Zoho Mail ist ein sicherer, datenschutzgarantierter und werbefreier E-Mail-Dienst. Es bietet eine funktionsreiche E-Mail-Suite, die es ideal für private und geschäftliche Anwendungsfälle macht. Wenn Sie Gmail verwendet haben und zu Zoho Mail wechseln möchten, sehen Sie eine Reihe von Einstellungen, die verwirrend sein können.
Sie können das Anzeigeerlebnis anpassen, den E-Mail-Verfasser anpassen, Ihre E-Mails mithilfe von Filtern organisieren, schnelle Aktionen mit dem Anhang ausführen, Spam-Listen verwalten und sogar E-Mails als EML importieren oder exportieren. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Zoho Mail konfigurieren und nahtlos von Gmail wechseln.
Schritte vor der Konfiguration von Zoho Mail
Stellen Sie vor dem Anpassen von Zoho Mail sicher, dass Sie die benutzerdefinierte Domäne ordnungsgemäß dem MX-Eintrag zugeordnet und die SPF/DKIM-Parameter konfiguriert haben E-Mail-Spoofing verhindern. Lesen Sie unseren Leitfaden weiter Migration von Gmail zu Zoho Mail mit Ihrer benutzerdefinierten Domäne und schließen Sie den Vorgang ab.
Wenn Sie zu einem anderen E-Mail-Dienst wechseln, sollten Ihre Bank-, Kreditkarten-, Abrechnungs-, Versicherungs- und andere Dienstanbieter Ihre aktuelle E-Mail-Adresse für Kommunikationszwecke kennen.
Die Migration ist ein langsamer Prozess, aber auf lange Sicht können Sie wichtige E-Mails an einem Ort konsolidieren. Es ist auch eine gute Idee, darüber nachzudenken Automatische Weiterleitung in Gmail einrichten, nur um verpasste Services zu sehen.
Verfassen von E-Mails in Zoho Mail
Zoho Mail bietet Ihnen ein umfassendes Toolkit zum Verfassen von E-Mails. Drücke den Neue E-Mail Schaltfläche im linken Bereich zum Öffnen Komponist. Standardmäßig öffnet sich das Composer-Fenster in einem neuen Tab (Einstellungen > Verfassen > Verfassen öffnen in), aber Sie können Inline (es repliziert die Google Mail-Funktion) oder ein neues Fenster verwenden.
Wie Google Mail verfügt Zoho über umfangreiche Formatierungsoptionen zum Formatieren Ihrer E-Mail-Nachricht. Es gibt eine Option zum Einfügen von Tabellen (die Gmail fehlt) mit konfigurierbaren Breiten- und Rahmenoptionen. Sie können sogar E-Mails per Drag-and-Drop an ausgehende E-Mails (als EML) anhängen und auf ältere Nachrichten verweisen, ohne sie neu zu schreiben.
Um die Composer-Einstellungen anzupassen, gehen Sie zu Einstellungen > Verfassen und sehen Sie sich alle Optionen an. Sie können die bevorzugte Textrichtung ändern, Schriftarten anpassen, Empfänger automatisch zu Kontakten hinzufügen und Ihre Nachricht auf Rechtschreibfehler überprüfen.
Hinzufügen großer Anhänge zu E-Mails in Zoho Mail
Google Mail erlaubt Anhänge mit einer maximalen Dateigröße von bis zu 25 MB. Mit Zoho Mail können Sie versenden große Dateien an Ihre Empfänger durch E-Mails. Die Größe des Anhangs hängt vom Abonnementplan ab. Es variiert von 250 MB mit Mail Lite-Plan bis 1 GB mit Mail Premium.
Mail wandelt diese Anhänge in Links um und sendet sie an den/die Empfänger. Wenn Sie dieselbe Datei an verschiedene Empfänger senden möchten, wählen Sie die Datei aus aus Mein Anhang > Riesige Anhänge und sende es erneut. Für jeden Anhang können Sie Zugriffsberechtigungen festlegen.
Eingeschränkter Zugriff eignet sich zum Senden von Anhängen an andere Zoho-Benutzer oder Benutzer mit verknüpften Konten. Mit öffentlichem Zugriff können Sie große Dateien über einen sicheren und eindeutigen Link an jeden senden. Standardmäßig haben alle Anhänge Eingeschränkter Zugang. Klicken Sie auf diese Option, um es zu erstellen Öffentlichkeit und generieren Sie den Anhangslink.
So planen Sie eine E-Mail in Zoho Mail
Mit der Zoho Mail-Option „Später senden“ können Sie einen benutzerdefinierten Zeitplan (Datum/Uhrzeit) für Ihre E-Mail einrichten. Während diese Funktion auch in Google Mail integriert ist, hat Zoho die Möglichkeit, wiederkehrende E-Mails in regelmäßigen Abständen einzurichten.
Verfassen Sie Ihre E-Mail wie gewohnt und klicken Sie auf Sende später. Wähle aus Registerkarte Zeitplan und wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit aus.
Um eine wiederkehrende E-Mail einzurichten, wiederholen Sie das obige Verfahren und klicken Sie auf Wiederkehrende Registerkarte. Wählen Sie die Häufigkeit (täglich oder wöchentlich, Enddatum und Zeitzone, falls vorhanden). Sie sind nützlich, wenn Sie Erinnerungen an Ihre Kunden bezüglich der Rechnungen versenden möchten.
So verschieben Sie E-Mails in Zoho Mail
Es wird einige wichtige E-Mails geben, auf die Sie nicht sofort antworten können, die Sie aber später erledigen müssen. Die Snooze-Funktion in Zoho Mail speichert Ihre E-Mails in einem separaten „Snoozed“-Ordner und bringt Ihre Nachricht nach dem angegebenen Zeitintervall wieder in den ursprünglichen Ordner zurück.
Wählen Sie die E-Mail aus, die Sie zurückstellen möchten, und klicken Sie auf Schlummern Symbol im oberen Menü. Wählen Sie die Dauer oder wählen Sie ein benutzerdefiniertes Datum und eine benutzerdefinierte Uhrzeit aus. Die ausgewählte E-Mail wird vom Original in die verschoben Zurückgestellt Mappe.
Lesen von E-Mails in Zoho Mail
Manchmal möchten Sie vielleicht eine E-Mail von einem Absender sehen, die Sie vor ein paar Tagen oder Wochen erhalten haben. Anstatt durch die E-Mail-Liste zu scrollen, kann Zoho Mail E-Mails von einem bestimmten Absender oder Betreff auflisten.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail-Nachricht und wählen Sie aus Listen Sie E-Mails von diesem Absender auf oder Listen Sie E-Mails mit diesem Betreff auf. Sie können sogar die Felder Ihrer E-Mail-Liste wie Markierung, Anhang, Kommentaranzahl, Größe und mehr anpassen.
Passen Sie das Layout und die Anzeigeoptionen in Zoho Mail an
Standardmäßig werden die E-Mails in der Ansicht „Klassisch“ aufgelistet. Um dieses Verhalten anzupassen, klicken Sie auf Ansicht ändern Symbol und wählen Sie die Ansicht „Kompakt“ oder „Superkompakt“. In jeder Ansicht verringert sich der großzügige Abstand zwischen den E-Mails und listet mehr E-Mails auf.
Wenn Sie eine E-Mail auswählen, wird sie im geöffnet Vertikale Vorschau Modus standardmäßig. Gehe zu Einstellungen > E-Mail-Ansichtsoptionen und wähle Horizontale Vorschau, um Ihre E-Mail unterhalb der E-Mail-Liste anzuzeigen. Oder wählen Sie Neue Registerkarte um sie in einem neuen Tab anzuzeigen.
Bietet Zoho Mail eine Konversationsansicht?
Wenn in Google Mail auf eine E-Mail geantwortet wird, gruppiert es die Antworten in einer Konversationsansicht mit der neuesten E-Mail ganz unten.
Zoho Mail stapelt die gesamte Konversation in einer Baumansicht mit Absenderdetails, Zeitachse, Ordnern, Anhängen und mehr, ohne die E-Mail auch nur öffnen zu müssen. Außerdem können Sie den Konversationsthread sortieren (Einstellungen > Konversation) mit entweder der neuesten oder ältesten E-Mail oben.
Anzeigen und Verwalten von Anhängen in Zoho Mail
Einer der größten Nachteile von Gmail ist das Fehlen eines Dashboards zum Anzeigen/Verwalten von Anhängen. Während du kannst Suchen Sie Nachrichten mit Anhängen mithilfe von Gmail-Suchoperatoren, es braucht ein wenig Übung. Zoho Mail bietet ein zentralisiertes Dashboard zum Anzeigen von Anhängen (entweder an Sie gesendet oder zu anderen Zoho-Apps hinzugefügt) an einem einzigen Ort.
Drücke den Anhangsbetrachter Symbol, um Ihre Dateien übersichtlich nach Dateitypen sortiert anzuzeigen. Wählen Sie eine beliebige Miniaturansicht aus, um sie anzuzeigen, oder führen Sie schnelle Aktionen für die Anhänge aus. Klicken Öffnen Sie die verknüpfte E-Mail um die mit Ihrem Anhang verknüpfte E-Mail zu öffnen, eine neue E-Mail anzuhängen und zu senden oder sie einer Notiz oder Aufgabe hinzuzufügen.
Nachverfolgung wichtiger E-Mails in Zoho Mail
Wir müssen die E-Mail häufig unabhängig von der Antwort weiterverfolgen. Zoho Mail verfügt über die integrierte Option zum Hinzufügen einer Erinnerung zu Ihren E-Mails. Verfassen Sie Ihre E-Mail und klicken Sie auf Uhrensymbol.
Sie können eine bestimmte Zeit festlegen, zu der Sie an die E-Mail erinnert werden, unabhängig davon, ob Sie die Antwort erhalten oder nicht. Oder legen Sie ein Fristdatum fest, und wenn niemand auf die E-Mail antwortet, werden Sie darüber benachrichtigt, sobald die Frist abgelaufen ist. Zoho Mail kann Sie per Benachrichtigung oder E-Mail an die E-Mail erinnern.
Auf die gleiche Weise können Sie eine Erinnerung für eingehende E-Mails einrichten. Wählen Sie die E-Mail aus, der Sie die Erinnerung hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf Weitere Optionen > Erinnerung. Wählen Sie Ihre bevorzugte Option und fahren Sie fort. Gehen Sie zu Einstellungen > Voreinstellung um die Alarmoption an Ihre gewünschten Zeiten anzupassen.
Organisieren Sie E-Mails in Zoho Mail
Filter in Zoho Mail helfen Ihnen, eingehende/ausgehende E-Mails automatisch zu organisieren. Genau wie bei Google Mail können Sie Bedingungen festlegen und Maßnahmen für diese Bedingungen ergreifen. Aber in Zoho können Sie den UND/ODER-Operator verwenden, um zu definieren, ob einige oder alle Bedingungen berücksichtigt werden sollen.
Um zu beginnen, gehen Sie zu Einstellungen > Filter und erstellen Sie einen neuen Filter. Legen Sie nun den Bedingungstyp (Kombination von Bedingungen in UND/ODER), Bedingungen (Von, Betreff, An, Cc, Bcc, Anhangstyp) und Aktionen (In Ordner verschieben, Markieren als, E-Mail weiterleiten an, E-Mail löschen) fest.
Bei Google Mail verwenden wir „Labels“, um Nachrichten zu organisieren. In Zoho können Sie mehrere Ordner auf verschiedenen Ebenen erstellen, um E-Mails zu organisieren oder zu verwalten. Klicken Sie auf das (+)-Zeichen neben Ordner, um einen Ordner zu erstellen und seinen Speicherort auszuwählen. Außerdem können Sie Tags erstellen (Wählen Sie eine E-Mail > Markieren als aus), um sie je nach Projekt, bestimmtem Team, Kunden und mehr weiter zu organisieren.
Integration von Zoho Mail mit Diensten von Drittanbietern
Zoho Mail verfügt über eine hervorragende Integration mit externen und internen Apps, um Ihren Workflow zu ergänzen. Die internen sind die Zoho-Apps (Zoho Invoice, Zoho Workdrive, Zoho CRM), und die externen werden über die von Drittanbieter-Apps bereitgestellte API in die E-Mail integriert. Um zu sehen, welche Integrationen verfügbar sind, gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen.
Klicken Gehen Sie zum Marktplatz und wählen Sie Ihre Lieblings-Apps aus. Einige beliebte sind Asana, Trello, Google Drive, Dropbox, OneDrive, Clearbit, Google Calendar, GoToMeeting und Integrately. Gehen Sie zur Erweiterungsseite und aktivieren Sie sie. Gehen Sie dann zurück zum Abschnitt „Integrationen“ und schalten Sie die Ermöglichen Taste.
Nachdem Zoho Mail konfiguriert ist, versuchen Sie, Ihre E-Mail-Sucht zu überwinden
Zoho Mail ist eine großartige Alternative zu Gmail. Die Seite „Mail-Einstellungen“ ist umständlich/schwierig zu navigieren, und es braucht Zeit, sich daran zu gewöhnen, aber wenn Sie das Verfahren befolgt haben, können Sie Zoho Mail in wenigen Augenblicken verwenden.
Ein allgemeiner Trend, der heutzutage bei Menschen zu beobachten ist, ist das Abrufen von E-Mails alle paar Minuten. Obwohl diese obsessive Angewohnheit, den Posteingang zu überprüfen, harmlos erscheint, kann sie sich negativ auf Ihr Wohlbefinden und Ihre Produktivität auswirken. Um mehr zu erfahren, lesen Sie unseren Leitfaden, um Wege zur Überwindung der E-Mail-Sucht zu finden.
