Obwohl Produktivitäts-Apps entwickelt wurden, um Ihnen ein effizienteres Arbeiten zu ermöglichen, scheint es manchmal so, als würden sie das Gegenteil bewirken. Denn es ist eine Sache, außergewöhnliche Produktivitätstools zur Verfügung zu haben. Aber es ist eine andere Sache, sie so einzusetzen, dass Sie produktiver werden.
Es kommt alles darauf an, wie Sie sie verwenden. Dieser Artikel enthält Tipps zur Maximierung Ihrer Produktivitätstools.
Der erste Schritt zur effektiveren Nutzung Ihrer Produktivitätstools besteht darin, zu erkennen, dass sie nicht viel unabhängig tun können. Obwohl fast jede Produktivitäts-App auf dem Markt verspricht, Ihr Leben einfacher zu machen, ist die Wahrheit, dass sie nur so viel tun können. Einige verfügen möglicherweise über einzigartige Funktionen und Fähigkeiten mit dem Potenzial, Ihnen dabei zu helfen, in kürzerer Zeit mehr zu erreichen, aber letztendlich sind sie nur Enabler.
Um die Vorteile Ihrer Produktivitätstools zu maximieren, müssen Sie sich über Ihre Ziele und Zielsetzungen im Klaren sein und über die Fähigkeiten und Systeme verfügen, um diese zu unterstützen. Das ist vergleichbar mit einem Fotografen, der die beste und funktionsreichste Kamera hat, aber trotzdem keine großartigen Fotos machen kann. Dies zu wissen und Ihre Erwartungen an das, was Sie mit Ihren Produktivitätstools erreichen können, zu reduzieren, ist ein guter Ausgangspunkt.
Sie benötigen Systeme und Prozesse, die Ihre Produktivitätswerkzeuge unterstützen, um sie effektiv einzusetzen. Dies sind die Produktivitätssäulen, die alles zusammenhalten und ermöglichen es Ihnen, das Beste aus Ihren Apps herauszuholen. Ohne sie werden Sie ständig der neuesten Produktivitäts-App nachjagen, die die Welt verspricht, aber nie wirklich irgendwo ankommen.
Beispielsweise ist es sinnlos, alle Ihre Aufgaben in einer To-Do-Listen-App aufzuschreiben, wenn Sie kein System haben, um sie zu erledigen. Ein Grund dafür ist, dass jede Aufgabe eine andere Dringlichkeit und Wichtigkeit hat und Sie jeden Tag nur eine begrenzte Menge an Zeit und Energie haben. In diesem Fall benötigen Sie also eine Priorisierungssystem wie die Eisenhower-Matrix, um Ihnen dabei zu helfen, herauszufinden, welche Aufgaben Sie zuerst erledigen müssen, und um sicherzustellen, dass Sie bei den Dingen vorankommen, die am wichtigsten sind.
In anderen Fällen benötigen Sie möglicherweise ein System, das Ihnen hilft, Ihre Konzentration aufrechtzuerhalten und Ablenkungen oder Kontextwechsel zu begrenzen. Task-Batching ist ein geeignetes Produktivitätssystem das kann dabei helfen. Es geht darum, ähnliche Aufgaben zu gruppieren und nacheinander an ihnen zu arbeiten, um Ablenkungen zu minimieren und Ihre Konzentration zu maximieren.
Alles in allem besteht das Ziel darin, Systeme zu finden oder einzurichten, die Ihre Produktivitätswerkzeuge unterstützen und Ihnen helfen, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Mit dem umfangreichen Angebot an Produktivitätstools, die Ihnen zur Verfügung stehen, kann dies eine Herausforderung sein die richtige für den Job auszuwählen oder verlockend, mehrere Optionen gleichzeitig für denselben zu verwenden Aufgabe. Aber meistens kann die Verwendung verschiedener Produktivitätstools für dieselbe Sache zu Verwirrung führen und Sie tatsächlich weniger produktiv machen. Daher ist es wichtig, dass Sie das richtige Produktivitätstool sorgfältig auswählen, eines, das basierend auf Ihren Bedürfnissen, Zielen und Umständen am besten für Sie geeignet ist.
Beginnen Sie dazu mit der Bewertung Ihrer Bedürfnisse und der spezifischen Aufgabe, die Sie zu erfüllen versuchen. Von dort aus recherchieren, vergleichen Sie verschiedene Optionen und probieren Sie sie (falls möglich) aus, um zu sehen, welche für Sie am besten geeignet ist. Möglicherweise müssen Sie mit ein paar Tools experimentieren, bevor Sie die perfekte Passform finden, aber am Ende wird es sich lohnen.
Sobald Sie das richtige Tool gefunden haben, vermeiden Sie die Versuchung, ständig nach der neuesten App mit glänzenden neuen Funktionen zu suchen. Die Chancen stehen gut, dass Sie für dieselbe Aufgabe keine weiteren Produktivitätstools hinzufügen müssen, da dasjenige, das Sie bereits haben, alle Ihre Anforderungen erfüllt. Sie können also bei Ihren aktuellen Tools bleiben und sich darauf konzentrieren, sie effektiver zu nutzen.
Jetzt müssen Sie die Besonderheiten Ihres aktuellen Produktivitäts-Toolkits kennenlernen. Dies ist unerlässlich, wenn Sie das Beste aus ihnen herausholen und die gewünschten Ergebnisse erzielen möchten. Da ihr ultimativer Zweck darin besteht, Zeit zu sparen, hilft Ihnen die Kenntnis aller Ecken und Winkel Ihrer Werkzeuge, sie effizienter zu nutzen und in kürzerer Zeit mehr zu erledigen.
Wenn Sie zum Beispiel a Slack-Benutzer, das Erlernen der fortschrittlichsten Funktionen wird Ihren Arbeitsablauf erleichtern, sparen Sie Zeit und gestalten Sie die Kommunikation mit Ihrem Team effizienter. Darüber hinaus können Sie Ihren Slack-Arbeitsbereich aufwerten, indem Sie einige Integrationen hinzufügen.
Dasselbe gilt für Gmail-Nutzer. Am meisten lernen nützliche Tastaturkürzel hilft Ihnen dabei, Ihren Posteingang schneller zu durchsuchen und Zeit für andere wichtige Aufgaben zu sparen. Im Allgemeinen zahlt es sich auf lange Sicht aus, sich die Zeit zu nehmen, um zu lernen, wie Sie Ihre Werkzeuge effektiver einsetzen, indem Sie Ihre Produktivität steigern.
Wir haben bereits festgestellt, dass Sie in den meisten Fällen nicht mehrere Apps für dieselbe Aufgabe benötigen. An einem typischen Arbeitsplatz benötigen Sie jedoch unterschiedliche Lösungen für Kommunikation, Aufgabenverwaltung, Cloud-Speicher und mehr. Dies bedeutet, dass Sie wertvolle Zeit verschwenden, indem Sie ständig zwischen Apps wechseln und riskieren, wichtige Informationen zu verlieren.
Um dies zu vermeiden, müssen Sie Ihre Produktivitätstools integrieren, damit sie nahtlos zusammenarbeiten. Glücklicherweise bieten die meisten beliebten Produktivitätstools die Integration mit einer umfangreichen Palette von Apps, sodass Sie die von Ihnen verwendeten einfach verbinden und Ihren Workflow optimieren können. Sie können auch verwenden Zapier-Integrationen zur Automatisierung Ihres Aufgabenverwaltungs-Workflows.
Wenn Sie nach den richtigen Tools für Ihre Anforderungen suchen, können Sie alternativ eine Workspace-Suite auswählen, die alles, was Sie benötigen, an einem Ort enthält. Zum Beispiel, Notion ist ein All-in-One-Arbeitsbereich, der mehrere Funktionen kombiniert, einschließlich Aufgabenverwaltung, Notizen und Zusammenarbeit an Dokumenten auf derselben Plattform.
6. Passen Sie Ihre Benachrichtigungen an
Zu guter Letzt, aber ebenso wichtig, müssen Sie Ihre Benachrichtigungen sorgfältig verwalten, um Ablenkungen zu vermeiden und sich auf Ihre Arbeit zu konzentrieren. Standardmäßig sind die meisten Apps so eingerichtet, dass sie für alles Benachrichtigungen senden, was schnell überwältigend werden und die Konzentration erschweren kann.
Bestimmen Sie zunächst, welche Benachrichtigungen für Sie wichtig sind und wie oft Sie sie erhalten möchten. Dann können Sie in die Einstellungen Ihrer App gehen und Ihre Benachrichtigungseinstellungen an Ihre Bedürfnisse anpassen. In anderen Fällen, wenn Sie an einer langwierigen Aufgabe arbeiten, die eine tiefe Konzentration erfordert, können Sie alle Benachrichtigungen deaktivieren, um konzentriert zu bleiben.
Produktivitätswerkzeuge können Ihnen dabei helfen, in kürzerer Zeit mehr zu erreichen, aber nur, wenn Sie sie richtig einsetzen. Bei so vielen auf dem Markt verfügbaren Optionen ist es leicht, sich in das glänzende neue App-Syndrom zu verwickeln und Ihre Bedürfnisse und Ziele aus den Augen zu verlieren.
Der Schlüssel liegt darin, strategisch mit Ihrem Produktivitäts-Toolkit umzugehen und nur die Tools zu verwenden, die Ihren spezifischen Anforderungen entsprechen. Die Tipps, die wir oben geteilt haben, werden Ihnen dabei helfen und Ihre Produktivität auf die nächste Stufe heben.