E-Mails sind heute für ein produktives Leben unerlässlich. Mit ihnen können Sie kommunizieren, sich für Dienste anmelden, Konten schützen und vieles mehr. Dies bedeutet auch, dass Ihr Posteingang schnell überwältigend werden kann, was ein Problem darstellt, wenn Sie E-Mails für die Arbeit verwenden.

Google Mail ist besonders reich an Funktionen und Ablenkungen, aber es gibt Möglichkeiten, Ihr Konto und sich selbst zu verwalten, damit Sie nicht wieder Multitasking betreiben. Sich auf eine Aufgabe nach der anderen konzentrieren zu können, ist eine Frage der Organisation und Disziplin. Lassen Sie uns untersuchen, was das genau bedeutet.

1. Organisieren Sie Ihre E-Mails

Zunächst können Sie auf klicken Stern oder Etikett Symbol neben einer E-Mail, um sie als zu markieren Markiert oder Wichtig. Dadurch wird es an den entsprechenden Ordner in Ihrem Seitenbereich gesendet und gleichzeitig die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Google Mail in Zukunft automatisch wichtige E-Mails markiert.

Sie können sogar noch weiter gehen

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Erstellen von farbcodierten Etiketten in Google Mail und das Ablegen von E-Mails in einer logischen Reihenfolge, anstatt durch eine Wand aus gemischten E-Mails gehen zu müssen, einige von Interesse, andere Spam.

Wenn also eine neue Ladung E-Mails eintrifft, überfliegen Sie sie und markieren Sie sie entsprechend. Dann können Sie sich beispielsweise auf E-Mails in der konzentrieren Wichtig Ordner zuerst und belassen Sie diejenigen, die Sie als "Persönlich" gekennzeichnet haben, für später.

2. Verwenden Sie die Snooze-Funktion für E-Mails, die warten können

Ein weiteres Tool, mit dem Sie priorisieren können, auf welche E-Mails Sie sich konzentrieren sollten, heißt Schlummern.

Wählen Sie eine E-Mail aus oder bewegen Sie den Mauszeiger darüber, und Sie sehen ein Symbol, das wie eine Uhr aussieht. Klicken Sie darauf und Sie können die Länge auswählen Schlummern.

Was auch immer Sie wählen, die E-Mail verschwindet aus Ihrem Posteingang und kommt zum festgelegten Zeitpunkt zurück. Sie können jedoch vorher darauf zugreifen, indem Sie einfach die öffnen Zurückgestellt Mappe.

3. Ändern Sie Ihren Posteingangstyp

Es gibt viele Möglichkeiten, Ihr Google Mail-Dashboard so anzupassen, dass es Sie vom Multitasking abhält. Dein Schnelleinstellungen bieten eine sehr einfache und praktische Methode.

Drücke den Ausrüstung Symbol oben auf der Seite, um Ihre zu öffnen Einstellungen Speisekarte. Finden Sie die Posteingangstyp Abschnitt und sehen Sie sich Ihre Optionen an:

  • Standard
  • Wichtig zuerst
  • Zuerst ungelesen
  • Zuerst markiert
  • Prioritätseingang
  • Mehrere Posteingänge

Jeder Typ strukturiert Ihren Posteingang anders. Sie finden diese Funktion auch in Schnelleinstellungen > Alle Einstellungen anzeigen > Posteingang.

Um das Layout Ihres Google Mail weiter zu optimieren, kombinieren Sie das produktivste Layout mit Filter, die Ihren Gmail-Posteingang sortieren. Mit sorgfältiger Planung können Sie sicherstellen, dass Ihre Aufmerksamkeit immer auf die E-Mails gerichtet ist, die Ihnen am wichtigsten sind.

4. Ändern Sie die Dichte Ihres Posteingangs

Machen Sie Ihren Posteingang so augenfreundlich wie möglich und das Auffinden wichtiger E-Mails wird einfacher. Sie werden auch nicht zu schnell müde, wenn Sie mit Gmail arbeiten.

Ein weiteres Feature in Ihrem Schnelleinstellungen kann Ihnen dabei helfen, dies zu erreichen. Unter Dichte, gibt es drei Optionen, wie dicht Ihre E-Mails sein sollten:

  • Standard
  • Gemütlich
  • Kompakt

Sehen Sie, mit welchem ​​Sie Ihren Posteingang schnell und einfach durchsuchen können.

5. Ändern Sie die maximale Seitengröße Ihres Google Mail-Kontos

Google Mail gibt Ihnen mehr Kontrolle über das Layout Ihres Posteingangs, einschließlich der Anzahl der E-Mails, die pro Seite aufgelistet werden sollen. Um diese Funktion zu finden, gehen Sie zu Schnelleinstellungen > Alle Einstellungen anzeigen > Allgemein.

In dieser Registerkarte ist Ihr Maximale Seitengröße Abschnitt, in dem Sie die Anzahl der Konversationen auswählen können, die auf jeder Seite angezeigt werden sollen. Ihre voreingestellten Optionen reichen von 10 bis 100, sodass Sie Ihre E-Mails wirklich verteilen oder bündeln können.

Entscheiden Sie, welches Layout Ihnen dabei hilft, sich am meisten auf Aufgaben zu konzentrieren, während Sie Ihre Filterwerkzeuge sinnvoll einsetzen.

6. Teilen Sie Ihren Lesebereich

Mit einer weiteren Google Mail-Funktion können Sie das Multitasking beenden und Ihre Aufmerksamkeit auf jeweils eine E-Mail richten. Über Ihren E-Mails befindet sich die Split-Pane-Modus umschalten Symbol.

Wenn Sie darauf klicken, während sich Ihr Dashboard in seiner standardmäßigen nicht geteilten Form befindet, Vertikale Aufteilung wird aktiviert, was bedeutet, dass neben Ihren E-Mails ein Bereich angezeigt wird, in dem der Inhalt jeder von Ihnen ausgewählten Konversation angezeigt wird. Auf diese Weise können Sie sehen, was in Ihren E-Mails steht, ohne sie vollständig öffnen zu müssen. Anschließend kommen Sie schneller durch Ihren Posteingang.

Wenn Sie auf den Pfeil neben dem klicken Split-Pane-Modus umschalten Symbol finden Sie die Horizontale Teilung Möglichkeit auch.

All das gibt es auch in Schnelleinstellungen > Alle Einstellungen anzeigen > Posteingang.

Aber es gibt noch so viel mehr, was Sie tun können, indem Sie Ihre Gmail-Einstellungen anpassen, z Einrichtung einer wiederkehrenden Abwesenheitsnotiz. Entdecken Sie, was Ihr Monotasking sonst noch nützen kann.

7. Beginnen Sie mit dem Lesen neuer E-Mails von unten

Wenn es um persönliche Gewohnheiten geht, die Sie vom Multitasking abbringen können, besteht eine sichere Methode darin, Ihre E-Mails mit einem Zweck oder einer logischen Reihenfolge zu lesen.

In einer Standardliste von E-Mails stehen beispielsweise die neuesten ganz oben, daher ist es sinnvoll, bei allen ungelesenen Konversationen ganz unten zu beginnen und die ältesten zuerst anzugehen.

Sie haben möglicherweise Fristen oder wichtige Informationen, die für spätere E-Mails relevant sind. Wenn Sie nur auf der sicheren Seite sein und konzentriert bleiben möchten, arbeiten Sie sich an Ihren E-Mails hoch.

8. Löschen Sie zuerst die einfachsten E-Mails

Mit dem Split-Panel von Gmail können Sie schnell E-Mails identifizieren, die Sie nicht interessieren oder schnell bearbeitet werden können. Gehen Sie Ihren Posteingang durch und erledigen Sie zuerst die einfachsten Aufgaben, um sie aus dem Weg zu räumen. Dann können Sie die komplizierteren E-Mails priorisieren.

Es ist eine einfache Strategie, aber eine, die Ihren Posteingang schnell und konstruktiv löscht, ohne Sie zu überfordern.

Ihr Google Mail-Konto verfügt über zwei integrierte nützliche Funktionen zum Festlegen von Aufgaben und zum Erstellen von Notizen.

Lass uns beginnen mit Google-Aufgaben, gekennzeichnet durch die überprüfen Symbol in Ihrer Seitenleiste. Klicken Sie darauf und dann Fügen Sie eine Aufgabe hinzu, falls Sie noch keine haben. Sie können jeder Aufgabe einen Titel, eine Beschreibung, ein Datum und eine Unteraufgabe zuweisen. Verschönere sie so oft wie nötig, um dich organisiert zu halten.

Direkt darüber Aufgaben ist Google Keepsdie Glühbirne -Symbol, das ein Fenster öffnet, in dem alle vorhandenen Keep-Einträge unter aufgelistet sind Mache eine Notiz Taste. Verwenden Sie das, um sich beispielsweise Notizen zu den E-Mails eines bestimmten Kunden zu hinterlassen oder um während Google Meet-Sitzungen Protokoll zu führen.

Beide Tools können Sie an wichtige Aufgaben erinnern, die Sie erledigen müssen, und bieten gleichzeitig Möglichkeiten, mit jeder Aufgabe, auf die Sie sich konzentrieren, produktiver zu sein.

10. Verwenden Sie Browsererweiterungen

Wenn Sie die Unterstützung praktischer Tools lieben, schauen Sie sich Browser-Add-Ons an, die Ihre Effizienz steigern, indem sie Ihren Workflow strukturieren oder ihn in Teile zerlegen, mit denen Sie einfacher umgehen können.

Kennenlernen wie Todoist Ihre Produktivität steigern kann, zum Beispiel durch die schiere Kraft der intelligenten Aufgabenverwaltung. Sie können es mit Ihrem Google Mail-Konto synchronisieren und jeden wichtigen Job optimieren.

Dann haben Sie Gmail-Posteingang sortieren, eine Erweiterung, die Filter zu Ihren standardmäßigen Gmail-Optionen hinzufügt. Sie können Ihre E-Mails nach Kontakt, Unternehmen, Anhängen und mehr sortieren.

Wenn Sie Google Sheets mit Ihren E-Mails verwenden, sollten Sie dies in Erwägung ziehen Zeilenmarkierer, das genau das tut, was der Name vermuten lässt: Es hebt Zeilen in Tabellenkalkulationen hervor, damit Sie sie schneller lesen können.

Sogar so etwas wie Monotab könnte für Online-Arbeiter von unschätzbarem Wert sein. Es ist eine Erweiterung, die Links in einem einzigen Tab speichert, damit Sie nicht mit mehreren geöffneten und verlangsamten Browsern enden.

Letztendlich brauchen Sie organisatorische Werkzeuge sowie Disziplin, um zu verhindern, dass Ihre Konzentration in mehrere Richtungen zerfällt und Ihre Produktivität durcheinander bringt.

Die oben genannten Tipps und Tools können Ihre E-Mails und alle anderen Arbeiten, die Sie mit Google Mail erledigen, in eine logische und sogar angenehme Reihenfolge bringen. Sie werden in der Lage sein, sich den Aufgaben zu widmen, die Sie möchten, und nicht mehr davon abweichen.

Wie bereits erwähnt, spielt Ihre Selbstbeherrschung eine große Rolle, wenn es darum geht, sich vom Multitasking abzuhalten, aber auch viel digitale Unterstützung trägt wesentlich dazu bei. Sehen Sie sich also an, was Google sonst noch auf seinen Plattformen zu bieten hat, von Ihrem Gmail-Konto bis zu Ihrem Chrome-Browser.