Verwendung von Notion für hybride Arbeit: Der ultimative Leitfaden

Hybride Arbeit ist mit der Zunahme der weltweiten Internetdurchdringung immer beliebter geworden. Und nachdem während der COVID-19-Pandemie rund zwei Jahre lang von zu Hause aus gearbeitet wurde, haben viele Arbeitgeber Vereinbarungen getroffen, die es den Mitarbeitern ermöglichen, zumindest zeitweise außerhalb des Büros zu arbeiten.

Trotz der Vorteile, die mit hybrider Arbeit verbunden sind, können Sie einen Produktivitätsverlust hinnehmen, wenn Sie nicht über die richtigen Systeme verfügen. Glücklicherweise haben Apps wie Notion die Zusammenarbeit mit Ihrem Team einfacher denn je gemacht, wenn Sie nicht alle gleichzeitig im Büro sind.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Notion für hybride Arbeiten verwenden können. Wir stellen auch Schritt-für-Schritt-Anleitungen bereit, damit Sie diese Tipps schneller umsetzen können.

1. Hinzufügen von Benutzern zu Arbeitsbereichen

Wenn Arbeiten in einer hybriden Umgebung, sollte es Ihre oberste Priorität sein, Teammitgliedern die Zusammenarbeit zu erleichtern. In Notion ist dies ganz einfach; Auch wenn du nur einen kostenlosen Plan hast, kannst du deinen Workspaces trotzdem andere Benutzer hinzufügen.

Die Anzahl der Benutzer, die Sie zu Ihrem Workspace hinzufügen können, hängt von Ihrem Abonnement ab. Wenn Sie einen kostenlosen Plan verwenden, können Sie bis zu 10 Personen hinzufügen; Dies sollte mehr als gut genug sein, wenn Sie als Agentur oder ein anderes kleines Unternehmen arbeiten.

Sie haben ein viel höheres Limit, wenn Sie eine kostenpflichtige Version von Notion erhalten. Mit der Plus-Version können Sie einem Arbeitsbereich bis zu 100 Personen hinzufügen, und diese Zahl erhöht sich mit dem Business-Plan auf 250. Wenn Sie über Notion Enterprise verfügen, können Sie Ihre Grenzen mit dem Verkaufsteam von Notion besprechen.

Unabhängig davon, welchen Plan Sie verwenden, ist der Vorgang zum Hinzufügen von Benutzern zu Ihren Notion-Arbeitsbereichen derselbe.

1. Gehe zu Einstellungen & Mitglieder > Mitglieder. Wenn Sie dort sind, sehen Sie eine blaue Schaltfläche namens Fügen Sie Mitglieder hinzu.
2. Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, die Sie in Ihren Notion-Arbeitsbereich einladen möchten. Wenn du über Notion Plus oder höher verfügst, kannst du auch das Dropdown-Menü erweitern, um festzustellen, ob die eingeladene Person ein Workspace-Inhaber oder -Mitglied ist.
3. Wenn du bereit bist, einen Benutzer zu deinem Workspace hinzuzufügen, wähle aus Einladen.

Sie können auch Personen einladen, indem Sie zu gehen Mitglieder Registerkarte und kopieren Sie einen Link, um ihn an alle zu senden.

2. Kategorisieren verschiedener Projekte

Wenn Sie Notion für hybride Arbeiten verwenden, ist es eine gute Idee, Ihre Projekte organisiert zu halten. Sie können Ihre Aufgaben auf verschiedene Arten kategorisieren. Im Folgenden zeigen wir Ihnen zwei Möglichkeiten, dies zu tun.

Zusätzliche Arbeitsbereiche erstellen

Mit Notion können Sie bis zu 10 Arbeitsbereiche haben, wenn Sie einen kostenlosen Plan haben. Wie beim Hinzufügen von Benutzern zu diesen Bereichen sind Ihre Limits höher, wenn Sie ein kostenpflichtiges Abonnement erwerben. In beiden Fällen befolgen Sie denselben Prozess zum Erstellen neuer Arbeitsbereiche in der App.

1. Klicken Sie oben in der linken Symbolleiste auf Ihren aktuellen Arbeitsbereich. Wenn das Dropdown-Menü angezeigt wird, wählen Sie aus das Symbol mit drei Punkten. 2. Nachdem Sie das oben erwähnte Symbol ausgewählt haben, sehen Sie eine Option namens Workspace beitreten oder erstellen. Klicken Sie darauf. 3. Notion fragt Sie, wofür Sie Ihren Arbeitsbereich verwenden möchten. Wählen Sie, was Ihren Bedürfnissen am besten entspricht, und wählen Sie aus Weitermachen. In diesem Fall wählen wir aus Für mein Team da wir über hybride Arbeit sprechen. 4. Sie müssen dann Ihren Arbeitsbereich benennen. Nachdem Sie dies getan haben, drücken Sie die Weitermachen Taste erneut. 5. Notion gibt Ihnen dann die Möglichkeit, Ihren neuen Arbeitsbereich mit anderen zu teilen. Geben Sie ihre E-Mail-Adressen ein oder kopieren Sie den Link, wenn Sie dies möchten. Wenn Sie alles angepasst haben, wählen Sie aus Bring mich zu Notion, und Sie können Ihren neuen Arbeitsbereich verwenden.

Seiten innerhalb von Seiten erstellen

Sie können Ihre Projekte auch kategorisieren, indem Sie Seiten innerhalb von Seiten erstellen. Um eine neue Musterseite in Notion zu erstellen, wählen Sie die aus + Schaltfläche in der linken Symbolleiste.

Auf dieser Seite können Sie eine weitere Seite erstellen, indem Sie auf tippen / und auswählen Buchseite. Sobald Sie das getan haben, können Sie alles so anpassen, wie Sie es für notwendig halten.

3. Wichtige Aufgaben im Auge behalten

Projektmanagement-Software ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihr Geschäft auszubauen, und Sie werden diese Art von Lösungen auch verwenden wollen, wenn Sie Angestellter oder Freiberufler sind. Wenn Sie Notion für hybrides Arbeiten verwenden, haben Sie zahlreiche Optionen, um wichtige Aufgaben im Auge zu behalten.

Notion verfügt über mehrere Vorlagen, die Sie verwenden können, um Ihre Projekte genauer zu verfolgen. Sie finden Gantt-Diagramme, Aufgaben- und Projektverwaltungsseiten und mehrere andere Optionen. Viele davon können kostenlos verwendet werden, und Sie können Ihre bevorzugten Vorlagen ganz einfach in Ihren Notion-Arbeitsbereich duplizieren. Um dies zu tun:

1. Gehe zu notion.so/templates und wählen Sie eine Vorlage für Sie und Ihr Team aus.
2. Unter Doppelte Informationen, wählen Sie den Arbeitsbereich aus, in dem Sie ihn verwenden möchten, und klicken Sie darauf Vorlage duplizieren. Sie können dann alles sofort an Ihre Bedürfnisse anpassen.

4. Bereitstellen von Zusammenfassungen für Ihre Meetings

Wenn Sie nicht am selben Ort wie Ihre Teammitglieder arbeiten, kann es schwierig werden, zu wissen, wie weit andere bei den Projekten vorangekommen sind, an denen Sie gemeinsam arbeiten. Obwohl Sie versuchen sollten, die Anzahl Ihrer Meetings zu begrenzen, ist es eine gute Idee, gelegentlich einzuchecken.

Während Ihres Meetings lohnt es sich, jemanden zu benennen, der Notizen macht. Sie können dies tun, wenn Einrichten von Google Kalender für hybride Arbeit auch wenn Sie diese App zu Ihrem Produktivitätssystem hinzufügen möchten.

Nachdem Sie Ihr Meeting beendet haben, können Sie ganz einfach Zusammenfassungen Ihrer Meetings erstellen mit Notion AI. Drücken Sie dazu die Leertaste und wählen Sie aus Zusammenfassen wenn Notion AI erscheint. Das Tool wird dann daran arbeiten, eine schnelle Zusammenfassung Ihrer Seite bereitzustellen.

5. Machen Sie Ihre wichtigsten Seiten zugänglicher

Mit Notion können Sie Ihre wichtigsten Seiten leichter zugänglich machen, indem Sie ihre Reihenfolge in der linken Symbolleiste ziehen und ablegen. Das ist jedoch nicht das Einzige, worauf Sie beschränkt sind. Sie können auch Seiten zu Ihren Favoriten hinzufügen. Letzteres tun:

1. Tippen Sie auf die Drei-Punkte-Symbol wenn Sie mit der Maus über eine Ihrer Seiten fahren.
2. Klicke auf Zu den Favoriten hinzufügen, und Sie sehen Ihre Seite oben auf dem Bildschirm.

6. Erstellen von Content- und Social-Media-Kalendern

Wenn Sie Teil eines Marketingteams sind, ist es bei der Arbeit an einer Hybridvereinbarung von entscheidender Bedeutung, Ihre Inhalts- und Social-Media-Kalender auf dem neuesten Stand zu halten. Notion macht dies einfach; Sie können Ihren eigenen Kalender erstellen, indem Sie eine Tabelle erstellen und auswählen Neue Datenbank.

Notion verfügt auch über mehrere Vorlagen zum Erstellen von Kalendern für soziale Medien und Inhalte. Klicken Sie beim Erstellen einer neuen Seite auf Neu hinzufügen > Vorlagen stattdessen und wählen Sie etwas, das für Sie funktioniert.

Machen Sie Ihr hybrides Arbeitsmodell mit Notion effizienter

Hybride Arbeit hat mehrere Vorteile, wenn Sie die richtigen Systeme einrichten, aber es ist wichtig, dass Sie diese sortiert haben, bevor Sie zu einer solchen Vereinbarung übergehen. Notion ist ein praktisches Tool, um den Arbeitsablauf Ihres Teams zu verwalten und sicherzustellen, dass alle weiterhin auf Ihre gemeinsamen Ziele hinarbeiten.

Sie können mehrere Vorlagen verwenden, um Ihre Inhalte und Social-Media-Zeitpläne im Auge zu behalten und sich einen Überblick über die Projekte aller zu verschaffen. Darüber hinaus können Sie mit Notion Besprechungszusammenfassungen und vieles mehr bereitstellen.