Ein verteiltes Team zu führen, kann eine Herausforderung sein. Wie stellen Sie die Zusammenarbeit sicher, wenn sich Ihre Teammitglieder in verschiedenen Zeitzonen befinden? Und hat jeder die nötigen Ressourcen, um produktiv zu arbeiten und Ihre Teamziele zu erreichen?

Während es bei der Verwaltung einer Remote-Belegschaft viel zu bedenken gibt, können viele Herausforderungen gemildert werden, wenn Sie das Projektmanagementsystem von monday.com verwenden, um in Verbindung zu bleiben. Da dies jedoch eine Plattform mit unzähligen Optionen ist, ist es hilfreich, einige Best Practices zu kennen, damit Ihr Remote-Team überall erfolgreich sein wird. Hier sind acht der besten.

1. Verwaltung Ihres Teamzeitplans

Remote-Mitarbeiter können in verschiedenen Zeitzonen stationiert sein, was es schwierig macht, nachzuverfolgen, wer zu welchen Zeiten online ist. Selbst für diejenigen, die vor Ort ansässig sind, bedeutet die Schönheit der Fernarbeit, dass sich Ihre Teammitglieder möglicherweise lieber dann anmelden, wenn sie sich am produktivsten fühlen. Einige mögen Nachteulen sein, während andere früh aufstehen und mit der Arbeit beginnen, bevor die Sonne aufgeht.

instagram viewer

Anstatt sich auf Zeitzonenrechner zu verlassen oder zu versuchen, die Zeitpläne aller im Kopf zu behalten, verwenden Sie Montag um alles schwarz auf weiß darzustellen. Verwenden Sie den Aktualisierungsbereich Ihres Wochenplans, um Abwesenheiten zu notieren oder Schichtänderungen anzufordern.

2. Verwenden Sie ein Firmenverzeichnis

Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens haben Sie möglicherweise Hunderte oder sogar Tausende von Mitarbeitern, die an verschiedenen Standorten arbeiten. Richten Sie ein Firmenverzeichnis ein, um alle in Kontakt zu halten und auf montag.com zusammenarbeiten.

Sie fügen Teammitglieder entsprechend ihrer Rolle hinzu und fügen dann eine Spalte hinzu, um ihr Profilbild, ihre Kontaktinformationen und ihre lokale Zeitzone anzuzeigen. Besser noch, klicken Sie sich durch die Kartenansicht, um ihren globalen Standort zu sehen.

3. Meetings organisieren

Remote-Videokonferenzen kann für Team-Aufholtermine unerlässlich sein, aber es kann schwierig sein, diese zu koordinieren, wenn sich Teammitglieder in unterschiedlichen Zeitzonen befinden. Es ist auch wichtig, dass diese persönlichen Interaktionen die Produktivität nicht beeinträchtigen.

Verwenden Sie monday.com, um ein Meeting Board zu erstellen, mit Einzelposten, um das Thema des Meetings zu beschreiben. Damit die Dinge reibungslos ablaufen, laden Sie die Meeting-Agenda im Voraus hoch und weisen Sie bestimmten Teammitgliedern Aktionen zu. So weiß jeder, was besprochen werden muss und kann seine eigenen Worte und Unterlagen im Vorfeld vorbereiten.

Fügen Sie nach Abschluss des Meetings eine Zusammenfassung der Meeting-Highlights hinzu, damit alle über das Besprochene auf dem Laufenden sind, einschließlich der erforderlichen Aktionspunkte. Und wenn es jemand nicht geschafft hat? Monday.com integriert sich mit Zoomen, sodass Sie eine Aufzeichnung der Besprechung hinzufügen können, die Ihr Team später nachholen kann.

4. Einrichten einer Teamressourcenbibliothek

Remote-Mitarbeiter benötigen Zugriff auf gemeinsam genutzte Ressourcen, wie z. B. Branding-Richtlinien des Unternehmens, Vorlagen und Onboarding-Dokumente für Mitarbeiter. Es kann jedoch zeitaufwändig sein, ein freigegebenes Laufwerk oder Ordner für E-Mail-Ordner zu durchsuchen, um das richtige Dokument zu finden.

Richten Sie stattdessen eine Ressourcenbibliothek auf Monday.com ein und fügen Sie alle relevanten Dateien und Links an einem zentralen Ort hinzu. Sie können jedem Dokument auch Kommentare hinzufügen, sodass Teammitglieder Fragen stellen oder Feedback geben können, ohne nach der richtigen Kontaktperson suchen zu müssen.

5. Teamziele verfolgen

Die Wahrung von Transparenz ist der Schlüssel zur Führung eines erfolgreichen Remote-Teams. Wenn jeder sehen kann, wie das Team arbeitet und was noch zu tun ist, können sie konzentriert und motiviert bleiben.

Verwenden Sie die Zielverfolgungsfunktion von monday.com, um Ziele und Schlüsselergebnisse (OKRs) für Ihr Team festzulegen. Verwenden Sie Widgets wie die Batterieanzeige oder Diagramme, damit jeder sehen kann, wie nahe Sie Ihren Zielen sind.

6. Automatisierung verwenden

Monday.com bietet eine Reihe von Funktionen, um Aufgaben zu automatisieren und Ihr Team in Verbindung zu halten, auch wenn Sie nicht im Büro sind. Automatisierungen machen es einfach, die Effizienz zu maximieren, ohne Ihren Arbeitsablauf zu unterbrechen. Sie können so eingerichtet werden, dass sie beispielsweise Erinnerungen senden, den Status aktualisieren und Aufgaben zuweisen.

Sie können beispielsweise eine Automatisierung erstellen, die eine Nachricht an ein Teammitglied sendet, wenn ihm eine Aufgabe zugewiesen wurde. Oder Sie können eine Automatisierung einrichten, um den Status einer Aufgabe zu aktualisieren, wenn jemand sie kommentiert. Machen Sie das Beste aus der Fähigkeit der Plattform, Automatisierungen anzupassen, damit Sie Aktionen wie ausführen können Verschieben Sie Elemente in einen separaten Workflow oder lösen Sie mit nur einem einen speziellen Alarm für Ihr Team aus klicken.

Wähle zum Einrichten einer monday.com-Automatisierung einen Auslöser aus, z. B. eine Statusänderung oder die Zuweisung einer Person zu einem Element. Ihren Auslösern muss eine Bedingung zugewiesen werden, und dann wählen Sie einen Aktionspunkt aus, z. B. das Benachrichtigen eines Slack-Kanals oder das Senden einer E-Mail.

7. Verwenden von Teamvorlagen

Vereinfachen Sie die Arbeitsweise Ihrer Teammitglieder, indem Sie eine Reihe von Teamvorlagen für Aufgaben erstellen, die sie regelmäßig ausführen. Wenn Ihr Team beispielsweise wöchentliche Statusbesprechungen abhält, können Sie eine Besprechungsvorlage mit Tagesordnung und Besprechungsformat erstellen. Auf diese Weise können Teammitglieder jede Woche einfach die relevanten Details ausfüllen, ohne bei Null anfangen zu müssen.

Sie können auch Vorlagen für das Onboarding neuer Teammitglieder, Projektpläne und Marketingkampagnen erstellen.

8. Schnellsuchfunktionen

Produktivität ist alles beim Remote-Arbeiten. Es ist leicht, von genau den Kommunikations- und Kollaborationstools überlastet zu werden, die unsere Rollen vereinfachen sollten. Um jeden Tag viel Zeit zu sparen, gewöhnen Sie sich an die Verwendung der folgenden Funktionen:

  • Schnelle Suche: verwenden STRG/CMD + K um auf die Schnellsuche zuzugreifen und sofort in kürzlich aufgerufene Boards einzutauchen.
  • Stapelauswahl: Greifen Sie von hier aus mehrere Elemente mit der Stapelauswahlfunktion auf Ihrem Board. Klicken Sie auf das Aktionsfeld links neben einem beliebigen Element und halten Sie es gedrückt WECHSEL um ein anderes Kästchen auf einem separaten Element anzuklicken.

Indem Sie die Funktionen von Monday wie Vorlagen, Automatisierung und Schnellsuche nutzen, können Sie den Arbeitsablauf Ihres Teams optimieren und die Produktivität steigern.

Wenn Sie nicht von Monday überzeugt sind, sind auch andere Projektmanagement-Tools wie Asana und Trello einen Blick wert. Das Wichtigste ist, ein Tool zu finden, das für Sie und Ihr Team funktioniert. Mit dem richtigen System können Sie Ihr Remote-Team erfolgreich verwalten, egal wo auf der Welt es sich befindet.