Wenn Sie häufig dieselbe E-Mail versenden und es leid sind, dieselbe Nachricht wiederholt einzugeben, werden Sie froh sein zu wissen, dass es ein Outlook-Tool gibt, das Ihnen dabei hilft: E-Mail-Vorlagen. Sie können diese Nachrichten mit einem einzigen Klick wiederverwenden, um Zeit und Mühe zu sparen.
Sie können auch schnell und einfach in der Outlook-Web- oder -Desktop-App erstellt werden. Sehen wir uns also an, wie Sie eine E-Mail-Vorlage erstellen und sie für Ihre tägliche Korrespondenz verwenden.
So erstellen Sie eine Outlook-E-Mail-Vorlage
Sofern Sie nicht die Basisvorlagen von Microsoft verwenden möchten, müssen Sie eine benutzerdefinierte Vorlage erstellen, die Ihren Anforderungen entspricht. So können Sie das tun.
Erstellen einer E-Mail-Vorlage in der Outlook Web App
E-Mail-Vorlagen können eine davon sein erweiterte Microsoft Outlook-Tipps, macht aber einen in der Outlook-Web-App ist eigentlich relativ einfach.
Um eine E-Mail-Vorlage in der Web-App zu erstellen, müssen Sie sich zuerst bei der Website anmelden, falls Sie dies noch nicht getan haben. Wählen Sie dann die aus Neue Post Schaltfläche in der oberen linken Ecke des Bildschirms.
Klicken Sie auf die drei horizontalen Punkte neben dem Schicken Und Verwerfen Schaltflächen am unteren Rand des neuen E-Mail-Editorfelds. Wählen Meine Vorlagen aus dem Dropdown-Menü.
Eine Liste der vorgefertigten Vorlagen erscheint auf der rechten Seite des Bildschirms. Hier klicken Sie auf + Vorlage. Geben Sie einen Titel für Ihre Vorlage ein und geben Sie dann Ihre Nachricht ein. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie aus Speichern.
Erstellen einer E-Mail-Vorlage in der Outlook-Desktop-App
Das Erstellen einer E-Mail-Vorlage in der Outlook-Desktop-App ist weniger einfach als in der Web-App. Hier ist, was Sie tun müssen, um einen zu machen:
- Starten Sie die Outlook-App auf Ihrem Computer.
- Wähle aus Neue e-mail Schaltfläche in der oberen linken Ecke.
- Verfassen Sie im neuen Fenster Ihre E-Mail wie gewohnt, jedoch ohne die Empfänger (keine E-Mail-Adressen in den Feldern An, Cc und Bcc). Sie können auch den Betreff hinzufügen, dies ist jedoch optional.
- Sobald Ihre E-Mail fertig ist, wählen Sie die aus Datei Registerkarte oben in der Multifunktionsleiste.
- Klicke auf Speichern als.
- Geben Sie einen Titel für Ihre Vorlage ein Dateinamen Feld.
- In Speichern unter, wählen Outlook-Vorlage aus dem Dropdown-Menü.
- Schlag Speichern.
- Schließen und verwerfen Sie die ursprüngliche E-Mail.
So verwenden Sie eine Outlook-E-Mail-Vorlage
Sobald Sie die benötigten Vorlagen erstellt haben, können Sie sie ganz einfach zu Ihren E-Mails hinzufügen. Hier ist wie:
Einfügen von E-Mail-Vorlagen in der Outlook Web App
Sie können Ihre E-Mail-Vorlagen ganz einfach in der Web-App finden. Gehen Sie zur Website und erstellen Sie eine neue E-Mail oder antworten Sie auf eine. Wenn der E-Mail-Dienst von Microsoft nicht in Ihrem Webbrowser geladen wird, sehen Sie sich einige an einfache Korrekturen, wenn Outlook in Google Chrome nicht geladen wird.
Klicken Sie nach dem Einloggen unten auf die drei horizontalen Punkte und wählen Sie aus Meine Vorlagen. Klicken Sie in der Liste der Vorlagen auf die Vorlage, die Sie verwenden möchten, und sie wird automatisch als Antwort angezeigt. Sie können die Nachricht weiterhin nach Belieben bearbeiten und beim Verfassen einer neuen E-Mail auch die Betreffzeile und die Empfänger hinzufügen.
Wenn Sie fertig sind, drücken Sie Schicken um Ihre E-Mail an den Empfänger zu bringen.
Verwenden von E-Mail-Vorlagen in der Outlook-Desktop-App
Im Gegensatz zur Outlook-Web-App gibt es in der Desktop-App keine offensichtliche Möglichkeit, auf Ihre benutzerdefinierten E-Mail-Vorlagen zuzugreifen. Gehen Sie wie folgt vor, um die E-Mail-Vorlagen zu verwenden:
- Öffnen Sie Ihre Desktop-App.
- Wählen Sie in der oberen linken Ecke aus Neue Elemente > Weitere Elemente > Formular auswählen.
- Im Blick in Dropdown-Menü, wählen Sie Benutzervorlagen im Dateisystem.
- Wählen Sie die Vorlage Ihrer Wahl.
- Klick auf das Offen Taste.
- Bearbeiten Sie die Nachricht nach Bedarf.
- Fügen Sie Ihre Empfänger hinzu.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schicken Taste.
Bei der Verwendung der E-Mail-Vorlagen in der Outlook-Desktop-App müssen Sie eine Einschränkung beachten. Sie können sie nur beim Erstellen einer neuen E-Mail verwenden, nicht beim Beantworten einer E-Mail.
Nutzen Sie die Leistungsfähigkeit von Outlook-Vorlagen
Mit E-Mail-Vorlagen in Outlook können Sie sich vom mühsamen Prozess des Schreibens und Umschreibens von E-Mails verabschieden und zu einer höheren Produktivität und mehr erledigten Arbeit sagen. Obwohl es eine Weile dauern kann, eine E-Mail-Vorlage für alle sich wiederholenden Nachrichten zu erstellen, die Sie versenden, sparen Sie auf lange Sicht dennoch viel Zeit.
