Nichts ist so einfach, wie Ihre Online-Umfrageantworten in Echtzeit direkt in eine Excel-Tabelle zu schreiben. Glücklicherweise können Sie diese Funktion nutzen, wenn Sie Microsoft Forms verwenden. Es gibt einen sich wiederholenden und dynamischen (automatisierten) Weg, dies zu umgehen.
Die automatisierten Methoden sind praktischer, aber in diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie beides tun können.
So exportieren Sie Antworten aus Microsoft Forms nach Excel
Das Exportieren von Microsoft Forms-Antworten in Excel hilft Ihnen, die neuesten Antworten auf Ihre Umfrage zu erhalten. Dabei werden die Umfrageantworten als Excel-Datei auf Ihren Computer heruntergeladen. Der Prozess ist einfach, wenn Sie haben Ihr Microsoft-Umfrageformular erstellt schon:
- Wechseln Sie in Microsoft Forms zu Antworten oben rechts.
- Klicken In Excel öffnen auf der rechten Seite des Bildschirms, um die aktuellen Antworten auf Ihren Computer herunterzuladen.
- Sie müssen diesen Vorgang jedes Mal wiederholen, wenn Sie eine Antwortaktualisierung erhalten möchten.
Aber diese Methode ist nicht die beste, da Sie das Rad häufig neu erfinden müssen, um Ihre Tabelle zu aktualisieren; Das bedeutet, dass jedes Mal, wenn jemand eine Antwort sendet, eine neue Excel-Datei heruntergeladen wird. Das kann anstrengend sein, besonders wenn viele Leute in Echtzeit antworten.
Um Ihnen das Leben zu erleichtern, können Sie den Prozess mit OneDrive for Business und Power Automate automatisieren, wie in den folgenden Abschnitten beschrieben.
So synchronisieren Sie Microsoft Forms mit Excel über OneDrive for Business
Sie können Ihre Excel-Tabelle dynamisch aktualisieren, wenn Sie ein Microsoft 365 Business-Konto haben. Dazu erstellen Sie ein Umfrageformular, das Antworten dynamisch direkt aus OneDrive in Excel schreiben kann.
Wenn Sie OneDrive for Business zum Erstellen von Microsoft Forms for Excel verwenden, erstellt es eine Excel-Tabellenversion dieses Formulars mit Spalten, die die entsprechenden Formularfeldattribute enthalten.
So erstellen Sie ein Excel-Formular, das Antworten von Microsoft Forms automatisch in Echtzeit aktualisiert:
- Melden Sie sich bei Ihrem an Microsoft 365 Business Admin Center.
- Klicken Sie oben links auf das quadratische Menüsymbol und gehen Sie zu Eine Fahrt.
- Klicken Sie in OneDrive auf Neu oben links.
- Wählen Sie aus den Optionen aus Formulare für Excel.
- Benennen Sie Ihre Umfrage und klicken Sie Schaffen.
- OneDrive startet Ihren Browser, wo Sie Ihre Formularfelder nach Belieben erstellen können.
- In OneDrive wird eine Excel-Tabelle mit Ihrem Formularnamen angezeigt.
- Nachdem Sie Ihre Umfrage erstellt und geteilt haben, öffnen Sie die Excel-Tabelle online und Sie sehen jetzt neue Daten, die in Echtzeit aktualisiert werden.
- Wenn Sie die Excel-Tabelle mit Ihren Teammitgliedern teilen, erhalten diese auch eine Echtzeit-Aktualisierung der Antworten, wenn Personen auf Ihre Umfrage antworten.
So synchronisieren Sie Microsoft Forms-Antworten mit Excel über Power Automate
Power Automate ist ein leistungsstarkes Tool zur Automatisierung von Routineaufgaben. Interessanterweise bietet es auch eine hervorragende Möglichkeit, Microsoft Forms mit Excel zu synchronisieren. Dies ist die beste Methode, wenn Sie Ihr Umfrageformular bereits geteilt haben.
Die Power Automate-Methode funktioniert nur mit Microsoft Forms, die mit Ihrem Microsoft Business-Konto erstellt wurden. Und es beinhaltet die Erstellung eines automatisierten Cloud-Flows in Power Automate.
Daher müssen Sie auch über ein Microsoft Business-Konto verfügen, um diese Flow-Funktion in Power Automate verwenden zu können. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Microsoft Forms mithilfe von Power Automate automatisch mit Microsoft Excel zu verbinden:
Fügen Sie online eine Tabelle in Ihre Excel-Arbeitsmappe ein
Ihre Online-Excel-Arbeitsmappe muss im Tabellenformat vorliegen, da Formulare nur in Tabellen in einer Excel-Tabelle schreiben.
Wenn Sie eine Excel-Tabelle aus Microsoft Forms-Antworten heruntergeladen haben, können Sie diese auf OneDrive hochladen, diesen Unterabschnitt ignorieren und mit der Synchronisierung von Microsoft Forms mit Excel fortfahren.
Bevor Sie beginnen, erstellen Sie also eine neue Excel-Tabelle in OneDrive. Stellen Sie sicher, dass Sie über Ihr Microsoft Business-Konto auf OneDrive zugreifen:
- Klicken Neu oben links in OneDrive.
- Auswählen Excel-Arbeitsmappe.
- Klicken Sie in der im Browser geöffneten Excel-Tabelle oben links auf Gespeichert. Geben Sie dann einen bevorzugten Namen in das ein Dateiname aufstellen. Klicken Sie auf einen leeren Bereich, um diese modale Box zu schließen.
- Erstellen Sie nun Ihre Spalten und stellen Sie sicher, dass sie mit den Feldern in Ihrem Microsoft-Umfrageformular übereinstimmen. Wenn Sie beispielsweise ein Formular freigegeben haben, das nach E-Mail und Geschlecht fragt, enthält Ihre Excel-Arbeitsmappe eine E-Mail- und Geschlechtsspalte.
- Markieren Sie die Spalten. Dann gehen Sie zu Einfügung Registerkarte auf der Multifunktionsleiste und klicken Sie auf Tisch.
- Tick Meine Tabelle hat Überschriften markieren und klicken OK.
Synchronisieren Sie Microsoft Forms mit Excel mithilfe von Power Automate
- Melden Sie sich bei Ihrem an Macht automatisiert Konto.
- Klicken Schaffen in der linken Seitenleiste.
- Auswählen Automatisierter Cloud-Flow.
- Klicken Sie anschließend auf Wenn eine Antwort gesendet wird aus der Modalbox.
- Dann klick Schaffen am unteren Rand der geöffneten Modalbox.
- Klicken Einloggen wenn aufgefordert. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Microsoft 365 Business-Konto verwenden, um sich anzumelden, wenn Sie ein persönliches Microsoft-Konto haben. Dies können Sie durch Anklicken tun Benutze einen anderen Account auf dem Anmeldefeld.
- Klicken Sie nach der Anmeldung auf die Wählen Sie ein Formular aus Feld in Power Automate.
- Wählen Sie als Nächstes aus den zuvor erstellten Formularen aus.
- Klicken Neuer Schritt. Verwenden Sie dann die Suchleiste, um nach "Formularen" zu suchen.
- Klicken Microsoft-Formulare und auswählen Erhalten Sie Antwortdetails aus den Optionen unten Aktionen.
- Drücke den Formular-ID Feld und wählen Sie erneut Ihr Umfrageformular aus. Wählen Sie dann aus Antwort-ID von dem Antwort-ID aufstellen.
- Klicken Neuer Schritt. Wählen Sie dann aus Excel-Online.
- Wählen Sie als Nächstes aus Fügen Sie einer Tabelle eine Zeile hinzu aus den Optionen unten Aktionen.
- Unter dem Ort Feld, wählen OneDrive für Unternehmen.
- Auswählen Eine Fahrt von dem Dokumentenbibliothek Aufstellen.
- Klicken Sie im Dateibrowser auf die Datei Feld und wählen Sie die Excel-Arbeitsmappe aus, die Sie zuvor erstellt haben. Oder Sie können die von Ihrem Computer hochgeladene auswählen, wenn Sie eine zuvor exportierte Tabelle verwenden.
- Wählen Sie den Tabellennamen aus der Excel-Tabelle aus. Neue Felder, die den Excel-Spalten in dieser Tabelle entsprechen, sollten jetzt erscheinen. Diese müssen auch mit den Umfrageformularfeldern korrelieren.
- Klicken Sie auf jedes der neuen Felder und wählen Sie das entsprechende Formularfeld aus Dynamische Inhalte Optionen.
- Abschließend klicken Speichern.
Das ist es! Sie haben jetzt einen automatisierten Cloud-Flow für Microsoft Forms in Power Automate erstellt.
Power Automate schreibt jetzt neue Antworten dynamisch in Ihre Excel-Arbeitsmappe, während Antwortende Antworten in Echtzeit senden.
Wenn Sie Ihre Microsoft Forms-Antworten bisher auf Ihrem PC nach Excel exportiert haben, können Sie die vorhandenen Daten kopieren und in die neu automatisierte Excel-Arbeitsmappe einfügen. Diese Aktion stoppt Ihre Power Automate-Flows nicht.
Aktualisieren Sie Umfrageantworten in Echtzeit-Excel
Die Automatisierung von Echtzeitaktualisierungen von Microsoft Forms-Antworten in Microsoft Excel macht das Leben einfacher. Während die direkte OneDrive for Business-Option eine einfache Synchronisierung bietet, wenn Sie Ihr Formular nicht freigegeben haben, Power Automate ist praktischer, wenn Sie Ihre Microsoft Forms-Umfrage geteilt haben und die Leute es bereits sind reagieren.
Obwohl Sie Microsoft Forms in einem persönlichen Konto nutzen können, müssen Sie für das dynamische Schreiben von Antworten in Excel immer noch ein Microsoft Business-Konto besitzen. Vielleicht möchten Sie auch sehen, wie Google Forms im Vergleich zu Microsoft abschneidet, da dies enge Konkurrenten sind.