Die meisten Menschen verwenden Tabellenkalkulationssoftware, um Daten zu sammeln oder Informationen mithilfe von Diagrammen und Grafiken darzustellen. Wenn man jedoch über den Tellerrand hinausschaut, gibt es mehrere Verwendungsmöglichkeiten für Google Sheets. Eine der praktischsten alternativen Anwendungen ist das Erstellen eines Zeitplans.

Und Sie müssen nicht einmal bei Null anfangen. Die Vorlagenbibliothek enthält ein vorgefertigtes Blatt, das sofort einsatzbereit ist. Lesen Sie weiter, während wir detailliert beschreiben, wie Sie einen Zeitplan richtig erstellen und formatieren können und warum Sie die Verwendung von Blättern für Ihre Planung in Betracht ziehen sollten.

So erstellen Sie einen Zeitplan in Google Sheets

Obwohl Sie in Google Tabellen einen Zeitplan von Grund auf neu erstellen können, empfehlen wir die Verwendung einer Vorlage, insbesondere wenn Sie es eilig haben und nicht viel Anpassung benötigen.

Sie können die Vorlagengalerie in Google Sheets verwenden, um ein vorgefertigtes Blatt zu finden. Um zu beginnen, müssen Sie zu Google Sheets gehen und ein Konto erstellen. Wenn Sie bereits ein Google-Konto haben, können Sie sich damit anmelden. Hier sind die Schritte, die Sie befolgen müssen, um einen Zeitplan mithilfe der Vorlagengalerie in Google Tabellen zu erstellen:

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  1. Navigieren Sie zur Hauptseite von Google Sheets.
  2. Klicke auf Vorlagengalerie unter der Suchleiste. Dadurch wird eine neue Seite mit mehreren Vorlagen geöffnet, aus denen Sie auswählen können.
  3. Wir werden die verwenden Zeitlicher Ablauf Vorlage für dieses Tutorial, also klicken Sie darauf. Dadurch wird eine neue Tabelle mit der bereits angewendeten Vorlage geöffnet.

In der Google Sheets-Vorlage sind die Zeilen und Spalten bereits so eingerichtet, dass es über den Tag verteilt stündliche Unterteilungen gibt. In Zelle C2 können Sie den Starttag der Woche einstellen. Das Datum wird in der 3. Zeile automatisch abhängig von der Eingabe in Zelle C2 angegeben. Die 4. Zeile enthält eine Formel, die das Datum automatisch in den Wochentag umwandelt.

Am Ende des Zeitplans befindet sich ein Notizbereich, in dem Sie Nachrichten für das Team hinterlassen können. Auf der rechten Seite befindet sich auch ein Aufgabenbereich, in dem Sie Ihrem Team bestimmte Aufgaben zuweisen können.

Verwenden der bedingten Formatierung in Ihrem Zeitplan

Sie können die bedingte Formatierung in der Tabelle verwenden, um nach einem bestimmten Wort in der Tabelle zu suchen. Wenn diese Bedingung erfüllt ist, wird eine bestimmte Aktion ausgeführt.

Lassen Sie uns zur Demonstration eine bedingte Formatierung hinzufügen, um zu prüfen, ob das Wort „Besprechung“ in der Zelle vorhanden ist. Wenn dies der Fall ist, sollte die Zelle rot werden. Hier sind die Schritte, die Sie dazu befolgen müssen:

  1. Wählen Sie den Bereich in Ihrer Tabelle aus, auf den Sie die bedingte Formatierung anwenden möchten.
  2. Klicke auf Format in der Hauptsymbolleiste des Bildschirms.
  3. Dort klicken Sie auf Bedingte Formatierung. Dies öffnet eine Seitenleiste auf der rechten Seite des Bildschirms.
  4. Der Bereich wird automatisch hinzugefügt, wenn Sie ihn im ersten Schritt auswählen. Wenn Sie dies nicht getan haben, schreiben Sie den Bereich in die Bereich bewerben Textfeld.
  5. In dem Zellen formatieren, wenn Abschnitt können Sie die Formatierungsregeln auswählen. Wir haben uns für die entschieden Text enthält Option und fügte das Schlüsselwort "Meeting" hinzu.
  6. Wählen Sie nun die Effekte aus, die auf den Inhalt der Zelle angewendet werden sollen. In diesem Fall haben wir die Farbe Rot gewählt, die auf die Zelle angewendet werden soll.
  7. Klicke auf Fertig um die Änderungen zu speichern.

Wie Sie sehen können, wird der Effekt jeder Zelle hinzugefügt, die das angegebene Schlüsselwort enthält. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Sie anstehende Aufgaben wie Besprechungen und Fristen farblich kennzeichnen möchten. Sie können auch mehrere Regeln hinzufügen, was bedeutet, dass Sie einen vollständig farbcodierten Zeitplan haben können.

Auf diese Weise müssen Sie nicht jede Zelle manuell farbcodieren, wenn eine Änderung an Ihrem Zeitplan vorgenommen wird.

Vor- und Nachteile des Erstellens eines Zeitplans in Tabellen

Obwohl die Erstellung einer produktiver Arbeitsplan mit Google Sheets ist es alles andere als perfekt. Lassen Sie uns die Vor- und Nachteile der Erstellung eines Zeitplans mit Google Sheets besprechen:

Pro: Kostenlos zu verwenden

Obwohl es auf dem Markt mehrere Programme zur Zeitplanerstellung gibt, sind die meisten davon kostenpflichtig. Andererseits kann Google Sheets beim Erstellen eines Zeitplans von Vorteil sein, da es für Einzelpersonen und kleine Unternehmen kostenlos ist. Es ist ein einfacher Weg Sichern Sie Ihren Zeitplan kostenlos ohne manuelles Speichern.

Pro: Einfach zu teilen

Das Beste an der Verwendung von Google Sheets gegenüber anderen Tabellenkalkulationsprogrammen ist, dass Sie Ihre Tabelle mit nur wenigen Klicks teilen können. Sie können die Berechtigungen auch so festlegen, dass nur wenige ausgewählte Personen Änderungen an der Tabelle vornehmen können, während die anderen sie nur anzeigen können. Dies kann eine große Hilfe sein, wenn Sie Erstellen Sie einen Remote-Arbeitsplan mit Ihren Mitarbeitern zu teilen.

Nachteil: Keine Benachrichtigungen für Benutzer ohne Bearbeitungszugriff

Google Sheets hat den Vorteil der Echtzeitfreigabe, was bedeutet, dass die an der Datei vorgenommenen Änderungen von den Betrachtern in Echtzeit gesehen werden können. Wenn Sie jedoch nur Anzeigeberechtigungen haben, benachrichtigt Sie Sheets nicht über Änderungen, die an der Tabelle vorgenommen wurden.

Nur Personen mit Bearbeitungszugriff können E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren. Sie können Add-Ons verwenden, die Push-Benachrichtigungen senden, um das Problem zu beheben, aber es ist alles andere als ideal.

Nachteil: Mangelnde Automatisierung

Wenn Sie eine spezielle Software zum Erstellen Ihres Zeitplans verwenden, müssen Sie nicht jedes Detail manuell eingeben. Andere Teile werden automatisch aktualisiert, wenn Sie einen Teil des Zeitplans ändern.

Fortschrittliche Software benachrichtigt Sie auch, wenn Sie mit den Schichten über Bord gehen oder einen potenziellen Fehler machen. Wenn Sie ein Experte sind, können Sie Google Tabellen automatisieren. Die meisten Menschen haben jedoch nicht die Zeit oder das fortgeschrittene technische Wissen, um dies durchzuziehen.

Nachteil: Braucht mehr Zeit

Wenn Sie eine Tabellenkalkulation verwenden, müssen Sie die meisten Dinge manuell eingeben oder Dropdown-Listen erstellen. Fortschrittliche Software erspart Ihnen viel manuelle Bearbeitung, da sie über Drag-and-Drop-Zeitplanersteller verfügt. Sie können auch automatische E-Mails versenden, wenn sich der Zeitplan ändert.

Nachteil: Hat keine modernen Funktionen

Google Sheets fehlen Funktionen wie GPS-Tracking, Schichtwechsel und PTO-Management. Diese Funktionen werden nicht benötigt, können Ihnen aber in bestimmten Situationen das Leben erheblich erleichtern.

Planen Sie Ihr Leben effektiv

Google Sheets ist nur eine der vielen Möglichkeiten, Ihr Leben und Ihre Arbeit zu planen. Es gibt zwar einige Nachteile, aber die Tatsache, dass es kostenlos und einfach zu verwenden ist, macht es zu einer praktikablen Option, insbesondere wenn Sie es mit anderen Google Suite-Apps wie Google Kalender kombinieren.