Neue Ideen für die Arbeitswoche sind entstanden, da immer mehr Unternehmen versuchen, das Burnout von Arbeitnehmern zu bekämpfen. Ein soziales Experiment besteht beispielsweise darin, eine 40-Stunden-, 5-Tage-Arbeitswoche in eine 32-Stunden-, 4-Tage-Arbeitswoche umzuwandeln.
Während einige befürchten, dass die Verringerung der Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden die Produktivität verringern wird, ist dies nicht unbedingt wahr. Nach Angaben des BBC, zeigte ein vierjähriger Versuch der 32-Stunden-Woche, dass „die Produktivität an den meisten Arbeitsplätzen gleich blieb oder sich verbesserte“.
Wenn Ihr Arbeitsplatz erwägt, auf eine 32-Stunden-Woche umzusteigen, befolgen Sie diese fünf Schritte, um die Produktivität zu maximieren.
1. Aufgaben organisieren
Um sicherzustellen, dass wichtige Aufgaben oberste Priorität haben, listen Sie Ihre Aufgaben für diesen Tag (oder Woche, wenn Sie im Voraus planen möchten) auf. Sortieren Sie in der Liste jede Aufgabe in drei Kategorien: Hohe Priorität, Mittlere Priorität, und Niedrige Priorität.
Aufgaben mit hoher Priorität sind für Ihr Unternehmen unerlässlich und müssen zeitnah erledigt werden. Aufgaben mit mittlerer Priorität sollten zeitnah erledigt werden, können sich aber leicht verzögern. Schließlich sind Aufgaben mit niedriger Priorität diejenigen, die erledigt werden müssen, aber nicht sofort.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie Ihre Aufgaben klassifizieren sollen, versuchen Sie es das Drei-Streik-System zur Priorisierung Ihrer Aufgabenliste.
Wenn Sie Ihre Aufgaben auflisten und sortieren, verwenden Sie eine kollaborative Notizen-App wie z Microsoft OneNote oder Google Notizen damit Ihr gesamtes Team weiß, welche Aufgaben es priorisieren sollte. Eine Notizen-App ermöglicht es Ihren Teammitgliedern auch, Feedback zur Prioritätenliste zu geben, damit Sie sicherstellen können, dass die wesentlichen Arbeiten zuerst erledigt werden.
2. Kalender teilen
Setzen Sie die kollaborative Dynamik fort, die Sie durch das Organisieren von Aufgaben begonnen haben, indem Sie Ihr Team seine Kalender freigeben lassen. Die meisten Kalender-Apps, wie z Microsoft Outlook und Google Kalender, ermöglichen es Ihnen, Ihren Zeitplan mit anderen Benutzern zu teilen.
Das Bewusstsein für den Zeitplan aller ist der Schlüssel zur Aufrechterhaltung einer produktiven Umgebung. Indem Sie Ihren Kalender mit Ihrem Team teilen, kann jeder wichtige Team-Meetings verfolgen und sicherstellen, dass die Kollegen während Sperrzeiten nicht gestört werden.
Es wird auch einfacher sein, unnötige Meetings herauszuschneiden. Wenn Sie den Zeitplan aller kennen, können Sie einen Zeitpunkt finden, an dem sich alle treffen können, anstatt mehrere einmalige Meetings abzuhalten. Außerdem können Sie sehen, ob Besprechungsthemen wiederholt werden.
3. Verwenden Sie Timer-Apps (und hören Sie sie an)
Mit einer um 20 % reduzierten Arbeitswoche wird jede Minute des Tages zu einer wertvolleren Ressource. Um Ihre Zeit zu optimieren, müssen Sie sich einen Zeitplan erstellen und sich daran halten. Blockieren Sie Zeit in Ihrem Kalender für jede Aufgabe, die Sie erledigen müssen, sowie für Besprechungen und Pausen (weil Sie sich Zeit nehmen müssen angemessene und erholsame Pausen in Bestform zu sein).
Sobald Sie Ihren Zeitplan erstellt haben, stellen Sie einen Timer für jede Aufgabe ein. Einige beliebte Timer-Apps umfassen Pomofokus und Umschalt. Egal für welche App Sie sich entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie sie anhören. Wenn Ihr Timer Ihnen sagt, dass Sie anhalten sollen, sollten Sie anhalten und mit Ihrer nächsten Aufgabe fortfahren, auch wenn Sie sie noch nicht beendet haben.
Um unerledigte Arbeit zu bekämpfen, fügen Sie Ihrem Zeitplan immer einen Nachholblock hinzu. Ein Nachholblock ist eine festgelegte Zeit, die Sie sich selbst geben, um an Aufgaben weiterzuarbeiten, für deren Abschluss Sie keine Zeit hatten. Wenn Sie eine hinzufügen, können Sie auf dem richtigen Weg bleiben, um Ihre gesamte Arbeit abzuschließen.
4. Verwenden Sie ein Cloud-Speichersystem
Die gemeinsame Nutzung von Dokumenten ist für jedes Unternehmen unerlässlich. Glücklicherweise sind die Zeiten von Hardcopy-Speichersystemen, die die Zugänglichkeit einschränkten, lange vorbei. Aber in einer 32-Stunden-Arbeitsumgebung reicht nicht irgendein digitales Speichersystem.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Team Dokumente in einer Cloud-Sharing-Umgebung teilt, z Eine Fahrt oder Google Drive. Wenn Sie Dokumente in einer lokalen Umgebung hosten, ist der Zugriff eingeschränkt, was die Arbeitsabläufe verlangsamt. Cloud-Speichersysteme ermöglichen jedem den Zugriff auf die erforderlichen Materialien und verhindern Geschwindigkeitsbegrenzungen im Arbeitstag.
Cloud-Speichersysteme ermöglichen es auch jedem, den Arbeitsfortschritt zu verfolgen, was kollaborative Projektbemühungen unterstützt. Um Ihr Cloud-Speichersystem jedoch zugänglich zu machen, organisieren und Bereinigen Sie Ihren Cloud-Speicher von Zeit zu Zeit. Auf diese Weise verschwenden Sie und Ihre Teammitglieder keine Zeit damit, veraltete Ordner und Dateien zu sortieren, um das zu finden, was Sie brauchen.
5. Verfolgen Sie Ihren Tag in einer Tabelle
Notieren Sie nicht nur die Zeit in Ihrem Kalender, sondern zeichnen Sie Ihre täglichen Aufgaben in einer Tabelle mit einem Programm wie z Microsoft Excel oder Google Tabellen. Notieren Sie jede Aufgabe und wie viel Zeit Sie für den Job benötigt haben.
Wenn Sie die Zeit für eine Aufgabe erfassen, tragen Sie nicht einfach das ein, was Sie in Ihrem Kalender blockiert haben. Wenn Sie stattdessen mehr Zeit benötigen, um eine Aufgabe zu erledigen, schreiben Sie dies auf. Es ist wichtig, die Gesamtzeit zu kennen, die Sie für eine Aufgabe aufwenden, um herauszufinden, wie Sie Ihren Tag optimieren können.
Nachdem Sie die Zeit, die Sie für Ihre täglichen Aufgaben aufgewendet haben, eine Woche lang aufgezeichnet haben, sehen Sie sich an, wie sich Ihre Zeit auf die Liste der Aufgaben verteilt hat, die Sie erledigen mussten. Studieren Sie die Liste und fragen Sie sich, was darauf steht. Wo verbringst du die meiste Zeit? Welche Aufgaben dauern länger als erwartet? Wo können Sie den Zeitaufwand reduzieren?
Diese Verfolgung und Befragung ermöglicht es Ihnen, besser zu verstehen, wie Ihre Zeit im Laufe des Tages genutzt wird. Wenn Sie wissen, wo Ihre Zeit verbracht wird, können Sie herausfinden, was gekürzt, delegiert und mehr Aufmerksamkeit benötigt wird.
Maximieren Sie Ihre 32-Stunden-Arbeitswoche
Um die Produktivität während Ihrer 32-Stunden-Arbeitswoche zu maximieren, denken Sie daran, Ihre Aufgaben zu organisieren, Ihre Kalender zu teilen, Timer-Apps zu verwenden, Cloud-Speicher zu verwenden und Ihren Tag zu verfolgen. Diese fünf Schritte sind geringfügige Änderungen an Ihrem Arbeitstag, die sich erheblich auf Ihre Arbeitswoche auswirken werden.
Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass der Verlust von acht Stunden pro Woche nicht bedeutet, dass Sie Ihre Arbeitsleistung verlieren müssen. Im Gegenteil, die Umstellung auf die Vier-Tage-Woche kann Ihr Team motivieren, härter zu arbeiten.
Produktivität hängt nicht immer von der Zeit ab, die Sie haben; Es geht darum, wie Sie diese Zeit nutzen.