Da immer mehr Unternehmen auf Remote-Arbeit setzen, benötigen sie alle Ressourcen, die sie sammeln können, um produktive virtuelle Meetings abzuhalten. Trotz der zahlreichen Software für virtuelle Meetings auf dem Markt müssen einige Geschäftsteams noch die richtigen finden.
Microsoft Teams schafft gleiche Wettbewerbsbedingungen für Arbeitsteams, um sich zu engagieren und virtuell zusammenzuarbeiten, ohne die Bank zu sprengen. Lesen Sie mit, wenn wir darüber sprechen, wie Sie Ihre Produktivität mit dem System steigern können.
1. Planen Sie das Meeting genau
Die Planung ist der erste Schritt zu einem Meeting in Microsoft Teams. Sie können zwar jederzeit ein Meeting starten, aber wenn Sie möchten, dass andere Personen zu Ihnen kommen, müssen Sie sie vorher informieren.
Beim Einrichten eines Meetings in Microsoft Teams sollten Sie die Zeitzonen der Teilnehmer berücksichtigen. Wenn Sie der Gastgeber sind, können Sie ein Meeting mit Ihrer Zeitzone planen, und die Zeitzonen der Teilnehmer werden automatisch auf ihren Dashboards angezeigt.
Um die Beteiligung an Ihrem Meeting zu erhöhen, planen Sie es zu einem Zeitpunkt, der für die meisten Teilnehmer geeignet ist, wenn nicht für alle. Das Planen eines Meetings zu ungewöhnlichen Zeiten könnte Ihre Teammitglieder daran hindern, zu erscheinen. Selbst wenn sie auftauchen, nehmen sie möglicherweise nicht optimal teil, wenn das Timing nicht stimmt.
2. Wähle einen Moderator
Die Tatsache, dass Sie ein Meeting in Microsoft Teams hosten, bedeutet nicht, dass Sie der Moderator des Meetings sein müssen. Einer der Möglichkeiten, ein Remote-Teammeeting erfolgreich abzuhalten ist es, einen Moderator zu ernennen, besonders wenn Sie bereits zu viel Arbeit haben.
Betrauen Sie Ihren Moderator mit der Verantwortung, die Tagesordnung des Meetings voranzutreiben und die Teilnehmer effektiv einzubeziehen. Der Moderator sollte das Verhalten der Teilnehmer genau beobachten und sicherstellen, dass niemand während des Meetings stört. Gewähren Sie dem Moderator angemessenen Zugriff und Kontrolle über die Besprechungseinstellungen, damit er bei Bedarf Befehle initiieren kann.
3. Optimieren Sie das Online-Erlebnis
Online-Meetings sind in den richtigen Einstellungen am produktivsten. Bevor Sie ein Meeting starten, finden Sie einen geeigneten Ort und eine geeignete Sitzposition. Stellen Sie sicher, dass sich die Kamera Ihres Computergeräts in gutem Zustand befindet, um eine hervorragende Bildqualität zu erzielen. Dasselbe gilt für Audio. Sorgen Sie für ein Mikrofon mit guter Audioqualität vor. Testen Sie Ihre Kamera und Ihr Mikrofon, bevor das Meeting beginnt, um unangenehme Überraschungen zu vermeiden.
Während die meisten Gastgeber es vorziehen, bequem zu sitzen und ihre Botschaft mit einer eleganten Darstellung zu übermitteln, ziehen es andere vor, sich mit den Teilnehmern auf einem Stand zu verbinden. Microsoft Teams bietet mehrere benutzerdefinierte Hintergründe zur Verschönerung Ihres Online-Bereichs.
4. Mache Notizen
Notizen machen gehört dazu die Möglichkeiten, ein produktives virtuelles Meeting durchzuführen. Wenn Sie viele Informationen verarbeiten, besteht die Tendenz, einige wesentliche Details zu übersehen. Da Ihr Gehirn nur so viel speichern kann, laufen Sie Gefahr, wichtige Informationen zu verlieren, wenn Sie sich keine Notizen machen. Aus diesem Grund ist das Erstellen von Notizen bei Besprechungen von entscheidender Bedeutung.
Sie brauchen keinen Stift und kein Papier, um Notizen zu machen, wenn Sie eine Besprechung in Microsoft Teams abhalten. Das Tool bietet einen Notizblock, auf dem Sie Informationen aus einem Meeting schreiben und speichern können. Sie können jederzeit zu Ihren Notizen zurückkehren, um die wichtigsten Tagesordnungen Ihres Meetings abzurufen.
5. Nicht sprechende Teilnehmer stumm schalten
Lärm behindert die Produktivität am Arbeitsplatz. Wenn Sie es nicht im Keim ersticken, könnte es auch Ihr virtuelles Meeting behindern. Selbst wenn Sie sich bemühen, sich für Ihr Meeting an einem ruhigen Ort aufzuhalten, tun andere Teilnehmer dies möglicherweise nicht. Microsoft Teams hilft Ihnen mit der Stummschaltfunktion, Geräusche zu beseitigen.
Als Gastgeber eines Meetings können Sie nicht nur sich selbst, sondern auch andere Teilnehmer des Meetings in Microsoft Teams stummschalten. Die Regel lautet, nicht sprechende Teilnehmer jederzeit stummzuschalten. Das schafft Ordnung und Anstand. Andere Teilnehmer werden die Botschaft verstehen, die ein sprechender Teilnehmer übermittelt.
6. Verwenden Sie das Chat-Fenster für Hervorhebungen
Virtuelle Meetings müssen ansprechend sein, um das Interesse der Teilnehmer aufrechtzuerhalten. Die Leute langweilen sich schnell bei langen Gesprächen, also müssen Sie auch das Chat-Fenster in Microsoft Teams verwenden, um ihre Aufmerksamkeit zu behalten.
Als Gastgeber können Sie ein Chatfenster erstellen, in dem Sie und die anderen Teilnehmer relevante Kommentare zum Meeting hinterlassen können. Es ist ein guter Ort, um wichtige Informationen aufzuschreiben, die den Teilnehmern bekannt sein sollten. Der Moderator kann die Teilnehmer auch bitten, alle Fragen, die sie haben, in das Chatfenster zu stellen, damit jeder die Fragen klar verstehen kann.
7. Zeichnen Sie das Meeting auf
Ein Fehler, den Gastgeber virtueller Meetings machen, besteht darin, nicht alle Aktivitäten im Auge zu behalten. Wenn sie auf ein Thema zurückgreifen müssen, können sie das nicht. Microsoft Teams hat den Aufzeichnungsprozess vereinfacht, indem es eine Aufzeichnungsfunktion eingeführt hat, mit der jedes kleinste Detail schnell erfasst werden kann.
Das Erstellen von Referenzen ist Teil eines Lernprozesses, und es ist sehr vorteilhaft, jedes Online-Treffen aufzuzeichnen. Wenn Sie Ihr Meeting in Microsoft Teams aufzeichnen, haben Sie konkrete Hinweise auf die Details des Meetings.
8. Verwischen Sie Ihren Hintergrund
So wie eine laute Umgebung dazu führen kann, dass jemand anderes die Botschaft verpasst, die ein Redner in einem Online-Meeting übermittelt, kann auch ein lauter Hintergrund zu Ablenkungen führen. Beispielsweise könnte ein schönes Bild eines Teilnehmers Sie von dem ablenken, was er sagt. Vielleicht vergisst du sogar deinen Gedankengang.
Microsoft Teams ermöglicht es den Teilnehmern, ihren Hintergrund zu verwischen, damit sie sich auf sich selbst und das, was sie diskutieren, konzentrieren können. Mit dieser Funktion müssen Sie sich keine Gedanken über den perfekten Hintergrund für Ihr Meeting machen.
9. Verwenden Sie die Whiteboard-Funktion
Viele Benutzer nutzen die Whiteboard-Funktion von Microsoft Teams nicht optimal. Es ist eine Online-Leinwand, um Ihre Botschaften und Ideen in Aktion festzuhalten.
Das Whiteboard von Microsoft Teams ist praktisch, wenn Sie Ihren Teammitgliedern während eines Meetings komplexe Ideen erklären müssen. Es bietet verschiedene Skizzierelemente, mit denen Sie Ihre Gedanken klar ausdrücken können.
10. Aktivieren Sie die Bildschirmfreigabe
Manchmal reicht es nicht aus, Teams Ideen und Konzepte in einem virtuellen Meeting zu erklären. Sie müssen ihnen die Informationen so zeigen, wie sie sich auf Ihrem Computergerät befinden. Microsoft Teams macht dies mit seiner Bildschirmfreigabefunktion möglich.
Sie haben die Möglichkeit, das Engagement der Teilnehmer in Ihrem Online-Meeting mit Microsoft Teams zu verbessern, wenn Sie die Bildschirmfreigabe aktivieren. Es erlaubt Ihnen, anderen Leuten zu zeigen, wovon Sie sprechen und wie es genau auf Ihrem System ist.
Machen Sie Ihre virtuellen Meetings mit Microsoft Teams lohnenswert
Virtuelle Meetings sind gekommen, um zu bleiben. Arbeitsteams machen große Fortschritte bei der Interaktion miteinander von ihren entfernten Standorten aus. Aber damit dies geschieht, müssen Sie bewusst darauf achten, das Beste aus Ihren Meetings zu machen, indem Sie die vielen Funktionen in Microsoft Teams nutzen.
Wenn Sie Leute zu einem Meeting einladen, machen Sie es lohnenswert, indem Sie das Erlebnis optimieren. Schaffen Sie Platz für alle, um Ideen einzubringen und auszutauschen. Wenn Ihre Teammitglieder den Wert Ihrer Meetings sehen, werden sie gerne daran teilnehmen, wenn Sie ein Meeting planen.