Filesharing ist in der Teamarbeit gängige Praxis. Aber es ist kontraproduktiv, wenn die von Ihnen freigegebenen Dateien unorganisiert sind und Ihr System verunreinigen. Es gibt nur so viel Arbeit, die Sie inmitten des Durcheinanders erledigen können.
Die Organisation Ihrer freigegebenen Dateien ist der Schlüssel zur Optimierung Ihres Arbeitsablaufs. Wenn Sie dies nicht tun, könnten Sie wichtige Dateien verlieren oder im Laufe der Arbeit vermischen. Informieren Sie sich über effektive Möglichkeiten zum Organisieren Ihrer freigegebenen Dateien für mehr Produktivität.
1. Vorhandene Dateien überprüfen
Die regelmäßige Überprüfung vorhandener Dateien ist notwendig, um Ihr System gut organisiert zu halten. Es besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Sie einige Dateien auf Ihrem System haben, die Sie nicht mehr verwenden oder benötigen. Diese Dateien können dort bleiben und ohne Ihr Wissen Speicherplatz belegen.
Nehmen Sie sich immer die Zeit, Ihre Dateien zu überprüfen, damit Sie diejenigen löschen können, die Sie nicht mehr benötigen, und veraltete aktualisieren, um den größtmöglichen Nutzen aus ihnen zu ziehen. Es kann schwierig sein, nur mit der Überprüfung Ihrer Dateien Schritt zu halten. Informieren und lehren Sie Ihre Teammitglieder oder Mitarbeiter, wie wichtig es ist, vorhandene Dateien zu überprüfen. Diese einfache Aufgabe schafft einen sauberen Arbeitsplatz für höhere Effizienz.
2. Erstellen und benennen Sie Ihre Ordner im Detail
Nichts ist verwirrender, als den größten Teil Ihrer Arbeitszeit damit zu verbringen, nach Dateien in Ihrem System zu suchen. Sparen Sie sich die Mühe, indem Sie verschiedene Ordner für Ihre Dateien entsprechend ihrer Kategorien erstellen.
Meistern wie Sie Ihre Ordner im Detail organisieren spart Zeit und steigert die Produktivität. Sie können schnell durch Ihre Dateien oder Ordner navigieren, ohne sie zu öffnen, um sie zu identifizieren oder darauf zuzugreifen. In ähnlicher Weise hilft das Erstellen und Benennen Ihrer Ordner Ihren Teammitgliedern dabei, zu erkennen, auf welche Dateien sie Zugriff haben und welche Dateien vertrauliche Informationen enthalten.
Vermeiden Sie bei der Benennung Ihres Ordners möglichst lange und komplizierte Namen, da diese schwer zu merken sind. Vermeiden Sie auch die Verwendung von Sonderzeichen und Symbolen, da diese nicht nur nicht sichtbar, sondern auch bedeutungslos sind. Wenn Sie schließlich Leerzeichen verwenden müssen, um Wörter zu trennen, verwenden Sie stattdessen Unterstriche oder Bindestriche.
3. Begrenzen Sie Ihre Ordner
Das Erstellen und Benennen von Ordnern ist zwar eine bewährte Methode zum Organisieren freigegebener Dateien, aber übertreiben Sie es nicht. Ein einziger Ordner für jede Datei, die Sie haben, schafft Unordnung. Sie haben zu viele Dateien auf Ihren Systemen, und das kann überwältigend sein.
Anstatt also für jede Datei einen Ordner zu erstellen, führen Sie die Datei in einem Ordner mit ähnlichem Inhalt zusammen. Sie wissen genau, wo Sie suchen müssen, wenn Sie nach Dateien in derselben Kategorie suchen.
4. Verabschieden Sie sich von lokalem Speicher
Lokale Speicherung war früher in Mode, aber mit der Digitalisierung gibt es praktikablere Optionen. Wenn Sie also immer noch den lokalen Speicher zum Speichern Ihrer Dateien verwenden, stecken Sie in der Vergangenheit fest. Abgesehen davon, dass die Wartung aufgrund des Kaufs einer höheren Bandbreite zum Speichern von mehr Dateien teuer ist, stellt die lokale Speicherung ein Sicherheitsrisiko dar. Wenn jemand Ihr Speichergerät manipuliert, können Sie alle darauf gespeicherten Informationen verlieren.
Entscheiden Sie sich also anstelle von lokalem Speicher für Cloud-Speicher. Mit Cloud-Speicher können Sie aus der Ferne auf Ihre Dateien zugreifen, haben mehr Speicherplatz und implementieren stärkere Sicherheit. Probier das aus die günstigsten Cloud-Storage-Anbieter Kosten zu sparen.
5. Übernehmen Sie Software mit Versionskontrolle
Es besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Sie Ihre Dateien nach dem Erstellen ändern müssen. Die Versionskontrolle hilft Ihnen, Änderungen an einer Datei oder einer Sammlung von Dateien nachzuverfolgen. Das manuelle Nachverfolgen von Änderungen ist entmutigend und kann Sie verwirren.
So wie Sie es verwenden können Versionskontroll-Apps zur Steigerung Ihrer Produktivität, können Sie Dateiverwaltungssoftware mit Versionskontrolle verwenden, um die Änderungen zu verfolgen, die Sie an einer Datei vornehmen, damit Sie sie nicht verwechseln.
Alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand zu halten, ist die Aufgabe des Versionskontrollsystems. Am wichtigsten ist, dass sichergestellt wird, dass alle im Team zusammenarbeiten und am selben Projekt arbeiten, während sichergestellt wird, dass alle die neueste Version der Datei verwenden.
6. Verknüpfungen und Favoriten erstellen
Wenn Sie ein begrenztes Budget haben oder schnell handeln müssen, erstellen Sie am besten Verknüpfungen und Favoriten. Eine Verknüpfung ist ein Verweis auf eine Festplattendatei. Ein Programm, eine Datei oder ein Ordner kann durch seinen Zeiger bestimmt werden.
Da es Informationen über den Speicherort der Originaldatei enthält, ist die Verknüpfung eine winzige Datei, die sehr wenig Speicherplatz benötigt. Das Duplikat stimmt nicht exakt mit der Originaldatei überein. Somit ist die Originaldatei noch intakt, wenn Sie die Verknüpfung entfernen.
Mithilfe von Verknüpfungen können Sie die am häufigsten verwendeten Programme und Ordnerverknüpfungen an leicht zugänglichen Orten wie Ihrem Arbeits-Dashboard oder der Schnellstartleiste platzieren.
7. Ordnervorlagen vorab erstellen
Eine andere Möglichkeit, Ihre freigegebenen Dateien zu organisieren, besteht darin, vorab eine temporäre Vorlage zu erstellen. Sie können Ordnervorlagen vorab erstellen, wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Vorlage Sie im Moment verwenden sollen.
Durch das Voraberstellen einer Ordnervorlage können Sie einige Dateien in einem Ordner aufbewahren, anstatt sie irgendwo in Ihrem System zu belassen. Es verhindert auch das Platzpilzen. Wenn Sie schließlich Ihren Standpunkt zu diesen vorab erstellten Ordnern festlegen, können Sie sie in Ihren permanenten Speicher verschieben oder nicht.
8. Nutzen Sie automatisierte Organisationssoftware
Eine der effektivsten Möglichkeiten, Ihre freigegebenen Dateien zu organisieren, besteht darin, eine automatisierte Organisationssoftware in Ihr System zu integrieren. Das manuelle Organisieren von Dateien ist nicht nur mühsam, sondern auch zeitaufwändig. Das Verschieben verschiedener Dateien an bestimmte Speicherorte erfordert Aufmerksamkeit für Details.
Trotzdem gibt es eine Tendenz, dass Dinge durch die Ritzen rutschen. Aber es ist ein anderes Ballspiel, wenn Sie den Prozess mit Organisationssoftware automatisieren. Eine effektive Organisationssoftware platziert Ihre freigegebenen Dateien mit wenig oder gar keiner Überwachung an den richtigen Orten. Sie und Ihr Team haben mehr Zeit, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren und Ihre Produktivität zu steigern.
9. Veraltete Dateien löschen
Veraltete Dateien sind für Sie nutzlos. Sofern Sie nicht planen, sie zu aktualisieren, haben sie in Ihrem System nichts zu suchen. Wenn Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer Dateien vornehmen, stellen Sie möglicherweise fest, dass die Dateien, die Sie nicht mehr verwenden, erheblichen Speicherplatz beanspruchen. Wenn Sie sie löschen, haben Sie mehr Platz zum Erstellen und Speichern relevanter Dateien.
Wenn Sie veraltete Dateien in Ihren Systemdateien belassen, kann dies außerdem versehentlich mit neueren oder aktuellen Dateien zusammengeführt werden, was zu Verwirrung führen kann. Dieses Szenario kann auftreten, wenn sich diese Dateien in den Händen neuer oder unerfahrener Mitarbeiter befinden. Um diesen Prozess zu automatisieren, können Sie sich für Software zum Löschen von Dateien wie z PrivaZer, Aktenvernichter, und Glary-Dienstprogramme, unter anderen.
Gemeinsam genutzte Dateien organisieren, um die Produktivität zu steigern
Ein sauberer Arbeitsplatz steigert die Produktivität. Sie können problemlos auf alle benötigten Dokumente zugreifen und Dinge ungehindert verschieben. Die Organisation Ihrer freigegebenen Dateien steigert nicht nur Ihre Produktivität, sondern macht Sie auch effizienter, da Sie sich besser auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren können.
Interessanterweise müssen Sie nicht alles alleine machen. Sie können automatisierte Tools für das Heben und Platzieren nutzen, sodass Sie sich anderen Aufgaben widmen können, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.