Die Auswahl des richtigen Projektmanagement-Tools für Sie und Ihr Team kann mühsam sein, insbesondere wenn Sie mehrere Arbeitsplätze benötigen, aber nicht über das Budget verfügen. Wenn Sie noch nicht bereit sind zu investieren oder noch auf der Suche sind, können Sie in der Zwischenzeit ein funktionierendes Projektmanagement-Board in Google Sheets erstellen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie.

Planen Sie Ihr Projektboard in Google Sheets

Das Wichtigste zuerst, Sie müssen bestimmen, welche Spalten Sie in Ihrem Board verwenden werden. Erstellen Sie dazu eine Liste der grundlegenden Informationen, die Sie weitergeben müssen, wie Aufgabenname, Fälligkeitsdatum, Priorität, Status und Notizen.

Eine Besitzerspalte zeigt an, wer an der Aufgabe arbeitet, wenn Sie mit anderen zusammenarbeiten. Wenn mehrere Personen innerhalb des Boards delegieren, sollten Sie auch eine Spalte einfügen, die zeigt, wer sie zugewiesen hat.

Denken Sie als Nächstes an alle Informationen, die für Ihren Workflow einzigartig sind. Ziel ist es, einen schnellen Überblick über Aufgaben für Sie und Ihre Kollegen zu schaffen. Einige Beispiele sind Kunden-ID-Nummern, Farbcodes, Kontaktinformationen, Links usw. Was auch immer Sie wählen, stellen Sie sicher, dass Sie es für die meisten Ihrer Aufgaben verwenden, damit die Spalte nicht nur ein weiterer Schritt ist – oder schlimmer noch, Unordnung.

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So erstellen Sie ein Projektmanagement-Board in Google Sheets

Google Sheets macht es ziemlich einfach, ein funktionales Projektmanagement-Board zu erstellen. Hier sind die Schritte, die Sie ausführen müssen:

1. Friere deine oberste Reihe ein

Sobald Sie eine Liste der Spalten haben, die Sie einschließen möchten, geben Sie sie oben in Ihre Tabelle ein und Frieren Sie die Zeile in Google Sheets ein damit es beim Scrollen bei Ihnen bleibt. Dazu:

  1. Markieren Sie die gesamte Zeile.
  2. Gehe zu Aussicht in der oberen linken Ecke.
  3. Auswählen Einfrieren.
  4. Wählen 1 Reihe.

2. Formatierung zu Ihrer Datumsspalte hinzufügen

Um das Hinzufügen von Daten zu Ihrem Board konsistent zu gestalten, können Sie Ihrer Fristenspalte eine Formatierung zuweisen. Dazu:

  1. Wählen Sie die gesamte Spalte aus.
  2. Gehe zu Format im oberen Menü.
  3. Auswählen Nummer.
  4. Wählen Datum.

Sie müssen nichts an der Aufgaben- und Notizenspalte ändern – behalten Sie sie einfach im Textformat bei. Für die Spalten „Priorität“, „Status“ und „Eigentümer“ ist ein Dropdown-Menü praktisch – darüber können Sie im nächsten Abschnitt nachlesen.

3. Erstellen Sie eine Funktionsstatusspalte in Google Sheets

Mit Software wie ClickUp und Asana können Sie den Status einer Aufgabe schnell mit ein paar Klicks festlegen. Um dies in Google Sheets zu tun, können Sie verwenden Datenvalidierung um ein Fly-Menü mit mehreren auszuwählenden Wörtern zu erstellen. Dazu:

  1. Wählen Sie die Zellen unter Ihrer Überschrift aus.
  2. Gehe zu Daten oben auf Ihrem Bildschirm.
  3. Auswählen Datenvalidierung aus dem Menü.
  4. Neben Kriterien, wählen Liste von Gegenständen.
  5. Geben Sie links die Wörter ein, die Sie hinzufügen möchten, getrennt durch ein Komma.
  6. Schlag Speichern.

Sie können die gleichen Schritte wiederholen, um ein Dropdown-Menü in andere Zellen unterhalb Ihrer Überschrift einzufügen.

Jetzt erscheint in den Zellen ein Dropdown-Menü. Wenn die Zellen noch ausgewählt sind, können Sie eine bedingte Formatierung hinzufügen, um Ihren Status farblich zu kennzeichnen. Dazu:

  1. Gehe zu Format oben auf Ihrem Bildschirm.
  2. Auswählen Bedingte Formatierung, und ein seitliches Menü wird angezeigt.
  3. Überprüfen Sie noch einmal, ob Ihre markierten Zellen in ausgewählt sind Bereich bewerben Kasten.
  4. Unter Regeln formatieren, klicken Sie unten auf das Dropdown-Menü Zellen formatieren, wenn … und wähle Text enthält.
  5. Geben Sie den Status in das darunter erscheinende Feld ein.
  6. Unter Formatierungsstil, ändern Sie die Hintergrund- oder Textfarbe.
  7. Schlag Fertig.
  8. Wiederholen Sie dies mit den verbleibenden Status.

Nachdem Sie jeder Option eine Farbcodierung hinzugefügt haben, klicken Sie sie durch, um sicherzustellen, dass sie funktionieren, bevor Sie das Dropdown-Menü kopieren und in die gesamte Spalte einfügen. Wählen Sie zum Einfügen die Spalte mit ihrem Buchstaben oben aus und deaktivieren Sie die Titelzelle, indem Sie darauf klicken und gedrückt halten CMD oder STRG bevor du es einsteckst.

4. Fügen Sie Ihrem Projektboard in Google Sheets Notizen hinzu

Mit einem Projektboard wie diesem können Sie alles an einem Ort aufbewahren, einschließlich Ihrer Aufgabennotizen. Das bedeutet, dass Sie vermeiden müssen, Mitteilungen, Dokumente und die Papiere auf Ihrem Schreibtisch nach Details zu durchsuchen. Darüber hinaus können Sie die Notwendigkeit beseitigen, Aufgabennotizen per E-Mail an Ihre Kollegen zu senden.

Trotzdem sollten Sie Ihre Notizen ordentlich halten, um zu verhindern, dass sie ablenken oder kontraproduktiv werden. Hier sind einige Tipps, die Ihnen bei der Formatierung helfen:

  • Doppelklicken Sie in eine Zelle, um den Text darin zu bearbeiten.
  • Fügen Sie mit einen Zeilenumbruch hinzu Option + Eingabe auf Mac bzw Strg + Eingabe unter Windows.
  • Fügen Sie einen Aufzählungspunkt vor Ihrem Text hinzu, indem Sie auf drücken Möglichkeit + 8 auf Mac bzw Alt + 0149 unter Windows.
  • Kopieren Sie die Aufzählungszeichen und fügen Sie sie ein, wenn Sie sie erneut verwenden möchten. Google Sheets unterstützt keine echten.
  • Bindestriche funktionieren auch als Aufzählungszeichen, um die Dinge einfacher zu machen.
  • Setze deine Textumbruch zu Klipp, sodass es nicht über die Zellgrenze hinausgeht.
    • Clip verhindert auch, dass Zellen zu lang werden.
  • Doppelklicken Sie auf eine Zelle mit abgeschnittenem Text, um ihren Inhalt anzuzeigen.

Andere Dinge, die Sie beim Erstellen einer Projekttafel in Google Sheets beachten sollten

Hier sind einige andere Dinge, die Ihnen bei der Verwaltung Ihres Projektboards helfen können:

  • Markieren Sie Ihre Kollegen überall, auch in Ihrer Eigentümerspalte, indem Sie das @-Symbol gefolgt von ihrem Namen oder ihrer E-Mail-Adresse verwenden.
  • Verwenden Sie Kommentare, um die Kommunikation innerhalb Ihres Boards von Aufgabeninformationen zu trennen – fügen Sie einfach einen Kommentar zu genau der Zelle hinzu, zu der Sie eine Frage haben.
  • Um Ihre abgeschlossenen Aufgaben zu archivieren, fügen Sie ein neues Blatt hinzu, indem Sie auf das Hinzufügen-Symbol in der unteren linken Ecke Ihres Bildschirms klicken, kopieren Sie dann Ihre Aufgaben und fügen Sie sie ein.
  • Das Archivieren oder Löschen früherer Aufgaben stellt sicher, dass Sie die wichtigsten und aktuellsten Informationen zur Hand haben – und Sie können Dinge schneller finden.
  • Wenn Sie oder Ihr Kollege versehentlich etwas löschen oder überschreiben, können Sie das tun Verwenden Sie die Versionshistorie in der oberen Mitte von Google Sheets gefunden, um zurückzugehen und es auszuprobieren oder zu einer vorherigen Speicherung zurückzukehren.

Organisieren Sie Ihre Projekte mit Google Sheets

Das Erstellen eines Projektboards in Google Sheets ist eine einfache, budgetfreundliche Lösung für diejenigen, die Aufgaben im Auge behalten oder mit einem Team zusammenarbeiten möchten. Mit etwas anfänglicher Planung und ein wenig Arbeit können Sie eine erstellen, die es Ihnen ermöglicht, Informationen mit nur wenigen Klicks hinzuzufügen.

Ein zusätzlicher Vorteil besteht darin, dass Sie und Ihre Kollegen über das Erstellen der Vorlage hinaus weniger Lernaufwand haben, um sie zu pflegen, wenn Sie bereits eine Tabellenkalkulationssoftware verwendet haben. Außerdem können Sie so viele oder so wenige Funktionen hinzufügen, wie Sie möchten.