Die OFFSET-Funktion von Microsoft Excel ist ein äußerst leistungsfähiges und vielseitiges Werkzeug. Aufgrund seiner Komplexität und der Anzahl ähnlicher Funktionen wird es leider oft zu wenig genutzt.
Die relativ unkomplizierte Funktion kann Excel-Autoren Zeit und Frust ersparen. Es vereinfacht das Abrufen präziser Datenpunkte aus einem gut organisierten Stammdatensatz. Es ermöglicht auch die einfache Erstellung von sehr detaillierten Berichten, interaktiven Visualisierungen und komplexen Dashboards.
1. Erstellen von Datensätzen variabler Größe
Eine der häufigsten Anwendungen der OFFSET-Funktion von Excel ist die Erfassung von Datensätzen mit variabler Größe. Bei einem großen Datensatz möchte man möglicherweise nur einen kleinen Teil der Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt betrachten.
Beispielsweise müssen Sie bei einem automatischen Bericht über die Gesamtverkäufe für Mitarbeiter täglich die Gesamtsummen für eine bestimmte Woche oder Wochen abrufen.
Das Schreiben einer anderen SUM-Funktion für jede Summe könnte ganz einfach durchgeführt werden. Eine OFFSET-Funktion kann jedoch aus Gründen der Benutzerfreundlichkeit und Wiederverwendbarkeit viel schneller sein.
Geben Sie zunächst in Zelle B6 den Tag des Monats ein, mit dem wir beginnen möchten. Dann geben wir ein, wie viele Tage wir den Bericht in B7 ausführen möchten. Dann können wir a verwenden einfache SUM-Funktion Und AVERAGE-Funktion um mehr Daten über jeden Mitarbeiter über den ausgewählten Zeitraum zu erhalten:
=SUMME(OFFSET(B2, 0, B6 - 1, 1, B7))=MITTELWERT(OFFSET(B2, 0, B6 - 1, 1, B7)Das Anpassen des Startdatums oder der Zeitdauer ist so einfach wie das Anpassen einer einzelnen Zelle, was das Abrufen von Datensätzen mit variabler Größe viel einfacher machen kann.
2. Erstellung benutzerdefinierter Berichte zulassen
Die Verwendung ähnlicher Methoden wie oben macht die Entwicklung eines vollständigen Berichts mit variabler Anpassung relativ einfach. Sie können das erste Argument in der OFFSET-Funktion auf ein anderes Blatt verweisen lassen. Auf diese Weise können Sie Ihre Dateneingabe und Berichterstellung getrennt halten.
Dadurch wird es möglich, ausgewählte Datenausschnitte von einem Blatt auf ein anderes zu ziehen. Darüber hinaus können Sie nur die Informationen anzeigen, die für Ihren aktuellen Bericht relevant sind. Das Erstellen eines Berichts, der tägliche Gesamtsummen mit den gleichen Daten von früher zeigt, ist ganz einfach. Sie können dies tun, ohne die Daten für irrelevante Tage abzurufen.
Die folgende in Zelle B5 platzierte Offset-Funktion ruft die in B2 angegebene Anzahl von Tagen ab. Es beginnt mit der in B1 angegebenen Woche und zeigt nur Daten für den relevanten Zeitraum an:
=OFFSET(Blatt1!B2, 0, (B1 - 1) * 7, 1, B2 * 7)Es ist möglich, die Einträge in B1 und B2 einzuschränken und Dropdowns in Excel erstellen mit der Anzahl der verfügbaren Wochen unter Verwendung der Datenvalidierung.
3. Paginierung der Tabellenkalkulation
Die OFFSET-Funktion kann auch eine einfache Paginierung von Tabellenkalkulationen erreichen, eine Aufgabe, mit der normalerweise verbunden ist Verwenden Sie die Registerkarte Excel-Entwickler. Dadurch kann die Arbeit mit großen Datensätzen einfacher und weitaus effizienter werden.
Wenn Sie mit einer Tabelle mit 30.000 Datenzeilen arbeiten, ist es schwierig, den gesamten Datensatz auf einmal zu überblicken. Durch das Erstellen eines Dropdown-Menüs, das einen Zahlenbereich von 1 bis 300 akzeptiert, können wir die Daten schnell in Seiten mit jeweils 100 Ergebnissen aufteilen.
Der Anker der OFFSET-Funktion ist immer auf die obere linke Zelle der Daten gesetzt. Das zweite Argument ist jedoch der vertikale Versatz. Dies entspricht der ausgewählten Seitenzahl minus einmal 100. Der horizontale Offset, das dritte Argument, kann auf 0 gesetzt werden.
Das vierte Argument wird auf 100 und das fünfte Argument auf die Anzahl der Spalten im Dataset gesetzt. Diese Methode macht es einfach, extrem große Datenblöcke in viel besser zu handhabende Teile zu zerlegen.
Hier ist ein Beispiel für einen paginierten Datensatz. Die Daten umfassen 500 Muster von Informationen, die von einer Reihe von Sensoren auf einem Blatt aufgezeichnet wurden, und einen paginierten Bericht auf dem anderen.
Der Bericht verwendet die Datenvalidierung in Zelle B1, um ein Dropdown-Menü mit den darin enthaltenen Seiten zu erstellen. Der folgende Ausdruck in Zelle A3 erstellt den Hauptteil des Berichts:
=OFFSET(Blatt1!A2, (B1 - 1) * 100, 0, 100, 21)4. Slicing-Daten für Diagramme
Wir können dem Verkaufsbericht, den wir erstellt haben, ein Diagramm hinzufügen, bevor wir die OFFSET-Funktion verwenden. Das Diagramm kann variable Informationen basierend auf den Daten abrufen, die in den beiden Dropdown-Listen oben auf dem Blatt ausgewählt wurden.
Wenn Sie die Werte oben auf dem Blatt ändern, ändert sich das Diagramm automatisch, um die ausgewählten Wochen widerzuspiegeln, und gibt jedem, der den Bericht anzeigt, eine schnelle visuelle Referenz.
Die Kombination von Diagrammen und Grafiken mit der Offset-Funktion erleichtert die Visualisierung komplexer und sich ändernder Daten erheblich. Es ermöglicht auch die Generierung einfacher In-Excel-Dashboards.
5. Abrufen von Informationen nach Datumsoffsets
Die Suche nach bestimmten Informationen basierend auf Zeitstempeln ist nicht ungewöhnlich, wenn es um Berichtsdaten oder Daten geht, die aus automatisierten Zeitprozessen gezogen werden. Wenn Sie einen einzelnen Zeitraum betrachten, ist es nicht schwierig, bedingte Funktionen wie IF oder IFS zu verwenden, um nur die erforderlichen Daten abzurufen. Wenn Sie Daten basierend auf einer Reihe von Tagen oder Uhrzeiten abrufen müssen, ist es zu einfach, in eine massive verschachtelte Bedingung zu geraten.
Mit einer Kombination aus COUNTIF und OFFSET ist das Abrufen von Daten aus einer Reihe von Zeiten oder Tagen ganz einfach. Verwenden Sie eine einzelne Zelle, um einen Starttag darzustellen. Verwenden Sie als Nächstes eine andere Zelle, um die Länge der Zeit darzustellen, aus der Sie ziehen möchten.
In der OFFSET-Funktion kann die Höhe oder Breite, je nach Layout Ihrer Daten, auf einen Wert gesetzt werden mit der ZÄHLENWENN-Funktion in Excel. Auf diese Weise können Sie bestimmen, wie viele Einträge im angeforderten Bereich liegen, und nur die zugehörigen Daten abrufen.
In diesem Beispiel haben wir einen Datensatz mit Einträgen über mehrere Jahre. Wir können das in Zelle B1 eingegebene Datum und die folgende Funktion verwenden, um nur Einträge abzurufen, die nach diesem Datum aufgetreten sind:
=OFFSET(Blatt1!U2, ZÄHLENWENN(Blatt1!V2:V501, " & B1), 0, 500 - ZÄHLENWENN(Blatt1!V2:V501, " & B1), 1)Dadurch wird ein Bericht erheblich nützlicher, da Sie Werte filtern können, die vor oder nach einem bestimmten Datum liegen. Wenn Sie stattdessen die COUNTIFS-Funktion verwenden, können Sie sogar ein Enddatum hinzufügen, was dem Endbenutzer mehr Variabilität bietet.
6. Kombiniert mit ZÄHLENWENN
Neben der Erweiterung von Zeitbereichen eignet sich die COUNTIF-Funktion gut zum Abrufen bestimmter Slices aller Arten von wohlgeordneten Daten mit der OFFSET-Funktion von Excel. Es ist möglich, die Höhen- und Breitenargumente der OFFSET-Funktion mit COUNTIF einzustellen. Darüber hinaus können Sie alle numerischen Daten mit einem einstellbaren Wert von irgendwo auf Ihrem Blatt leicht ändern.
Wenn Sie eine Liste der Transaktionen eines Tages hätten, die nach der Höhe der Transaktionen geordnet ist, könnten Sie diese Technik verwenden, um jede Transaktion über einen bestimmten Betrag zu ziehen. Dies könnte mit einer einfachen OFFSET-Funktion wie der folgenden erreicht werden:
=OFFSET(A2, ZÄHLENWENN(B2:B22, " & H3), 0, ZÄHLENWENN(B2:B22, " & H3), 4)Eines der wichtigsten Dinge, die Sie in dieser Funktion beachten sollten, ist das vorletzte Argument, COUNTIF(B2:B22, "
Eine weitere wichtige Überlegung für diejenigen, die OFFSET auf diese Weise verwenden möchten, ist, dass es nur funktioniert, wenn die Daten, mit denen Sie arbeiten, gut geordnet sind. Ungeordnete Daten liefern nicht die gewünschten Ergebnisse. Glücklicherweise enthält Excel auch eine Reihe automatischer Sortierwerkzeuge, um Ihre Daten in Ordnung zu bringen.
Sie können dies verwenden, um Aktionen durchzuführen, vom variablen Slicing von Produkten basierend auf dem Preis bis hin zum Ziehen von nur Vorgängen, die über eine bestimmte Anzahl von Malen ausgeführt werden. Die Möglichkeit, die genaue Menge der gezogenen Daten zu steuern, gibt Ihnen eine genaue Kontrolle über die genaue Datenprobe, die Sie aus Ihren Tabellenkalkulationen ziehen. Dies ermöglicht die Erstellung einer Vielzahl von detaillierten, interaktiven Berichten.
Dafür ist die OFFSET-Funktion eigentlich nützlich
Letztendlich ermöglicht die OFFSET-Funktion Benutzern, Informationen mit hoher Präzision aus ihrer Tabelle zu ziehen. Dies spart Zeit und ermöglicht Benutzern, mehr Operationen mit weniger Funktionen durchzuführen.
Es vereinfacht das Abrufen der genauen Daten, die Sie benötigen, ohne auf Verschachtelungsbedingungen zurückgreifen zu müssen. Es spart Benutzern auch Zeit und Mühe beim Erstellen benutzerdefinierter Berichte, Dashboards und mehr in Excel.
