Einfache Zusammenarbeit ist im Zeitalter der Remote-Arbeit von größter Bedeutung. Zum Glück hat Google viele Freigabeoptionen, die es mehreren Benutzern ermöglichen, an demselben Projekt zu arbeiten. Zu wissen, wer wann Änderungen an einer Datei vorgenommen hat, kann für eine effektive Tabellenverwaltung von entscheidender Bedeutung sein.

Glücklicherweise verfügt Google Sheets über zwei Funktionen, mit denen Sie die an Ihren Tabellenkalkulationen vorgenommenen Änderungen nachverfolgen können. Das erste sind Google Sheets-Benachrichtigungen, während das zweite der Versionsverlauf ist. In diesem Artikel werden wir diese wesentlichen Funktionen detailliert beschreiben, zeigen, wie Sie sie aktivieren können, und erläutern, warum sie für Ihre Tabellenkalkulationen von entscheidender Bedeutung sein könnten.

Warum E-Mail-Benachrichtigungen in Google Tabellen verwenden?

Wenn Sie an einem großen Blatt arbeiten, in dem mehrere Mitarbeiter Änderungen an einer Tabelle vornehmen, kann es schwierig sein, zu wissen, welche Änderungen von jedem Mitarbeiter vorgenommen werden. Es ist viel besser zu wissen, wer eine bestimmte Änderung vorgenommen hat, insbesondere für Projektleiter.

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Wir können anhand des Versionsverlaufs überprüfen, wer die Änderung vorgenommen hat. Das Durchsuchen des Versionsverlaufs kann jedoch mühsam sein, wenn es viele Instanzen gibt. Stattdessen können Sie Google Sheets-Benachrichtigungen verwenden. Auf diese Weise werden Sie von Sheets per E-Mail benachrichtigt.

Wenn Sie unterwegs sind, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre mobilen E-Mail-Benachrichtigungen funktionieren, damit Sie nichts verpassen.

So aktivieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen in Google Sheets

Das Aktivieren von E-Mail-Benachrichtigungen dauert nur wenige Minuten und bleibt aktiv, bis Sie weitere Änderungen an den Einstellungen vornehmen. Befolgen Sie diese Schritte, um die Benachrichtigungen zu aktivieren:

  1. Öffnen Sie Ihre Tabelle, in der Sie die E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren möchten.
  2. Drücken Sie Werkzeug oben in Ihrer Tabelle. Ein Dropdown-Menü wird angezeigt.
  3. Drücken Sie Benachrichtigungsregeln, wodurch ein neues Fenster in der Mitte des Bildschirms geöffnet wird.
  4. Hier können Sie die Regeln festlegen. Wenn Sie eine Option aus dem ersten Abschnitt auswählen, müssen Sie auswählen, wann Sie Benachrichtigungen erhalten möchten. Wählen Sie entweder: Eventuelle Änderungen werden vorgenommen, oder Ein Benutzer sendet ein Formular.
  5. Im zweiten Abschnitt können Sie wählen E-Mail - Tägliche Zusammenfassung oder E-Mail - Sofort.
  6. Drücken Sie Speichern wenn Sie Ihre bevorzugten Einstellungen ausgewählt haben,

Wir werden jede der Einstellungen etwas weiter unten im Artikel genauer beschreiben.

So fügen Sie Benachrichtigungsregeln in Google Sheets hinzu und löschen sie

Wenn Sie weitere Regeln hinzufügen, vorhandene bearbeiten oder löschen möchten, gehen Sie zu Option für Benachrichtigungsregeln festlegen durch anklicken Werkzeug und Benachrichtigungsregeln.

Wenn Sie bereits über eine bestehende Benachrichtigungsregel verfügen, wird diese in der Liste angezeigt. Sie können anklicken Löschen oder Bearbeiten, oder drücken Sie Fügen Sie eine weitere Benachrichtigungsregel hinzu um ein neues zu erstellen. Wenn Sie mit den Änderungen fertig sind, klicken Sie auf Fertig um sie zu retten.

Verstehen der Optionen in Benachrichtigungsregeln

Es gibt zwei Abschnitte in den Benachrichtigungsregeln: Der erste ist Benachrichtigen unter und der zweite Benachrichtigen mit.

1. Benachrichtigen Sie mich unter [Ihre E-Mail-Adresse], wenn…

  • Alle Änderungen werden vorgenommen: Wenn Sie diese Option auswählen, werden alle Änderungen, die Sie an der Tabelle vornehmen, protokolliert und dem Benutzer sofort per E-Mail oder in einer täglich lesbaren Zusammenfassung mitgeteilt.
  • Benutzer sendet ein Formular: Wenn Sie diese Option wählen, werden Sie benachrichtigt, wenn jemand ein Formular absendet. Mit Google Formulare können Sie Ihre Formulare mit Ihrer Tabelle verknüpfen. Dies kann alles sein, von einer Umfrage bis hin zu einem Bewerbungsformular für die Universität.

2. Benachrichtigen Sie mich mit …

  • E-Mail - Tagesübersicht: Immer wenn diese Option gewählt wird, wird eine Liste der Benutzeränderungen am Ende des Tages oder zu einem festgelegten Zeitpunkt eintreffen. Wenn Sie diese Option auswählen, erhalten Sie Benachrichtigungen später und nicht sofort, nachdem sie erstellt wurden. Dies kommt Personen zugute, die nicht sofort über Änderungen benachrichtigt werden möchten. Es ist auch ideal für diejenigen, die für ein großes Unternehmen arbeiten, in dem sich die Tabelle, an der sie arbeiten, ständig ändert, um zu vermeiden, dass Ihr Posteingang mit Benachrichtigungen gefüllt wird. Stellen Sie sicher, dass Sie die Ankunftszeit außerhalb Ihrer festlegen E-Mail-Sperrfrist, wenn du eine hast.
  • E-Mail - Sofort: Wenn Sie diese Option auswählen, erhalten Sie eine E-Mail, wenn eine Änderung an ihrer Tabelle vorgenommen wird. Dies ist ideal für Personen, die mit sensiblen Informationen umgehen und eine E-Mail erhalten möchten, wenn sich etwas ändert.

Wir würden nicht empfehlen, diese Einstellung für ein Blatt mit mehr als zwei oder drei Mitarbeitern zu verwenden, damit Sie nicht mit ständigen Benachrichtigungen bombardiert werden. Wenn Sie diese Methode verwenden müssen, ist dies möglicherweise eine gute Idee Richten Sie einen Gmail-Ordner ein um alle Benachrichtigungen zu erhalten.

Warum den Versionsverlauf von Google Tabellen verwenden?

Sie können die Versionsverlaufsfunktion von Google Tabellen verwenden, wenn Sie keine Benachrichtigungen per E-Mail wünschen, aber die an Ihrer Tabelle vorgenommenen Änderungen verfolgen möchten. Google Sheets speichert sogar die kleinen Änderungen, wenn sie weit genug auseinander liegen, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen, wichtige Änderungen zu verpassen.

Der Eigentümer der Tabelle und diejenigen mit Bearbeitungszugriff auf die Tabelle sind die einzigen, die den Versionsverlauf einer Tabelle in Google Tabellen anzeigen können.

Da sich die Änderungen in der Cloud befinden, können Sie auf den Versionsverlauf zugreifen und genau die Version finden, nach der Sie suchen. Dies ist perfekt, wenn eines Ihrer Teammitglieder (oder Sie) einen Fehler gemacht hat und zu einer älteren Version zurückkehren muss. Sie können die Änderungen auch benennen, um zu wissen, welche Version Sie möchten.

So zeigen Sie den Versionsverlauf in Google Sheets an

Zugreifen Versionsverlauf von Google Sheets, stellen Sie sicher, dass genügend Änderungen an einem Blatt vorgenommen wurden, bevor Blätter ein Änderungsprotokoll erstellen können. Hier sind die Schritte, die Sie befolgen müssen, um auf den Versionsverlauf zuzugreifen:

  1. Klicke auf Datei in der oberen Leiste. Dadurch wird ein Dropdown-Menü angezeigt.
  2. Dort klicken Sie auf Versionsgeschichte.
  3. Klicken Sie im Menü auf Versionsverlauf anzeigen. Alternativ können Sie die verwenden Strg + Alt + Umschalt + H.

Auf der rechten Seite des Bildschirms öffnet sich eine Seitenleiste. Dort können Sie auf die drei vertikalen Punkte neben den älteren Versionen klicken und auf klicken Stellen Sie diese Version wieder her. Sie können auch auf klicken Benennen Sie diese Version um bestimmten Speichern Namen zu geben. Wenn Sie eine neue Tabelleninstanz erstellen möchten, klicken Sie auf Eine Kopie machen.

Wenn Sie eine neue Kopie der Tabelle erstellen, wird sie neu gestartet und hat einen neuen Versionsverlauf. Wenn Sie die Änderungen in der neuen Tabelle dennoch verfolgen möchten, können Sie die ältere löschen, um in Zukunft Verwirrung zu vermeiden.

Unterschiede zwischen E-Mail-Benachrichtigungen und Versionsverlauf

Mit der Benachrichtigung von Google Sheets können Sie E-Mails erhalten, wenn ein Benutzer die Tabelle ändert. Bei Verwendung der Versionshistorie werden die Änderungen nur protokolliert und dem Benutzer nicht aktiv mitgeteilt.

Die Spitze des Eisbergs

In den meisten Fällen ist es eine gute Idee, diese beiden Funktionen für wichtige Tabellenkalkulationen zu verwenden. Obwohl die beiden in diesem Artikel besprochenen Funktionen großartig für die Zusammenarbeit sind, sind sie nur ein kleiner Teil aller Tools, die Google Sheets Teams zu bieten hat, die an Tabellenkalkulationen arbeiten.

Es gibt noch viel mehr zu lernen, also lesen Sie weiter, was dieses leistungsstarke Programm zu bieten hat.