?
• Welche Aktivitäten nehmen die meiste Zeit in Anspruch?
• Wie lange haben Sie für eine bestimmte Aufgabe gebraucht?

Die Beantwortung dieser Fragen wird Ihnen helfen, die Hürden zu erkennen, die Sie davon abhalten, produktiver zu werden. Sobald Sie die Probleme kennen, können Sie anfangen, über ihre Lösungen nachzudenken.

Abgesehen von den üblichen Ablenkungen wie Social Media sollten Sie andere, scheinbar irrelevante Dinge notieren, die Sie daran hindern könnten, produktiver zu werden. Frag dich selbst:

• Fällt es Ihnen schwer, am späten Nachmittag zu arbeiten?
• Fühlen Sie sich die meiste Zeit lethargisch?
• Schläfst du nicht richtig?

Beim Notieren der Herausforderungen sollte man sich selbst treu bleiben. Versuchen Sie, sich keine Ausreden für Ihr unproduktives Verhalten zu suchen.

4. Erstellen und befolgen Sie einen Zeitplan

Erstellen Sie anhand der Erkenntnisse aus Ihrer Analyse einen Zeitplan, während Sie Ihre Ziele berücksichtigen. Obwohl Google Kalender großartig für die Planung ist, sollten Sie die Verwendung in Betracht ziehen, wenn es nicht funktioniert kostenlose Google Kalender-Alternativen, um Ihren Tag zu planen.

Weisen Sie je nach Ihren Zielen und Spitzenproduktivitätszeiten angemessene tägliche oder wöchentliche Stunden für Arbeit, Fitness, Freizeit, Familie oder persönliche Projekte zu. Es gibt kein Richtig oder Falsch; es hängt alles von Ihren Zielen und persönlichen Vorlieben ab.

Wenn Sie beispielsweise ein neues Unternehmen gründen möchten, sollten Sie ein paar Stunden pro Woche für die Arbeit an Ihrem Unternehmen einplanen. Aber wenn Ihr Ziel darin besteht, einen tollen Sommerkörper zu bekommen, reduzieren Sie die Zeit, die Sie mit Ihrem Telefon verbringen, und planen Sie mehr wöchentliche Trainingseinheiten ein.

Unabhängig von Ihren Zielen ist es wichtig, einen realistischen Zeitplan einzuhalten. Sie wollen nicht jede letzte Sekunde des Tages planen. Ihr Zeitplan sollte flexibel genug sein, um plötzliche Pläne zu berücksichtigen. Und vergessen Sie nicht, wohlverdiente Pausen einzubauen. Das Ziel ist nicht, beschäftigt zu bleiben, sondern die Produktivität zu steigern.

5. Finden Sie Ihre ideale Produktivitätsstrategie und halten Sie sich daran

Produktivität ist für die meisten von uns nicht selbstverständlich. Der Einsatz erprobter und erprobter Methoden kann jedoch helfen, den Prozess zu vereinfachen. Hier sind ein paar Produktivitätsstrategien, die Sie in Ihrem Zeitplan verwenden können:

Die Ivy-Lee-Methode

Die Ivy Lee-Methode ist eine einfache, aber effiziente Strategie, die Sie in Ihren Zeitplan integrieren können. Erstellen Sie eine Liste mit 6 Aufgaben, die Sie jeden Tag erledigen müssen. Ordnen Sie sie nach Wichtigkeit und beginnen Sie mit der wichtigsten Aufgabe. Ziel ist es, eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen.

Wenn Sie mit der ersten Aufgabe fertig sind, fahren Sie mit der nächsten fort, dann mit der nächsten, bis Sie mit Ihrer Liste fertig sind. Wenn Sie nicht alle sechs Aufgaben erledigen können, verschieben Sie sie einfach auf den nächsten Tag.

Wenn Sie mehr erfahren möchten, finden Sie hier eine detaillierte Anleitung wie man die Ivy-Lee-Methode für stressfreie Produktivität anwendet.

Das Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip, auch als 80/20-Regel bekannt, ist eine berühmte Produktivitätsstrategie, die die Konzentration auf die wichtigsten Aufgaben betont. Nach dem Pareto-Prinzip liefern 20 % der (wichtigsten) Aufgaben 80 % der Ergebnisse.

Verwenden Sie die 80/20-Regel, um Ihre Aufgaben zu priorisieren und sich gleichzeitig auf die gewünschten Ergebnisse zu konzentrieren. Identifizieren Sie die Schlüsselaufgaben, die die meisten dieser Ergebnisse liefern, und konzentrieren Sie sich darauf, diese Aufgaben zuerst zu erledigen.

Die Pomodoro-Technik

Steigern Sie Ihre Produktivität mit der Pomodoro-Methode indem Sie sich 25 Minuten lang auf eine einzelne Aufgabe konzentrieren und dann eine kurze Pause einlegen. Die Pomodoro-Methode ist perfekt, um große, entmutigende Aufgaben zu erledigen. Es wird viel einfacher, sich festzulegen und abzuschließen, wenn Sie die Aufgabe in mehrere kleinere Aufgaben aufteilen (die Sie in 25 Minuten erledigen können).

6. Analysieren Sie Ihre Leistung erneut und experimentieren Sie

Produktivitätsplanung ist keine einmalige Sache. Ihr erster Produktivitätsplan ist möglicherweise nicht so detailliert oder effektiv, wie Sie es sich erhoffen. Aus diesem Grund ist es wichtig, Ihren wöchentlichen und monatlichen Fortschritt zu überprüfen.

Sehen Sie, wie gut Ihr Produktivitätsplan funktioniert. Identifizieren Sie alle Hindernisse, die Sie möglicherweise übersehen haben, und passen Sie Ihren Plan an, um sie zu beseitigen. Wenn eine bestimmte Strategie keine Ergebnisse liefert, versuchen Sie eine andere und notieren Sie sich die Ergebnisse.

Steigern Sie Ihre Produktivität mit einem Produktivitätsplan

Wenn die Internet-Produktivitätstipps nicht funktionieren, ist es an der Zeit, einen personalisierten Produktivitätsplan zu erstellen. Ihr Plan sollte alle Hürden angehen, die Sie daran gehindert haben, Ihr maximales Potenzial auszuschöpfen. Stellen Sie beim Erstellen des Plans sicher, dass Sie Ihre Aufgaben mit hoher Priorität planen, um Ihre Spitzenleistungszeiten zu nutzen.

Während ein Produktivitätsplan sicherlich hilfreich ist, ist es wichtig, dass Sie ihn durchziehen. Das bedeutet, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die frei von Ablenkungen ist, einschließlich Ihres Telefons. Aber wenn es wichtig ist, dass Sie Ihr Smartphone in der Nähe haben, sollten Sie guten Smartphone-Gewohnheiten folgen.