Wenn viele Personen an einer gemeinsamen Projekttabelle zusammenarbeiten, sollten Sie eine Art Workflow- oder Prozesssteuerung einrichten, um die Dinge einfach zu erledigen. Auf diese Weise verlieren Sie nicht den Überblick darüber, was bereits erledigt wurde und was als Nächstes zu tun ist – dies trägt dazu bei, dass alle auf dem gleichen Stand bleiben.

Hier sprechen wir über die wesentlichen Tipps und Best Practices, die Sie befolgen sollten, wenn Sie mit anderen Benutzern in Excel oder Google Sheets oder ähnlichem zusammenarbeiten.

1. Dokumentieren Sie wichtige Änderungen und Aktualisierungen

Bei der Zusammenarbeit an Tabellenkalkulationen ist es wichtig, den Überblick über Änderungen zu behalten. Es kann passieren, dass Sie die Arbeit einer anderen Person überschreiben, wenn Sie nicht aufpassen.

Versuchen Sie, Kommentare oder Notizen hinzuzufügen, um Änderungen aufzuzeichnen, z. B. Gründe für die Aktualisierung des Elements, Namen der Bearbeiter, die die Änderungen vorgenommen haben, und warum oder wie sie dies getan haben. Das geht ganz einfach mit der

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Markieren Sie Änderungen Funktion in einer freigegebenen Arbeitsmappe. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um diese Funktion zu aktivieren:

  1. Gehe zu Datei > Optionen > Symbolleiste für den Schnellzugriff. Gehen Sie für macOS zu Excel > Einstellungen… > Multifunktionsleiste und Symbolleiste > Symbolleiste für den Schnellzugriff.
  2. Wählen Sie aus den Dropdown-Optionen aus Alle Befehle.
  3. Auswählen Markieren Sie Änderungen und wählen Sie aus, ob Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff über oder unter der Multifunktionsleiste hinzufügen möchten. Klicken OK.
  4. Wenn Sie fertig sind, tippen Sie auf die Dropdown-Filter in der Symbolleiste für den Schnellzugriff > Befehlsbezeichnungen anzeigen. Sie können anpassen, wie Sie Änderungen in Ihrer Tabelle hervorheben möchten, indem Sie aus den Optionen in der Dropdown-Liste auswählen.

Sie können Elemente oder Registerkarten in Ihrer freigegebenen Tabelle auch farblich kennzeichnen, sodass Sie Änderungen auf einen Blick sehen können.

2. Quelldaten richtig eingeben

Beim Eingeben der Rohdaten in Ihre Tabellenkalkulationen können leicht Fehler gemacht werden. Das Problem ist, dass, wenn Sie dies nicht richtig machen, es Ihre Ergebnisse völlig verzerren und Sie in die falsche Richtung führen kann.

Glücklicherweise gibt es einige schnelle Hinweise, um sicherzustellen, dass Sie die Quell- oder Rohdaten korrekt in Ihre Excel-Dateien eingeben.

  • Ihre Daten sollten klar und genau sein. Versuchen Sie, Abkürzungen zu vermeiden, wenn dies nicht unbedingt erforderlich ist, und stellen Sie sicher, dass alle Zahlen- oder Datumsformate in Ihren Tabellenkalkulationen klar und konsistent sind.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie oben in jeder Spalte/Zeile eine Überschrift einfügen, damit andere Benutzer die Tabellen besser interpretieren können.
  • Verwenden Sie relevante (und korrekte) Formeln, wo immer nötig.

3. Verwenden Sie Tabellenkalkulationssteuerelemente

Durch die Verwendung von Tabellenkalkulationssteuerelementen können Sie das Risiko von Fehlern bei der Dateneingabe verringern. Hier sind ein paar Tools, die Sie verwenden könnten:

Datenvalidierung: Mit einem Tool wie z Datenvalidierung ermöglicht es Ihnen, Eingaben von mehreren Benutzern im geeigneten Format zu sammeln. Es gewährleistet auch die Einheitlichkeit bei der Dateneingabe und verhindert unbeabsichtigte Benutzerfehler. Wenn Sie Daten eingeben, die zu einem bekannten Satz von Werten gehören, wie „Ja“ oder „Nein“ oder „Kann nicht bestimmt werden“, Sie können mit diesen Optionen eine Dropdown-Liste erstellen, damit andere Benutzer aus einer vordefinierten Liste auswählen können Optionen.

Blattansicht: Das Blattansichtsfunktion ist eine weitere nützliche Funktion, mit der Benutzer von Tabellenkalkulationen benutzerdefinierte Ansichten ihrer Arbeitsmappe erstellen können ihre eigenen Filter zum Anzeigen von Informationen festlegen – ohne von Änderungen am Arbeitsblatt betroffen zu sein, die von anderen vorgenommen werden Benutzer.

4. Verwenden Sie Tabellen und Diagramme

Seien wir ehrlich: Tabellenkalkulationen sind anfangs ziemlich überwältigend, besonders wenn Sie es nicht gewohnt sind, mit großen Datenmengen zu arbeiten. Aus diesem Grund empfehlen wir die Verwendung von Tabellen, Diagrammen oder Grafiken, um Ihre Daten auf intuitive Weise einzurichten.

Während Tabellen Ihnen beim Organisieren und Sortieren Ihrer Informationen helfen, kann die Verwendung eines Diagramms oder einer Grafik bei der visuellen Darstellung hilfreich sein. Dies erleichtert das Plotten von Trends oder das Anzeigen von Vergleichen zwischen verschiedenen Gruppen von Variablen im Laufe der Zeit, sodass Sie wichtige Beziehungen und Trends in Ihren Datenwerten erkennen können.

5. Heben Sie wichtige Werte mit Farben und Formatierungen hervor

Indem Sie Ihrem Text und Ihren Überschriften Farbe hinzufügen, können Sie Ihre Daten besser lesbar organisieren.

Auf diese Weise können Sie sich auf bestimmte Aspekte der Daten konzentrieren, ohne von allen Informationen auf einmal überwältigt zu werden. Sie können auch Tools wie z bedingte Formatierung, mit dem Sie bestimmte Zellen basierend auf Kriterien hervorheben können, z. B. ob sie sich innerhalb eines bestimmten Wertebereichs befinden.

Die Funktion „Fenster einfrieren“ ist besonders hilfreich, wenn Sie bestimmte Bereiche im Auge behalten müssen, während Sie durch eine lange Tabelle scrollen. So können Sie dies tun:

  1. Wählen Sie die aktive Zeile oder Spalte aus.
  2. Gehen Sie zum Aussicht Registerkarte des Menübands und wählen Sie aus Fenster einfrieren.
  3. Wählen Sie im Dropdown-Menü aus, ob Sie Spalten oder Zeilen einfrieren möchten.

Mit der Hyperlink-Funktion können Sie Ankertext mit Dateien, Webseiten oder Arbeitsblättern verknüpfen.

  1. Wählen Sie dazu eine Zelle in Ihrer Tabelle aus, die Text enthält.
  2. Gehen Sie zum Einfügung Registerkarte auf dem Band.
  3. Tippen Sie auf der rechten Seite des Menübands auf Verknüpfung und wählen Sie die Optionen aus dem linken Menü. Sie können wählen, ob Sie auf Dateien in Ihrem lokalen Speicher oder einen Weblink oder auf andere Quellen verlinken möchten.

Dies hilft Ihren Teammitgliedern, Referenzen oder Quelldateien einfach zu finden. Wenn beispielsweise auf der Webseite Ihres Unternehmens Produkte und Dienstleistungen aufgeführt sind, können Sie einfach einen Hyperlink in einer Zelle erstellen, der Teammitglieder direkt auf die Seite führt, wenn sie darauf klicken.

Oft ist es schwierig zu wissen, woran Ihre Kollegen arbeiten. Tabellenkalkulationstools wie Google Sheets machen es jedoch mehreren Redakteuren leicht, in Echtzeit gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Sie können die Chat-Seitenleiste öffnen, indem Sie auf die Chat-Symbolblase neben der Liste der aktiven Benutzer tippen.

Dies ist eine praktische Funktion – Sie können alle Probleme besprechen, auf die Sie bei der Arbeit an freigegebenen Dateien gestoßen sind. Es ermöglicht Ihnen auch, schnell miteinander zu kommunizieren, wenn Sie Hilfe oder Unterstützung bei etwas Bestimmtem in ihrem Dokument benötigen.

9. Bieten Sie Mitarbeitern Bearbeitungs-/Anzeigezugriff

Einer der ersten Schritte bei der Zusammenarbeit an freigegebenen Tabellenkalkulationen besteht darin, sicherzustellen, dass Teammitglieder Bearbeitungs-/Anzeigezugriff (schreibgeschützt) haben. Sie müssen zunächst sicherstellen, dass Sie die Freigabe aktiviert haben.

Zweitens fügen Sie Ihren einzelnen Arbeitsmappen nach Bedarf Mitarbeiter hinzu und gewähren ihnen je nach Bedarf schreibgeschützten oder Bearbeitungszugriff. Stellen Sie sicher, dass jeder Zugriff auf die kompatiblen Versionen der Datei hat, damit er während der Arbeit keine Probleme mit dem Synchronisieren oder Speichern hat.

Intelligentere Zusammenarbeit mit einfach zu lesenden Tabellenkalkulationen

Am Ende des Tages dreht sich alles um Kommunikation. Wenn Sie mit einer Gruppe von Personen an einem gemeinsamen Projekt arbeiten, ist es wichtig sicherzustellen, dass die Kommunikation Ihres Teams so reibungslos wie möglich verläuft.

Die obigen Tipps sollen dazu beitragen, Ihre Tabellenkalkulationen benutzerfreundlicher und leichter lesbar zu machen, sodass das Teilen und Interpretieren von Informationen immer einfach ist.