Google Sheets bietet viele Funktionen, die die meisten Premium-Tabellenkalkulationstools bieten, jedoch kostenlos. Eine dieser Funktionen ist die Möglichkeit, den Versionsverlauf anzuzeigen, zu bearbeiten und zu löschen.
Aufgrund der Benutzerfreundlichkeit, die Google Sheets bietet, wechseln mehr Menschen dazu, die Office-App-Suite von Google zu übernehmen, als Software wie Excel zu verwenden. Aber manchmal können die Funktionen etwas anders sein, als die Benutzer es gewohnt sind. Dieser Leitfaden behandelt den Versionsverlauf von Google Sheets und alles, was er kann.
Warum den Versionsverlauf verwenden?
Wenn mehrere Mitarbeiter dieselbe Tabelle bearbeiten, kommt es zwangsläufig zu Fehlern aufgrund von Missverständnissen zwischen den Mitarbeitern. Diese Fehler können zu Unterbrechungen in sensiblen Tabellenkalkulationen führen, die Finanzinformationen enthalten. In diesem Fall ist es sehr vorteilhaft, Backups zu haben, auf die Sie zurückgreifen können.
Möglicherweise haben Sie bei Ihrer Arbeit auch Fehler gemacht, können aber nicht genau sagen, was schief gelaufen ist. Die Möglichkeit, eine frühere Version einer Tabelle zu öffnen, kann ein absoluter Lebensretter sein. Dies kann kritisch sein, wenn Sie a
Einzelunternehmer mit Google Sheets.Was ist der Versionsverlauf von Google Sheets?
Google hat eine Funktion hinzugefügt, die alle an einem Dokument vorgenommenen Änderungen speichert. Selbst eine Änderung, die so klein wie ein Komma ist, wird dokumentiert, und diese Funktion ist für die meisten Dienste in der Google-Anwendungssuite verfügbar.
Wie Google Dokumente und Google Sheets sind Cloud-basierte Dienste, die Backups werden fast sofort erstellt und können jederzeit abgerufen werden, vorausgesetzt, Sie haben eine Internetverbindung.
Nur der Eigentümer der Tabelle kann diese Änderungen sehen und die Personen, denen der Eigentümer den Bearbeitungszugriff gewährt. Personen mit Lesezugriff auf die Tabelle können den Versionsverlauf weder anzeigen noch ändern. Dies ist hauptsächlich eine Datenschutzfunktion.
Die Versionsverlaufsfunktion in Google Sheets macht es überflüssig, mehrere Kopien derselben Tabelle auf lokaler Hardware zu erstellen. Sie können einfach auf den Versionsverlauf zugreifen und die bestimmte Version finden, nach der Sie suchen.
So können Sie den Versionsverlauf in Google Sheets anzeigen und bearbeiten
Stellen Sie vor dem Anzeigen oder Bearbeiten des Versionsverlaufs sicher, dass Sie genügend Änderungen vorgenommen haben, damit Google Sheets ein Protokoll dieser Änderungen erstellen kann. Sie können den Versionsverlauf in einer neuen Tabelle nicht anzeigen. Bevor wir beginnen, laden Sie Ihre Tabelle hoch.
Hier sind die Schritte, die Sie befolgen müssen, um den Versionsverlauf in Google Sheets zu überprüfen
- Navigieren Sie zu Datei in der Menüleiste.
- Auswählen Versionsgeschichte. Dies öffnet ein weiteres Untermenü.
- Dort klicken Sie auf Siehe Versionsverlauf. Dadurch wird auf der rechten Seite des Bildschirms eine Seitenleiste mit einer Liste angezeigt, die alle Tabellenkalkulationsversionen enthält.
- Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Namen der Version.
- Für ältere Versionen klicken Sie auf Stellen Sie diese Version wieder her, und Google Tabellen lädt die Seite mit der älteren Version der Tabelle neu.
In der aktuellen Version der Tabelle können Sie den Namen der Tabelle ändern oder eine Kopie davon erstellen. Wenn Sie in einer anderen als der aktuellen Version auf das Symbol mit den drei Punkten klicken, erhalten Sie auch eine Option zum Wiederherstellen.
So benennen Sie wichtige Google Sheets-Versionen
Es kann äußerst irritierend sein, die Daten als Dateinamen zu sehen, und schnell verwirrend werden, insbesondere wenn mehrere Änderungen pro Tag am Blatt vorgenommen werden. Anstelle von Datumsangaben ist es viel hilfreicher, wenn Sie das Blatt basierend auf den vorgenommenen Änderungen benennen könnten.
Angenommen, es gibt ein Blatt, das alle Änderungen und die aktuellste Version enthält. Es wäre besser, es "Finale" zu nennen als "14. Juni, 9:38 Uhr", oder?
Das Benennen wichtiger Tabellenversionen kann später sehr hilfreich sein, wenn Sie eine bestimmte Version in einem Meer von Bearbeitungen finden müssen. Gehen Sie wie folgt vor, um eine aktuelle Version zu benennen:
- Klicke auf Datei in der oberen Leiste.
- Wählen Versionsgeschichte.
- Klicke auf Nennen Sie die aktuelle Version.
Dies öffnet ein neues Fenster in der Mitte des Bildschirms, in dem Sie einen Namen festlegen können. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.
Wenn Sie eine ältere Version umbenennen möchten, folgen Sie den gleichen Schritten wie zuvor, aber anstatt Aktuelle Version benennen zu wählen, klicken Sie auf Siehe Versionsverlauf. Dies zeigt eine Liste der Änderungen, die an der Tabelle vorgenommen wurden. Klicken Sie dort auf den Namen der Version, die Sie umbenennen möchten, und geben Sie den Namen ein. Drücken Sie Eintreten um die Änderungen zu speichern, wenn Sie fertig sind.
So löschen Sie den Versionsverlauf in Google Sheets
Derzeit gibt es keine Möglichkeit, eine bestimmte Version im Versionsverlauf von Google Sheets zu löschen. Sie können jedoch neu beginnen, indem Sie eine Kopie der Tabelle erstellen. Dadurch werden alle Änderungen im Versionsverlauf gelöscht. Nur die neuste Version wird gespeichert und kopiert.
Die Schritte dazu sind einfach, klicken Sie auf Datei in der oberen Leiste. Dies zeigt ein Dropdown-Menü. Hier klicken Sie auf Eine Kopie machen.
Sie werden aufgefordert, den Namen für die neue Tabelle einzugeben. Nachdem Sie einen Namen hinzugefügt haben, wählen Sie den Speicherort der Tabelle aus und legen Sie fest, ob die Tabelle mit denselben Personen geteilt werden soll, mit denen sie zuvor geteilt wurde. Sie können auch auswählen, ob die Kommentare kopiert werden sollen. Wenn Sie mit der Auswahl der gewünschten Optionen fertig sind, klicken Sie auf das Grün Erstellen Sie eine Schaltfläche zum Kopieren.
Wissenswertes über den Versionsverlauf in Google Tabellen
Hier sind einige Dinge, die Sie über den Versionsverlauf in Google Tabellen wissen sollten:
- Der Versionsverlauf kann einen unendlichen Wert zurückgehen. Sheets optimiert jedoch den Google Drive-Speicherplatz, indem ältere Versionen zusammengeführt werden. Es kann auch einige frühere Änderungen löschen, wenn der Speicher fast voll ist.
- Wenn Sie den Versionsverlauf nicht sehen können, liegt das wahrscheinlich daran, dass Sie nicht über die erforderliche Berechtigung verfügen oder sogar vollständig gesperrt sind. Sie müssen den Eigentümer der Tabelle bitten, Ihre Berechtigung auf „Bearbeiten“ statt „Betrachten“ zu ändern.
- Auf den Versionsverlauf kann die Person zugreifen, der die Datei in ihrem Konto gehört. Wenn Sie die Freigabefunktionen in Google Tabellen verwenden, sind nur die Personen, die den Versionsverlauf sehen können, Personen mit Eigentümer- oder Bearbeiterberechtigungen.
Google Sheets beherrschen
Das Anzeigen und Bearbeiten des Versionsverlaufs ist nur ein kleiner Teil der kollaborativen Umgebung in Google Tabellen. Jetzt, da Sie es beherrschen, müssen Sie weiter lernen, damit Ihr Team mit dieser leistungsstarken webbasierten App die volle Leistung erbringen kann.
