Wenn es um Zeitschätzung und freiberufliches Projektmanagement geht, ist es am wichtigsten, Ihre Arbeitsstunden genau zu erfassen. Es ist wichtig, dass Sie Ihr Projekt gut kennen, um Ihren Kunden eine realistische Schätzung darüber zu geben, wie lange eine bestimmte Aufgabe dauern wird.

Schließlich möchten Sie nicht, dass Sie Ihren Kunden zu viel oder zu wenig berechnen. Werfen wir einen Blick auf einige der Hinweise, die Sie dabei beachten sollten.

1. Definieren Sie Ihren Projektumfang

Der erste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass Sie genau wissen, was das Projekt beinhalten wird. Finden Sie genau heraus, welche Aufgaben, Fristen und Budgets Sie bearbeiten werden. Ein konkretes Verständnis des Umfangs und der damit verbundenen Aufgaben hilft Ihnen, unnötige Ausgaben zu vermeiden.

Hüten Sie sich vor Scope Creep. Wenn Sie nicht aufpassen, wird Ihr Projekt wahrscheinlich länger dauern, als Sie ursprünglich erwartet haben. Der beste Weg, dies zu vermeiden, ist eine Projektstrukturplan

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(PSP), um alle Aufgaben im Detail abzubilden und Ihren Workflow mit Ihrem Kunden effektiv zu optimieren. Sie können zu diesem Zweck auch eine Projektumfangsvorlage verwenden.

Download:Smartsheet (Als Excel-Datei verfügbar)

2. Verwenden Sie eine geeignete Zeitschätzungstechnik

Unter- und Überschätzungen sollten Sie unbedingt vermeiden. Viele Freiberufler neigen dazu, ihren Stundensatz anzugeben, wenn sie den Wert der geleisteten Arbeit ermitteln, aber dies kann entweder zu überhöhten Rechnungen führen oder sogar zu wenig Zeit für Ihre Zeit – insbesondere, wenn Sie Eventualitäten, Ressourcenbeschränkungen und andere nicht berücksichtigt haben Faktoren. Hier sind einige Methoden, um die Projektstunden genau zu schätzen:

  • Expertenmeinungen: Dies ist in Fällen erforderlich, in denen Daten schwer oder nicht messbar sind oder detaillierte Spezifikationen nicht genau verfügbar sind. Der Schlüssel zur Verwendung dieser Technik besteht darin, so viele Informationen und Analysen wie möglich zu erhalten, bevor eine Entscheidung getroffen wird. Sie sollten diese Methode verwenden, um die Teilaufgaben und ihre Dauer in der Phase der Aufwandsschätzung und Zeitprognose zu identifizieren.
  • Analoge Abschätzung: Die analoge Schätzung ist eine gängige Praxis, bei der Projekte mit ähnlichen Merkmalen als Grundlage für Ihre Schätzung verwendet werden. Sie können auf frühere Erfahrungen, Branchendurchschnitte oder andere Ressourcen zurückgreifen, die Ihnen bei diesem Prozess helfen. Im Wesentlichen verwendet die analoge Schätzung historische Daten aus ähnlichen Projekten, um eine Schätzung vorzunehmen.
  • Drei-Punkte-Schätzung: Bei dieser Methode werden alle möglichen Szenarien (optimistisch, pessimistisch und am wahrscheinlichsten) sowie ihre Eintrittswahrscheinlichkeiten bestimmt und dann eine endgültige Schätzung vorgenommen. Es wird üblicherweise mit der Dreiecksverteilungstechnik oder der PERT-Beta-Schätzung berechnet.

Wenn Sie die Dreiecksverteilungsmethode verwenden, können Sie den Mittelwert der folgenden Schätzungen nehmen – die optimistische Schätzung (O), die pessimistische Schätzung (P) und die wahrscheinlichste Schätzung (M). Die Dreiecksverteilungsgleichung sieht also so aus:

E= (O+P+M)/3

PERT steht für „Program Evaluation and Review Technique“. Es ist ein Entscheidungsfindungsmodell, das Gruppen hilft, ihre Arbeit zu priorisieren, indem sie festlegt, wie viel Zeit sie benötigen, um verschiedene Aufgaben zu erledigen.

Die PERT-Beta-Verteilungsmethode ist eher ein gewichteter Durchschnitt. Es gibt dem wahrscheinlichsten Ergebnis mehr Gewicht und den anderen Ergebnissen weniger Gewicht. Projektmanager verwenden diese Methode häufig, um die Fertigstellungstermine von Projekten zu schätzen, da sie in der Regel genauer sind.

Die PERT-Beta-Gleichung kann auf folgende Weise geschätzt werden:

PERT-Beta-Verteilung = (P + O + 4ML) / 6

Nehmen wir nach unserem obigen Beispiel an, dass im Fall eines Freiberuflers, der an Aufgabe A arbeitet (was passiert B. eine Social-Media-Kampagne sein), beträgt die optimistischste Schätzung zwei Wochen und das Worst-Case-Szenario neun Wochen. Die wahrscheinlichste Schätzung ist vier Wochen.

Unter Anwendung der PERT-Beta-Gleichung ergäbe sich eine ungefähre Zeitschätzung von 4,5 Wochen. Mit dieser Methode können wir in diesem Fall auch die Standardabweichung berücksichtigen, um unseren Kunden eine breitere Fertigstellungszeit zu bieten. Für Aufgabe A können wir es wie folgt ausdrücken:

Standardabweichung = (P-O)/6 = (9-2)/6 = 1,75

In unserem Beispiel ergibt das 1,75. Daher können wir ein voraussichtliches Fertigstellungsfenster von 6,25 Wochen anstelle von 4,5 Wochen angeben.

  • Bottom-up-Schätzung: Die einfachste (und genaueste) Methode zur Berechnung freiberuflicher Projektstunden ist die Bottom-up-Schätzung. Dieser Ansatz schlägt vor, dass Sie an der Basis Ihres Projektstrukturplans beginnen, alle Ausgaben zusammenzählen und dann nach Bedarf hinzufügen.

Mit diesem Ansatz können Sie genaue Schätzungen erstellen, indem Sie ganz unten beginnen und sich durch die einzelnen Kosten Ihres Projektumfangs nach oben arbeiten. Es hilft Ihnen, alle Kosten auf einen Schlag gedeckt zu haben.

3. Berechnen Sie Ihr Fudge-Verhältnis

Da nicht alle Freiberufler auf die gleiche Weise arbeiten, kann es schwierig sein, zu messen, wie viel Zeit sie mit der Arbeit an einem Projekt verbringen. In solchen Fällen kann Ihnen die Verwendung eines Fudge-Verhältnis-Rechners helfen, genaue Schätzungen zu berechnen. Es hilft Ihnen, den Anteil der über-/unterschätzten Zeit zu sehen, sodass Sie Ihre abrechenbaren Stunden optimieren können.

Wenn Sie beispielsweise schätzen, dass Sie vier Tage brauchen, um ein Projekt abzuschließen, aber Sie brauchen nur zwei Tage, dann beträgt Ihr Fudge-Verhältnis 2:1. Das Ziel des Fudge-Verhältnisses besteht darin, festzustellen, wie schnell Sie Aufgaben in Ihrem Projekt erledigen können und wie viel Spielraum Sie in Ihrem Zeitplan haben.

4. Berücksichtigen Sie Leerlaufzeiten und Pausen

Du denkst vielleicht, dass du die Stunden, die du investiert hast, einfach zusammenzählen kannst, aber so funktioniert es nicht wirklich. Urlaubstage und Leerlaufzeiten sollten in die geplanten Gesamtarbeitszeiten eingerechnet werden.

Wenn Sie keine Pausen einlegen, werden Sie am Ende schneller ausbrennen als erwartet. Wenn Sie Tools für die Zusammenarbeit wie Slack oder Todoist verwenden, ist es wichtig, eine Urlaubs- oder Abwesenheitsstatus wenn Sie sich eine Auszeit nehmen.

Wenn Sie sich einen Tag frei nehmen, sollten Sie diesen bei der Berechnung der geplanten wöchentlichen Arbeitszeit berücksichtigen. Wenn Sie längere Leerlaufzeiten oder eine Pause bei der Arbeit haben, sollten Sie dies ebenfalls beachten – fügen Sie einfach eine oder zwei Stunden zu Ihrer Gesamtarbeitszeit pro Woche hinzu.

Download: Scheitelpunkt42 (Als Excel-Datei verfügbar)

5. Berücksichtigen Sie Planung, Eventualitäten und Revisionen

Einer der häufigsten Fehler, den Freelancer machen, ist, die Planungszeit nicht zu berücksichtigen. In ähnlicher Weise sind Notfallschätzungen erforderlich, um unvorhergesehene Umstände zu berücksichtigen, die im Laufe eines Projekts auftreten können, z. B. Ressourcenengpässe.

  • Planung: Sie brauchen Zeit, um Ihre Arbeit zu planen und sicherzustellen, dass Sie alle Informationen erhalten, die Sie von Kunden benötigen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie mit Kunden zusammenarbeiten, die neu in Ihrer Branche sind oder noch nie mit Ihnen zusammengearbeitet haben.
  • Verwaltung: Sie benötigen Zeit für administrative Aufgaben wie das Versenden von Rechnungen oder das Einrichten von Social-Media-Konten. Möglicherweise benötigen Sie auch nach Abschluss von Projekten Zeit für die Nachverfolgung von Kunden.
  • Eventualitäten/Revisionen: Wenn ein Projekt länger dauert als erwartet oder wenn bei einem Projekt etwas schief geht, benötigen Sie möglicherweise zusätzliche Zeit für administrative Aufgaben oder Ergänzungen oder Überarbeitungen.

Die Zeiterfassung ist eine großartige Möglichkeit, um besser zu verstehen, wie viel Zeit Sie für jedes Projekt aufwenden. Sie können Tools wie Vorlagen für Projektzeitleisten oder Vorlagen für Arbeitszeittabellen und Apps zur Zeiterfassung um sicherzustellen, dass Sie korrekte Daten darüber erhalten, wie lange Sie zum Abschließen von Aufgaben benötigen.

Sie werden auch feststellen, dass die Einrichtung eines Systems zur Zeiterfassung, wie z Pomodoro-Technik, hilft Ihnen, die Produktivität zu steigern, Ihren Fortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass Sie Fristen einhalten.

7. Überprüfen Sie Ihre endgültigen Schätzungen

Sie haben Ihre Schätzung abgeschlossen, und jetzt ist es an der Zeit, die endgültige Zahl zu ermitteln. Eines der Dinge, die Sie hier tun müssen, ist, Ihre Schätzung zu überprüfen. Überprüfen Sie, ob bei der Schätzung Aufgaben ausgelassen wurden. Wenn dies der Fall ist, addieren Sie diese zusätzlichen Stunden wieder in die endgültige Schätzung ein. Mit einer Vielzahl von Projektmanagement-Vorlagen könnte helfen.

Wenn Sie einen Kostenvoranschlag von Ihrem Kunden haben, überprüfen Sie ihn, um sicherzustellen, dass die Zahlen im Rahmen des Zumutbaren liegen. Wenn es eine Diskrepanz zwischen Ihren beiden Schätzungen gibt, fragen Sie sie nach weiteren Details darüber, was sie wollen und wie sie es wollen.

Bewerten und verwalten Sie Ihre abrechenbaren Stunden genau

Das Thema Projektstunden ist für Freiberufler umstritten, da jede Person ihren eigenen Stundensatz (basierend auf Erfahrung, Fachkompetenz, Kundenanforderungen usw.) und Problemlösungsmethodik hat.

Wenn Sie vorhaben, Ihre abrechenbaren Stunden als Freiberufler zu berechnen, dann ist es von unschätzbarem Wert, diese Tipps und Tricks zu kennen. Hoffentlich sparen Sie Zeit und Geld bei Ihrem nächsten Projekt – und machen den gesamten Prozess viel weniger stressig.