Die typische Art der manuellen Vertragsverwaltung besteht darin, ein Stück Papier zu unterschreiben und es in einem Aktenschrank zu lagern. Der manuelle Prozess ist langsam und weniger effizient bei der Überwachung und Verfolgung von Remote-Mitarbeitern.
Da Remote-Arbeit für viele Unternehmen zur neuen „Normalität“ geworden ist, war es noch nie so wichtig, sicherzustellen, dass Verträge und Managementprozesse reibungslos ablaufen.
Das Gute daran ist, dass Sie Vertragsverwaltungssoftware verwenden können, um den gesamten Vertragslebenszyklus von der Erstellung über die Verhandlung, Unterzeichnung und Verlängerung zu automatisieren. Es gibt viele Vorteile von Vertragsmanagement-Software. Hier sind die sechs besten.
1. Verbessert Datenschutz und Sicherheit
Eine der Herausforderungen bei der manuellen Verwaltung von Verträgen besteht darin, dass sie stark auf Papier angewiesen ist. Das Problem bei physischen Dokumenten ist, dass sie anfälliger für Beschädigung und Verlust sind. Während die Remote-Arbeit Datenverletzungen, Lecks und Hacking riskiert, eliminiert die Vertragsverwaltungssoftware diese Risiken, indem sie es Ihnen ermöglicht, alle Ihre Dokumente zu sichern.
Mit der Vertragsverwaltungssoftware können Sie Dokumente in der Cloud speichern und so das Risiko verringern, dass sie verloren gehen oder beschädigt werden. Die Software schützt auch sensible Vertragsinformationen vor unbefugtem Zugriff. Das Verwaltungstool umfasst Verträge und Vereinbarungen mit unterschiedlichen Zugriffsebenen, sodass Sie festlegen können, wer auf bestimmte Dokumente zugreifen, sie bearbeiten und freigeben darf.
Beispielsweise können Systemadministratoren berechtigungsbasierte Regeln konfigurieren und entscheiden, wer worauf zugreifen darf Informationen, unabhängig davon, ob sie sich physisch im Büro befinden oder irgendwo im Remote-Zugriff arbeiten Welt. Darüber hinaus schützen einige Programme Dokumente mit Zwei-Faktor-Authentifizierung und die neuesten Verschlüsselungstechnologien.
2. Spart Zeit
Die manuelle Verwaltung von Verträgen ist ein langsamer und zeitaufwändiger Prozess. Dazu gehören häufig persönliche Gespräche, das Unterzeichnen von Papierkopien, das Hin- und Hersenden von Postsendungen, das Scannen und Hochladen der zu teilenden Dokumente. Außerdem müssen Sie den gesamten Vorgang jedes Mal wiederholen, wenn Sie den Vertrag ändern.
Mit einer Vertragsverwaltungssoftware gibt es kaum Wartezeiten, um Verträge überall auf der Welt zu erhalten. Software wie Zapendos Standardoption ermöglicht es Ihnen, die elektronische Signatur zu nutzen, um Stunden bei Verträgen und Vereinbarungen zu sparen.
Bei manchen Unternehmen beginnen die Verzögerungen bereits bei der Vertragserstellung. In diesem Fall nutzt einige Software vorab genehmigte Vorlagen, um den Entwurf anzukurbeln, sowie standardisierte Bedingungen und Klauseln für bestimmte Anwendungsfälle.
Remote-Arbeiter ohne Zugang zu Vertragsdokumenten neigen dazu, Antworten auf Fragen zu verlangen, die im Vertrag beantwortet werden. Dies kann es dem internen Team erschweren, die Kontrolle über ihre Arbeitsbelastung zu behalten.
Vertragsverwaltungssoftware speichert alle Versionen eines Vertrags in einem organisierten Format. Auf diese Weise können Remote-Mitarbeiter auf die neueste Version zugreifen und Antworten auf ihre Fragen finden. Zu den zeitaufwändigen Prozessen, die automatisiert werden können, gehören Abzeichnungen, Verlängerungen und außerplanmäßige Vertragsverwaltungsaktionen.
3. Vereinfacht die gemeinsame Nutzung und Zusammenarbeit
Unternehmen in einer Remote-Arbeitsumgebung können sich mit Teammitgliedern beraten und zusammenarbeiten, die von zu Hause aus oder unterwegs auf Reisen arbeiten.
Cloudbasierte Vertragsverwaltungssoftware gibt autorisierten Benutzern Echtzeitzugriff auf die benötigten Informationen. Sie können sich anmelden, einen Vertrag abschließen und mit Kollegen von überall auf der Welt zusammenarbeiten.
Die Software verfügt auch über Kollaborations- und Kommunikationstools wie Kommentare und Dokumenten-Chat, die das Aushandeln und Aktualisieren von Bedingungen in Echtzeit erleichtern. Diese Tools ermöglichen Remote-Teams die Eingabe von Daten und helfen dabei, eine autonome Belegschaft in einer kontrollierten Umgebung aufzubauen.
4. Reduziert Risiken und verbessert die Compliance
Probleme wie nicht genehmigte Bedingungen und verpasste Verpflichtungen können ein Unternehmen gefährden. Glücklicherweise kann eine Vertragsverwaltungssoftware dazu beitragen, Risiken mithilfe von vorab genehmigten Klauseln und Vertragsprüfungstools zu reduzieren.
Mithilfe von Vertragsverwaltungssoftware kann das Managementteam die Ergebnisse jedes Vertrags überprüfen die Erwartungen erfüllen und dass die Remote-Mitarbeiter den Vertrag mit den Auditing-Tools einhalten.
Die Software ermöglicht es Ihnen, jeden Schritt eines Vertragsmeilensteins von überall aus zu verfolgen und zu prüfen, sodass Sie alle Mitarbeiter, einschließlich Remote-Mitarbeiter, für ihre Handlungen zur Rechenschaft ziehen können. Dies hilft, die Effizienz zu verbessern und gleichzeitig Ihr Unternehmen vor Verstößen zu schützen.
Das Tool enthält auch Audit-Trails, mit denen Sie die gesamte Vertragshistorie mit nur wenigen Klicks anzeigen können. Autorisierte Benutzer können sehen, in welcher Phase sich eine Vereinbarung befindet und welchen Status sie hat (aktiv, ausstehend, abgelaufen usw.), was die Verantwortlichkeit und Compliance verbessert.
Sie können die Software auch verwenden, um den Zustand Ihrer Geschäftsbeziehungen zu analysieren. Die Vertragsverwaltungssoftware enthält Berichte, mit denen Sie den Grad der Einhaltung von Richtlinien und Vorschriften durch Dritte bewerten können.
Eine bessere Mitarbeiterkommunikation und der unternehmensweite Zugriff auf interne Richtlinien schaffen ein Gefühl der Inklusion und ermöglichen eine bessere Compliance. Dies gilt insbesondere für Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten.
5. Automatisiert Benachrichtigungen für wichtige Termine und Leistungen
Die Arbeit mit Remote-Teams erhöht die Wahrscheinlichkeit, Fristen und Gelegenheiten zu verpassen. Glücklicherweise kann eine Vertragsverwaltungssoftware wichtige Vertragsdaten und Leistungen erfassen und Benachrichtigungen an die verantwortliche Partei senden.
Vertragsmanagement-Software ist eine der besten Tools zur Optimierung von Remote-Arbeitsprozessen. Sie können beispielsweise das Benachrichtigungstool der Software so konfigurieren, dass Manager über Verträge benachrichtigt werden, die gekündigt oder verlängert werden sollten, um Ihre finanziellen Interessen zu schützen.
Remote-Mitarbeiter können benachrichtigt werden und frühzeitig mit der Arbeit an den Aufgaben beginnen, sodass Sie mehr Kontrolle über Projekte haben. Sie können auch Benachrichtigungen an alle Remote-Mitarbeiter über Richtlinienänderungen oder die Notwendigkeit einer Richtlinienüberprüfung senden.
Auslösebenachrichtigungen sind ein entscheidendes Merkmal von Kontaktverwaltungssoftware und können Sie benachrichtigen, wenn ein wichtiger Teil eines Vertrags unterzeichnet wurde. Außerdem können Sie mit einigen Softwareprogrammen automatisch wiederkehrende Alarme einstellen, die nicht zurückgesetzt werden, bis das zugewiesene Team die erwartete Aktion ausführt.
6. Zentralisiert Daten für erhöhte Sichtbarkeit
Ein häufiges Problem bei der Verwendung der manuellen Vertragsverwaltung ist das Auffinden eines verlegten Vertrags. Mit einer Vertragsverwaltungssoftware müssen Sie sich nicht auf unordentliche Schränke verlassen, die die schnelle Suche nach wichtigen Dokumenten erschweren.
Das Cloud-basierte CMS löst die Probleme, indem es ein durchsuchbares, zentrales Repository bereitstellt. Der zentralisierte Dokumenten-Hub enthält Such- und Filtertools, um sicherzustellen, dass Teammitglieder, einschließlich Remote-Mitarbeiter, jederzeit und überall auf wichtige Informationen zugreifen können.
Die Speicherung aller Dokumente in einem zentralen, virtuellen Repository erhöht die Vertragstransparenz. Es gibt Ihnen auch die Kontrolle über den Zugriff auf die Vertragsdokumente und schafft eine Single Source of Truth. Einige Unternehmen erlauben Teammitgliedern, laufende Verpflichtungen, Leistungen, anstehende Projekte und Verlängerungstermine sowie Vertragsausgaben einzusehen.
Optimieren Sie Prozesse und Arbeitsabläufe mit Vertragsverwaltungssoftware
Die Fernverwaltung von Verträgen gehört nicht zu den glamourösesten Aufgaben in einem Unternehmen. Die Überwachung und Nachverfolgung von Remote-Mitarbeitern ist bei der manuellen Verwaltung von Verträgen noch schwieriger.
Manuelle und papierbasierte Techniken machen den Vertragsverwaltungsprozess langsamer und weniger effizient. Aber mit einer zuverlässigen Vertragsverwaltungssoftware können Unternehmen Verträge problemlos handhaben, selbst wenn sie mit Remote-Teams arbeiten.
