Wo bewahren Sie Ihre Kundennotizen auf? Sitzen sie auf Ihrem Schreibtisch in einem Notizblock oder in einem Dokument auf Ihrer Festplatte? Dies kann zu einigen Herausforderungen führen:

  1. Sie wiederzufinden.
  2. Senden Sie sie an Ihre Kollegen – die sie auch wieder finden müssen.

Hinzu kommt, dass versteckte Notizen besonders dringend werden, wenn der Kunde bereits am Telefon ist. Aber es muss nicht so sein. Wenn Sie bei der Suche nach dem perfekten CRM nicht weiterkommen oder nicht bereit sind, in das gewünschte CRM zu investieren, warum bauen Sie dann nicht ein funktionierendes CRM in Google Sheets? Hier ist wie.

1. Hinzufügen von Titeln und Einfrieren der obersten Zeile Ihres CRM in Google Sheets

Beginnen Sie damit, die Namen der Felder hinzuzufügen, die Sie oben in Ihrer Tabelle einfügen möchten. Name, Telefonnummer, E-Mail, Datum der Kontaktaufnahme, Status und Notizen sind einige grundlegende Spalten, die Sie möglicherweise verwenden möchten.

Sie sollten auch einige Spalten in Betracht ziehen, die für Ihren Geschäfts- oder Verkaufszyklus einzigartig sind. Welche Informationen sind hilfreich, wenn es Zeit ist, das Gespräch wieder aufzunehmen?

instagram viewer

Dies kann alles sein – das Budget Ihres potenziellen Kunden, das gewünschte Produkt oder die gewünschte Dienstleistung, mit wem er zuvor gesprochen hat, wo er arbeitet usw. Wenn Sie ein aktuelles System haben, ist dies ein weiterer Ort, an dem Sie nach Referenzen suchen können.

Sobald Sie sich für Ihre Titel entschieden und sie eingegeben haben, können Sie Frieren Sie die oberste Zeile des Google-Blatts ein. Dazu:

  1. Markieren Sie die gesamte Zeile.
  2. Gehe zu Aussicht in der oberen linken Ecke.
  3. Auswählen Einfrieren.
  4. Wählen 1 Reihe.

Wenn Sie jetzt scrollen, bleiben die Titel oben.

2. Hinzufügen von Dropdown-Menüs und bedingter Farbcodierung zu Ihrem CRM in Google Sheets

Für wiederkehrende Antworten können Sie unter jeder Überschrift eine Dropdown-Liste mit Optionen hinzufügen, dies ist nützlich. Einige Beispiele hierfür sind Produktnamen, Dienstleistungen oder eine Liste Ihrer Vertriebsmitarbeiter.

Das Erstellen eines Dropdown-Menüs ist auch eine hervorragende Möglichkeit, Ihrem Google Sheet eine Arbeitsstatusspalte hinzuzufügen. Status geben Ihnen einen schnellen Überblick darüber, wo sich ein Lead im Verkaufszyklus befindet. Um dies zu tun:

  1. Klicken Sie in die Zelle unter Ihrer Überschrift.
  2. Gehe zu Daten im Menü oben links.
  3. Auswählen Datenvalidierung.
  4. Aus den nebenstehenden Optionen Kriterien, wählen Liste aus einem Bereich.
  5. Geben Sie in das Feld daneben die Wörter ein, die Sie einschließen möchten, getrennt durch ein Komma.
  6. Schlag Speichern sobald Ihre Liste fertig ist.

Jetzt wird Ihre Liste mit Optionen in der Zelle angezeigt, und Sie können eine bedingte Farbcodierung hinzufügen, um Ihnen bei der Navigation in Ihrem CRM zu helfen.

Du wirst es finden Bedingte Formatierung unter dem Format Menü ganz oben. Sobald Sie darauf klicken, wird eine Seitenleiste geöffnet, in der Sie eine Reihe von Zellen anpassen können. Klicken Sie auf die Zelle, die Ihr Dropdown-Menü enthält, und fügen Sie Ihre Farben hinzu, indem Sie diesen Schritten folgen.

  1. Unter Regeln formatieren, klicken Sie auf das Fly-Menü darunter Zellen formatieren, wenn … und auswählen Text enthält.
  2. Es erscheint ein Feld, in das Sie das Wort eingeben können, das Sie farblich codieren möchten.
  3. Unter Formatierungsstil, ändern Sie die Hintergrundfarbe in die gewünschte Farbe – die helleren Pastellfarben funktionieren besser mit schwarzem Text.
  4. Sobald Sie bereit sind, schlagen Sie zu Fertig.
  5. Wiederholen Sie dies mit den verbleibenden Optionen.

Wenn Sie in Ihrem Menü auf Ihre Optionen klicken, ändert die Zelle jetzt ihre Farbe. Um dies der gesamten Spalte hinzuzufügen, kopieren Sie die Zelle und wählen Sie die Spalte aus, indem Sie oben auf ihren Buchstaben klicken. Deaktivieren Sie vor dem Einfügen die Titelzelle, indem Sie sie gedrückt halten CMD oder STRG und darauf klicken.

3. Weitere hilfreiche Formatierungen zum Erstellen Ihres CRM in Google Sheets

Um sicherzustellen, dass Ihre Einträge jedes Mal gleich aussehen, können Sie den Spalten auf Ihrem Blatt zusätzliche Formatierungen hinzufügen. Wenn Ihr CRM über eine Datumsspalte verfügt, können Sie diese Daten konsistent halten, indem Sie ein Format hinzufügen. Um dies zu tun:

  1. Klicken Sie auf den Buchstaben oben in der Datumsspalte, um das Ganze auszuwählen.
  2. Gehe zu Format im oberen Menü.
  3. Auswählen Nummer.
  4. Wählen Datum.

Jedes Mal, wenn Sie ein Datum eingeben, wird Ihr Blatt es jedes Mal gleich formatieren.

Sie können dies auch tun, um jede Währung in Ihrem CRM konsistent zu halten. Befolgen Sie die gleichen Schritte, aber wählen Sie aus der Vielzahl der verfügbaren Optionen oder gehen Sie zu Benutzerdefinierte Währung für weitere Optionen, einschließlich verschiedener Typen.

Ein weiterer Vorteil, Ihre Daten konsistent zu halten, ist, dass Sie es können Verwenden Sie die Sortierfunktion in Google Sheets Informationen schnell zu finden.

4. Hinzufügen von Notizen zu Ihrem CRM in Google Sheets

Wenn Sie alles an einem Ort aufbewahren möchten, können Sie Notizen direkt in Ihrem Google Sheet hinzufügen. Auch wenn es auf den ersten Blick etwas ungeschickt erscheinen mag, kann ein wenig Formatierung Ihnen helfen, die Dinge sauber und organisiert aussehen zu lassen.

Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen, Notizen in Ihrem CRM zu machen:

  • Doppelklicken Sie auf die Zelle, um sie zu bearbeiten.
  • Sie können einen Zeilenumbruch hinzufügen, indem Sie drücken Option + Eingabe auf Mac bzw Strg + Eingabe auf PC.
  • Sie können einen Aufzählungspunkt hinzufügen, indem Sie drücken Möglichkeit + 8 auf Mac bzw Alt + 0149 auf PC.
  • Um zu vermeiden, dass Sie jedes Mal die Aufzählungszeichen-Verknüpfung verwenden, kopieren Sie sie und fügen Sie sie ein.
  • Wenn Sie möchten, können Sie Bindestriche als Punkte verwenden, um die Dinge einfacher zu machen.
  • Setze deine Textumbruch zu Klipp um den Text ordentlich im Inneren zu verstauen, anstatt sich auszubreiten.
  • Der Clip verhindert auch, dass die Zellen zu groß werden.
  • Sobald Sie erneut darauf doppelklicken, können Sie den gesamten Inhalt anzeigen.

Wenn Sie alternativ für jeden potenziellen Kunden ein separates Dokument erstellen möchten, können Sie diese Spalte für Links zu Google Docs verwenden.

Halten Sie alle Ihre Kundenbeziehungsnotizen in Google Sheets zusammen

Das richtige CRM für Sie und Ihr Team zu finden, ist ein Projekt für sich – besonders wenn Sie ein kleineres Team sind oder gerade erst anfangen. Es kann sein, dass Sie nicht alle Funktionen benötigen, die mit einigen CRM-Abonnements geliefert werden, oder dass Sie noch nicht bereit sind, in eines zu investieren.

In der Zwischenzeit können Sie alle Ihre Verkaufsnotizen in Google Tabellen verfolgen. Der erste Schritt besteht darin, zu entscheiden, welche Art von Informationen Sie sammeln müssen, damit der Verkaufsprozess reibungslos verläuft. Von dort aus können Sie den Schritten in diesem Artikel folgen, um genau das zu machen, was Sie brauchen. Auf diese Weise ist es weniger wahrscheinlich, dass Sie hilfreiche Informationen auf Notizblöcken oder auf Altpapier verlieren.