Die Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen sollte ein Kinderspiel sein, da es so viele Möglichkeiten gibt, sie zu erreichen. Aber manchmal kann die Verwendung mehrerer Kommunikationstools überwältigend sein, und die Verwendung des falschen kann einem Gespräch im Wege stehen.

Wann ist es also am effektivsten, eine E-Mail zu schreiben, eine Nachricht zu senden oder eine Projektmanagement-Software zu verwenden? Lesen Sie weiter, um zu erfahren, welches Kommunikationstool für Ihre Diskussion ideal ist.

Wann eine E-Mail gesendet werden soll

Wenn Sie viele Informationen zusammenfassen und Details in Ihre Nachricht aufnehmen möchten, ist das Senden einer E-Mail die ideale Option. Es ist auch der beste Weg für Anfragen.

Da eine E-Mail-Konversation in der Regel langsamer ist als eine über eine Messaging-App, hat Ihr Empfänger mehr Zeit, die Informationen zu berücksichtigen. Sie können sich bei Bedarf darauf einlassen und eine durchdachte Antwort geben, wenn sie bereit sind.

Es ist zwar üblich zu glauben, dass Ihre Kollegen lange E-Mails nicht zu schätzen wissen, aber es gibt sie

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viele Möglichkeiten, wie Sie lange E-Mails formatieren können damit die wichtigen Informationen hervorstechen. Sie möchten auf keinen Fall einen Roman schreiben, aber per E-Mail können Sie alle Informationen auf einmal in einem Medium präsentieren, das sich weniger dringend anfühlt.

Denken Sie nur an Ihre eigenen Vorlieben. Möchten Sie lieber eine lange, aber präzise E-Mail erhalten, über die Sie nachdenken müssen, oder eine lange Slack-Nachricht erhalten, während Sie versuchen, sich auf andere Projekte zu konzentrieren?

E-Mails fühlen sich nicht nur weniger gehetzt an, sie sind auch schneller zu finden und später darauf zu verweisen, sie können einfach an jemand anderen weitergeleitet werden, und es ist einfach, andere von außerhalb Ihres Arbeitsplatzes einzubeziehen. Es verleiht Ihrer Nachricht auch mehr Formalität gegenüber Slack oder einer ähnlichen App. Einige Situationen, in denen E-Mail wahrscheinlich ideal ist, sind:

  • Zusammenfassung eines Ereignisses, Berichts, Projekts oder Feedbacks.
  • Eine Anfrage machen.
  • Senden Sie etwas Formelles.
  • Einschließlich einer Person außerhalb Ihres Arbeitsplatzes.
  • Alles, was langwierig oder wichtig ist – insbesondere, wenn der Empfänger später darauf zurückgreifen muss.

Wann eine Nachricht gesendet werden soll

Messaging-Tools wie Slack erhalten Sie wahrscheinlich schneller als eine E-Mail. Es ist ein ausgezeichneter Ort, um einfache Fragen zu stellen, sich schnell bei Ihren Kollegen zu melden und Ideen auszutauschen.

Obwohl schnelle Antworten manchmal das sind, was Sie brauchen, ist es wichtig zu bedenken, dass Sie Ihre Fragen einfach halten müssen, damit dies geschieht. Aufgrund der für die App typischen schnellen Antworten können Empfänger leicht Details oder ganze Nachrichten übersehen, insbesondere in einem lauten Kanal oder Arbeitsbereich.

Dies kann dazu führen, dass Gespräche länger als nötig dauern oder wichtige Updates unbemerkt bleiben – insbesondere, wenn der Kanal so ausgelastet ist, dass Ihre Kollegen ihn stummgeschaltet haben.

Verwendung von Erwähnungen in Slack kann helfen, Konversationen in Gruppen oder Kanälen ein wenig zu lenken, aber es ist am besten, Ihre Nachrichten kurz und auf den Punkt zu bringen. Wenn du das nicht kannst und Slack der Lieblingsplatz deines Teams ist, versuche es mit Aufzählungszeichen, um zusammenzufassen. Sie sollten auch überlegen, ob Sie beim Senden einer Nachricht Zeit für ein Gespräch haben. Ihr Kollege kann schnell nachhaken, nach einer Klärung suchen oder selbst Fragen stellen.

Wenn sich jemals ein Gespräch in Slack hinzieht, weil Dinge unklar sind, ist es möglicherweise schneller, Ihren Kollegen anzurufen oder zu verwenden Slacks reines Voice-Huddle-Tool um klarzustellen. Slack ist sicherlich nicht das einzige verfügbare Messaging-Tool, aber wenn Sie die Dinge rationalisieren möchten, ist es am besten, eine App auszuwählen, die jeder in Ihrer Organisation verwenden wird.

Wenn Sie die Dinge professionell halten möchten, sollten Sie außerdem vermeiden, persönliche Apps wie Facebook Messenger oder SMS zu verwenden. Einige Situationen, in denen eine Messaging-App ideal ist, sind:

  • Schnelle Fragen stellen.
  • Ideen austauschen und zusammenarbeiten.
  • Senden von schnellen Updates.
  • Ankündigungen machen – im richtigen Kanal.

Wann Sie Projektmanagement-Software verwenden sollten

Manchmal ist es ideal, Kommunikationstools innerhalb einer Projektmanagement-Software wie ClickUp zu verwenden. Der größte Vorteil dabei ist, dass Sie und Ihre Kollegen verbringen weniger Zeit mit der Kommunikation und der Suche nach Informationen in Ihren Posteingängen, Nachrichten und überall sonst, wo Sie diskutieren Arbeit.

Mit ClickUp können Sie alles, was mit Aufgaben oder Projekten zu tun hat, an einem Ort aufbewahren.

Der Kommentarbereich innerhalb einer Aufgabenkarte in ClickUp ermöglicht es Ihnen, Fragen oder Erläuterungen an Ihre Kollegen zu senden. Hier können Sie andere markieren, Kommentare zuweisen und unterstützende Dokumente anhängen.

Sie können eine Aufgabe oder ein Projekt auch teilen, indem Sie die entsprechenden Informationen ausfüllen und eine andere Person dem Projekt selbst oder als Beobachter zuweisen. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie den Beschreibungsabschnitt verwenden, um weitere Details hinzuzufügen – ähnlich wie bei einer E-Mail.

Darüber hinaus können Sie Erstellen Sie innerhalb von ClickUp ein Projektanfrage-Board als eine Möglichkeit für Sie und Ihr Team, sich schnell Aufgaben zuzuweisen und um Hilfe zu bitten. Einige Situationen, in denen die Kommunikation mit Projektmanagement-Software ideal ist:

  • Um eine projektspezifische Frage zu stellen.
  • Um einen projektspezifischen Kommentar, eine Idee oder einen Vorschlag zu teilen.
  • Sie haben eine Aufgabe, die Sie an jemand anderen delegieren können.
  • Sie haben unterstützende Dokumente, die bei einem Projekt hilfreich sind.

Weitere Tipps für effektive Kommunikation

Egal für welches Medium Sie sich entscheiden, hier ist eine Liste mit weiteren Tipps, die Ihnen helfen, effektiv zu kommunizieren:

  • Senden Sie alles auf einmal– Wenn Sie Neuigkeiten, Feedback, ein Update oder wirklich etwas zu sagen haben, senden Sie es auf einmal und nicht stückchenweise. Wenn Sie alles zusammenhalten, können Sie Benachrichtigungen einschränken – und die Ablenkung oder Vorfreude, die entsteht, wenn jemand „Hey“ sendet.
  • Verwenden Sie Betreffzeilen und Kanäle– Relevante Betreffzeilen und Kanäle helfen Ihnen nicht nur dabei, die gesuchten Antworten zu erhalten, sondern Sie und Ihre Kollegen können die Informationen auch später finden.
  • Bleiben Sie bei einer Methode– Wenn Sie eine E-Mail erhalten, antworten Sie per E-Mail. Wenn es sich um eine Nachricht handelt, antworten Sie in derselben App. Wenn Sie konsistent bleiben, bleiben Ihre Gespräche zugänglich und organisiert.

Optimieren Sie die Kommunikation und steigern Sie Ihre Produktivität

So viele Kommunikationstools zur Hand zu haben, macht es zwar bequem, mit Ihren Kollegen zu sprechen, aber manchmal kann die Verwendung des falschen Tools zu einer Hürde werden. Wenn Sie viel zu sagen haben, ist E-Mail die beste Wahl. Wenn Sie schnell und auf den Punkt kommen möchten, entscheiden Sie sich für einen Messenger wie Slack.

Wenn sich Ihr Gedanke oder Ihre Idee letztendlich auf eine Aufgabe bezieht, tun Sie sich und Ihren Kollegen einen Gefallen, indem Sie sie in Ihrer Projektmanagement-Software unter der jeweiligen Aufgabe teilen. Während Sie das Gespräch führen, sollten Sie auch überlegen, wie Sie und Ihre Kollegen es später finden werden, falls erforderlich.