Hybride Arbeit ist im 21. Jahrhundert immer beliebter geworden und hat mehrere Vorteile. Teams können weiterhin persönlich zusammenarbeiten, während Mitarbeiter Reisekosten sparen und weniger Zeit für den Arbeitsweg aufwenden müssen. Die Einrichtung der richtigen Systeme ist jedoch entscheidend für den langfristigen Erfolg.
Viele Menschen weltweit verwenden Google Kalender, um ihren Arbeitstag zu verwalten, und Sie haben viele Optionen, wenn Sie ihn für hybride Arbeit einrichten. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie effizienter an mehreren Standorten arbeiten können.
1. Teilen von Arbeitsort und -zeiten
Eine der einfachsten Möglichkeiten zur Zusammenarbeit für hybride Arbeit über Google Kalender besteht darin, Ihren Arbeitsort und Ihre Arbeitszeiten zu teilen. Wenn Sie und Ihr Team das getan haben, wird es Ihnen leichter fallen, Besprechungen zu arrangieren, zu verstehen, warum die Leute nicht geantwortet haben, und vieles mehr.
Wenn Sie die Arbeitszeiten, die Sie online sind, teilen möchten, können Sie einfach eine Notiz auf Ihrer Google-Karte hinzufügen. Hier können Sie auch Ihre Zeitzone hinzufügen. Sie können Ihre Arbeitszeiten auch teilen, indem Sie auf Ihre gehen Einstellungen und Teilen > Arbeitszeiten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Arbeitszeiten aktivieren und passen Sie Ihre Arbeitszeiten für jeden Tag an.
Sie können Ihre Zeitzone auch in Google Kalender freigeben, indem Sie den Kalender auswählen, an dem Sie und Ihr Team arbeiten. Gehen Sie zu Einstellungen und Teilen, bevor Sie auswählen, wo Sie sich unter befinden Zeitzone Abschnitt.
2. Verwenden der Fokuszeit in Google Kalender
Wenn Sie ein iPhone verwenden, Sie sind wahrscheinlich mit Fokusmodi vertraut. Kurz gesagt, Sie können diese verwenden, um Benachrichtigungen und andere Dinge einzuschränken, die dazu führen könnten, dass Sie bei Ihrer Arbeit Fehler machen. Hybride Arbeit kann dazu führen, dass viele Leute versuchen, Sie zu kontaktieren, wenn Sie sich intensiv auf eine Aufgabe konzentrieren sollten, und Google Kalender hat ein Tool, mit dem Sie dieses Problem lösen können.
Mit der Fokuszeit-Funktion in Google Kalender können Sie sich Zeit für Ihre Arbeit nehmen, und Sie können auch wählen, ob Sie Meetings, zu denen Sie andere Personen einladen, automatisch ablehnen möchten. Beachten Sie, dass nur einige Pläne den Zugriff auf die Fokuszeitfunktion ermöglichen. Sie können dies überprüfen, indem Sie ein neues Ereignis erstellen und nachsehen, ob Sie eine Option bemerken, mit der Sie dies tun können.
3. Behalten Sie den Überblick über alle Kalender
Wurden Sie schon einmal von jemandem zu einem wichtigen Termin eingeladen, nur damit Sie bereits etwas anderes in Ihrem Kalender haben? Wenn ja, wissen Sie, wie nervig das sein kann. Die gute Nachricht ist, dass Sie dieses Problem mit Google Kalender eingrenzen können, wenn Sie an einem Hybridmodell arbeiten.
Eine Möglichkeit, Terminüberschneidungen bei Besprechungen zu vermeiden, besteht darin, zu wissen, wann alle verfügbar sind. Wenn Sie ein neues Ereignis erstellen, gehen Sie zu Treffen mit… Option auf der linken Seite und geben Sie die Namen der Personen ein, die Sie einladen möchten.
Sie sollten die Kalender der Personen sehen können, die Sie einladen. Einige Nutzer haben ihren jedoch möglicherweise nicht freigegeben – und wenn dies der Fall ist, sollten Sie versuchen sicherzustellen, dass sie dies ändern (möglicherweise müssen Sie auch ihre Google Workspace-Abonnementpläne aktualisieren).
4. Verwenden Sie Integrationen von Drittanbietern
Wenn Ihr Team ein hybrides Arbeitsmodell einführt, sollten Sie so viele Hindernisse für die Zusammenarbeit wie möglich beseitigen. Die gute Nachricht ist, dass Google Kalender über mehrere Integrationen von Drittanbietern verfügt, die Ihnen helfen können, mehr Ihrer Lieblings-Apps zusammen zu verwenden. Mit Google können Sie Kommunikationstools wie Zoom und andere praktische Apps wie Terminerinnerung integrieren.
Um Apps von Drittanbietern in Google Kalender zu integrieren, gehen Sie zu + Symbol auf der rechten Seite Ihres Bildschirms. Suchen Sie dann nach den Apps, die Sie verwenden möchten, oder wählen Sie sie aus. Sie können dann auswählen Admin-Installation oder Individuelle Installation, was Ihren Bedürfnissen entspricht.
5. Beachten Sie die Feiertage anderer Länder
Als Teil Ihres Hybridmodells haben Sie möglicherweise Teammitglieder, die in verschiedenen Ländern arbeiten. Und wenn Sie über verschiedene Grenzen hinweg tätig sind, ist es wichtig, daran zu denken, dass nicht die ganze Welt nach dem gleichen Zeitplan abläuft.
Wenn Sie versuchen, Besprechungen zu arrangieren, stellen Sie sicher, dass diese Ereignisse nicht mit anderen Feiertagen kollidieren. Während Großbritannien beispielsweise den 4. Juli nicht frei nimmt, tun dies die USA. Sie können Ihre Teammitglieder fragen, aber Sie finden auch viele Orte online; Typ „[Land] Feiertage [Jahr]“, und Sie sollten in der Lage sein, eine Liste zu finden.
6. Begrenzen Sie die Anzahl Ihrer Meetings
Wenn Sie schon einmal über einen längeren Zeitraum einen 9-5-Job hatten, wissen Sie wahrscheinlich, wie sinnlos viele Meetings sind. Und wenn Sie nicht mit einem richtigen Plan loslegen, können Sie schnell in eine Falle tappen, wenn Ihr Team über das letzte Meeting diskutiert.
Bevor Sie ein Meeting planen, fragen Sie, ob es notwendig ist, eines abzuhalten. Meistens, Sie können eine Nachricht über Slack senden oder schreiben Sie Ihren Teammitgliedern stattdessen eine E-Mail. Wenn Sie ein Meeting abhalten müssen, erstellen Sie eine klare Liste mit Gesprächsthemen und halten Sie diese so kurz wie möglich.
7. Verwenden Sie die Aufgabenfunktion in Google Kalender für Fristen
Nicht ständig im selben Raum wie Ihre Kollegen zu sein, kann ein Segen sein. Beispielsweise können Sie sich oft auf die Erledigung von Aufgaben konzentrieren, die eine erhebliche kognitive Anstrengung erfordern – ohne sich Sorgen machen zu müssen, dass andere Sie ablenken. Es kann jedoch auch zu Problemen führen.
Ein Problem ist, dass Sie möglicherweise wichtige Fristen vergessen. Sie können dieses Problem jedoch mit Google Kalender beheben. Fristen im Auge zu behalten ist einfach; du kannst gehen Erstellen > Aufgabe und geben Sie alles ein, was Sie vervollständigen müssen. Wählen Sie danach das Fälligkeitsdatum aus.
Zusätzlich zu Google Kalender können Sie Verwenden Sie Tools wie Todoist und Microsoft To Do für ähnliche Zwecke.
8. Blockieren Sie die Zeit, in der Sie an wichtigen Aufgaben arbeiten
Einer der Vorteile der hybriden Arbeit besteht darin, dass Sie mehr Flexibilität bei Ihrem Zeitplan haben. Das Konzept von „Deep Work“ stammt aus Cal Newports Buch zu diesem Thema, und eine der Kernkomponenten besteht darin, jeden Tag zeitweise an schwierigen Aufgaben zu arbeiten – ohne Ablenkungen.
Intensive Arbeit ist nicht etwas, was Sie für einen Acht-Stunden-Tag erwarten können, aber es ist eine gute Idee, Taschen für intensive Aufgaben einzuplanen. Sie können zu gehen Erstellen > Aufgabe um Zeit für die Fertigstellung Ihrer Projekte einzuplanen, und Sie können auch entscheiden, ob Sie sich wiederholende Aufgaben einrichten möchten.
Time-Blocking ist am Anfang schwierig, und Wir empfehlen Ihnen, sich unsere Top-Tipps zum Zeitblockieren anzusehen um dir zu helfen.
Google Kalender: Ein praktischer Begleiter für Ihre hybriden Arbeitsaufgaben
Von hybrider Arbeit können Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen profitieren. Wenn Sie es richtig machen, können Sie ein Umfeld von Teammitgliedern schaffen, das zusammenarbeiten und innovativ sein kann – und gleichzeitig den Menschen mehr Freiheit geben. Wenn Sie mehr Kontrolle über ihren Zeitplan haben, stellen Sie möglicherweise fest, dass Teammitglieder produktiver sind.
Google Kalender kann viele Probleme lösen, die sich aus hybriden Arbeitsmodellen ergeben, wie z. B. eingeschränkte Transparenz und Kommunikation. Probieren Sie diese Tipps aus und sehen Sie, ob sie für Sie funktionieren.